Anda di halaman 1dari 5

1.

Asas-asas manajemen
Menurut Saudara, fungsi representasi dan inovasi seperti apa yang paling efektif untuk
dilakukan pada sebuah organisasi atau perusahaan di masa kini?

Fungsi inovasi merupakan kegiatan manajer dalam rangka mengembangkan dan


memajukan organisasi yang dipimpinnya terutama yang menyangkut hal-hal baru yang
lebih kreatif, baik imitasi maupun penemuan-penemuan baru. Pengembangan produk
termasuk pengembangan penemuan baru merupakan kepentingan utama bagi setiap
perusahaan sekarang. Inilah yang menyebabkan mengapa perusahaan-perusahaan
pada masa sekarang ingin mempunyai ilmuwan dan teknisi yang kreatif.

Fungsi dari representasi adalah usaha para manajer mengembangkan dan memajukan
perusahaannya terutama dalah hubungan dengan kelompok luar organisasi yang di
pimpinnya. Fungsi inovasi dan representasi akan lebih memperjelas bahwa memimpin
bukanlah suatu pekerjaan, akan tetapi sebagai pemimpin atau manajer dituntut suatu
kreativitas yang dapat menghasilkan sesuatu yang baru fungsi representasi
menunjukkan bahwa seseorang manajer dapat bertindak selaku utusan atau mewakili
yang dipimpinnya berhubungan dengan organisasi lain.

2. Hubungan masyarakat
 Diantaranya Agenda Setting, Difusi Inovasi, Use and Gratification dan
Disonansi Kognitif.  Berdasakan keempat teori tersebut, menurut
teman-teman teori manakah yang lebih sering dipergunakan oleh
humas? Dan apa alasannya? Silahkan berdiskusi.
Menurut pendapat saya, teori yang lebih sering dipergunakan oleh humas adalah teori agenda setting.
Alasannya, karena media massa merupakan alat organisasi yang paling baik dalam menyebarkan pesan
secara masif kepada publik sehingga paling banyak mempengaruhi persepsi khalayak.

Agenda setting menurut McCombs & Shaw adalah: “mass media have the ability to transfer the
salience of items on their news agendas to public agenda” (Griffin, 2003). Pengertian agenda setting ini
menjelaskan bahwa media massa memiliki kemampuan untuk mempengaruhi bahkan membentuk pola
pikir audien yang terkena terpaan informasinya. McCombs dan Shaw juga menjelaskan bahwa media
massa mempunyai kemampuan untuk membuat masyarakat menilai sesuatu yang penting berdasarkan apa
yang disampaikan media, dengan kata lain we judge as important what the media judge as important.

Asumsi teori dalam agenda setting ini ialah khalayak tidak hanya mempelajari isu-isu
pemberitaan, tetapi juga mempelajari seberapa besar arti penting diberikan pada suatu isu atau
topik berdasarkan cara media massa memberikan penekanan terhadap isu atau topik tersebut.
Dasar pemikirannya adalah diantara banyak topik yang dimuat di media massa, topik yang
mendapat lebih banyak perhatian dari media akan menjadi lebih akrab di telinga khalayak dan
akan dianggap penting dalam periode waktu tertentu, dan begitu pula sebaliknya, topik yang
tidak mendapat perhatian lebih dari media akan dianggap tidak lebih penting dari topik yang
diunggulkan.
Model agenda setting (Kriyantono, 2006):

Agenda Agenda Agenda


Media Publik Kebijakan

Dari bagan ini dapat kita pahami bahwa, agenda media akan mempengaruhi agenda publik yang
kemudian mempengaruhi agenda kebijakan.

Sementara itu, model lain yang lebih memfokuskan pada efek agenda media terhadap agenda publik yang
disertai efek lanjutan pada diri individu, digambarkan sebagai berikut (Kriyantono, 2006):

Variable media Variable antara Variable efek Variable efek


massa lanjutan

Panjang Sifat stimulus Pengenalan Persepsi


Penonjolan Sifat khalayak Salience Aksi
Cara penyajian Prioritas

Jian-Hua Zhu menjelaskan dalam tulisannya (1992) dengan mengaplikasikan teori zero-


sum game dalam agenda-setting bahwa penentuan agenda di publik juga memunculkan
kompetisi mengenai isu-isu yang menjadi perhatian masyarakat. Penentuan agenda ini juga
dilakukan oleh para pengambil keputusan.
Zhu menjelaskan bahwa audien memiliki keterbatasan dalam menyerap berbagai informasi
secara sekaligus. Kelebihan informasi ini akan diatasi oleh sistem kognitif manusia dengan
cenderung memilih salah satu informasi, baik informasi baru atau lama.
3. Manajemen rekod aktif

"Beberapa jenis resiko yang dapat merusak arsip"


Terdapat sekurang-kurangnya lima jenis resiko yang dapat merusak arsip (dinamis maupun
statis), Mari kita diskusikan kelima jenis resiko tersebut.

Seperti yang terdapat pada BMP ASIP4318, Modul 7 dijelaskan bahwa ada beebrapa
jenis risiko yang dapat merusak arsip yakni ,
1. Alam, seperti yang disebabkan oleh gempa bumi, kebakaran, banjir, tornado, badai
dan musim dingin.
2. Lingkungan, seperti kecelakaan pesawat, bahan berbahaya, atau tumpahan bahan
kimia, bangunan runtuh, debu, cahaya, tikus, dan serangga.
3. Politik, seeprti kerusuhan, sengketa perburuhan, pemogokan, dan pemberontakan
4. Hasutan, seperti pembakaran, sabotase, kebocoran keamanan, dan vandalisme
5. Terkait teknologi, teknologi disisni seperti terjadinya kerusakan pada perangkat keras/
perangkat lunak, virus dari file yang rusak, gangguan elektromagnetik dan gangguan
pada listrik.

4. Otomasi dalam kearsipan

Seringkali pangkalan data dibangun hanya dimanfaatkan sebagai salinan suatu daftar
atau able yang telah dibuat dalam bentuk tercetak. Semestinya pangkalan data arsip
akan bermanfaat jika dibangun sebagai jawaban atas tuntutan kebutuhan tertentu
sehingga dapat dimanfaatkan secara maksimal.Untuk dapat membangun pangkalan
data maka diperlukan sejumlah perangkat yang melingkupinya.

1. Sebutkan dan jelaskan perangkat tersebut?

Terkait dengan elemen data, sebuah arsip akan tampak profil seutuhnya yang akan
memudahkan dalam pengelolaannya. Elemen data adalah jenis data tentang arsip yang
harus dicatat dalam rangka otomasi kearsipan. Pada dasarnya elemen data pada arsip
adalah sama. Namun masih banyak yang menganggap bahwa elemen data terdiri dari
dua jenis.

1. Sebutkan dan jelaskan dua jenis elemen data tersebut?


1. Secara umum, perangkat yang dibutukan adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan
jaringan komputer.
- Perangkat keras terdiri dari server dan PC. Server digunakan untuk menjalankan
sistem aplikasi dan menyimpan data arsip. Dan PC yang terhubung kejaringan
digunakan oleh pengguna unit pengolah dan petugas di unit kearsipan untuk
mengoperasikan ataupun mengakses sistem aplikasi data yang di simpan di
server .
- Perangkat lunak yang berfungsi untuk menjalankan operasi dasar sehingga
perangkat keras siap digunakan untuk mejalankan aplikasi utama maupun
aplikasi lainnya.
- Infrasturktur jaringan diperlukan sebagai sarana komunikasi data antara server
dan PC client. Infrasturktur jaringan merupakan tulang punggung dari pangkalan
data itu sendiri, karena transfer data dari client atau server membutuhkan sarana
untuk berpindah.
Sumber : BMP ASIP4432
5. Pengantar kearsipan
Saudara mahasiswa dalam diskusi-diskusi ini, diharapkan saudara dapat
berpartisipasi secara intens dengan memberikan pendapat, komentar,
sanggahan atau masukan-masukan lain yang bersifat konstruktif. Partisipasi
saudara akan mendapat penilaian secara obyektif. Dalam diskusi keenam ini,
kita akan membahas persoalan “Manajemen Rekod Inaktif, Penaksiran, Retensi,
dan pemusnahan Rekod”. Adapun yang akan didiskusikan adalah :

- Rekod inaktif merupakan rekod yang harus masih disimpan karena menjadi
alat/bukti vital yang berguna untuk kegiatan roda kerja sebuah organisasi atau
lembaga. Menurut saudara apakah rekod inaktif ini akan terus disimpan dan tidak
perlu dimusnahkan? Apa sebenarnya kegunaannya hingga rekod ini perlu untuk
disimpan? Terimakasih.

Rekod inaktif merupakan rekod yang jarang digunakan , namun tetap harus di
pertahankan untuk keperluan rujukan ataupun memenuhi persyaratan retensi sesuai
dengan ketentuan undang-undang. Sedangkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip Pasal 1 menyebutkan bahwa yang dimaksud arsip inaktif adalah arsip
dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Dari pengertian ini berarti arsip inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan bagi
kepentingan pelaksanaan kegiatan instansi. Dengan adanya manajemen rekod inaktif disni
mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan
biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip inaktif menekankan pentingnya penyediaan
dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi
sekaligus meminimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan.
Tujuan pengelolaan arsip inaktif menurut Betty Ricks (1998:269) adalah sebagai berikut:
1. Mengurangi jumlah total arsip yang diselenggarakan di area penyimpanan dan kantor
sehingga akan dapat mengurangi biaya penyimpanan arsip organisasi;
2. Melakukan pengendalian untuk menjamin pemindahan arsip secara terus-menerus dari
kantor ke tempat penyimpanan;
3. Membebaskan ruang dan mengurangi kebutuhan perlengkapan, serta mengurangi biaya
penyimpanan arsip;
4. Membuat sistem penemuan kembali yang efisien, memberikan akses terhadap arsip yang
sewaktu-waktu diperlukan untuk pengambilan keputusan;
5. Mengembangkan program microfilm yang didukung biaya (jika perlu), dan
6. Menjaga keamanan penuh tentang arsip perusahaan
Sumber : BMP ASIP4101, Modul 8
BMP ASIP4319, Modul 1
6. Pengelolaan arsip vital
Sebelum melakukan diskusi ini, kunjungilah salah satu organisasi atau perusahaan atau
dapat melakukan pencarian lewat internet,  untuk mengetahui bentuk-bentuk
perlindungan yang dilakukan terhadap arsip vital!  Kemudian diskusikan dengan rekan
Anda mengenai perbandingan yang Anda peroleh selama observasi  dengan apa yang
telah Anda baca pada materi pokok bahasan ini!

Adapun bentuk-bentuk perlindungan terhadap arsip vital yakni:


1. Duplikasi, dengan adanya duplikasi atau penggandaan merupakan salah satu
cara untuk membuat salinan arsip aslinya serta mencegah hilangnya arsip.
2. Pemencaran (Dispersal), cara ini ditujukan untuk mengantisipasi terjadinya
bencana yang mengakibatkan kerusakan pada arsip. Terdapat beberapa cara
dalam pemenacaran ini yaitu,
- Existing dispersal
- Improvised dispersal
- Pemindahan (tranfer)
- Peralatan khusus (vaulting)
- Penyimpanan di pusat arsp

Setelah melakukan beberpa pencarian di internet, metode ataupun cara yang dilakukan
dalam melindungi arsip vital hampir sama. Banyak yang menggunakan metode duplikasi
namun tidak banyak menggunakan cara pemencaran dispersal. Ada juga yang
perlindungannya menggunakan metode lain seperti bahaya akibat debu, cahaya, yang
penanganannya yang menngunakan pemebersih udara dan membatasi pintu yang
mengarah ke ruang arsip.

Sumber : ASIP4324

Anda mungkin juga menyukai