NAMA : RIKA ARISTIFANI

NIM : 030963184
Untuk memenuhi Tugas 1 Penialian Dan Penyusutan Arsip

TUGAS 1
No Uraian Tugas -
Jelaskan Konsep, Pengertian, dan Tujuan Penyusutan Arsip serta jelaskan Pengertian
dan Jenis Organisasi!

Jelaskan Fungsi Arsip dan Tujuan Kearsipan dan jelaskan Ketentuan Hukum yang
Berkaitan dengan Penyusutan Arsip!

Tuliskan Pengantar Penilaian dan Retensi Rekod serta jelaskan Teori Penilaian!

JAWAB
1.
- Konsep dasar penyusutan arsip merupakan ramuan dasar untuk memahami dan
mendalami penyusutan arsip melalui suatu definisi yang disepakati oleh para
ilmuwan, organisasi profesi dan peraturan perundangundangan.
- Pengertian penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang sudah
habis masa gunanya maupun yang sudah tidak diinginkan dengan cara memindahkan,
memusnahkan, atau menyerahkan arsip kepada pihak lain sesuai JRA, undang-
undang maupun ketetapan instansi maupun organisasi yang menaungi arsip tersebut.
- Tujuan penyusutan arsip, yaitu:
a. Menghindari biaya tinggi terhadap penyimpanan arsip yang tidak memiliki nilai
guna.
b. Memudahkan penemuan kembali arsip (retreival) secara efisien.
c. Mewujudkan komitmen organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan
arsip yang berlaku.
d. Mendapatkan penghematan dan efisiensi;
e. Pendayagunaan arsip dinamis;
f. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang masih diperlukan dan
bernilai guna tinggi;
g. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
- Organisasi umumnya diartikan sebagai wadah kerja sama sekelompok orang yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (bersama). Pengertian tersebut dalam
teori sering disebut organisasi dalam arti statis (organization), sedangkan dalam arti
dinamis (organizing), organisasi sebagai suatu sistem atau kegiatan sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu.
 - Jenis organisasi dalam ke pemerintahan ini (domain) terbagi dalam tiga kelompok,
yaitu:
a. Organisasi pemerintahan Bentuk dari organisasi pemerintahan meliputi Lembaga-
lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat dan Daerah.
b. Organisasi swasta Organisasi swasta dapat berbentuk perusahaan, yayasan,
koperasi, LSM, organisasi profesi maupun badan usaha lainnya.
c. Organisasi BUMN Bentuk organisasi BUMN terdiri dari perusahaan jawatan,
perusahaan umum, dan persero. Apabila dikaitkan dengan
2. Ada beberapa fungsi arsip yakni :
a. Mendukung proses pengambilan keputusan, karena setiap pengambilan keputusan
memerlukan infromasi.
b. Menunjang proses perencanaan, dalam penyusunan perencanaan diperlukan banyak
informasi, informasi tersebut bisa berasal dari arsip dinamis.
c. Mendukung pengawasan, dalam pengawasan disini membutuhkan informasi terkait
dalm perencanaan, pelaksanaan kegiatan, pemantauan, yang semuanya itu dijadikan
bukti kegiatan.
d. Sebagai alat pembuktian.
e. Memori kolektif instansi.
f. Untuk kepentingan publik dan ekonomi.
- Tujuan kearsipan dinyatakan secara tegas dalam Pasal 3 UU Nomor 7 Tahun 1971
yakni menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebutbagi kegiatan Pemerintahan.

Menurut Pasal 2, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 34 Tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip, penyusutan arsip itu adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan
Lembaga-lembaga Negara atau Badan -badan Pemerintahan masing-masing;
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Penyusutan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting karena berkaitan dengan
penghilangan barang bukti yang punya akibat hukum.  Karena pentingnya kegiatan ini
maka kegiatan ini dilandasi hukum aturan yang menjadi dasar proses penyusutan arsip
 Untuk landasan hukum penyusutan arsip adalah sebagai berikut:

 PP No. 34/1979 Tentang penyusutan arsip

 SE/01/1981 Tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan
peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip.
 SE/02/1983 Tentang pedoman  umum untuk menentukan nilai guna arsip
 Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.
 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal
47 yang berisikan:

- Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c 

dilaksanakan oleh pencipta arsip.
- Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA
dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat,
bangsa dan negara.
- Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan
pemerintah.
3. Pengantar penilaian dan retensi rekod
Program pengurangan atau penyusutan arsip atau kegiatan disposal merupakan usaha
mendapatkan efisiensi dan efektifitas dari berbagai aspek, seperti ruang dan peralatan,
tenaga kerja serta pemanfaatan arsip/rekod itu sendiri. Dasar dari program penyusutan
dan pengurangan arsip/rekod adalah seleksi berdasarkan nilai guna yang terkandung
dalam arsip/rekod.
Progam seleksi dan penilaian arsip/rekod dirancang dan dikembangkan oleh institusi
berdasarkan identifikasi dan survei atas rekod-rekod yang jumlahnya mulai meningkat
dan menunjukan penurunan kegunaannya bagi unit pencipta arsip dalam lingkungan
institusi yang bersangkutan. Akhir dari program penilaian (appraisal) adalah tersedianya
jadwal retensi arsip, yaitu yang memuat keterangan berapa lama arsip disimpan dan
kapan harus dimusnahkan atau kapan arsip harus segera dipindahkan dari unit
kerja/pengolah/pencipta ke unit kearsipan.
- Teori Penilaian.
Teori penilaian merupakan teori yang dapat digunakan untuk melakukan penilaian.
Teori ini dikembangkan sejak munculnya istilah kearsipan di negara eropa dan
amerika. Terdapat dua teori penilaian yakni:
 Pendekatan tradisional.
Teori pendekatan tradisional lebih menekankan kepada rekod yang sudah tidak
aktif lagi digunakan atau rekod pada masa istirahat. Teori ini berkembang karena
teori tersebut dapat memberikan input yang tidak efisien dan efektif.
 Pendekatan makro.
 Teori pendekatan makro merupakn teori penilaian yang baru atau analisis
funsdional. Teori ini dikembangkan dan dimungkinkan untuk melakukan
penilaian rekod berdasarkan fungsi organisasi dengan mengidentifikasi jenis
kegiatan serta jenis dan macam transaksi yang tercipta dalam rangka
melaksanakan kegiatan fungsional organisasi.

Sumber Referensi :

BMP ASIP4402/ Penilaian Dan Penyusutan Arsip

http://www.pustaka.ut.ac.id/reader/index.php?subfolder=ASIP431902/&doc=M5.pdf

https://muhaniz.wordpress.com/2015/03/30/landasan-hukum-penyusutan-arsip/