Model-Model

Perusahaan
Tugas UTS – Pemodelan Proses
Bisnis FRS Online
Oleh :
Anindhita Dewabharata
(5110202001) Indah
Kurnia (5110202004)
Wahyu Pramita
(5110202005)

Program Magister Sistem

Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Institut Teknologi Sepuluh
Nopember 2010
1. LATAR BELAKANG

Untuk mempertahankan nilai kompetitif yang dimiliki oleh suatu

organisasi atau perusahaan, maka organisasi tersebut harus selalu
menjaga kualitas produk dan efisiensi jasa yang mereka hasilkan.
Untuk melakukannya, organisasi harus melihat dan
mempertimbangkan apa yang terjadi di sekitar mereka. Selain itu,
organisasi atau perusahaan juga harus proaktif dalam mengambil
langkah introspeksi terhadap produk dan jasa yang dihasilkan.
Kemudian muncul pertanyaan-pertanyaan seperti apakah operasional
internal perusahaan dapat berjalan lancar ? apakah perbaikan selalu
dilakukan pada produk atau jasa yang dihasilkan ? apakah proses
produksi dapat berjalan secara efisien ? apakah perluasan jangkauan
pasar dapat dilakukan dengan produk-produk yang telah dimiliki saat
ini ?

Untuk memastikannya, maka organisasi atau perusahaan perlu

menggunakan sistem informasi. Sistem yang digunakan harus sejalan
dengan tujuan bisnis organisasi, karena sistem informasi bukan lagi
sebagai faktor penunjang namun sudah menjadi bagian tak
terpisahkan dari proses bisnis.

Begitu pula halnya dengan ITS sebagai institusi pendidikan tinggi yang
bergerak di bidang jasa pendidikan. ITS juga membutuhkan sistem
informasi yang digunakan sebagai penunjang kegiatan perkuliahan
sebagai kegiatan bisnis utamanya. Oleh karena itu, ITS menggunakan
FRS Online sebagai salah satu modul yang ada dalam sistem informasi
akademik. Sistem informasi akademik terintegrasi telah menjadi tulang
punggung berjalannya kegiatan bisnis utama ITS. Dalam
pelaksanannya, kemudian akan muncul beberapa pertanyaan terkait
penggunaan FRS Online, diantaranya adalah :

• Apakah dengan adanya sistem informasi tersebut dapat

digunakan secara efisien sehingga mampu menunjang kegiatan
bisnis ?

• apakah sistem informasi dapat beradaptasi dengan perubahan ?

• apakah informasi yang digunakan sudah akurat dan sesuai

kebutuhan ?

2
 karena saat ini hampir semua organisasi menggunakan teknologi
informasi dalam menjalankan proses bisnisnya. Oleh karena itu perlu
diketahui apakah sistem yang mereka gunakan sudah dapat
memenuhi kebutuhan bisnis yang hendak didukung. Pemenuhan
kebutuhan bisnis merupakan persyaratan utama yang harus dipenuhi
oleh sistem informasi sebagai bagian integral yang ada dalam kegiatan
bisnis. Dengan demikian, jika ada sistem informasi yang
dikembangkan tanpa melihat aspek kebutuhan bisnis, maka sistem
tersebut pada akhirnya tidak akan digunakan dan hanya membuang
waktu, dana dan sumber daya yang tidak sedikit.

Untuk memecahkan masalah tersebut, maka diperlukan suatu bentuk

model proses bisnis. Pemodelan proses bisnis dapat
menyederhanakan kompleksitas permasalahan yang terjadi di dunia
nyata. Selain itu pemodelan proses bisnis juga memudahkan saat kita
berusaha untuk mengubah-ubah beberapa variable yang berpengaruh
dalam proses bisnis untuk mengetahui respon dari sistem. Dengan
cara ini diharapkan dapat meminimalkan resiko kegagalan jika
dibandingkan dengan upaya melakukan perubahan langsung pada
proses bisnis di dunia nyata.

Pemodelan proses bisnis ini juga merupakan suatu alat yang

digunakan oleh manajemen untuk membantu dalam proses
pengambilan keputusan.

2. RUANG LINGKUP

Pemodelan proses bisnis yang dilakukan di sini adalah pemodelan

yang menggambarkan proses pembuatan, pengisian serta persetujuan
Formulir Rencana Studi (FRS) yang dilakukan secara online lewat
media internet. FRS yang dijelaskan dalam dokumen ini adalah FRS
yang digunakan oleh ITS dalam menjalankan persiapan kegiatan
perkuliahan khususnya yang berlangsung di program pasca sarjana
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi.

Pemodelan proses bisnis yang dijelaskan dalam dokumen ini

menggunakan dua metode yaitu pemodelan proses bisnis dengan UML
khususnya penggunaan activity diagram serta pemodelan dengan
menggunakan Business Process Modeling Notation (BPMN).

3
3. TUJUAN

Pemodelan proses bisnis FRS Online dilakukan dengan cara

membandingkan hasil pemodelan yang dikembangkan dengan metode
activity diagram dan Business Process Modeling Notation (BPMN).
Melalui perbandingan ini akan diperoleh :

a. Pemahaman yang lebih baik terhadap mekanisme utama dari

proses bisnis. Melalui pemahaman terhdapa model akan
memberikan gambaran yang jelas mengenai peran, tugas dan
tanggung jawab seseorang di dalam organisasi

b. Berlaku sebgai landasan bagi pembuatan sistem informasi yang

sesuai dan mampu mendukung kegiatan bisnis. Deskripsi bisnis
yang digunkan untuk mengidentifikasi pentingnya dukungan sistem
informasi. Model-model ini juga digunakan sebagai landasan untuk
melakukan spesifikasi kebutuhan utama sistem informasi yang akan
dikembangkan. Pemodelan ini tidak hanya berlaku pada upaya
pengembangan, software namun bisa juga diterapkan pada
keputusan untuk mengimplementasikan suatu teknologi atau
infrastruktur yang tentunya akan berimplikasi pada besarnya dana
yang dikeluarkan dan berapa banyak manfaat yang diperoleh.
Melalui pemodelan ini pula, seorang developer atau arsitek sistem
informasi dapat lebih berknsentrasi menenai fungsionalitas sistem
dalam memenuhi kebutuhan bisnis.

c. Berlaku sebagai landasan untuk memperbaiki struktur dan

operasional bisnis yang ada sekarang. Model-model yang
dikemukakan dapat dipakai untuk mengidentifikasi perubahan yang
perlu ada pada proses bisnis untuk perbaikan di masa datang

d. Untuk menunjukkan struktur inovasi bisnis dengan menjadi

landasan bagi upaya tindak lanjut karena inovasi umumnya
menyangkut perubahan radikal pada proses bisnis.

e. Untuk menguji coba atau mempelajari konsep bisnis baru. Model

yang dikembangkan dapat menjadi sketsa pengembangan bisnis.
Perubahan tersebut dapat mencakup implementasi ide baru, proses
bisnis yang menginspirasi atau implementasi perkembangan bisnis
baru.

f. Untuk mengidentifikasi peluang adanya outsourcing. Bagian dari

proses bisnis yang tidak masuk ke dalam bisnis utama dapat
diserahkan operasionalnya ke supplier lain. spesifikasi outsourcing
yang digunakan disesuaikan dengan model bisnis yang akan
dilakukan outsourcing.

4
4. METODE PEMODELAN

4.1 Pemodelan Proses Bisnis dengan Activity Diagram

Activity diagram merupakan suatu bagian dari Unified Modeling

Language (UML) yang bisa digunakan untuk memodelkan proses
bisnis. Activity diagram juga sering digunakan dalam
pengembangan software misalnya untuk menunjukkan algoritma
apa yang digunakan untuk operasi tertentu. Activity diagram
memiliki kegunaan yang luas di mana model ini dapat digunakan
untuk menunjukkan aktivitas baik sekuensial dan paralel, objek
yang digunakan dan dihasilkan oleh suatu aktivitas, siapa yang
bertanggung jawab dalam suatu aktivitas serta hubungan dan
ketergantungan antar aktivitas. Semua hal tersebut penting dalam
pemodelan proses bisnis.

Pada UML, simbol merupakan stereotype aktivitas dari suatu

activity diagram. Suatu proses mengambil input berupa sumber
daya dari sebelah kiri kemudian mengindikasikan outputnya pada
sebelah kanan. Sebagai contoh misalnya seorang telesales yang
melakukan penjualan lewat telepon. Input yang digunakan adalah
calon pelanggan potensial serta output berupa nilai penjualan yang
diperoleh. Tujuan dari proses ini dijelaskan secara spesifik misalnya
jumlah penjualan yang dicapai setiap minggu. Kemudian sumber
daya yang digunakan dapat dibagi menjadi dua stereotype yaitu
supply berupa pegawai penjualan dan control berupa telesales
manajer.

Pemodelan proses bisnis menunjukkan aktivitas-aktivitas apa yang

dilakukan organisasi untuk mencapai tujuan dan hubungan antar
sumber daya yang digunakan dalam proses tersebut. Sumber daya
itu dapat berupa orang, material, energy, informasi dan teknologi
yang dapat dikonsumsi, disaring, dibuat atau digunakan selama
proses. Terdapat beragam hubungan antar proses dan sumber daya
yang digunakan, hubungan interaksi antara proses yang berbeda
dan hubungan antara proses dan tujuan. Suatu diagram proses
dapat menunjukkan bagaimana event bisnis dihasilkan atau
diterima antara proses-proses yang berbeda. Swimlane digunakan
untuk menunjukkan habitat organisasi di mana proses tersebut
berlangsung.

5
 Gambar 1. Contoh Activity Diagram

Ada sebuah varian diagram proses yang disebut sebagai assembly line
diagram yang terdapat dalam Eriksson-Penker Business Extension.
Assembly line diagram banyak digunakan untuk memodelkan proses
bisnis khususnya yang bertujuan untuk mengembangkan sistem
informasi yang dapat menunjang proses bisnis. Diagram tersebut
menunjukkan bagaimana suatu proses menuliskan dan membaca
objek-objek yang berbeda yang ditempatkan dalam suatu package.
Proses-proses tersebut saling berkomunikasi dengan objek yang ada
dalam package kemudian meminta service yang berbeda atau
membaca informasi dari proses yang ada di sana. Assembly line
package umumnya menggambarkan keseluruhan sistem informasi
atau sub sistem dari sistem informasi. Assembly line diagram
menunjukkan persyaratan apa saja yang ada pada proses yang harus
dimiliki oleh sistem informasi sehingga dapat menghasilkan tampilan
output yang benar.

Antar muka yang biasa digunakan adalah use case pada pemodelan
berorientasi objek kemudian memberikan refernsi kepada assembly

6
line diagram yang nantinya akan menjadi use case dalam sistem
informasi yang akan dibangun. Proses ini sangat penting karena
diagram ini menggambarkan kebutuhan fungsional bisnis yang ada
pada sistem informasi. Assembly line diagram juga menyediakan
hubungan antar pemodelan bisnis dan pemodelan kebutuhan sistem
menggunakan use case.

4.2 Pemodelan Proses Bisnis dengan BPMN

Business Process Modeling Notation (BPMN) adalah standard

baru untuk memodelkan proses bisnis dan proses-proses web
service. BPMN diusulkan oleh BPMI (Business Process
Management Initiative) yang merupakan asosiasi para
professional yang bergerak dalam manajemen proses bisnis
untuk memberikan suatu standard bagaimana cara memodelkan
suatu proses bisnis. BPMI didirikan untuk mempromosikan dan
mengembangkan penggunaan Business Process Management
(BPM) melalui penggunaan standard perancangan proses,
deployment, pelaksanaan, perawatan dan optimasi proses.

BPMI telah mengembangkan 3 standard untuk memodelkan BPM,

diantaranya adalah :

- BPMN : sebagai standard untuk memodelkan proses bisnis

- Business Process Modeling Language (BPML) sebagai standard

bagi business execution language

- Business Process Query Language (BPQL) yang merupakan

sebuah antar muka manajemen standard untuk deployment
dan eksekusi proses-proses e-bisnis

BPMN memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan

memodelkan proses bisnis dengan Unified Modeling Language
(UML), diantaranya adalah :

a. BPMN menyediakan teknik memodelkan aliran proses

sehingga lebih kondusif dengan cara kerja model analis bisnis

b. Dasar matematis yang kuat dirancang untuk bisa dipetakan

ke dalam Business Process Execution Language (BPEL),
sementara UML ttidak memiliki kemampuan tersebut. BPMN

7
 dapat dipetakan ke dalam UML dan menyediakan sebuah
front end bagi model bisnis untuk perancangan sistem lebih
lanjut ke dalam UML

BPMN dikembangkan sebagai standard pemodelan proses bisnis

dengan tujuan untuk :

a. Menyediakan notasi yang dapat dengan mudah dipahami oleh

semua pengguna bisnis, termasuk analis bisnis yang
menciptakan draft awal dari proses sampai teknik
pengembangan sistem untuk menentukan teknologi apa yang
akan digunakan dalam menjalankan proses bisnis

b. Untuk memastikan bahwa bahasa XML yang dirancang untuk

melaksanakan proses bisnis (seperti BPEL dan BPML ) dapat
diekspresikan secara visual dengan notasi yang sama

BPMN merupakan aspek inti baru dalam dunia enterprise

architecture khususnya business process management (BPM).
BPM terkait pada upaya pengelolaan perubahan untuk
meningkatkan proses bisnis. BPM mampu menyatukan berbagai
disiplin ilmu yang sebelumnya terpisah-pisah ke dalam satu
standard, yaitu process modeling simulation, workflow,
enterprises application integration (EAI) dan business-to-business
(B2B) integration

Dengan adanya BPMN maka organisasi dapat melakukan teknik

pemodelan proses bisnisnya dengan menggunakan standard
yang menjadi acuan dalam perancangan dan pelaksanaan
proses bisnis. Hal ini lebih disebabkan karena mengelola proses
bisnis bukan merupakan suatu kegiatan yang bersifat ad-hoc,
namun lebih menekankan kepada kebutuhan manajemen kontrol
terhadap penemuan, arsitektur, desain dan pengembangan
proses.

Kekuatan yang dimiliki oleh BPMN terletak pada spesifikasi yang

dibangun dengan dasar matematis yang kuat sehingga
memungkinkan sebuah BPMN dapat dipetakan langsung ke
dalam BPML seperti halnya sebuah physical data model dapat
dipetakan langsung ke dalam Data Definition Language (DDL).
Hal ini berarti proses bisnis yang dirancang menggunakan
standad BPMN dapat dimanipulasi secara langsung dengan
menggunakan executable language yang disediakan untuk
mempermudah proses eksekusi.

Di dalam BPMN terdapat Business Process Diagram (BPD) yang

dirancang untuk melakukan 2 hal, yaitu:

8
- Mudah digunakan dan dipahami karena dapat digunakan
dengan cepat dan mudah untuk memodelkan proses bisnis.
Metode ini juga mudah dipahami oleh pengguna non teknis
seperti pihak manajemen

- Menawarkan ekspresivitas untuk memodelkan proses bisnis

yang sangat kompleks dan dapat dipetakan ke business
execution languages.

Notasi dalam BPMN

BPMN memungkinkan kita melakukan pemodelan kejadian-

kejadian mulai dari permulaan proses sampai hasil akhir dalam
suatu aliran proses. Keputusan bisnis atau percabangan aliran
dapat dimodelkan dengan menggunakan gateway. Gateway
yang digunkan di sini mirip simbul keputusan dalam flowchart.
Sebuah proses dalam aliran dapat mengandung sub proses yang
secara grafis dapat ditunjukkan dengan diagram proses bisnis
lain yang tersambung melalui sebuah hyperlink ke simbol proses.
Jika sebuah proses tidak didetilkan ke dalam sub proses maka
diangap sebuah task yaitu level proses yang paling rendah.
Sebuah tanda ‘+’ pada simbol proses menunjukkan bahwa
proses ini dapat didekomposisi. Jika tanda ‘+’ tidak ada, maka
proses ini adalah task.

Gambar 2. Contoh BPMN Diagram

Sebuah BPD terdiri dari sekumpulan elemen grafis yang dapat

dibedakan menjadi beberapa kategori dasar sebagai berikut :
- Flow object

9
 • event

Event digambarkan dengan sebuah lingkaran dan merupakan

suatu yang terjadi selama berlangsungnya proses bisnis.
Event ini memperngaruhi aliran proses dan biasanya memiliki
penyebab (trigger) atau hasil (result). Event dilambangkan
dalam bentuk lingkaran dengan pusat terbuka untuk
memungkinkan pembedaan trigger dan result yang berbeda

Terdapat 3 jenis event berdasarkan kapan event tersebut

mempengaruhi aliran , yaitu start, intermediate dan end.

• activity

sebuah activity ditunjukkan dengan persegi panjang

dengan ujung-ujung bulat dan merupakan bentuk
umum untuk pekerjaan yang dilakukan perusahaan.
Activity merupakan sebuah aktivitas yang dapat berdiri
sendiri atau gabungan dengan aktivitas lain. tipe dari
aktivitas antara lain :

 task

 sub process : dibedakan dengan tanda ‘+’

pada bagian tengah bawah dari bentuk tersebut.

berikut adalah lambang dari

• gateway

sebuah gateway digambarkan dengan bentuk wajik dan

digunakan untuk mengontrol percabangan dan
penggabungan sequence flow. Jadi, gateway
menentukan keputusan tradisional, penggabungan dan

10
 penggabungan aliran. Berikut ini adalah lambang dari

gateway

- Connecting object

Connecting object merupakan flow object yang dihubungkan

dalam sebuah diagram untuk membentuk struktur dasar dari
proses bisnis. Ada 3 jenis connecting object yaitu :

 Sequence flow

 Message flow

 association

- Swimlane

swimlane digunakan sebagai mekanisme untuk membagi

kategori visual untuk menggambarkan kemampuan
fungsional atau tanggung jawab yang berbeda. BPMN
mendukung swimlane dengan dua bentuk swimlane object
yaitu :

• Pool : mewakili partisipan dalam sebuah proses

• Lane : sub bagian dalam sebuah pool dan akan

menambah panjang dari pool baik vertical ataupun
horizontal. Lanes digunakan untuk mengatur dan
mengkategorikan aktivitas

- Artifact

BPMN dirancang untuk memungkinkan pemodel dan alat

pemodelan fleksibilitas untuk memperluas notasi dasar dan
menyediakan kemampuan untuk konteks tambahan yang
tepat untuk situasi pemodal tertentu misalnya pasar vertikan
seperti asuransi dan perbankan.

11
 Berbagai artifact dapat ditambahkan ke dalam diagram sesuai
dengan konteks proses bisnis yang dimodelkan. Versi saat ini
dari spesifikasi BPMN hanya memiliki 3 tipe artifact yaitu:

• Data object yang merupakan mekanisme untuk

menunjukkan bagaiman data dibutuhkan atau
diproduksi oleh aktivitas. Data object dihubungkan
dengan aktivitas melalui asosiasi

• Group merupakan mekanisme bagi pemodel yang

memberikan informasi teks tambahan untuk membaca
diagram BPMN

5. PEMODELAN FRS ONLINE DENGAN ACTIVITY DIAGRAM

Berikut ini adalah skenario pemodelan FRS Online dengan

menggunakan activity diagram:
a. Proses yang tidak dimodelkan adalah proses input data mahasiswa, input
data dosen dan input data matakuliah yang diselenggarakan.
b. Proses pembayaran SPP tidak dimodelkan
c. Mahasiswa login ke web frs online yang telah ditentukan oleh pihak
ITS
d. Mahasiswa mengisikan username (NIM) dan password

e. Sistem mengecek, apakah mahasiswa tersebut telah melunasi SPP,

jika spp belum lunas maka mahasiswa tersebut tidak dapat
melakukan proses FRS

f. Mahasiswa yang telah melunasi SPP dapat melakukan proses FRS.

Proses FRS diawali dengan memilih atau membatalkan matakuliah
yang akan diambil.

g. Proses pengisisan FRS dibagi menjadi dua bagian yaitu

menambahkan mata kuliah atau membatalkan mata kuliah.

• Untuk proses penambahan mata kuliah adalah sebagai berikut:

Ketika memilih mata kuliah yang akan diikuti, sistem akan

melakukan pengecekan berdasarkan :

12
 - IPS, jika memenuhi standar yang telah ditentukan oleh
pihak ITS, maka proses selanjutnya adalah pengecekan mk
prasyarat. Sedangkan jika tidak memenuhi maka matakuliah
tidak dapat diikuti.

- Mata kuliah prasyarat, jika matakuliah prasyarat belum

lulus, maka matakuliah tidak dapat diikuti

- Kuota kelas, jika kuota kelas sudah terisi penuh, maka

matakuliah pada kelas tersebut tidak dapat diikuti

Jika memenuhi ketiga persyaratan, maka matakuliah

ditambahkan pada FRS.

• Jika mahasiswa melakukan pembatalan matakuliah, secara

otomatis, sistem akan menambah jumlah kuota yang tersedia,
begitu pula sebaliknya

h. Mahasiswa kemudian melanjutkan dengan meminta persetujuan

kepada dosen wali yang telah ditentukan oleh pihak ITS

i. Dosen wali dapat langsung melakukan persetujuan langsung,

ataupun melakukan revisi terhadap FRS yang telah diisikan oleh
mahasiswa walinya dengan menambahkan matakuliah atau
mengurangi matakuliah yang akan diambil oleh anak wali.

j. Jika telah disetujui oleh dosen wali, maka dosen wali akan
menyimpan hasil FRS mahasiswa, dan mahasiswa dapat melakukan
cetak FRS. Ketika FRS telah disetujui maka mahasiswa tidak dapat
lagi mengubah FRS.

k. Mahasiswa dapat melakukan perubahan FRS setelah kuliah

berjalan, dengan cara manual (mengisi dokumen FRS yang dapat
diambil di bagian TU). Dosen wali yang melakukan perubahan di
FRS online, dosen wali diasumsikan tidak ada batasan waktu
perubahan.

l. Proses selesai

13
14
6. PEMODELAN FRS ONLINE DENGAN BPMN

Pemodelan proses bisnis FRS Online menggunakan BPMN dilakukan

dengan skenario yang hampir sama dengan pemodelan menggunakan
activity diagram.

Gambar 4 Skenario Utama

15
 Gambar 5. Organisasi FRS Online

Organisasi yang menaungi para personal yang berperan dalam

FRS Online ditunjukkan dalam gambar 5. Para personel tersebut adalah
pegawai BTN yang bertugas menerima uang pendaftaran SPP dan
menginputkannya ke sistem penerimaan SPP di FRS Online. Kemudian
di bagian jurusan terdapat mahasiswa S2, dosen dan tata usaha.
Mahasiswa s2 berperan dalam pengisian FRS dan dosen berperan
sebagai dosen wali yang menyetujui FRS. Sedangkan tata usaha
bertugas menginputkan siapa saja mahasiswa dan dosen wali yang
bersangkutan serta memasukkan data-data mata kuliah.

Dari sisi BAAK terdapat pegawai BAAK yang bertugas

menginputkan data mahasiswa dan dosen baru.Sistem FRS Online
sendiri yang berperan sebagai penyedia antar muka yang
menghubungkan proses yang ada dalam FRS Online.

16
 Gambar 6. Resource yang digunakan dalam FRS Online

FRS Online menggunakan resource yang dibagi menjadi 4

kategori yaitu mahasiswa, dosen, karyawan dan sistem. Anggota dari
kategori mahasiswa adalah mahasiswa S2. Sedangkan anggota dari
karyawan terdiri dari tata usaha jurusan, BAAK, dan bank BTN.
Sementara anggota dari sistem adalah sistem FRS Online itu sendiri.

17
 Gambar 7. Daftar material yang digunakan dalam FRS Online

Gambar 7 menjelaskan tentang material apa saja yang

digunakan dalam FRS Online.

18
 Gambar 8. Form Rencana Studi

Proses utama dalam form rencana studi ini adalah pembayaran

SPP, registrasi,mengisi FRS yang kemudian dilanjutkan dengan dua
proses yaitu menambah kuota kelas dan perwalian.

19
 Gambar 9. Pembayaran SPP

Proses pembayaran SPP diawali dengan menyetorkan uang ke

bank BTN yang diwakili dengan proses melakukan pembayaran,
kemudian karyawan Bank BTN akan mencetak bukti pembayaran
berupa slip. Mahasiswa S2 selanjutnya menyerahkan bukti slip
pembayaran tersebut ke sekretariat pasca sarjana.

20
 Gambar 10. Proses registrasi dalam FRS Online

Proses perwalian dalam FRS Online dimulai mahasiswa masuk ke

sistem FRS Online yang kemudian sistem memberikan peringatan
bahwa mahasiswa telah membayar SPP. Kemudian pegawai BAAK
melakukan proses registrasi mahasiswa, dosen, dan mata kuliah. Pada
saat melakukan registrasi mahasiswa, pegawai BAAK juga

21
memasukkan nama dosen wali yang bertanggung jawab mengawasi
kegiatan perkuliahan mahasiswa tersebut. Setelah menunggu proses
registrasi selesai kemudian form FRS siap diisi oleh mahasiswa

Gambar 11. Proses pengisian FRS Online Awal

Proses pengisian FRS merupakan kelanjutan dari proses

registrasi. Pada proses ini mahasiswa masuk ke FRS online dengan
mekanisme login kemudian sistem akan melihat apakah mahasiswa
tersebut sudah membayar SPP. Jika mahasiswa belum bayar SPP maka
mahasiswa tersebut akan ditolak masuk ke FRS online. Jika mahasiswa
sudah membayar SPP maka mahasiswa bisa melakukan pengambilan
mata kuliah yang dilakukan dengan menambah mata kuliah yang ada
dalam daftar FRS online. Jika mahasiswa ingin menghapus mata kuliah
yang sudah dipilih maka dia akan diarahkan ke proses hapus mata
kuliah. Jika dia masih ingin menambah mata kuliah lagi maka dia
diarahkan kembali ke menu tambah mata kuliah. Apabila mahasiswa
sudah merasa cukup maka mahasiswa dapat melihat hasil FRS online

22
dan kemudian keluar dari sistem FRS online dan form FRS siap untuk
dibawa ke proses perwalian.

Gambar 12. Proses Mengisi FRS

Proses mengisi FRS diawali dengan pengecekan waktu pengisian FRS.

Kemudian mahasiswa dapat melakukan pengisian FRS awal atau
melakukan perubahan terhadap FRS yang telah diisikan sebelumnya.
23
Jika waktu pengisian FRS awal telah habis, maka mahasiswa hanya
dapat melakukan perubahan terhadap FRS nya saja. Proses
selanjutnya adalah mahasiswa melakukan perwalian dengan
menghadap ke dosen wali.

Gambar 13. Proses Perubahan FRS

Perubahan isi hasil FRS online dapat dilakukan oleh mahasiswa dengan
mengambil form perubahan FRS di bagian BAAK kemudian dilanjutkan
dengan mengisi form permintaan perubahaan FRS tersebut.

24
 Gambar 14. Membuka Halaman FRS

Gambar 14 menjelaskan mengenai proses membuka halaman

FRS online. Sistem akan memverifikasi matakuliah prasyarat yang
diambil untuk dapat melakukan FRS. Kemudian sistem akan
menampilkan halaman FRS online. Hal ini berlaku untuk mahasiswa
bukan semester 1. Jadi, untuk mahasiswa semster 1 atau mahasiswa
baru, maka sistem akan menampilkan halaman default FRS sesuai
paket jurusan yang diambil, dimana mahasiswa tidak dapat melakukan
perubahan terhadap FRS tersebut dan langsung dapat melanjutkan
proses untuk keluar dari sistem.

perwalian dalam FRS Online yang dilakukan oleh dosen wali.

Dosen wali masuk ke proses perwalian dengan melakukan login
kemudian dosen akan melakukan pengecekan form FRS yang sudah
masuk. Form FRS yang telah masuk kemudian dipertimbangkan
apakah perlu dilakukan penambahan atau pengurangan mata kuliah.
Jika tidak ada maka form FRS bisa langsung disetujui. Namun jika
dosen wali perlu melakukan penambahan atau penghapusan mata
kuliah berdasaran pertimbangan tertentu, maka dosen wali akan
masuk ke proses penambahan dan pembatalan mata kuliah yang akan
dibahas lebih lanjut dibawah ini.

25
 Gambar 15. Proses Tambah Mata Kuliah

Pada proses ini digambarkan detil proses penambahan mata

kuliah yang bisa dilakukan oleh mahasiswa dengan cara mahasiswa
memilih mata kuliah, kemudian sistem akan mengecek jumlah IPS nya
untuk mengetahui berapa jumlah sks maksimum yang bisa diambil.
Kemudian sistem akan menjumlah sks dari mata kuliah yang diambil
jika melebihi batas ketentuan sesuai IPS maka mahasiswa tidak
diijinkan menambah mata kuliah. Selain itu proses pengecekan mata
kuliah juga dilakukan dengan memeriksa apaka ada mata kuliah
prasyarat yang harus dipenuhi. Jika ada, maka sistem akan mengecek
apakah mahasiswa tersebut lulus mata kuliah prasyarat. Jika tidak
lulus mata kuliah prasyarat maka mahasiswa tidak bisa mengambil
mata kuliah tersebut. Apabila mahasiswa sudah memenuhi semua
persyartan tersebut kemudian mahasiswa akan didaftarkan oleh
sistem untuk mengambil kelas dari mata kuliah yang bersangkutan.
Pada saat itu sistem akan mengecek apakah kuota mahasiswa dalam

26
kelas tersebut masih ada. Jika masih ada kuota, maka mahasiswa
didatarkan pada kelas tersebut. Jika kuota telah habis maka
mahasiswa akan didaftarkan ke kelas yang lain. jika seorang
mahasiswa mengambil mata kuliah maka sistem secara otomatis akan
mengurangi jumlah kuota kelas.

Gambar 16. Proses Hapus Mata Kuliah

27
Gambar 17. Proses Perwalian

28
Gambar 18. Proses Penambahan Quota Kelas

29
30
 Gambar 19. Proses Tambah MK oleh Dosen Wali

Dosen wali dapat melakukan penambahan mata kuliah dengan

memilih mata kuliah yang ada dalam daftar yang ada di form FRS
online. Kemudian hasilnya akan dicek berdasarkan IPS, jumlah SKS
yang diijinkan, ketentuan mengenai kelulusan mata kuliah prasyarat
dan jumlah kuota kelas. Apabila semua persyaratan tambah mata
kuliah sudah terpenuhi maka sistem akan menambahkan mata kuliah
ke daftar mata kuliah yang dipilih mahasiswa dalam form FRS Online
dan sistem secara otomatis akan mengurangi kuota kelas dari mata
kuliah yang diambil.

31
 Gambar 20. Proses pembatalan mata kuliah oleh
dosen wali

Dosen wali dapat melakukan pembatalan mata kuliah dengan cara

menghapus mata kuliah dari datar mata kuliah yang diambil mahasiswa
pada form FRS online. Kemudian sistem akan menghilangkan mata kuliah
tersebut dari daftar FRS Online mahasiswa kemudian menambah jumlah
kuota kelas dari mata kuliah yang dibatalkan tersebut.

Setelah semua proses dijalani maka dosen wali akan menyetujui form FRS
tersebut dan proses FRS Online telah selesai dilakukan.

32
7. CONTOH HASIL SIMULASI

Gambar 21. Resource Utilization

Gambar 22. Role Utilization

33
 Gambar 23. Diagram Role Work Time

Pemakaian sumber daya yang digunakan dalam FRS Online

ditunjukkan dalam grafik pada gambar 18, 19 dan 20. Dari grafik
tersebut diketahui bahwa tingkat kesibukan masing-masing pemeran
dalam FRS Online bervariasi antara 0 sampai 2 %. Tetapi yang paling
banyak aktivitasnya adalah mahasiswa yang tingkat kesibukannya
mencapai 1.83%. waktu yang dibutuhkan oleh mahasiswa dalam
menjalankan aktivitasnya membutuhkan waktu sebesar 52menit 35
detik. hal ini bisa terjadi karena sebagian besar kegiatan FRS online
dialokasikan kepada mahasiswa pada saat proses pengisian FRS.

34
Gambar 24. Diagram Process All Path

35
 Gambar 25. Diagram Shortest Time In Path

Gambar 26. Diagram Process Longest Time Path

Gambar 27. Diagram Process Least Costly Path

36
Gambar 28. Diagram Process Most Costly Path

Gambar 29. Diagram Material Statistic

37
 Gambar 30. Diagram Resource Utilization

Gambar 31. Diagram Resources All Path

8. PERBANDINGAN HASIL PEMODELAN

38
Berdasarkan hasil pemodelan yang dilakukan dengan activity diagram
dan bpmn diperoleh perbandingan yang dapat dirangkum sebagai
berikut :

Variabel Activity Diagram BPMN

Kemudahan Lebih mudah digunakan lebih sulit digunakan
penggunaan karena hanya menampikan karena harus
alur kegiatan atau proses memahami karakter
dari awal sampai akhir proses, kebutuhan
sumber daya, alokasi
dan
memperhitungkan
peluang yang terjadi
pada masing-masing
proses
Kelengkapan Kurang lengkap karena Sangat lengkap
data hanya menampilkan aliran karena manampilkan
proses saja organisasi proses,
siapa pelakunya,
sumber daya apa
yang dipakai, aliran
material yang
berjalan dari proses
yang satu dengan
yang lain serta
mencakup aturan-
aturan yang berlaku
dalam lingkungan
proses tsb berjalan
Penerjemahan Penerjemahan activity Menggambarkan
sistem oleh diagram sering dianggap kebutuhan dasar dari
arsitek sistem sama dengan flowchart sistem informasi yang
informasi yang akhirnya berujung akan dikembangkan.
pada algoritma Sehingga sistem tsb
pemrograman dapat memenuhi
kebutuhan bisnis.
Kemampuan Tidak memiliki kemampuan Bisa disimulasikan
untuk untuk disimulasikan karena dengan cara
disimulasikan bersifat statis mengubah variable
atau proses tertentu
untuk mengetahui
respon sistem

Konsistensi data Tidak ada mekanisme Mekanisme

39
 pengecekan apakah data pengecekan data
atau material yang berupa resource dan
mengalir tsb konsisten material yang
antara proses satu dengan digunakan pada
lainnya setiap proses
sebelum proses
tersebut dapat
disimulasikan

fleksibilitas Kaku dalam penentuan Fleksibel dalam

aliran proses. Kalau tidak menentukan diagram
seperti apa yang ada di alir karena dapat
activity diagram, maka hal diubah-ubah variable
itu adalah salah dan prosesnya agar
bisa dibandingkan
mana yang lebih baik
Ukuran proses Tidak ada ukuran yang Sebuah proses
dikatakan baik jelas apakah proses yang dikatakan baik jika
digambarkan dalam dapat dibandingkan
diagram alir sudah dengan hasil proses
dikatakan baik yang lain. karena
bpmn bisa
disimulasikan maka
alasan untuk
menjustifikasi suatu
proses dikatakan baik
dapat dipertanggung
jawabkan

9. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil perbandingan kedua jenis metode pemodelan yang

digunakan untuk memetakan proses bisnis FRS Online, maka dapat
disimpulkan bahwa pemodelan dengan BPMN lebih sesuai digunakan
untuk menggambarkan proses bisnis karena pemodelan jenis ini
sangat lengkap. BPMN mampu menampilkan organisasi proses, siapa
pelakunya, sumber daya apa yang dipakai, aliran material yang
berjalan dari proses yang satu dengan yang lain serta mencakup
aturan-aturan yang berlaku dalam lingkungan proses tsb berjalan.
Selain itu, BPMN memiliki dasar matematis yang kuat sehingga dapat
digunakan untuk melakukan simulasi dengan metode what-if scenario.

40
Dengan cara inilah BPMN dapat digunakan untuk membantu pihak
manajemen ITS dalam memperbaiki proses bisnisnya.

41