ADMINISTRASI PERKANTORAN

“PROSEDUR PERKANTORAN”

1
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberi rahmat serta hidayah
sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tentang Prosedur Perkantoran ini

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa untuk menyelesaikan makalah ini tidaklah mudah.
Namun, berkat dorongan serta upaya dan tanggung jawab, penulis mampu menyelesaikan
makalah ini sebagai salah satu tugas dari mata kuliah Sistem Sosial Indonesia.

Dengan segala keterbatasan yang ada pada diri penulis, maka dalam penulisan makalah ini
pun tidak terlepas dari kesalahan dan khilaf. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati
penulis kan menerima dan memperhatikan segala bentuk kritik dan saran yang bersifat
membangun.

Dan pada akhirnya, betapapun kecilnya sumbangan pemikiran yang dapat penulis kemukakan
dalam laporan ini. Dan diharapkan laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.

Penulis

2
 DAFTAR ISI
Cover
Kata Pengantar
Daftar Isi
Bab I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Tujuan
Bab 2 Kajian Pustaka
2.1 Pengertian Prosedur Perkantoran
2.2 Pentingnya Sistem Perkantoran
2.3 Fungsi Prosedur Pekerjaan
2.4 Prinsip-Prinsip Sistem Perkantoran
2.5 Buku Pedoman Kantor (atau buku pedoman prosedur)
2.6 Keuntungan Buku Pedoman Kantor
2.7 Kerugian Buku Pedoman Kantor
2.8 Teknik Membuat dan Memperbaiki Sistem Perkantoran
2.9 Bagan Pekerjaan
2.10 Tujuan Bagan
Bab 3 Pembahasan
3.1 Alur Pengorderan Material
3.2 Alur Koordinasi
3.3 Solusi Permasalahan
3.4 Target Perusahaan
3.5 Reward dan Punishment
Bab 4
4.1 Simpulan

3
 4.2 Saran
Daftar Pustaka

BAB I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Prosedur perkantoran merupakan salah satu hal yang vital bagi sebuah perusahaan.
Dengan adanya prosedur perkantoran suatu perusahaan dapat menambah efektivitas
pekerjaannya dengan tujuan mengurangi biaya pekerjaan kantor. Prosedur perkantoran ialah
serangkaian langkah pekerjaan tulis menulis yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk
melakukan satu kegiatan penting. Jadi setiap perusahaan pasti memiliki prosedur dalam setiap
bidang pekerjaan yang akan dijalankan, sehingga pekerjaan yang ada dalam sebuah kantor
dapat berjalan dengan lancar. Selain itu pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan
(khususnya tentang siapa dan apa yang dilakukan) lebih mudah dilakukan. Dan apabila ada
kemacetan dalam pekerjaan dapat diuraikan dari mana kesalahan tersebut bisa terjadi.
Dengan adanya prosedur perkantoran juga dapat mengurangi biaya pekerjaan kantor tanpa
merugikan efektivitas pekerjaan disamping membantu manajemen mencapai tujuannya.
Koordinasi antar bagian karyawan yang berlainan pun menjadi lebih mudah sekaligus
memudahkan proses pelatihan terhadap pegawai baru.

Seperti halnya dengan CV. Hitana Abadi juga memiliki prosedur perkantoran yang
ditetapkan dalam melaksanakan pekerjaan. Dalam hal ini prosedur yang kami bahas ialah
prosedur pemesanan. CV ini bergerak di bidang kontraktor, yakni di dalamnya melayani
permintaan konsumen untuk mendesain dan membangun suatu bangunan seperti, rumah,
sekolah, laboratorium, dsb.

Kami tertarik untuk mengangkat CV Hitana sebagai objek pembahasan karena CV ini
merupakan CV yang tidak memiliki cukup SDM untuk menduduki setiap bagiannya sehingga
terdapat beberapa orang yang mempunyai lebih dari satu jabatan. Selain itu, adanya reward
bagi karyawan yang telah bekerja selama 5 tahun di CV tersebut akan mendapatkan fasilitas
umroh gratis dari pemiliknya. Kami melakukan wawancara langsung terhadap narasumber
yang menduduki jabatan sebagai administrasi umum dan juga sebagai adminisrasi divisi
almini.

CV ini masih baru tapi memiliki target yang besar, yaitu 1 milyar rupiah per
bulannya. Ini menunjukkan bahwa CV ini memiliki kemampuan yang tinggi dalam
4
pencapaian target pasar. Dalam hal ini prosedur perkantoran sangat diperlukan karena dapat
memudahkan jalannya prosedur pemesanan yang akan dilakukan. Prosedur perkantoran
merupakan metode - metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan
datang. Aktivitas tersebut terkait dengan tujuan yang akan dicapai dalam suatu perusahaan
sehingga prosedur perkantoran digunakan sebagai pedoman untuk bertindak agar tidak salah
arah dalam proses pencapaian tujuan.

Dalam pembuatan prosedur perkantoran diharuskan adanya prinsip – prinsip yang

mempermudah pemahaman prosedur tersebut. Dengan kata lain, prosedur perkantoran harus
sederhana dan mudah dimengerti. Prosedur juga harus bersifat fleksibel dan dapat
disesuaikan dengan kondisi yang berubah sehingga dapat meminimalisir adanya pekerjaan
yang tidak perlu dan dapat melaksanakan pekerjaan dengan sebaik – baiknya.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana prosedur perkantoran ( prosedur pemesanan ) di CV Hitana Abadi ?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui prosedur perkantoran ( prosesur pemesanan ) di CV Hitana Abadi

5
 BAB II
Kajian Pustaka
2.1 Pengertian Prosedur Perkantoran
Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau
pelaksanaan-palaksanaan pekerjaan), dimana didalam pekerjaan dilakukan dan
berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana
melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
(Moekijat : 1989, 52)

2.2 Pentingnya Sistem Perkantoran

Sistem perkantoran adalah penting, karena sistem perkantoran yang baik:
a. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang
lebih baik).
b. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan
bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
c. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
d. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berlainan.
e. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru.
f. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang
penting.
(Moekijat : 1989, 52)

2.3 Fungsi Prosedur Pekerjaan

a. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama, bagi pegawai baru.
b. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja
c. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.
d. Alat untuk mengatur tata ruang kantor.
e. Alat untuk menghindarkan pekerjaan yang menumpuk.
f. Alat untuk perencaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.
g. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.

6
 h. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses
kerja.
i. Alat untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur.

2.4 Prinsip-Prinsip Sistem Perkantoran

Prinsip-prinsip sistem perkantoran adalah:
a. Sistem perkantoran hendaknya sederhana, sehingga dapat mempermudah
pengawasan.
b. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
c. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.
d. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya
rintangan-rintangan.
e. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-formulir).
f. Hendaknya ada pengecualian yang seminimun-minimumnya terhadap peraturan.
g. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu.
h. Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondidi yang berubah.
i. Pembagian tugas yang tepat.
j. Sistem perkantoran hendaknya memberikan pengawasan yang terus-menerus
terhadap pekerjaan yang dilakukan.
k. Penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya.
l. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
m. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan
memperhatikan tujuan.
n. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai seminimum-minimumnya.
o. Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.
(Moekijat : 1989, 52-53)

2.5 Buku Pedoman Kantor (buku pedoman prosedur)

Buku pedoman kantor berupa sebuah buku kecil (biasanya lembaran lepas) yang
memuat:
a. Garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan tanpa nama).
b. Sistem atau metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
c. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya.
d. Tanggal dikeluarkannya dan dibawah otoritas siapa buku pedoman tersebut
diterbitkan.
e. Instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
(Moekijat : 1989, 53)

2.6 Keuntungan Buku Pedoman Kantor

Keuntungan buku pedoman kantor ( buku pedoman prosedur) adalah:
a. Menulis prosedur mengakibatkan penelitian kembali sistem-sistem.
b. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
7
 c. Buku pedoman kantor meringankan (membantu, mempermudah) pengawasan.
d. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai.
(Moekijat : 1989, 54)

2.7 Kerugian Buku Pedoman Kantor

Kerugian buku pedoman kantor adalah:
a. Prosedur-prosedur tidak lebih baik ketimbang cara prosedur-prosedur tersebut
ditulis (dicatat).
b. Isi pekerjaan jabatan tidak selalu tetap (statis).
c. Menyiapkan suatu buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering menjadi
tidak berlaku lagi (out of date).
d. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai.
e. Banyak kantor berjalan lancar tanpa adanya buku prosedur tertulis.
(Moekijat : 1989, 54)

2.8 Teknik Membuat dan Memperbaiki Sistem Perkantoran

Teknik membuat dan memperbaiki sistem perkantoran adalah sebagai berikut:
a. Pelajari dan analisis secara terinci pekerjaan yang akan dilakukan (menggunakan
bahan-bahan yang sesuai).
b. Tentukan bagian-bagian pekerjaan manakah yang penting dengan mengingat tujuan
kantor.
c. Hapuskan pekerjaan-pekerjaan yang tidak pelu.
d. Pertimbangkan semua metode alternatif untuk pekerjaan lainnya.
e. Pilihlah metode yang terbaik untuk tiap pekerjaan dengan memperhatikan
pengawasan, biaya, dan penyusunan tenaga kerja.
f. Tentukan standar pekerjaan yang adil bagi tiap pekerjaan untuk tujuan
pengawasan dan penyusunan tenaga kerja.
g. Hitung pegawai yang diperlukan dan usahakan mendapatkan urutan pekerjaan yang
tepat untuk memberikan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya.
h. Rencanakan tata ruang kantor dengan memberikan arus pekerjaan.
i. Latih pegawai-pegawai dan pergunakan prosedur baru.
(Moekijat : 1989, 54-55)

2.9 Bagan Pekerjaan

Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan (menggambarkan) suatu sistem atau
arus pekerjaan dan sebagainya dalam suatu cara yang sederhana, sehingga hal ini dapat
dengan mudah dimengerti. Selanjutnya studi bagan pekerjaan menunjukkan dimana
subjek memerlukan perbaikan.
Ada bermacam-macam bagan antara lain:
a. Bagan analisis posedur.
b. Bagan arus prosedur.
c. Bagan distribusi pekerjaan.
8
 d. Bagan studi produksi.
e. Diagram gerakan
f. Bagan operasi.
(Moekijat : 1989, 55)

2.10 Tujuan Bagan.

a. Tujuan bagan analisis prosedur adalah untuk membuat ikhtisar tentang pelaksanaan
yang berlainan, menganalisis macam pelaksanaan pekerjaan, memberikan urutan
dan waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan dan
tempat yang dilalui oleh dokumen. Bagan analisis prosedur merupakan bagan yang
terpenting yang dipergunakan dalam analisis sistem dan menggunakan simbol studi
pekerjaan yang berlainan.
b. Tujuan bagan arus prosedur adalah untuk menunjukkan bagaimana formulir-
formulir perkantoran dan salinan-salinannya berpindah dari suatu bagian ke bagian
yang lain.
c. Tujuan bagan distribusi pekerjaan adalah untuk nenunjukkan bagaimana bermacam-
macam pekerjaan yang berlainan dibagikan diantara anggota-anggota tenaga kerja
yang berlainan.
d. Tujuan bagan studi produksi adalah untuk menunjukkan penggunaan mesin dan
orang yang menggunakan mesin tersebut.
e. Tujuan diagram gerakan adalah untuk menunjukkan bagaimana dokumen-dokumen
berpindah atau bergerah dari sebuah meja ke sebuah meja yang lain pada rencana
lantai kantor.
f. Tujuan bagan operasi adalah untuk menunjukkan tempat yang dipindahkan dan
waktu, baik dari tangan kiri maupun dari tangan kanan, untuk mempelajari
pekerjaan seseorang secara mendalam (terinci).
(Moekijat : 1989, 56)

9
 BAB III
Pembahasan
CV. Hitana Abadi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor, yakni
di dalamnya melayani permintaan konsumen untuk mendesain dan membangun suatu
bangunan seperti perumahan Menteng Regency, Pakuwon Indah, Taman Pondok Jati,
Pakuwon City, Delta Bromelia, dsb. Perusahaan ini terlelak di Jl. Klampis Semolo Timur No.
12 B – Surabaya. Untuk memenuhi permintaan tersebut, CV Hitana Abadi mempunyai
prosedur pemesan yang harus dipenuhi. Apabila pemesanan tidak sesuai prosedur, barang
yang sudah dipesan akan diambil kembali oleh pabrik. Perusahaan tidak bertanggung jawab
atas resikonya karena hal tersebut merupakan tanggung jawab pihak pabrik.

Awalnya, prosedur pemesanan di perusahaan ini tidak tertulis. Namun, setelah adanya
administrator baru dan perkembangan yang meningkat, CV Hitana lebih memperhatikan
efektivitasnya. Salah satunya dengan menuliskan prosedur pemesanan. Prosedur pemesanan
ini mempermudah koordinasi antar divisi untuk memenuhi pesanan meskipun beberapa
karyawan merangkap 2 jabatan sekaligus. Selain itu, hal ini juga dapat mempermudah proses
pemback-upan pesanan. Prosedur ini juga membantu dalam pembagian pekerjaan,
mempermudah dalam pengawasan dan membantu proses latihan bagi pegawai baru.

Berikut ini merupakan bagan prosedur pemesanan di CV Hitana Abadi.

3.1 ALUR PENGORDERAN MATERIAL

Administrasi
Order Perencanaan
Proyek

Pabrik Toko

Dihitung
Kirim
Proyek
Diamankan
Surat Jalan kembali
maksimal 1 hari dari 10
pengiriman
Keterangan
1. Konsumen memesan barang dan jasa ke CV Hitana Abadi
2. Perusahaan ini merencanakan design dan merk barang yang digunakan
3. Barang yang telah dipesan, dihitung secara keseluruhan
4. Setelah itu, barang dipesan dari toko dan pabrik
5. Setelah barang datang, proyek mulai dikerjakan.
6. Barang dihitung -> Saat barang dari pabrik dikirim ke proyek itu harus sesuai dengan
hitungan perencanaannya. Tidak boleh ada yang kurang.
7. Diamankan -> barang proyek ditempatkan di tempat yang aman, karena sering kali
barang proyek hilang. Hal ini disebabkan karena dalam 1 perumahan itu terdapat
banyak kontraktor.
8. Surat jalan sebagai rincian barang apa saja yang dikirim ke proyek. Jika barang sudah
diterima, surat jalan yang asli harus dikembalikan ke kantor untuk direkap barang apa
saja yang sudah dikirim ke proyek.
9. Pembayaran : 25% saat barang di kirim. 50% saat kerangka jadi. 25% saat proyek
selesai.

Kendala : Saat pengiriman material dari pabrik sering kali tidak ada yang menerima barang
di proyek. Biasanya itu terjadi jika saat pengiriman material, pabrik tidak menghubungi pihak
kantor sebelumnya dan bagian pengawas proyek sedang melakukan pengecekan proyek lain.
Sehingga sering kali penerima barang adalah tukang, bukan pengawas.

3.2 ALUR KOORDINASI

Sales Bertugas untuk mempromosikan barang

Teknis / Pelaksanaan Survey Cek Lokasi dan Gambar

Hitung

Order

Kerja

Administrasi Penawaran

PO / Kirim

Kasir

Support Sopir
Office Boy
11
 Helper

3.3 SOLUSI PERMASALAHAN

1. Kesalahan Gambar : Bagian perencanaan harus segera dipenuhi Paling lambat

minggu I bulan Oktober
2. Perubahan Job desk
Penagihan :Mustakim dan wiwid
Proyek : Achmad( Stand by kantor jam 08.00 untuk bantu cek
kebutuhan material)
3. LakukanCek lapangan Sebelum Kirim material
4. Penulisan Board untuk proyek dilakukan oleh Admin proyek mulai
difungsikan pada bulan Oktober jika bagian perencanaan belum terisi
5. Jika tidak ada Helper maka digantikan sementara oleh :
● Pak Sigit
● Pak Takim
● Pak Wiwid
6. Mobil pengiriman material harus siap muat pada jam 08.15 dan maksimal
keberangkatan pada jam 09.00
7. Jika ada perubahan dalam proses kerja, maka pengiriman material sesuai
perhitungan yang lama (jika urgent)

3.4 TARGET PERUSAHAAN

⮚ Atap dan Plafon : 1 Milyar per bulan

⮚ Toko Material : 500 Juta per bulan
⮚ Aluminium : Menuju 100 juta per bulan
⮚ Cabang Malang : Menuju 100 juta per bulan

3.5 REWARD DAN PUNISHMENT

Reward : Jasa Produksi atau Bonus, berlaku secara team jika target
perusahaan terpenuhi.
Punishment : Penalty atau hukuman atas kesalahan berlaku untuk setiap
Kesalahan yang dilakukan perorangan, bukan secara team.

12
 BAB 4

4.1 SIMPULAN

Prosedur perkantoran merupakan salah satu hal yang vital bagi perusahaan, karena
prosedur perkantoran dapat mengurangi biaya pekerjaan kantor tanpa merugikan efektifitas
pekerjaan serta dapat membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.

Seperti halnya dengan CV. Hitana Abadi yang bergerak di bidang kontraktor, yang
melayani permintaan konsumen untuk mendesain dan membangun suatu bangunan seperti
rumah, sekolah, laboratorium, dll. CV ini juga memiliki prosedur perkantoran dalam
pelaksanaan pekerjaannya. Salah satu prosedur perkantoran pada CV. Hitana Abadi adalah
prosedur pemesanan.

Pada awalnya, prosedur pemesanan di CV. Hitana Abadi ini tidak tertulis. Namun,
setelah adanya administrator baru dan perkembangan yang meningkat, CV. Hitana Abadi
lebih memperhatikan efektifitasnya. Salah satunya dengan menuliskan prosedur pemesanan.
Karena CV. Hitana Abadi ini bergerak di bidang kontraktor maka prosedur pemesanan
dianggap penting untuk kelancaran dalam proses pengorderan hingga pengiriman.

Beberapa alur prosedur pemesanan di CV. Hitana Abadi:

1. ALUR PENGORDERAN MATERIAL
2. ALUR KOORDINASI
3. SOLUSI PERMASALAHAN
4. TARGET PERUSAHAAN
5. REWARD dan PUNISHMENT
Dengan adanya alur pada prosedur pemesanan ini dapat memudahkan dalam pembagian
pekerjaan setiap divisi dan arus pekerjaan pada CV. Hitana Abadi menjadi lebih lancar.

Setelah CV. Hitana Abadi menuliskan prosedur pemesanan sebagai bagian dari
prosedur perkantorannnya, koordinasi antar divisi untuk memenuhi pesanan menjadi lebih
mudah. Selain itu, juga dapat mempermudah proses pemback-upan pesanan. Dan juga dengan
adanya penulisan prosedur pemesanan ini dapat mempermudah dalam pengawasan dan
membantu proses latihan bagi pegawai baru.

13
4.2 SARAN

Menurut kelompok kami, prosedur pemesanan sebagai bagian dari prosedur

perkantoran CV. Hitana Abadi sudah baik, karena CV. Hitana Abadi sudah sangat
memperhatikan keefektifitasan perusahaan. Hal itu terlihat pada alur prosedur pemesanan
yang baik, mulai dari alur pengorderan material, alur koordinasi, solusi permasalahan, target
perusahaan, reward dan punishment. Bagan alur prosedur pemesanan CV. Hitana Abadi juga
ditulis dengan jelas agar dapat memudahkan karyawan atau pegawai baru dalam
melaksanakan pekerjaannya. Prosedur pemesanan yang sudah baik ini perlu dipertahankan
atau bila perlu dilakukan inovasi agar prosedur pemesanan dapat lebih baik lagi.

Saran yang bisa kami berikan adalah CV. Hitana seharusnya menambah karyawan
untuk mengisi bagian yang selama ini dijabat rangkap. karena dengan adanya karyawan yang
mempunyai lebih dari satu jabatan menyebabkan konsentrasi karyawan tidak dapat benar-
benar terfokus pada bagian pekerjaan yang ditanganinya, untuk itu perlunya menambah SDM
dirasa penting untuk mengisi bagian yang masih kosong demi kelancaran pekerjaan.

DAFTAR PUSTAKA
14
Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar Pengetahuan Tenatang Manajemen Perkantoran. Bandung

: CV Mandar Maju.

15