Fungsi Surat
1.Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada
pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah,
melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat
balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari
satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).
Bentuk Surat
1.Bentuk Setengah Lurus
Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di
ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan
menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada margin
yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
2.Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya
terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan
NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>
4.Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di
bawah tanggal surat.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>
Bagian-bagian surat
1.Kepala Surat/Kop Surat
2.Nomor Surat
3.Tanggal Surat
4.Lampiran Surat
5.Hal atau Perihal
6.Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
7.Salam Pembuka
8.Isi Surat : – Alenia Pembuka
-Alenia Isi
-Alenia Penutup
9.Salam Penutup
10.Pengirim Surat
11.Tembusan Surat
12.Inisial
BAHASA SURAT
Kata Baku
Februari, formal, pertanggungjawaban, November, persen, pikir.
D.UNGKAPAN IDEOMATIK
Unsur-Unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur-unsur itu
tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan.
Yang termasuk Ungkapan idiomatik antara lain:
sesuai dengan
bertemu dengan
terbuat dari
luput dari
Proses dalam recruitment bisa dimulai dari analisis kebutuhan tenaga kerja, pencarian
sumber tenaga kerja, seleksi administratif, seleksi kemampuan , psikotes, masa
percobaan , dan akhirnya calon pekerja diterima. Proses analisis pegawai bukan
merupakan permasalahan kita, proses yang harus kita pahami adalah mulai dari
sumber mana tenaga kerja dicari sampai pada penerimaan. Dalam makalah ini hanya
membahas mengenai sumber tenaga kerja dan seleksi administrasi. Proses selain itu
dapat Anda pelajari pada mata kuliah Manajemen Personalia
Kita kembali kepada sumber lamaran, secara garis besar sumber lamaran
pekerjaan didapat dari :
a.Sumber lowongan pekerjaan tanpa sumber tertentu
Lowongan tanpa sumber tertentu, mempunyai peluang yang kecil dibandingkan
dengan sumber yang lain. Walalupun kecil, tetapi peluang tetap ada, karena itu cara
coba–coba layak dijalankan, terutama bila lokasi perusahaan dekat tempat tinggal
Anda. Bila Anda melihat ada perusahaan yang baru buka, cobalah untuk membuat
lamaran, siapa tahu perusahaan tersebut membutuhkan tenaga dengan spesifikasi yang
Anda punyai. Seringkali perusahaan mengambil kebijaksanaan dengan mengambil
karyawan di lingkungannya dengan tujuan untuk menjalin hubungan baik dengan
lingkungannya dan perhitungan karyawan dekat sehingga kemungkinan terlambat
sedikit serta menghemat uang transportasi.
d.Riwayat pendidikan,
Riwayat pendidikan ditulis dari pendidikan yang paling rendah menuju pendidikan
tertinggi atau sebaliknya. Cantumkan tahun mulai masuk sampai selesai. Selisih
antara tahun menunjukkan berapa lama pelamar menyelesaikan suatu jenjang
pendidikan.
e.Riwayat pekerjaan ( bila ada )
Sama dengan riwayat pendidikan, bila Anda pernah bekerja sebelumnya, cantumkan
riwayat pekerjaan Anda dari terlama sampai terbaru atau sebaliknya. Cantumkan pula
alasan mengapa berhenti. Ingat, semakin banyak pengalaman bukan berarti catatan
pegawai semakin bagus, bahkan mungkin sebnaliknya karena selalu berganti–ganti
pekerjaan dalam waktu relatif singkat menunjukkan seorang pelamar bersifat
pembosan .
Poin d, e, f, dan g pada uraian di atas biasanya dicantumkan dalam daftar riwayat
hidup ( curriculum vitae ). Ada dua penulisan dalam daftar riwayat hidup pada seluruh
lamaran. Cara pertama adalah dengan mencantumkan bersama surat lamaran,
sementara cara kedua adalah dengan mencantumkan dalam lembar tersendiri.
Pencantuman tersendiri biasanya lebih dipilih karena pihak penyeleksi seringkali
hanya melihat daftar riwayat hidup karena lebih ringkas. Secara aturan memang tidak
benar, tetapi dalam praktek sering dilakukan karena dalam daftar riwayat hiduplah
digambarkan kemampuan pelamar secara lengkap.
Contoh Kasus :
Di Harian Kompas, edisi 15 Juni 2009 tercantum iklan lowongan pekerjaan :
Dicari seorang staf personalia, umur 20 – 25 tahun, energik, mampu bekerja dengan
tim. Pendidikan serendah–rendahnya DIII, menguasai komputer, dan bahasa Inggris
minimum pasif, dan menguasai peraturan ketenagakerjaan. Kemampuan berbahasa
Jepang diutamakan. Bersedia ditempatkan di Jakarta, Lampung, dan Batam.
Alamatkan surat lamaran Anda ke P O BOX 3577, Jakarta 12560 selambat–lambatnya
dua minggu setelah iklan ini. Cantumkan kode SP di pojok kiri lamaran.
4.Merupakan nilai positif bila pelamar mencantumkan pilihan lokasi dari berbagai
alternatif yang ada beserta alasannya. Penulisan alasan dengan maksud memberikan
nilai positif.
A.Riwayat Pendidikan :
1997 – 1999 Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi ( LP3I ), Jakarta.
Jurusan Senior Office Management.
1993 – 1996 SMA Negeri 81, Jakarta Timur, Jurusan Ilmu Pengetahuan Sosial.
1990 – 1993 SMP Negeri 222, Ceger, Jakarta Timur.
1984 – 1990 SD Negeri 34 Petang, Lubang Buaya, Jakarta Timur.
B.Pengalaman Kerja :
1996 – 1997 Bekerja Sebagai Staf Administrasi Personalia PT. kencanaWungu, Jln.
A. Yani No. 15, Bekasi, Telp 889-4577, berhenti karena ingin melanjutkan studi.
C.Pengalaman Berorganisasi :
1994 – 1995 Ketua OSIS di SMA Negeri 81, Jakarta
D.Catatan Lain :
1. Referensi Bapak Nico Hermanto, Manajer Personalia PT Kencana Wungu, Jln. A.
Yani No.15, Bekasi, Telp 889-4577.
2. Melihat pilihan tempat yang Bapak / Ibu berikan, saya bersedia ditempatkan di
pilihan tempat yang Bapak/Ibu berikan, tetapi bila diperkenankan memilih, saya
memilih di Batam karena banyak famili bekerja di sana.
Demikian Daftar Riwayat Hidup ini saya buat dengan sebenarnya, agar dapat
dipergunakan sebagaimana mestinya.
Zuldin Fitrianto
Contoh surat lamaran pekerjaan yang bersumber dari informasi teman, saudara
atau relasi :
Dengan hormat,
Berdasarkan inforamsi yang saya terima dari salah seorang teman, bahwa di Grand
Hyatt Hotel sedang membutuhkan beberapa tenaga kerja untuk beberapa bagian. Oleh
karena itu saya sangat tertarik dan bermaksud mengajukan permohoan kerja sebagai
Junior Secretary.
Sebagai bahan informasi Bapak, bahwa saya telah menguasai bahasa Inggris, baik
oral maupun written dan menguasai satu bahasa asing lainnya yakni bahasa Spanyol
dan menguasai pengoperasian komputer Windows 2007, excel dan power point serta
pernah magang kerja selama 6 ( enam ) bulan di Nusa Dua Beach sebagai junior
secretary.
Bersama surat permohonan kerja ini, saya lampirkan berkas–berkas yang bersesuaian
dengan posisi yang saya lamar sebagai bahan pertimbangan Bapak.
Saya sangat mengharap kabar baik selanjutnya dari perusahaan Bapak dan bila perlu
saya siap untuk ditest dan diwawancara, terima kasih.
Hormat saya,
15 Juni 2009
Dengan hormat,
Berdasrkan iklan yang Bapak / Ibu pasang di Harian Kompas, edisi 15 Juni 2009.
perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin membutuhkan tenaga staf personalia.
Sehubungan dengan hal tersebut, bila persyaratan yang Bapak / Ibu syaratkan dapat
saya penuhi, saya bermaksud mengisi lowongan pekerjaan tersebut.
Bersama surat ini saya lampirkan Daftar Riwayat Hidup dan berkas–berkas lain yang
mungkin dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan Bapak / Ibu dalam mengambil
keputusan. Besar harapan saya untuk dapat bekerja di perusahaan yang Bapak / Ibu
pimpin, dan atas perhatian yang Bapak / Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Zuldin Fitrianto
Lampiran : 1 (satu)
Perihal : Undangan
Yth
SDN I Kebumen
Dengan hormat
Untuk meningkatkan pengetahuan siswa dalam bidang pertanian dan pelajaran IPA,
kami bermaksud mengadakan kegiatan wisata ilmiah. Kegiatan tersebut merupakan
kunjungan ke laboratorium IPB. Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada
Dengan undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian bapak ibu, kami ucapkan
terima kasih.
Kepala Sekolah
SDN 1 Kebumen
Ttd