Ariel Dwi Ramadhani(6)

XII-APH3

Layanan Belldesk

1. Prosedur penanganan barang bawaan tamu berharga

1. Doorman menyambut tamu dengan salam mengucapkan selamat datang kepada tamu sambil
membukakan pintu mobil.
2. Bellboy menurunkan barang-barang bawaaan tamu dengan hati-hati dan di tempatkan pada
tempat-tempat yang aman di pintu utama.
3. Bellboy menghitung jumlah barang-barang tersebut dan memeriksa jika ada kerusakan, untuk
kemudian diinformasikan kepada tamu.
4. Mempersilahkan tamu menuju meja pendaftaran sambil membawaa barang-barang bawaan
tamu.
5. Selama menunggu tamu mendaftar gantungkan luggage tag pada setiap barang-barang bawaan
tamu. Bellboy juga akan menerima bellboy errand card dari bellcaptain.
6. Setelah tamu mendaftar, bellboy menerima kunci kamar tamu dan kartu tamu dari petugas
penerima tamu. Segera tulis nama dan nomor kamar tamu pada luggage tag.
7. Bila tamu telah siap ke kamar persilahkan tamu berjalan lebih dulu dan tunjukkan jalan serta
arah yang harus di lalui.
8. Persilahkan tamu memasuki dan keluar lebih dulu dari lift atau elevator.
9. Ketuk pintu kamar sebelum membuka pintu.
10. Membuka pintu kamar dengan hati-hati, menyalakan lampu dan minta dengan sopan kepada
tamu untuk menunggu sementara bellboy memeriksa keadaan kamar.
11. Persilahkan tamu memasuki kamar.
12. Barang-barang bawaan tamu diletakkan pada rak barang.
13. Mintalah izin kepada untuk menerangkan fasilitas kamar tentang letak dan cara penggunaannya.
Tawarkan bantuan tambahan.
14. Menyerahkan kunci dan kartu tamu dengan sopan.
15. Mengucapkan selamat beristirahat dengan baik sebelum meninggalkan tamu.
16. Bellboy kembali ke lobby dan melengkapi bellboy errard card  lalu di serahkan kepada
bellcaptain.
17. Bellboy mendatangi bellboy control sheet

18. Barang berharga harus diperlakukan berbeda, dan prosedur penyimpanannya: Pembedaan
terhadap klasifikasi barang lebih dimaksudkan untuk mempermudah pengawasan dan
penyimpanan. Barang berharga biasanya diberi tanda khusus untuk lebih diperhatikan.
Penyimpanan barang berharga dilakukan melalui safety box. Setiap safety box memiliki dua
lubang kunci, masing-masing kotak hanya memiliki satu anak kunci, tetapi ada kunci master yang
disimpan oleh front office. Pada saat membuka box, harus ada petugas dan tamu yang akan
memasukkan anak kunci dan memutarnya secara bersamaan.
2. Prosedur layanan tamu penting mulai dari VIP hingga VVVIP

: Hal-hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan dalam registrasi check-in tamu VIP

 Kamar-kamar tamu VIP harus sudah ditentukan dengan maksimal dan kamar tersebut harus
di blocking beberapa hari sebelum kedatangan tamu VIP tersebut.
 Masing-masing department harus sudah mendapatkan daftar tamu-tamu VIP beberapa hari
sebelumnya supaya setiap department dapat mepersiapkan segala keperluannya.
 FOM atau asst, FOM harus mengecek kembali segala persiapan sebelum tamu tersebut tiba
untuk memaskikan bahwa segala sesuatunya sudah berjalan dengan baik.

Prosedur penanganan check-in tamu VIP

 Sebelum tamu VIP datang, guest card dan kunci kamar harus sudah dipersiapkan.
 Cocokan nama tamu VIP tersebut dengan data yang ada di reservasi.
 Di kamar pastikan welcome card dan fruint bucket harus sudah siap. Untuk bebrapa hotel,
ada juga yang memberikan coklat atau minuman, beberapa amenities tambahan.
 Registrasi tamu VIP bisa dilakukan di kamar dengan memberikan ID atau passport dan KTP
dan ada jaminan dari protokolnya.
 Berbagai kartu dan kupon ditempakan menjadi satu di dalam guest card. Kemudian GRO akan
mengantarkan tamu ke kamar dan menyerahkan guest card tersebut.
 Bila GRO mengantarkan tamu VIP tersebut sampai ke kamat, maka GRO harus
mempersilahkan tamu tersebut memasuki kamar terlebih dahulu.
 Bellboy yang membawakan barang tamu VIP tersebut, akan meletakannya pada luggage rack
dengan rapi.
 Setelah memasuki kamar, GRO akan meletakan key card tersebut pada power panel untuk
menyalakan listrik di kamar tersebut, dan kemudian GRO menjelaskan fasilitas di kamar
tersebut kepada tamu VIP.
 GRO mempersilahkan tamu VIP untuk bertanya bila ada sesuatu yang perlu ditanyakan
tentang hotel tersebut.
 Ucapkan selamat beristirahat dan jangan lupa ucapkan magic word sebelum meninggalkan
kamar.
 Setelah selesai mengantarkan tamu VIP tersebut ke kamarnya, maka selanjutnya GRO
kembali ke GRO dek dan mengisi keterangan bahwa tamu sudah check-in.
 Bellboy kembali ke section concierge untuk mengisi formulir bellboy errand card dan
menyerahkannya kepada bell captain.
 Receptionist memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari vacant
clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi keterangan tentang special request atau
pesan khusus bagi tamu tersebut ke departemen terkait, misalnya: ada pesan atau
surat, disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral, disampaikan
ke housekeeping, tamu tidak mau turn down, diberitahukan ke HK, tamu minta menu
 restoran, diteruskan ke F&B, pesan limo waktu check-out, pesan disampaikan ke concierge,
tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator, dan seterusnya.
 Pada hotel non komputer sistem, dilanjutkan mengisi rack slip, jika perlu balancing room lagi.

3. Prosedur pemindahan dan penyimpanan barang bawaan tamu

:Pemindahan barang bawaan tamu

1) Setiap penanganan barang tamu pindah kamar hotel masing-masing memiliki standar
operational procedure (SOP) yang berbeda-beda tetapi kami memaparkan secara umum
penanganan barang tamu pindah kamar.
2) Petugas yang memberikan wewenang untuk memberikan izin untuk pindah kamar bagi tamu
adalah Front Office Manager, Assistant Front Office Manager, dan Chief of Receptionist.
3) Jika ada tamu yang mau pindah kamar maka, bell captain akan memberikan room change
form dari receptionist kepada bellman, setelah mendapatkan room change form, bellman
akan meminta kunci kamar yang baru kepada receptionist untuk diberikan kepada tamu.
4) Saat tamu pindah kamar, pemindahan barang harus dilakukan dengan menggunakan metode
yang tepat untuk menghindari kerusakan.
5) Jika proses pemindahan barang sudah selesai, bellman harus menandatangani room change
form. Form ini dibuat rangkap untuk di distribusikan ke bagian terkait.
6) Selanjutnya bellman mengembalikan kunci kamar yang lama ke reception. kemudian bellman
melengkapi errad card dan dan menyerahkan kepada bell captain.

Penyimpanan barang bawaan tamu

1) Barang yang dititipkan diberi tanda/luggage tag  setelah diisi nama tamu dan nomor kamar,
jenis dan jumlah barang, tanggal dan waktu penitipan, tanda tangan petugas. Berikan satu
lembar kepada tamu sebagai bukti penitipan dan pengambilan barang titipannya. Satu lembar
potongannya, diberi karet/benang dan diikatkan pada barang yang dititipkan.
2) Mengisi log book  penitipan dan mencatat nomor luggage tag-nya.
3) Mengunci kunci store, mengisi log book  pengambilan kunci untuk memudahkan pengawasan
kunjungan ke store.
4) Menyimpan di rak dalam store. Barang berat disimpan di rak bawah sedangkan yang ringan di
bagian atas.
5) Mengisi log book  penyimpanan barang titipan di store.
6) Mengunci pintu dan mengembalikan kunci, mengisi log book  pengembalian kunci.
7) Setiap akhir shift, bell captain akan memeriksa semua log book penyimpanan, pengambilan dan
pengembalian kunci. Jumlah dan kondisi barang yang dititipkan disesuaikan dengan semua
catatan di log book  untuk memastikan semua aman.
8) Bell captain melakukan serah terima dengan bell captain shift berikutnya. 9) Serah terima
dianggap selesai setelah semua log book, kunci, dan barang penitipan diperiksa kebenarannya.
4. Dasar hukum tanggung jawab penanganan barang bawaan tamu:

1. Mengisi daftar hadir.

2. Menangani barang, koper tamu yang dibawa pada saat check-in, check-out, dan titipan barang
di porter room.
3. Membaca log book untuk mengetahui hal-hal atau masalah yang perlu diselesaikan
4. Mengisi dan melengkapi Guest Card.
5. Mencatat koper, barang bawaan tamu pada Bellboy Errand Card, dan Bellboy working list check-
in dan check out.
6. Mencatat semua barang, koper yang dititipkan baik yang sementara maupun yang dititipkan
lebih dari 24 jam.
7. Titipan koper atau barang ini dicatat pada luggage helping receipt.
8. Mengirim pesan tamu (message), koran, telex atau facsimile.
9. Menyiapkan peralatan yang akan dipergunakan dalam pelaksanaan tugas.
10. Menerima dan melaksanakan tugas-tugas suruhan (errand).
11. Selalu siap melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan.
12. Menjaga kebersihan dan kerapian area-area kerja.
13. Mengisi log book ketika akan mengakhiri tugas dan bila ada hal yang belum terselesaikan.
14. Mengisi daftar pulang

5. Sertakan gambar atau link video contoh layanan belldesk

: https://youtu.be/dqxSOvFD8Jg