Warehousing Management

Warehousing Management
 Tempat peynimpanan barang sementara (gudang)
merupakan salah satu bagian dari suatu organisasi pabrik
yang mempunyai peran sangat vital dalam menjamin
kelancaran proses produksi dan distribusi barang kepada
konsumen.
 Salah satu hal yang penting dalam mencapai kepuasan
pelanggan dan pemasaran adalah tersedianya barang yang
diminta oleh konsumen dengan kualitas yang sesuai, harga
yang murah dan waktu pengiriman yang cepat serta biaya
yang semurah mungkin.
 Untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan kemampuan
untuk mengelola manajemen distribusi khususnya yang
berkaitan dengan gudang atau pergudangan.
Warehousing Management
Sistem Manajemen Gudang
Warehousing Management
Operasional Gudang
 Operasional gudang merupakan: “Kelanjutan dari
pergerakan fisik barang setelah barang itu diterima
dari pemanufaktur atau pemasok.”
 Barang akan diletakkan pada gudang sesuai dengan
sarana yang dimiliki (rak dan pallet atau pallet saja,
bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu
saja di lantai), tentunya hal ini sesuai kebutuhan
serta tergantung seberapa besarnya modal yang
dimiliki perusahaan.
Warehousing Management
Operasional Gudang
Warehousing Management
Operasional Gudang
Warehousing Management
Operasional Gudang
Warehousing Management
Operasional Gudang
Warehousing Management
Operasional Gudang
 Setelah barang diletakkan pada posisi tertentu, maka akan
ada saatnya barang tersebut akan dikeluarkan sesuai
dengan kebutuhan perusahaan atau berdasarkan adanya
permintaan terhadap barang yang disimpan
 Proses peletakkan barang dari penerimaan serta proses
pengeluaran barang saat ini telah banyak memakai
teknologi komputer. Misalkan saja proses Pick to light,
Scanner, Barcode, RFID, Handheld, Optical character
recognition, serta masih banyak proses lainnya.
Warehousing Management
Operasional Gudang
Warehousing Management
Operasional Gudang
 Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stock
gudang, dan menjadi tanggung jawab kepala gudang.
 Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik
juga merupakan hal yang penting.
 Seberapa banyak gudang anda memiliki barang rusak yang
diakibatkan kesalahan handling?
Handling barang sangat ditentukan volume, karakteristik barang
serta perlengkapan yang dipakai (pallet, hand allet, forklift,
conveyor, dll).
 Besarnya produk rusak atau cacat tentunya membuat produktivitas
rendah, konsep Lean Manufacturing yang dikombinasikan dengan
Six Sigma yang terlahir pada konsep lean sigma bisa dipelajari oleh
kepala gudang atau manajer gudang untuk mengetahui sistem atau
konsep untuk mengurangi produk cacat/rusak.
Warehousing Management
Operasional Gudang
 Jumlah pekerja gudang yang banyak dan berkualitas seadanya
menjadi batasan bagi kepala gudang untuk mengawasi secara
efektif, untuk itu perlu adanya personil-personil di bawah kepala
gudang untuk mengawasi pekerja-perkerja dan memastikan
operasional gudang berjalan dengan baik.
 Selisih dari perhitungan stock merupakan kelalaian dari pekerja
gudang, namun menghilangkan selisih stock dalam satu tahapan
pelayanan stock dalam volume besar juga sangat sulit diterapkan.
Pada beberapa bagian ada budget toleransi terhadapa hal
tersebut, meskipun sebenarnya alini bukan merupakan
pembenaran terhadap kelalaian pekerja.
Warehousing Management
Trade-off dalam operasional gudang
 Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan
sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal
dan unik dibandingkan kantoran.
 Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu
diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.
 Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah
secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi
sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan
bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%,
sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi
tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin
memainkan angka-angka.
 Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-
pengendalian yang di kelola secara professional.
Warehousing Management
Sistem Administrasi Gudang

Suatu kesatuan berbagai element dari sebuah tempat

penyimpanan barang untuk kemudian dilakukan proses
administrasinya baik komputerisasi maupun manual (dalam
kaitannya dengan IT, berarti komputerisasi)
Warehousing Management

Peran gudang dalam industri

Warehousing Management
Perusahaan merupakan suatu lembagan yang diorganisir dan
dijalankan untuk menyediakan barang dan jasa bagi
masyarakat dengan motif keuntungan.
Dalam usaha menyediakan barang dan jasa tersebut,
perusahaan melakukan berbagai kegiatan seperti
produksi, pembelanjaan bahan baku, pendistribusian
barang, manajemen material, pengembangan SDM, riset
dan pengembangan, dan jasa dan lain sebagainya.
Produksi merupakan tulang punggung bagi perusahaan
karena didalamnya dilakukan proses yang sangat panjang
yang membutuhkan banyak sember daya, baik material,
manusia, mesin, modal dan waktu kerja.
Warehousing Management
Untuk menjamin bawha proses produksi dapat berjalan
secara kontinyu diperlukan kelancaran aliran material
bahan baku, sparepart aatau suku cadang setiap saat.
Kebutuhan bahan baku dalam suatu proses produksi tidak
dapat dipastikan kebutuhannya akan tetap sepanjang
waktu melainkan bergantung pada banyak variable.
Demikian juga halnya aliran material dan bahan baku tidak
dipastikan tidak dapat memenuhi kebeutuhan produksi
setiap saat dibutuhkan.
Untuk mengatasi permasalahan pemenuhan kebutuhan
material dalam proses produksi, perusahaan biasanya
membuat kebijakan untuk mengadakan persediaan
material berupa bahan baku dan sparepart yang disimpan
digudang.
Warehousing Management
Pengadaan material untuk disimpan digudang secara
ekonomik sangat tidak menguntungkan karena
membutuhkan investasi yang tidak sedikit dan tidak dapat
meningkatkan kualitas barang yang disimpan bahkan
dapat mengakibatkan kerusakan.
Dari pandangan teknik produksi persediaan material dan
sparepart harus diadakan untuk memastikan proses
produksi berjalan dengan lancar.
Karena itu perlu ada kompromi antara bagian produksi dan
bagian keuangan. Kompromi masalah pengadaan
persediaan bahan baku dan sparepart di gudang inilah
yang melahirkan konsep manajemen pergudangan atau
warehousing management.
Warehousing Management
 Pergudangan meliputi penerimaan dan penanganan,
penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian,
pengendalian bahan baku dan peralatan agar
kualitas dan kuantitas produksi tetap terjamin.
 Manfaat pergudangan adalah untuk:
 Terjaganya kualitas dan kuantitas bahan baku dan peralatan.
 Tertatanya bahan baku dan peralatan.
 Peningkatan pelayanan pendistribusian.
 Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual dan
akuntabel
 Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan
Warehousing Management
Mekanisme pergudangan
 Penerimaaan
 Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerima an
logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan
dan pe nerimaan ini dilakukan:
 Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus
sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan
kepada korban bencana.
 Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat
dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkuta
Warehousing Management
Mekanisme pergudangan
 Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan
logistik dan peralatan di gudang dengan cara
menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
 Penempatan sesuai dengan denah.
 Aman dari pencurian.
 Aman dari gangguan fisik.
 Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat
merusakkualitas dan kuantitas.
 Aman dari kebakaran.
 Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
Warehousing Management
Mekanisme pergudangan
 Pemeliharaan
 5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus
menerus).
 First In First Out (FIFO), yaitu logistik dan peralatan yang pertama
masuk adalah yang pertama harus keluar
 First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang
pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk
didistribusikan.
Warehousing Management
Mekanisme pergudangan
 Pendistribusian
 Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan
penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk
diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah
terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan
bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan

 Pengendalian
 Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas
pergerakan masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke
gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui
secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel.
Warehousing Management
Mekanisme pergudangan
 Penghapusan
 Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan
logistik dan peralatan dalam rangka pembebasan barang milik
perusahaan dari tanggung jawab sesuai kebijakan perusahaan
 Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :
 Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi
petugas terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah
ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
 Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan,
penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk
dipelihara.
 Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan