MANAJEMEN

LINGKUP PROYEK
1
 Tujuan Pembelajaran
◦ Memahami elemen-elemen yang membuat manajemen lingkup baik adalah sesuatu yang
penting
◦ Menjelaskan proses perencanaan dan cakupan lingkup
◦ Menjelaskan proses pengembangan pernyataan lingkup proyek menggunakan project charter
dan pernyataan lingkup awal
◦ Proses definisi lingkup dan usaha-usaha yang diperlukan dalam membuat WBS
menggunakan analogi, pendekatan top-down, bottom-up, dan mind-mapping
◦ Menjelaskan pentingnya verifikasi lingkup dan bagaimana hubungannya dengan definisi
lingkup dan pengendalian lingkup
◦ Memahami pentingnya pengendalian lingkup dan pendekatan untuk mencegah scope-related
problems dalam proyek IT
◦ Menggambarkan bagaimana perangkat lunak dapat membantu dalam manajemen lingkup
proyek 2
Manajemen Lingkup Proyek

◦ Lingkup terkait dengan semua pekerjaan dan proses-proses yang harus

dilakukan untuk mewujudkan suatu produk dalam suatu proyek
◦ Deliverable adala produk yang dihasilkan yang merupakan bagian dari
proyek seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen
perencanaan, atau hasil rapat/pertemuan
◦ Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang harus
dilakukan dalam mendefinisikan dan mengendalikan apakah pekerjaan
itu merupakan bagian proyek ataukah tidak

3
Proses Manajemen Lingkup Proyek

◦ Perencanaan lingkup: mendefiniskan bagaimana lingkup akan didefinisikan, diverifikasi,

dan dikendalikan
◦ Definisi lingkup: Melihat kembali project charter dan pernyataan lingkup awal dan
menambahkan lebih banyak informasi sesuai kebutuhan dan perubahan yang telah
disetujui
◦ Membuat WBS: Membagi deliverables proyek yang besar menjadi deliverables yang lebih
kecil (komponen-komponen yang lebih mudah dikelola)
◦ Verifikasi lingkup: Formalisasi lingkup proyek yang telah diterima
◦ Pengendalian lingkup: Mengendalikan perubahan pada lingkup proyek

4
Perencanaan Lingkup dan Rencana Manajemen Lingkup

◦ Rencana Manajemen Proyek adalah sebuah dokumen yang terdiri atas deskripsi tentang
bagaimana tim akan mempersiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat WBS,
memverifikasi kelengkapan deliverables proyek, dan mengendalikan permintaan perubahan
pada lingkup proyek

◦ Input pokoknya adalah :

◦ Project charter
◦ Pernyataan lingkup awal
◦ Rencana manajemen proyek

5
Contoh Project Charter
Nama Proyek: Proyek Upgrade IT
Tanggal Mulai Proyek: 4 Maret 2017 Tanggal Selesai Proyek: 4 Desember 2017
Manajer Proyek: Kim Nguyen, 691-2784
Tujuan Proyek: Melakukan upgrade hardware dan software untuk semua pegawai (2000) dalam sembilan bulan berdasar pada
standar baru perusahaan. Lihat lembar terlampir untuk standar baru perusahaan. Upgrade kemungkinan akan mempengaruhi server
sebagaimana hardware dan software jaringan. Anggaran yang disediakan $ 1.000.000 untuk hardware dan software serta $ 500.000
untuk tenaga kerja.
Pendekatan:
§Upadaate basis data inventaris IT untuk menentukan kebutuhan untuk upgrade
§Membuat rincian perkiraan biaya untuk proyek dan melaporkannya ke CEO
§Membeli hardware dan software sesuai kebutuhan
§Menggunakan semaksimal mungkin staf internal untuk perencanaan, analisis, dan instalasi
Jabatan dan Tanggung Jawab

Nama Jabatan Tanggung Jawab

Walter Schmidt CEO Sponsor proyek, pemantau proyek

Mike Zwack CEO Sponsor proyek, pemantau proyek
Kim Nguyen Manajer Proyek Pemantau proyek, menyediakan staf
Jeff Johnson Direktur Operasi IT Mentoring Manajer Proyek
Nancy Reynolds Wakil Kepala HR Menyediakan staf, mengumumkan hal-hal terkait proyek
pada seluruh karyawan
Steve McCann Direktur Pengadaan Membantu dalam hal pengadaan hardware dan software 6
Definisi Lingkup dan Pernyataan Lingkup Proyek

◦ Dasar pembuatan pernyataan lingkup proyek:

◦ Pernyataan lingkup awal
◦ Aset-aset proses oranganisasional
◦ Permintaan perubahan yang disetujui

◦ Sejalan perjalanan waktu, maka lingkup proyek harus semakin jelas dan
semakin spesifik

7
Definisi Lingkup Proyek Lebih Lanjut

Project Charter:
Upgrade kemungkinan mempengaruhi server
Pernyataan Lingkup Awal:
Server: Jika dibutuhkan server tambahan untuk mendukung proyek ini, maka server tersebut
harus compatible dengan server yang sudah ada. Jika lebih ekonomis untuk meningkatkan server
yang telah ada, deskripsi rinci mengenai peningkatan tersebut harus disampaikan ke CEO untuk
mendapatkan persetujuan. Spesifikasi server yang telah ada terlampir. CEO harus sudah
menyetujui rencana detail tentang server beserta lokasinya setidaknya dua minggu sebelum
instalasi
Pernyataan Lingkup Proyek, Versi 1:
Server: Proyek ini memerlukan pembelian 10 server baru untuk mendukung fungsi web, jaringan, basis
data, aplikasi, dan printing. Untuk setiap tipe server akan diadakan sebanyak 2 buah. Deskripsi rinci untuk
server diberikan dalam bentuk brosur produk dalam apendiks 8 berikut rencana penempatan server-
server tersebut
8
Membuat WBS

◦ WBS merupakan pengelompokan pekerjaan berorientasi deliverable yang terlibat dalam

suatu proyek yang menentukan lingkup keseluruhan proyek

◦ WBS merupakan dokumen mendasar yang menyediakan dasar-dasar untuk perencanaan

dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan-perubahan

◦ Dekomposisi adalah proses memecah deliverables proyek mjd bagian-bagian yang lebih
kecil

9
WBS Intranet : dioranganisasi berdasar produk

10
WBS Intranet : dioranganisasi berdasar fase

11
WBS Intranet : Bentuk Tabular (Tabulasi)

12
WBS dan Gantt Chart Intranet

13
Gantt Chart Intranet: Proses Manajemen Proyek

14
Pendekatan dalam Pembuatan WBS

◦ Guidelines: Panduan untuk membuat/mempersiapkan WBS

◦ Pendekatan analogi: Melihat WBS proyek yang sejenis dan menyesuaikannya dengan
proyek yang ditangani
◦ Pendekatan top-down: Mulai dari item terbesar dalam proyek dan memecahnya mjd
item-item yang lebih kecil
◦ Pendekatan bottom-up: Mulai dengan pekerjaan-pekerjaan yang khusus kemudian
menggabungkannya menjadi yang lebih umum
◦ Pendekatan mind-mapping: Menuliskan pekerjaan-pekerjaan dalam format non linear
bercabang dan kemudian membuat struktur WBS-nya

15
Contoh Pendekatan Mind-Mapping

16
Hasil WBS dalam Bentuk Chart

17
Kamus WBS dan Baseline Lingkup

◦ Banyak pekerjaan dalam WBS yang harus dijelaskan secara rinci sehingga orang
tahu apa yang harus dilakukan dan dapat memperkirakan berapa lama waktu dan
biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

◦ Kamus WBS merupakan dokumen yang menjelaskan secara rinci mengenai setiap
item dalam WBS

◦ Pernyataan lingkup proyek dan WBS yang telah disetujui membentuk apa yang
disebut baseline lingkup yang digunakan untuk mengukur kinerja untuk mencapai
tujuan-tujuan lingkup proyek
18
Membuat WBS dan Kamus WBS
◦ Sebuah pekerjaan hanya boleh muncul pada satu tempat dalam WBS
◦ Pekerjaan yang tercakup dalam sebuah item WBS adalah jumlahan item-item WBS di
bawahnya
◦ Sebuah item WBS merupakan tanggung jawab satu orang individu meskipun beberapa
orang yang mengerjakannya
◦ WBS harus konsisten dengan cara aktual pekerjaan tersebut dikerjakan
◦ Anggota tim proyek harus terlibat dalam pembuatan WBS sehingga menjamin
konsistensi pelaksanaannya
◦ Setiap item WBS harus didokumentasikan dalam kamus WBS untuk menjamin
pengertian yang akurat tentang lingkup pekerjaan
◦ WBS harus fleksibel sehingga dapat mengakomodasi perubahan
19
Verifikasi Lingkup

◦ Membuat pernyataan lingkup yang baik untuk sebuah proyek merupakan hal yang cukup
sulit
◦ Yang lebih sulit lagi adalah melakukan verifikasi lingkup proyek dan meminimalkan
perubahan lingkup
◦ Banyak proyek IT mengalami “scope creep” atau “poor scope”
◦ FoxMeyer drug bangkrut setelah terjadi “scope creep” pada proyek “robotic
warehouse”
◦ Enginner dari Grumman menyebutnya sistem “Naziware” dan menolak untuk
menggunakannya
◦ 21st Century Insurance Group membuang banyak waktu dan uang untuk proyek yang
sebenarnya bisa menggunakan komponen-komponen off-the-shelf
20
Pengendalian Lingkup

◦ Pengendalian lingkup mencakup pengendalian perubahan-perubahan pada lingkup

proyek
◦ Tujuan pengendalian lingkup:
◦ Mengendalikan faktor-faktor yang dapat menyebabkan perubahan lingkup
◦ Memastikan perubahan-perubahan yang harus dilakukan diproses menurut prosedur
yang telah dibuat sebagai bagian dari pengendalian perubahan terintegrasi
◦ Mengatur perubahan jika hal tersebut memang terjadi
◦ Varians adalah perbedaan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja aktualnya

21
Input dari User

Supaya input dari user sifatnya membangun:

◦ Proses seleksi proyek harus baik dan usahakan sponsor dari organisasi pemakai (user)
◦ Tempatkan user pada tim proyek dengan peran yang penting
◦ Adakan pertemuan reguler dengan agenda yang telah tertentu dan pastikan user
menandatangani deliverables pokok yang dipresentasikan dalam pertemuan
◦ Sampaikan sesuatu kepada user dan sponsor secara reguler
◦ Jangan menjanjikan untuk menyampaikan sesuatu jika tidak bisa
◦ Tempatkan user dan developer pada tempat yang sama

22
Lintang Yuniar Banowosari
Universitas Gunadarma
23