ADMINISTRASI UMUM KELAS 10

ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Secara umum Pengertian Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan,
penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya
seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer
kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara
luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas
adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan
struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi
perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam
pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran
perkembangan organisasi.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari
kegiatan kantor dan saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah
sebagai berikut...

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas
tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya
kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut..

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan
peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan
perkantoran terdiri dari

1). Perencanaan gedung

2). Tata ruang kantor

3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi

5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6). Anggaran (budgetting) perkantoran

7). Standar kualitas kerja

8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi

dengan fungsi-fungsi meliputi

Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan

Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan

Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan
karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang
telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan
perkantoran adalah sebagai berikut.

Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi
kesulitan dalam pekerjaan

Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan
bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar.

Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang

mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai.
Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

Penggunaan peralatan dan perabot kantor

Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

Kualitas pekerjaan kantor

Pelayanan kantor

Waktu

Biaya perkantoran

2. Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran

Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat
kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat
dengan prasarana seperti:

a. Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..

Keamanan

Lingkungan

Harga

b. Gedung

Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut..

Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

Gedung memiliki fasilitas yang memadai

Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.

c. Peralatan

Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..

1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari
besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor.

2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan
habis pakai lainnya.

d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,
misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan
prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata

usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja
sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri
administrasi perkantoran...

a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk
kegiatan organisasi.

b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan
dilaksankan disetiap organisasi.

c. Hasil akhirnya berupa informasi

Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan
pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain;
pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.

d. Bersifat memudahkan

Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap
perusahaan dipersatukan.

e. Bersifat pengetikan dan penghitungan

Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik

f. Dilakukan oleh semua pihak

Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap
bagian perusahaan.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur

antara lain sebagai berikut...

Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara
para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.

Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing,

menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan
yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik.

Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang
kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan
bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal.

Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan
menyimpan berbagai informasi.

Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja

Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang
dipertanggungjawaban penggunaan dana.

Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan
kerja.

Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat
terhadap sekitar perusahaan.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor

yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran
adalah sebagai berikut...

a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala
informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.

b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud
tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk
yang lebih berguna

d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.

e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya
terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.

f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu
tempat yang aman.

TATA KELOLA KANTOR

A. PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout
saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang
tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

· Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang
tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

· Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of
furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

TUJUAN

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan
lainnya.

6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.

8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.

9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan,
diantaranya:

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.

4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

5. Pengawasan mudah dilaksanakan.

6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:

1. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.

2. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

3. Pengawasan dapat dipermudah.

4. Hubungan dapat dipercaya.

5. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.

6. Jalannya pekerjaan lebih lancar.

7. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

B. ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

1. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Azas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya
harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas
tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak
antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar
meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain,
bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih
cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah
runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang
kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat
ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata
ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

2. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan
secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.

c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan
penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.

d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.

e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada
sumber cahaya.

g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.

h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya
dijauhkan dari satuan lainnya.

i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah
terjangkau oleh petugas.

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

I. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-
bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

§ Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

§ Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

§ Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

§ Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para
karyawan.

Kelemahannya:

§ Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

§ Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

§ Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan
sulit merubah ruangan.

§ Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses
penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
II. Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak
menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga
semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:

§ Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

§ Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

§ Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir
meninggalkan tempat kerja.

§ Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

§ Mudah merubah ruangan.

§ Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.

§ Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan
terbatas.

Kelemahannya:

§ Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

§ Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

§ Pekerja akan kehilangan kepribadian.

§ Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.

§ Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang
membutuhkan ketenangan.

§ Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
§ Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

§ kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

D. LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi.
Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila
kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat
bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:

- Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.

- Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.

- Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.

- Udara yang bersih dan segar.

- Ongkos pemeliharaan yang rendah.

- Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

E. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

1. Perencanaan Cahaya

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

b. Kualitas pekerjaan lebih baik.

c. Kesalahan-kesalahan berkurang.

d. Semangat kerja pegawai lebih baik.

e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:

a. Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

b. Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.

c. Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

d. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.

e. Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:

a. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja.
Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam
melaksanakan suatu pekerjaan.

b. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk
merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan
melenyapkan perasaan tertekan.

c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan
keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan
darah.

Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang
datang, diantaranya:

a. Kepercayaan terhadap kantor

b. Efisiensi atau produktifitas

c. Moral

3.Perencanaan Udara

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:

a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin

b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi

c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik

d. Semangat kerja yang lebih tinggi

e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

4.Perencanaan Suara

Dengan suara gaduh berakibat pada:

a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai

b. Kesulitan mengadakan konsentrasi

c. Kesalahan yang lebih banyak

d. Kelelahan yang bertambah

e. Semangat kerja pegawai berkurang

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya
diperhatikan hal berikut:

a. Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara

b. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis

c. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat

d. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak
meneruskan suara.

F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek

2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer

3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien

4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik

5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.

6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.

2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.

3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada
teknik penataan meja kerja.

4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya
masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang
baik.

TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTOR

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif
lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja.
Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif
banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi
prinsip tata ruang kantor yang baik.

Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau
dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.

2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa
baris.

3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu
lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.

4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara
satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.

5. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah
dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.

6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka
ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
7. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan
pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang,
demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.

8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada
tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang
tinggi

9. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan
perlengkapan kerjanya

10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau
tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.

11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat
dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan
penyangga

12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi
ditempatkan pada kamar tersendiri

13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat
ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi
pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik
baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963
telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan
persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.

Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

a. Kebersihan

Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.

c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)

d. Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja

e. Penerangan Cahaya

Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan
dirawat dengan seharusnya

f. Fasilitas kesehatan

Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya

g. Fasilitas Cuci

Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan
untuk secukupnya.

h. Air minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan
khusus

i. Tempat pakaian

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas
sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah

j. Tempat duduk

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu

k. Lantai, gang , dan tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan
bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

l. Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup
terlatih

m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat
mendatangkan kecelakaan

n. Pertolongan pertama

Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang
pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu

o. Penjagaan kebakaran

Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara
memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran

p. Pemberitahuan kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus
dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

H. MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:

a) Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.

b) Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.

c) Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.

d) Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.

e) Penerangan atau pencahayaan yang baik.

f) Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.

g) Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan