Anda di halaman 1dari 43

ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OVERVIEW

AND
OVERVIEW OF BUSSINESS PROCESS
MATA KULIAH TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MANAJEMEN DAN AKUNTANSI
DOSEN : Dr. NASRIZAL, SE, M. Si, Ak, CA

DISUSUN OLEH:
KELOMPOK 1
1. RIRI RAHAYU (NIM 2110247005)
2. ANTO (NIM 2110246872)
3. JUSNALA YANTI (NIM 2110246889)
4. MAZIYAH (NIM 2110246786)
5. DEA RESA WANA (NIM 2110247007)
6. TRI SETYA HADISTI (NIM 2110246990)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS


PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS RIAU
2021/2022
i
DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.................................................................................................. i
BAB I PENDAHULUAN............................................................................ 1
1.1 Latar Belakang........................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah..................................................................... 2
1.3 Tujuan Pembelajaran.................................................................. 2
BAB II ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OVERVIEW........... 3
2.1 Kebutuhan Informasi dan Proses Bisnis................................... 3
2.2 Sistem Informasi Akuntansi...................................................... 8
2.3 Kasus Persaingan Walmart VS Tesco....................................... 16
BAB III OVERVIEW OF BUSSINES PROCESS........................................ 20
6.1 Pemprosesan Transaksi : Siklus Pengolahan Data.................... 20
6.2 Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)............................ 30
6.3 Kasus Bar Harbor Blueberry Farm........................................... 34
BAB IV PENUTUP........................................................................................ 38
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................... 39

ii
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Pemanfaatan teknologi informasi memiliki manfaat yang luar biasa besar,
terutama bagi perusahaan. Dengan menggunakan teknologi informasi, perusahaan
dapat menyediakan, mengelola, dan melaporkan keuangan dengan mudah, cepat,
dan akurat. Kabar baiknya, teknologi juga sudah menjalar ke ranah akuntansi.
Seperti yang kita ketahui, pekerjaan yang berhubungan dengan ilmu akuntansi
memang sangat menuntut kecermatan dan keakuratan dalam pengerjaannya. Hal
inilah yang mendasari lahirnya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang banyak
diterapkan pada perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi atau disingkat SIA sangat dibutuhkan oleh
perusahaan yang beroperasi pada bidang apapun. Mulyadi (2001) mendefinisikan
SIA sebagai aktivitas dalam pengaturan formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen, guna mempermudah pengelolaan perusahaan.
Dengan adanya SIA, perusahaan bisa melakukan semua kegiatannya dengan
lebih efektif dan efisien. Selain itu output dari SIA juga dapat di
pertanggungjawabkan dalam pengambilan sebuah keputusan. Dapat dibayangkan
jika SIA dalam perusahaan tidak berjalan dengan baik, maka semua akan terhambat
termasuk kegiatan bisnis perusahaan menjadi berhenti. Tidak hanya itu, dalam
menjalankan perusahaan kita juga perlu melakukan administrasi keuangan yang
baik, SIA di kombinasikan dengan administrasi keuangan yang baik pastinya akan
menciptakan hasil yang lebih baik.

1
1.2 Rumusan Masalah
Makalah ini menyajikan teori pengantar atas Sistem Informasi Akuntansi yang
dimulai dari pembahasan tinjauan menyeluruh atas Sistem Informasi Akuntansi
sampai pembahasan Pemrosesan Transaksi dan Sistem Enterprise Resource
Planning (ERP). Pada setiap bagian juga disajikan kasus-kasus yang relevan beserta
pembahasan/penyelesaian kasus dimaksud.

1.3 Tujuan Pembelajaran


Beberapa tujuan yang ingin dicapai terhadap penyajian makalah ini ialah
sebagai berikut :
a. Menjelaskan kebutuhan akan informasi serta proses bisnis yang ada pada
perusahaan;
b. Membahas tinjauan menyeluruh atas Sistem Informasi Akuntansi;
c. Menjelaskan bagaimana Pemprosesan Transaksi : Siklus Pengolahan Data;
d. Membahas Sistem Enterprise Resource Planning (ERP).

2
BAB II
ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OVERVIEW

2.1 Kebutuhan Informasi dan Proses Bisnis


2.1.1 Kebutuhan Informasi
Informasi (information) adalah data yang telah dikelola dan diproses
untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan.
Sebagaimana perannya, pengguna membuat keputusan yang lebih baik
sebagai kuantitas dan kualitas dari peningkatan informasi.
Meskipun demikian, ada batasan jumlah informasi yang dapat diserap
dan diproses otak manusia. Kelebihan informasi (information overload)
terjadi ketika batasan tersebut terlewati, mengakibatkan penurunan kualitas
dalam pengambilan keputusan dan meningkatkan biaya penyediaan
informasi. Perancang sistem informasi menggunakan teknologi informasi
(TI— information technology) untuk membantu pengambil keputusan
menyaring dan meringkas informasi secara efektif. Contohnya, Walmart
memiliki lebih dari 500 terabyte (triliunan byte) data dalam penyimpanan
datanya. Ini sama dengan 2.000 mil rak buku, atau sekitar 100 juta foto
digital. Walmart telah berinvestasi banyak pada TI, sehingga dapat
mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan mengelola data secara
efektif untuk memberikan informasi yang berguna.
Nilai informasi (value of information) adalah keuntungan yang
dihasilkan oleh informasi dikurangi dengan biaya untuk memproduksinya.
Keuntungan informasi meliputi berkurangnya ketidakpastian, peningkatan
pengambilan keputusan, dan meningkatkan kemampuan untuk
merencanakan dan menjadwalkan aktivitas. Biaya ini mencakup waktu dan
sumber daya yang dihabiskan untuk menghasilkan dan mendistribusikan
informasi. Biaya informasi dan keuntungan menjadi sulit untuk diukur, dan
sulit untuk ditentukan nilai informasinya sebelum dilakukan proses produksi
3
dan pemanfaatan. Nilai informasi yang diharapkan sebaiknya dihitung secara
efektif sehingga biaya untuk mendapatkan informasi tersebut tidak melebihi
keuntungannya.
Tabel 1-1 menyajikan tujuh karakteristik yang membuat informasi
berguna dan berarti.

2.1.2 Proses Bisnis


Semua organisasi membutuhkan informasi untuk membuat keputusan
yang efektif. Selain itu, semua organisasi memiliki proses bisnis tertentu
yang terus-menerus saling terlibat. Proses bisnis (business process) adalah
serangkaian aktivitas dan tugas yang saling terkait, terkoordinasi, dan
terstruktur yang dilakukan oleh orang, komputer, atau mesin yang dapat
membantu mencapai tujuan tertentu suatu organisasi.
Untuk membuat keputusan yang efektif, organisasi harus menentukan
keputusan apa yang perlu mereka buat, informasi apa yang mereka perlukan
untuk membuat keputusan, dan cara mengumpulkan dan mengolah data yang
diperlukan untuk menghasilkan informasi. Pengumpulan dan pengolahan
data ini sering kali melekat pada proses bisnis dasar dalam organisasi.
Proses bisnis disusun menjadi kelompok-kelompok transaksi yang
berkaitan. Transaksi (transaction) adalah perjanjian antara dua entitas

4
untuk melakukan pertukaran barang atau jasa atau kejadian lain yang dapat
diukur dari segi ekonomi oleh organisasi. Contohnya meliputi aktivitas
menjual barang kepada pelanggan, membeli persediaan dari pemasok, dan
membayar karyawan. Proses yang dimulai dengan menangkap data transaksi
dan diakhiri dengan output yang penuh informasi, seperti laporan keuangan,
disebut dengan pemrosesan transaksi (transaction processing).
Banyak aktivitas bisnis merupakan pasangan kejadian yang terlibat
dalam pertukaran memberi-mendapatkan (give-get exchange). Sebagian
besar organisasi saling terikat dalam sejumlah kecil pertukaran memberi-
mendapatkan, tetapi setiap jenis pertukaran dapat terjadi berkali-kali.
Pertukaran ini dapat dikelompokkan ke dalam lima siklus proses bisnis atau
siklus transaksi (business processes or transaction cycle):
a. Siklus pendapatan (revenue cycle), di mana barang dan jasa dijual
untuk mendapatkan uang tunai atau janji untuk menerima uang tunai di
masa depan;
b. Siklus pengeluaran (expenditure cycle), di mana perusahaan membeli
persediaan untuk dijual kembali atau bahan baku untuk digunakan
dalam memproduksi barang sebagai pertukaran uang tunai atau janji
untuk membayar uang tunai di masa depan;dan
c. Siklus produksi atau konversi (production or conversion cycle), di
mana bahan baku ditransformasikan menjadi barang jadi.
d. Siklus sumber daya manusia/penggajian (human resources/payroll
cycle), di mana karyawan dipekerjakan, dilatih, diberi kompensasi,
dievaluasi, dipromosikan, dan diberhentikan.
e. Siklus pembiayaan (financing cycle), di mana perusahaan menjual
sahamnya kepada investor dan meminjam uang, kemudian investor akan
dibayar dengan dividen dan bunga yang dibayar atas pinjamannya
tersebut.

5
Siklus-siklus ini sering kali memproses beberapa transaksi yang
berkaitan. Contohnya, sebagian besar transaksi siklus pendapatan merupakan
proses menjual barang dan jasa kepada pelanggan atau melakukan penagihan
kas atas penjualan tersebut. Gambar 1-1 berikut ini menunjukkan siklus
transaksi utama dan pertukaran memberi-mendapatkan yang melekat pada
setiap siklus.
Gambar 1-1 SIA dan Subsistemnya

6
Tabel 1-2 berikut merupakan daftar beberapa aktivitas utama dalam
setiap siklus transaksi.
Tabel 1-2 Aktivitas Siklus Umum

7
Perhatikan bahwa aktivitas terakhir yang terdaftar dalam Tabel 1-
2 untuk setiap siklus transaksi adalah “Mengirim informasi yang sesuai
untuk siklus lainnya.” Gambar 1-1 menunjukkan bagaimana berbagai siklus
transaksi ini berkaitan satu sama lain dan terhubung dengan sistem buku
besar dan pelaporan (general ledger and reporting system), yang
digunakan untuk menghasilkan informasi bagi manajemen dan pihak
eksternal.
Dalam beberapa paket perangkat lunak akuntansi, berbagai siklus
transaksi diimplementasikan sebagai modul yang terpisah. Setiap organisasi
tidak perlu untuk mengimplementasikan setiap modul. Lebih lanjut lagi,
beberapa organisasi memiliki kebutuhan yang unik. Institusi keuangan,
contohnya, memiliki siklus giro dan angsuran pinjaman yang terkait dengan
transaksi yang melibatkan rekening nasabah dan pinjaman. Selain itu, sifat
siklus transaksi tertentu berbeda antarjenis organisasi. Contohnya, siklus
pengeluaran perusahaan jasa, seperti akuntan publik atau biro hukum,
biasanya tidak melibatkan pemrosesan transaksi terkait dengan pembelian,
penerimaan, dan pembayaran barang yang akan dijual kembali ke pelanggan.
Setiap siklus transaksi dapat mencakup berbagai proses atau aktivitas bisnis
yang berbeda. Setiap proses bisnis dapat menjadi relatif sederhana atau
cukup kompleks.

2.2 Sistem Informasi Akuntansi


Sering dikatakan bahwa akuntansi adalah bahasa dunia bisnis. Jika ini
masalahnya, maka sistem informasi akuntansi (SIA-accounting information system)
adalah kecerdasan—alat penyedia informasi—dari bahasa tersebut. Definisi
akuntansi menurut Financial Accounting Standards Board (FASB) (2017)
merupakan kegiatan jasa yang berfungsi menyediakan suatu informasi kuantitatif
yang kemudian digunakan untuk pengambilan keputusan ekonomi. Akuntansi
menurut Sumarsan (2017:1) adalah suatu seni untuk mengumpulkan,
8
mengidentifikasi, mengklasifikasikan, mencatat transaksi, serta kejadian yang
berhubungan dengan keuangan, sehingga dapat menghasilkan informasi keuangan
atau suatu laporan keuangan yang dapat digunakan oleh pihak-pihak yang
berkepentingan. Berdasarkan definisi tersebut, akuntansi adalah sistem informasi
karena SIA mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses akuntansi dan
data lain untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan.
SIA dapat menjadi sistem manual dengan penggunaan pensil dan kertas, atau
menjadi sistem kompleks yang menggunakan TI terbaru, atau sesuatu di antara
keduanya. Terlepas dari pendekatan yang diambil, prosesnya adalah sama. SIA
harus mengumpulkan, memasukkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan
data dan informasi. Kertas dan pensil atau perangkat keras dan perangkat lunak
komputer adalah alat yang digunakan untuk menghasilkan informasi.
Terdapat enam komponen dari SIA, yaitu:
1. orang yang menggunakan sistem;
2. prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan
menyimpan data;
3. data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya;
4. perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data;
5. infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat periferal, dan
perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam SIA;
6. pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data SIA.

Enam komponen tersebut memungkinkan SIA untuk memenuhi tiga fungsi


bisnis penting sebagai berikut :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya, dan
personel organisasi. Organisasi memiliki sejumlah proses bisnis, seperti
melakukan penjualan atau membeli bahan baku, yang sering diulang.
2. Mengubah data menjadi informasi sehingga manajemen dapat merencanakan,
mengeksekusi, mengendalikan, dan mengevaluasi aktivitas, sumber daya, dan
9
personel.
3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk mengamankan aset dan data
organisasi.
Oleh karena data akuntansi berasal dari SIA, pengetahuan dan kemampuan
mengenai SIA sangat penting untuk kesuksesan karir seorang akuntan. Berinteraksi
dengan SIA adalah salah satu aktivitas terpenting yang dilakukan akuntan. Aktivitas
terkait SIA yang penting lainnya adalah mendesain sistem informasi dan
meningkatan proses bisnis.

2.2.1 Bagaimana SIA dapat menambah nilai Organisasi


SIA yang didesain dengan baik, dapat menambah nilai untuk
organisasi dengan:
1. meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk atau jasa.
Contohnya, SIA dapat memonitor mesin sehingga operator akan
diberitahukan sesegera mungkin ketika kinerja berada di luar batas
kualitas yang dapat diterima. Ini membantu menjaga kualitas produk,
mengurangi limbah, dan mengurangi biaya.
2. meningkatkan efisiensi. Contohnya, informasi yang tepat waktu
membuat pendekatan manufaktur just-in-time menjadi memungkinkan,
karena pendekatan itu membutuhkan informasi yang konstan, akurat,
dan terbaru mengenai persediaan bahan baku dan lokasi mereka.
3. berbagi pengetahuan. Berbagi pengetahuan dan keahlian dapat
meningkatkan operasi dan memberikan keunggulan kompetitif.
Contohnya, kantor akuntan publik menggunakan sistem informasi
mereka untuk berbagi praktik terbaik dan untuk mendukung komunikasi
antarkantor. Karyawan dapat mencari database perusahaan untuk
mengidentifikasi ahli untuk memberikan bantuan untuk klien tertentu;
dengan demikian, keahlian internasional kantor akuntan publik dapat
tersedia untuk klien lokal.
10
4. meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasokannya.
Contohnya, memungkinkan pelanggan untuk secara langsung mengakses
persediaan dan sistem entri pesanan penjualan yang dapat mengurangi
penjualan dan biaya pemasaran, sehingga meningkatkan tingkat retensi
pelanggan.
5. meningkatkan struktur pengendalian internal. SIA dengan struktur
pengendalian internal yang tepat dapat membantu melindungi sistem
dari kecurangan, kesalahan, kegagalan sistem, dan bencana.
6. meningkatkan pengambilan keputusan. Peningkatan dalam
pengambilan keputusan adalah hal yang sangat penting dan ini akan
dibahas secara lebih detail pada bagian setelah ini.

Pembuatan keputusan adalah aktivitas kompleks dan multilangkah.


Mengidentifikasi permasalahan, mengumpulkan dan menginterpretasikan
informasi, mengevaluasi cara menyelesaikan masalah, memilih metodologi
solusi, dan mengimplementasikan solusi. SIA dapat memberikan bantuan
dalam semua tahap pengambilan keputusan. Laporan dapat membantu untuk
mengidentifikasi permasalahan potensial. Model keputusan dan alat analitis
dapat diberikan kepada pengguna. Bahasa query dapat mengumpulkan data
yang relevan untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Berbagai alat,
seperti interface grafis, dapat membantu pembuat keputusan dalam
menginterpretasikan hasil model keputusan, mengevaluasinya, dan memilih
di antara program alternatif tindakan. Selain itu, SIA dapat memberikan
umpan balik pada hasil tindakan.
SIA dapat m embantu meningkatkan pengambilan keputusan dalam
beberapa cara:
a. dapat mengidentifikasi situasi yang membutuhkan tindakan
manajemen. Contohnya, laporan biaya dengan varian (penyimpangan)
11
yang besar mungkin menstimulasi manajemen untuk menginvestigasi
dan mengambil tindakan secara korektif, jika dibutuhkan.
b. dapat mengurangi ketidakpastian dan memberikan dasar untuk
memilih di antara alternatif tindakan.
c. dapat menyimpan informasi mengenai hasil keputusan sebelumnya,
yang memberikan umpan balik bernilai yang dapat digunakan
untuk meningkatkan keputusan di masa yang akan datang.
Contohnya, jika perusahaan mencoba strategi pemasaran tertentu dan
informasi yang dikumpulkan mengindikasikan bahwa itu tidak berhasil,
perusahaan dapat menggunakan informasi untuk memilih strategi
pemasaran yang lain.
d. dapat memberikan informasi akurat yang tepat waktu. Contohnya,
Walmart memiliki database yang sangat besar yang berisi informasi
mendetail mengenai transaksi penjualan pada setiap tokonya. Informasi
tersebut dapat digunakan untuk mengoptimalkan jumlah setiap produk
yang disimpan pada setiap toko.
e. dapat menganalisis data penjualan untuk menemukan barang-
barang yang dibeli bersamasama, dan dapat menggunakan
informasi tersebut untuk memperbaiki tata letak barang dagangan
atau untuk mendorong penjualan tambahan barang-barang terkait.
Contohnya, Amazon menggunakan database penjualannya untuk
menyarankan buku tambahan yang akan dibeli pelanggan.

2.2.2 SIA dan Strategi Perusahaan


Sebagian besar organisasi memiliki sumber daya yang terbatas, maka
sangat penting untuk mengidentifikasi peningkatan SIA yang mungkin
menghasilkan keuntungan terbesar. Membuat keputusan yang bijak
membutuhkan pemahaman dari strategi bisnis secara keseluruhan.

12
Terdapat tiga faktor yang memengaruhi desain SIA:
a. perkembangan TI;
b. strategi bisnis; dan
c. budaya organisasi.

Secara sederhana hubungan ketiga faktor tersebut digambarkan sebagai


berikut: :

13
Penting juga untuk mengenali bahwa desain SIA juga dapat
memengaruhi budaya organisasi dengan mengendalikan arus informasi di
dalam organisasi. Contohnya, SIA dapat membuat informasi yang dapat
diakses dengan mudah dan tersedia secara luas yang memungkinkan
peningkatan tekanan pada otonomi dan desentralisasi.

Perkembangan TI dapat memengaruhi strategi bisnis. Contohnya,


Internet sangat memengaruhi cara berbagai aktivitas yang dilakukannya,
secara signifikan dapat memengaruhi strategi maupun posisi strategis.
Internet mengurangi biaya secara drastis, membantu perusahaan untuk
mengimplementasikan strategi dengan biaya rendah. Jika setiap perusahaan
menggunakan Internet untuk mengadopsi strategi dengan biaya rendah,
dampaknya mungkin akan problematik. Memang, salah satu hasil yang
memungkinkan adalah kompetisi harga yang ketat antarperusahaan, dengan
hasil penghematan biaya yang diberikan oleh Internet pada pelanggan
industri, maka perusahaan akan memperoleh laba yang tinggi. Terlebih lagi,
karena setiap perusahaan dapat menggunakan Internet untuk menjalankan
aktivitasnya, perusahaan mungkin tidak mendapatkan keunggulan kompetitif
jangka panjang yang berkelanjutan.
Banyak keunggulan teknologi lain yang memengaruhi strategi
perusahaan dan memberikan kesempatan untuk memperoleh keunggulan
kompetitif. Contohnya adalah analisis prediktif (predictive analysis), yang
menggunakan gudang data dan algoritme yang kompleks untuk memprediksi
kejadian di masa depan, berdasarkan pada trend historis dan menghitung
probabilitas. Analisis prediktif menyediakan dugaan cerdas mengenai apa
yang diharapkan untuk melihat dalam waktu dekat ini, memungkinkan
perusahaan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan
meningkatkan proses bisnis mereka. FedEx menggunakan analisis prediktif
14
untuk memprediksi, dengan akurasi 65% hingga 90%, bagaimana pelanggan
merespons perubahan harga dan jasa baru. Blue Cross Blue Shield of
Tennesse menggunakan model prediksi berbasis neural untuk memprediksi
perawatan kesehatan bahwa pasien tertentu akan memerlukan kembali suatu
pelayanan, tingkat keparahan penyakit, dan kegagalan suatu organ. Analis
pasar saham menggunakan analisis prediktif untuk memprediksi trend
jangka pendek di pasar saham.
Sistem informasi akuntansi (SIA) pada suatu organisasi memainkan
peranan penting dalam membantu mengadopsi dan mengelola posisi
strategis. Pencapaian paling layak antaraktivitas mengharuskan
pengumpulan data setiap aktivitas. Hal ini juga penting bahwa sistem
informasi mengumpulkan dan mengintegrasikan data keuangan dan
nonkeuangan mengenai aktivitas organisasi.

2.2.3 Peranan SIA dalam Rantai Nilai


Untuk memberikan nilai kepada pelanggan, sebagian besar organisasi
melakukan sejumlah aktivitas yang berbeda. Aktivitas dapat
dikonseptualisasikan saat membentuk rantai nilai (value chain) yang terdiri
atas lima aktivitas utama (primary activites) yang secara langsung
memberikan nilai ke pelanggan, terdiri dari :
a. Logistik inbound terdiri atas menerima, menyimpan, dan
mendistribusikan bahan baku yang digunakan organisasi untuk membuat
jasa dan produk yang dijual. Contohnya, produsen mobil menerima,
menangani, dan menyimpan baja, kaca, dan karet.
b. Operasi adalah aktivitas yang mengubah input menjadi produk akhir
atau jasa. Contohnya, aktivitas jalur perakitan yang mengonversi bahan
baku menjadi mobil jadi.
c. Logistik outbound adalah aktivitas yang mendistribusikan produk jadi
atau jasa ke pelanggan. Contohnya adalah mengirimkan mobil ke diler
15
mobil.
d. Pemasaran dan penjualan adalah aktivitas yang membantu pelanggan
dalam membeli barang atau jasa organisasi. Iklan adalah contoh
aktivitas pemasaran dan penjualan.
e. Pelayanan adalah aktivitas yang menyediakan dukungan purnajual
kepada pelanggan. Contohnya termasuk pelayanan perbaikan dan
pemeliharaan.

Selain aktivitas utama, juga terdapat aktivitas pendukung dalam rantai


nila. Aktivitas pendukung (support activities) memungkinkan dilakukannya
lima aktivitas utama secara efektif dan efisien. Aktivitas tersebut
dikelompokkan dalam empat kategori sebagai berikut.
a. Infrastruktur perusahaan adalah aktivitas akuntansi, keuangan,
hukum, dan administrasi umum yang memungkinkan berfungsinya
suatu organisasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.
b. Sumber daya manusia adalah aktivitas yang meliputi kegiatan
merekrut, mempekerjakan, melatih, dan memberikan kompensasi
kepada karyawan.
c. Teknologi adalah aktivitas meningkatkan barang atau jasa. Contohnya
termasuk penelitian dan pengembangan, investasi di bidang TI, dan
desain produk.
d. Pembelian merupakan aktivitas melakukan pengadaan bahan baku,
perlengkapan, mesin, dan bangunan yang digunakan untuk
melaksanakan aktivitas utama.

2.3 Pembahasan Kasus


Berdasarkan kesuksesan Walmart di Amerika Serikat, banyak orang yang
mengharapkan perusahaan tersebut akan cepat mendominasi pasar Inggris setelah
membelinya dari jaringan grosir Asda pada 1999. Hal ini tidak terjadi sebaliknya;
16
pangsa pasar Walmart untuk grosir tumbuh lebih kecil dibandingkan setengah dari
kompetitor terbesarnya, Tesco. Awalnya, penjualan Tesco dengan laba bersihnya
meningkat secara signifikan saat penjualan Walmart dengan laba bersihnya
meningkat dalam tingkatan yang lebih lambat. Akhir-akhir ini, Walmart
memperoleh keuntungan kecil di pangsa pasar, dan Tesco mengalami sedikit
penurunan.
Walmart mengetahui bahwa Tesco adalah kompetitor yang tangguh di dunia.
Tesco mengoperasikan hampir 2.400 toko di Inggris dalam empat format yang
berbeda. Ia memiliki operasi yang sangat sukses di Eropa Tengah dan berekspansi
ke Amerika Serikat dengan toko Fresh & Easy. Di Korea, 174 toko Tesco
berkembang saat Walmart menyerah setelah delapan tahun berusaha membuat
kesuksesan dengan menjual 16 tokonya.
Salah satu alasan terbesar suksesnyaTesco adalah penggunaan teknologi. Pada
1995, Tesco memulai program kartu loyalitas, yang disebut Clubcard, dan lebih dari
80% pembelinya adalah anggota. Pembeli mengisi aplikasi di toko dan
mendapatkan kartu plastik dan kuncinya di surat yang telah diteliti sebelum mereka
melakukan pembelian. Tesco mengumpulkan sejumlah besar data mengenai 15 juta
pembelian dari pelanggannya setiap minggu. Data penjualan dianalisis dan
dikembalikan ke dalam informasi yang membuat Tesco memiliki keunggulan
kompetitif yang signifikan.
Saat iklan tradisional kehilangan keefektifannya, toko-toko besar ini
menyimpan data yang memungkinkan Tesco menemukan cara yang baru dan kreatif
untuk memasarkan produknya.
DIMINTA
a. Informasi jenis apa yang Anda pikirkan dari pengumpulan Tesco?
b. Bagaimana pendapat Anda mengenai Tesco yang dapat memotivasi 22 juta
pelanggan untuk mendaftar program Clubcard?
c. Apa yang dapat diselesaikan Tesco dengan data Clubcard yang
dikumpulkannya? Pikirkan dalam hal strategi dan keunggulan kompetitif!
17
d. Apa saja kerugian program Clubcard?
e. Lakukan pencarian di Internet untuk menemukan mengapa Tesco melakukan
perbandingan dengan Walmart, grosir, dan pengecer lainnya. Tulislah beberapa
paragraf yang menjelaskan temuan Anda!

Penyelesaian Kasus :
a. Informasi jenis apa yang Anda pikirkan dari pengumpulan Tesco?
Tesco melakukan pengumpulan informasi mengenai pembelian dari pembeli
terhadap penggunaan clubcard. Dari penggunaan clubcard ini bisa dilihat juga
indentitas dari pelanggan, sehingga Tesco dapat melakukan pengelompokkan
pelanggan yang paling menguntungkan. Sehingga hal ini menjadi sebuah
keuntungan bagi Tesco agar dapat memberikan reward kepada pelanggan dan
menemukan cara untuk menarik perhatian dari kelompok pelanggan yang
menguntungkan ini. Dari Clubcard juga bisa dilihat data produk apa yang
banyak diminati oleh pembeli sehingga bisa melakukan strategi yang efektif
terhadap produk tersebut dengan menambah stok produk teresebut.

b. Bagaimana pendapat Anda mengenai Tesco yang dapat memotivasi 22 juta


pelanggan untuk mendaftar program Clubcard?
Tesco merupakan perusahaan pertama dalam sejarah di Inggris Raya yang
meluncurkan Clubcard. Setiap pelanggan berbelanja akan mendapatkan poin
dari uang yang dibelanjakannya dan poin tersebut bisa digunakan kembali
untuk melakukan pembayaran belanja sesuai ketentuan Tesco. Hal baru ini
tentu mendapat perhatian besar dari masyarakat saat itu sehingga ingin
menggunakan Clubcard dan berbelanja di Tesco karena menjadi keuntungan
juga bagi pelanggan terhadap penggunaan poin tersebut.

c. Apa yang dapat diselesaikan Tesco dengan data Clubcard yang


dikumpulkannya? Pikirkan dalam hal strategi dan keunggulan kompetitif!
18
Dengan menggunakan data dari Clubcard Tesco mampu membuat strategi
dalam hal pengelompokkan, penentuan produk, dan harga. Dengan data yang
diperoleh Tesco mampu mengelompokkan tipe pelanggan yang paling
menguntungkan. Kemudian mengumpulkan minat terhadap produk oleh tipe
pelanggan yang paling menguntungkan tersebut. Setelah itu barulah Tesco
menentukan strategi harga dengan memberikan produk sejenis tetapi dengan
harga berbeda yang sedikit dikurangi.

d. Apa saja kerugian program Clubcard?


Untuk kerugian bisa kita lihat dari sisi pelanggan dan sisi Tesco. Dari sisi
pelanggan tentu tidak lepas mengenai indentitas pribadi. Karena bisa saja data
tersebut bocor dan mengancam privasi dari pelanggan yang menggunakan
Clubcard. Dari sisi Tesco, penerapan sistem Clubcard ini tidaklah murah
melainkan memerlukan biaya yang sangat besar dalam penerapannya. Mulai
dari pembelian alat dan mesin yang menunjang penggunaan Clubcard ini.
Kemudian mengeluarkan biaya promosi unutk menarik minat masyarakat agar
menggunakan Clubcard. Kerugian terbesar adalah jika saat peluncuran
Clubcard ini Tesco tidak memiliki strategi yang tepat akan mengakibatkan
minimnya minat masyarakat menggunakan Clubcard.

e. Lakukan pencarian di Internet untuk menemukan mengapa Tesco


melakukan perbandingan dengan Walmart, grosir, dan pengecer lainnya.
Tulislah beberapa paragraf yang menjelaskan temuan Anda!
Tesco melakukan perbandingan untuk mendapatkan strategi bisnis yang tepat.
Seperti yang ditemukan pada wikipedia mengenai kritik Tesco di sana
disebutkan bahwasanya penerbitan Clubcard menggagalkan inisiatif dari
Walmart. Tesco melakukan perbandingan ini untuk mengetahui tindakan apa
yang akan dilakukan selanjutnya agar tidak kalah bersaing dengan para
19
kompetitornya

20
BAB III
OVERVIEW OF BUSSINESS PROCESS

3.1 Pemrosesan Transaksi : Siklus Pengolahan Data


Akuntan dan pengguna sistem lainnya berinteraksi dengan analis sistem
memainkan peran penting dalam siklus pengolahan data. Salah satu fungsi penting
Sistem Informasi Akuntansi adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara
efektif dan efisien. Dalam sistem manual (tidak berbasis komputer), data
dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar yang disimpan dalam bentuk buku.
Sedangkan dalam sistem berbasis komputer disebut dengan istilah Electronic Data
Processing (EDP), data dimasukkan kedalam komputer dan disimpan dalam file dan
database. Operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang
penting dan relevan yang disebut secara kolektif sebagai siklus pengolahan data
(data processing cycle).

Gambar 2.1 The Data Processing Cycle

Siklus pengolahan data terdiri dari 4 (empat) tahapan, yaitu :


1. Input Data
Langkah pertama dalam melakukan input data adalah dengan mengambil
data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data
biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Dimana data harus dikumpulkan dari 3
(tiga) aspek setiap aktivitas bisnis, diantaranya :
a. Setiap aktivitas yang menarik;
b. Sumber data yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas;

21
c. Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas.
Secara historis, sebagian besar bisnis menggunakan dokumen sumber
(source documents) kertas untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnis
mereka. Kemudian memindahkan data dari kertas tersebut ke dalam komputer
dan menyimpannya dengan nama dan format yang ada. Dokumen sumber adalah
dokumen yang digunakan untuk memperoleh data transaksi pada sumbernya
ketika transaksi terjadi (misalnya: pesanan penjualan dan pesanan pembelian.
Dokumen turnaround (tunaround documents) adalah catatan data
perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal dan kemudian dikembalikan ke
sistem sebagai input. Dokumen turnaround ada dalam bentuk mesin yang dapat
dibaca untuk mempermudah pemrosesan selanjutnya sebagai catatan input
(contoh : tagihan utilitas yang dikirim ke pelanggan, dikembalikan bersama
pembayaran pelanggan, dan dibaca oleh alat pemindai khusus ketika
dikembalikan).
Alat otomatisasi data sumber (source data automation) mengambil data
transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya.
Seperti ATM yang digunakan oleh bank, pemindai point penjualan yang
digunakan dalam took ritel, serta pemindai bar code yang digunakan dalam
gudang.
Langkah kedua dalam pemrosesan input adalah untuk memastikan data
yang diambil akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukannya adalah
untuk menggunakan otomatisasi data sumber atau dokumen turnaround yang
didesain dengan baik dan layar entri data. Dokumen dan layar yang didesain
dengan baik meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan memberikan
instruksi data apa yang dikumpulkan, mengelompokkan secara logis informasi-
informasi yang berdekatan, menggunakan kotak centang atau menu turun-naik
untuk memberikan opsi yang tersedia, serta menggunakan bayangan dan batas
yang sesuai untuk memisahkan item-item data dengan jelas.
Pengguna dapat meningkatkan pengendalian dengan menggunakan
22
dokumen sumber yang sudah diberi nomor atau dengan memiliki sistem yang
secara otomatis menetapkan nomor urut untuk setiap transaksi baru.
Langkah ketiga dalam pemrosesan input adalah untuk meyakinkan
kebijakan perusahaan diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi.

2. Penyimpanan Data
Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling pentig.
Relevansi data tak menjamin bahwa data tersebut berguna. Agar data berfungsi
sebagaimana mestinya, organisasi harus siap dan bisa mengakses data tersebut
dengan mudah. Oleh karena itu, akuntansi perlu memahami bagaimana data
diatur dan disimpan dalam SIA dan bagaimana data-data tersebut dapat diakses.
Esensinya, akuntan harus tahu bagaimana mengelola data untuk penggunaan
perusahaan secara maksimum.
Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum
(general ledger) yang berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva,
kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Dan buku besar
pembantu (subsidiary ledger) yang digunakan untuk mencatat data secara detail
untuk akun buku besar umum dengan banyak sub-akun terpisah, seperti piutang,
persediaan, dan utang usaha.
Akun buku besar umum berhubungan dengan akun buku besar pembantu
yang disebut akun control (control account). Akun control merupakan sebuah
titel yang diberikan pada akun buku besar umum yang meringkas total jumlah
yang tercatat dalam buku besar pembantu. Hubungan antara akun control buku
besar umum dan total saldo pada tiap-tiap akun buku besar pembantu membantu
menjaga keakuratan data SIA. Khususnya jumlah dari semua saldo akun buku
besar pembantu yang harus sama dengan jumlah akun kontol buku besar umum
yang terkait. Perbedaan di antara keduanya mengindikasikan telah terjadi
kesalahan pencatatan.
Data dalam buku besar disusun secara logis menggunakan teknik
23
pengkodean. Pengkodean (coding) adalah penetapan sisematis dari angka atau
huruf pada item untuk mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut.
Berikut ada beberapa teknik pengkodean, yaitu :
a. Dengan kode urutan (sequence code), merupakan item-item yang diberikan
nomor secara berurutan sehingga perbedaan dalam kode urutan akan
mengindikasikan item hilang yang sebaiknya diinvestigasi. Contohnya cek
yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembelian.
b. Dengan kode blok (block code), merupakan blok angka yang dicadangkan
untuk kategori data tertentu, sehingga akan membantu untuk mengatur data.
Contohnya bagan akun.
c. Dengan kode grup (group code), merupakan dua atau lebih subgroup digit
yang digunakan untuk kode item. Kode grup sering kali digunakan bersamaan
dengan kode blok.
d. Dengan kode mnemonic (mnemonic code), merupakan huruf dan angka yang
diselingi untuk mengidentifikasi item. Kode mnemonic berasal dari deskripsi
item dan biasanya mudah untuk dihafal.
Untuk menghasilkan sistem pengkodean yang lebih, berikut pedoman yang
harus diikuti :
a. Konsisten dengan tujuan penggunaannya, yang mengharuskan pembuat kode
menentukan sistem yang diinginkan output sebelum memilih kode;
b. Memungkinkan untuk penambahan;
c. Sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memudahkan penghafalan
dan interpretasi, juga memastikan dapat diterima oleh karyawan;
d. Konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan antar divisi perusahaan.
Contoh yang sangat baik terkait pengkodean ini adalah bagan akun (chart
of accounts), yang merupakan daftar angka yang ditetapkan untuk setiap aun
buku besar umum. Angka-angka akun ini memungkinkan data transaksi
dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang sesuai. Bagan
akun juga mempermudah persiapan laporan keuangan, karena data yang
24
disimpan dalam tiap-tiap akun dapat dengan mudah diringkas untuk presentasi.
Namun, data yang tersimpan dalam akun ringkasan tidak bisa dengan mudah
dianalisa dan dilaporkan dengan lebih detail. Akibatnya, penting bahwa bagan
akun berisi data yang detail untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi.
Data transaksi sering kali dicatat dalam jurnal sebelum dientri ke dalam
buku besar. Entri jurnal menunjukkan akun dan jumlah untuk didebit dan
dikredit. Jurnal umum (general journal) digunakan untuk mencatat transaksi
yang tidak sering atau tidak rutin, seperti pembayaran pinjaman dan penyesuaian
akhir periode dan jurnal penutup. Jurnal khusus (specialized journal) mencatat
sejumlah besar transaksi yang berulang seperti penjualan, penerimaan kas, dan
pengeluaran kas.

Tabel diatas merupakan contoh jurnal penjualan. Semua informasi


transaksi dicatat dalam satu baris, dengan setiap entri debit ke piutang dan kredit
ke penjualan. Tidak perlu menulis penjelasan pada setiap entri, seperti kas pada
entri jurnal umum. Untuk transaksi harian yang jumlahnya besar, akan dapat
menghemat waktu dengan mencatat transaksi ini pada jurnal penjualan
dibandingkan di jurnal umum.
Kolom Post Ref menunjukkan kapan transaksi di-posting ke buku besar
yang sesuai. Dalam sistem manual, buku besar berbentuk buku, sehingga frasa
“keeping the books” atau pembukuan mengacu pada proses menyimpan buku
besar.

25
Gambar diatas menunjukkan bagaimana cara menjurnal dan mem-posting
transaksi penjualan. Pertama, setiap penjualan kredit dicatat dalam jurnal
penjualan. Kemudian, setiap entri jurnal penjualan di-posting ke akun pelanggan
yang sesuai pada buku besar pembantu piutang. Secara periodic, total semua entri
jurnal penjualan di-posting ke buku besar.
26
Gambar tersebut juga menunjukkan cara memasukkan angka referensi dan
dokumen yang memberikan jejak audit. Jejak audit (audit trail) adalah jalur
transaksi yang dapat ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke
output final, atau mundur dari output final ke titik asal. Jejak audit ini digunakan
untuk mengecek keakuratan dan validitas posting buku besar. Jurnal penjualan
mencatat nomor faktur untuk setiap entri individu. Ini memberikan penjelasan
untuk menempatkan dan menguji dokumen sumber yang sesuai untuk
memverifikasi transaksi yang terjadi dan dicatat secara akurat.

Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer


Entitas (entity) adalah sesuatu mengenai informasi yang disimpan dalam
catatan, seperti karyawan, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas
memiliki atribut (attributes), yaitu sifat nomor identifikasi dan karakteristik
khusus dari suatu entitas yang disimpan dalam database, seperti tingkat
pembayaran dan alamat. Setiap jenis entitas memiliki set atribut yang sama,
contohnya semua karyawan memiliki nomor karyawan, tingkat pembayaran dan
alamat rumah. Namun, nilai spesifik untuk atribut-atribut tersebut akan berbeda.

Gambar diatas menunjukkan bahwa computer menyimpan data dalam


field. Field ini berisi data mengenai atribut entitas yang merupakan catatan
27
(record). Field merupakan porsi data catatan di mana nilai data untuk atribut
tertentu disimpan. Setiap baris merepresentasikan record yang berbeda, dan
setiap kolom mempresentasikan atribut. Setiap perpotongan baris dan kolom
pada gambar adalah field di dalam record, kontennya disebut nilai data (data
value).
File adalah sekelompok record yang saling berhubungan. File induk
(master file) seperti buku besar dalam SIA manual, menyimpan informasi
kumulatif mengenai organisasi induk persediaan dan peralatan menyimpan
informasi mengenai sumber daya organisasi yang penting. File induk pelanggan,
pemasok dan karyawan menyimpan informasi mengenai hal yang penting dengan
siapa organisasi berinteraksi.
File induk bersifat permanen, ada di seluruh periode fiscal. Namun, record
file tidak mungkin berubah setiap saat. Contohnya, saldo akun pelanggan akan
diperbarui yang menggambarkan bahwa transaksi penjualan dan pembayaran
yang baru telah diterima secara periodic, record baru ditambahkan atau
dipindahkan dari file induk, contohnya data pelanggan baru ditambahkan atau
pelanggan sebelumnya dihapus.
File transaksi (transaction file ) berisi record transaksi bisnis yang terjadi
selama periode tertentu. File transaksi secara konseptual sama dengan jurnal
dalam SIA manual. Seperangkat file yang saling terkait dan dikoordinasikan
secara terpusat disebut dengan database. Contohnya file piutang mungkin
dikombinasikan dengan pelanggan, analisa penjualan, dan file terkait untuk
membentuk database pelanggan.

3. Pengolahan Data
Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, data tersebut
harus diproses untuk menjaga arus database. Berikut 4 (empat) jenis aktivitas
pengolahan data yang berbeda yang disebut sebagai CRUD, adalah :

28
a. Membuat (creating) record data baru, seperti menambahkan data karyawan
yang baru dipekerjakan ke database penggajian.
b. Membaca (reading), mengambil atau melihat data yang sudah ada.
c. Memperbarui (updating) data yang tersimpan sebelumnya.
d. Menghapus (deleting) data, seperti membersihkan file induk vendor untuk
semua vendor dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan bisnis dengan
perusahaan.
Pembaruan yang dilakukan secara periodic, misalnya harian disebut
sebagai pemrosesan batch (batch processing), yaitu mengakumulasikan catatan
transaksi ke dalam grup atau batch untuk memproses pada interval regular seperti
harian atau mingguan. Catatan biasanya disortir ke dalam beberapa urutan
(secara numeric atau alphabet) sebelum pemrosesan. Sebagian besar perusahaan
memperbarui data pada saat terjadinya transaksi, yang disebut sebagai
pemrosesan online, real-time (online, real-time processing), karena pemrosesan
ini menjadikan informasi yang disimpan selalu baru, yang kemudian akan
meningkatkan pengambilan keputusan yang berguna. Sistem ini juga lebih akurat
karena kesalahan data dapat diperbaik pada saat itu juga. Dan juga memberikan
keunggulan kompetitif yang signifikan.

29
4. Output Informasi
Langkah akhir dalam siklus pengolahan data adalah output informasi.
Ketika ditampilkan pada monitor, output mengacu pada “soft copy”. Dan ketika
dicetak dalam kertas, output mengacu pada “hard copy”. Informasi biasanya
disajikan dalam 3 (tiga) bentuk, yaitu sebagai berikut :
a. Dokumen (document), adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya.

30
b. Laporan (report), digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas
operasional dan oleh manajer digunakan untuk membuat keputusan dan
merumuskan strategi bisnis.
c. Database Query (pertanyaan), digunakan untuk memberikan informasi yang
diperlukan untuk menyelesaikan masalah dan pertanyaan-pertanyaan yang
membutuhkan tindakan atau jawaban cepat. Informasinya akan diambil,
ditampilkan, atau dicetak, dan/atau dianalisis sebagaimana yang diminta.

3.2 Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)


Secara tradisional, SIA telah menjadi acuan sebagai sistem pemrosesan
transaksi karena berfokus pada data keuangan dan transaksi akuntansi. Sedangkan
untuk informasi nonkeuangan potensial yang berguna lainnya dikumpulkan dan
diproses di luar SIA. Sehingga banyak organisasi mengembangkan sistem informasi
tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan
informasi yang tidak ada dalam SIA. Namun, keberadaan beberapa sistem membuat
berbagai permasalahan dan ketidakefisienan. Sering kali, data yang sama harus
diambil dan disimpan pada lebih dari satu sistem, yang tidak hanya menghasilkan
kelebihan di seluruh sistem, tetapi juga menyebabkan ketidaksesuaian jika data
hanya diubah pada satu sistem tetapi tidak di sistem lainnya. Selain itu, sulit untuk
mengintegrasikan data dari berbagai sistem.
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP system) mengatasi
permasalahan-permasalahan pada saat sistem ini mengintegrasikan semua aspek
dalam operasi perusahaan dengan SIA tradisional. Sebagian besar organisasi
menggunakan sistem ERP untuk mengkoordinasikan dan mengelola data, proses
bisnis, dan sumber daya mereka. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan
menyimpan data serta memberikan informasi yang diperlukan manajer dan pihak
eksternal untuk mengukur perusahaan.
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP system) merupakan suatu sistem
yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi, seperti akuntansi,
31
keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persediaan ke
dalam satu sistem. Sistem ERP termodulasi, perusahaan dapat membeli setiap
modul yang memenuhi kebutuhan khusus mereka. ERP memfasilitasi arus informasi
antara berbagai fungsi bisnis perusahaan dan mengelola komunikasi dengan para
pemangku kepentingan di luar perusahaan.

Sistem ERP yang terkoordinasi dengan baik menggunakan database terpusat


untuk berbagai informasi di seluruh proses bisnis maupun mengkoordinasikan
aktivitas. Ini penting karena aktivitas yang merupakan bagian dari satu proses bisnis
yang sering kali memicu serangkaian aktivitas yang kompleks melalui berbagai
bagian yang berbeda dalam organisasi.
Sistem ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik
bisnis terbaik untuk mengotomatisasi proses bisnis standar. Desain modular ini
memungkinkan bisnis untuk menambah atau menghapus modul yang diperlukan.
Modul ERP yang umum meliputi:

32
a. Keuangan (sistem buku besar dan pelaporan), terdiri dari buku besar, piutang,
utang, aktiva tetap, penganggaran, manajemen kas, dan persiapan laporan
manajerial dan laporan keuangan.
b. Sumber daya manusia dan penggajian, terdiri dari sumber daya manusia,
penggajian, imbalan kerja karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiran, manfaat,
dan laporan pemerintah.
c. Memesan ke kas (siklus pendapatan), terdiri dari entri pesanan penjualan,
pengiriman, persediaan, penerimaan kas, dan perhitungan komisi.
d. Membeli untuk membayar (siklus pengeluaran), terdiri dari pembelian,
penerimaan dan pemeriksaan persediaan, persediaan dan manajemen gudang, dan
pengeluaran kas.
e. Manufaktur (siklus produksi), terdiri dari perekayasaan, penjadwalan produksi,
daftar bahan baku, barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian
kualitas, manajemen biaya, serta proses manufaktur dan proyek.
f. Manajemen proyek, terdiri dari penetapan biaya, penagihan, waktu dan biaya,
unit kinerja, dan manajemen aktivitas.
g. Manajemen hubungan pelanggan, terdiri dari penjualan dan pemasaran,
komisi, pelayanan, kontak pelanggan, dan dukungan pusat panggilan.
h. Alat sistem, terdiri dari alat untuk membuat data file induk, membuat perincian
arus informasi, pengendalian akses, dan sebagainya.
Sistem ERP dengan database terpusat, memberikan beberapa keuntungan
yang signifikan, sebagai berikut :
a. ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan
yang terintegrasi di seluruh perusahaan. Menyimpan semua informasi perusahaan
dalam database tunggal memecah hambatan antara departemen dan arus
informasi.
b. Input data diambil atau dikunci sekali, dan tidak berkali-kali, saat dimasukkan ke
dalam sistem yang berbeda. Mengunduh data dari satu sistem ke yang lain tidak
lagi diperlukan.
33
c. Manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam setiap area
perusahaan dan kemampuan dalam memonitor yang lebih besar. Karyawan lebih
produktif dan efisien karena mereka dapat secara cepat mengumpulkan data dari
dalam dan luar departemen mereka.
d. Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik. ERP dapat
mengkonsolidasikan berbagai perizinan dan model keamanan ke dalam struktur
akses data tunggal.
e. Prosedur dan laporan yang telah distandarisasi antarunit bisnis. Standarisasi ini
khususnya dapat bernilai dengan merger dan akuisisi karena sistem ERP dapat
menggantikan sistem yang berbeda dengan sistem tunggal dan bersatu.
f. Pelayanan pelanggan meningkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses
pesanan, persediaan yang tersedia, mengirimkan informasi, dan detail transaksi
pelanggan sebelumnya.
g. Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real-time, dan otomatisasi
proses manufaktur membuat produktivitas meningkat.
Sistem ERP juga memiliki kerugian yang signifikan, sebagai berikut :
a. Biaya. Perangkat keras ERP, perangkat lunak dan biaya konsultasi berkisar dari
$50 juta hingga $500 juta untuk perusahaan Fortune 500 dan pembaruan dapat
menghabiskan biaya sebesar $50 juta hingag $100 juta. Perusahaan berukuran
sedang dapat menghabiskan sekitar $10 sampai $20 juta.
b. Jumlah waktu yang diminta. Hal ini dapat menghabiskan beberapa tahun untuk
memilih dan mengimplementasikan sistem ERP secara penuh, tergantung pada
ukuran bisnis, jumlah modul yang harus diimplementasikan, tingkat penyesuaian,
lingkup perubahan, dan seberapa baik pelanggan mengambil kepemilikan
proyek. Sebagai hasilnya, implementasi ERP memiliki risiko tinggi atas
kegagalan proyek.
c. Perubahan proses bisnis. Kecuali perusahaan ingin menghabiskan waktu dan
uang untuk menyesuaikan modul, mereka harsu beradaptasi untuk
menstandarisasi proses bisnis sebagai lawan dalam mengadopsi paket ERP untuk
34
proses perusahaan yang ada. Kegagalan untuk memetakan proses bisnis saat ini
terdapat pada perangkat lunak ERP yang sudah ada adalah penyebab terbesar
kegagalan proyek ERP.
d. Kompleksitas. Hal ini berasal dari integrasi berbagai aktivitas dan sistem bisnis
yang berbeda, masing-masing memiliki proses, aturan bisnis, semantic data,
hierarki otorisasi, dan pusat keputusan yang berbeda.
e. Resistansi. Organisasi yang memiliki banyak departemen dengan sumber daya
terpisah, misi, laba dan rugi, dan rantai komando mungkin percaya bahwa sistem
tunggal memiliki beberapa keuntungan. Ini juga memerlukan pelatihan dan
pengalaman yang dapat dipertimbangkan untuk menggunakan sistem ERP secara
efektif, dan penolakan karyawan adalah alasan utama mengapa banyak
implementasi ERP tidak sukses.
Oleh karena terlalu sulit bagi sebagian besar perusahaan untuk
mengimplementasikan perangkat lunak ERP itu sendiri, mereka sering kali
mempekerjakan vendor ERP atau perusahaan konsultasi untuk melakukannya. Ada
banyak vendor ERP, dua yang terbesar adalah SAP dan Oracle. Vendor terkemuka
lainnya adalah The Sage Group, Microsoft, dan Infor. Perusahaan-perusahaan ini
biasanya memberikan tiga jenis jasa, yaitu konsultasi, penyesuaian, dan dukungan.
Pentingnya pengendalian internal dalam ERP tidak dapat dinyatakan secara
berlebihan. Sifat terintegrasi sistem ERP berarti bahwa kecuali setiap item data
divalidasi dan dicek untuk akurasi waktu entri awal, kesalahan akan secara otomatis
tersebar lewat sistem. Oleh karena itu, pengendalian entri data dan pengendalian
akses menjadi hal yang penting. Sebagian manajer dan karyawan hanya melihat dan
memiliki akses untuk sebagian porsi dari sistem. Pemisahan tugas ini memberikan
pengendalian internal. Penting untuk memisahkan pertanggungjawaban
penyimpanan asset, otorisasi aktivitas yang mempengaruhi asset tersebut, dan
mencatat informasi mengenai aktivitas dan status asset organisasi.

3.3 Kasus Bar Harbor Blueberry Farm


35
Bar Harbor Blueberry Farm adalah pertanian yang dimiliki keluarga, dengan
luas 200 are yang menanam dan menjual blueberry ke toko bahan makanan,
pedagang grosir blueberry, dan kios penjual kecil di pinggir jalan. Bar Harbor
memiliki 25 pekerja penuh waktu dan mempekerjakan 150-200 pekerja musiman
saat musim panen.
Untuk enam musim panas ini, Anda menjadi pemetik berry untuk Bar Harbor.
Ketika lulus kuliah, Anda dipekerjakan penuh waktu sebagai akuntan/manajer
kantor. Sampai sekarang, Bar Harbor menyimpan sebagian besar catatan
akuntansinya dalam file kotak besar. Jack Philips, pemiliknya, menginginkan
pendekatan yang lebih terorganisasi untuk catatan akuntansi pertanian. Ia meminta
Anda untuk membuat seperangkat pembukuan yang sesuai. Anda memutuskan
untuk memulai dengan membuat jurnal dan buku besar yang sesuai untuk transaksi-
transaksi ini.
Berikut ini disajikan seperangkat faktur vendor serta beberapa jurnal dan buku
besar yang selesai sebagian. Pekerjaan Anda adalah mencatat transaksi-transaksi ini
dan memperbarui buku besar yang sesuai. Pastikan untuk meninggalkan jejak audit
yang memadai. Anda dapat juga menggunakan Excel, Great Plains, Peachtree,
Quickbooks, atau paket perangkat lunak akuntansi lainnya pilihan Anda untuk
menyelesaikan permasalahan ini.

36
Penyelesaian Kasus

37
38
39
BAB IV
PENUTUP

Demikian pembahasan tinjauan menyeluruh Sistem Informasi Akuntansi serta


Pemrosesan Transaksi dan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang bisa kami
sajikan dalam makalah ini. Semoga dengan adanya makalah ini dapat menambah
pengetahuan kita serta memberikan pengantar atas pemahaman kita terhadap Sistem
Informasi Akuntansi kedepannya.
“Tak Ada Gading Yang Tak Retak” , untuk itu demi kesempurnaan makalah ini,
saran dan masukan serta diskusi lebih lanjut terkait pembahasan yang ada dalam
makalah ini sangat diharapkan. Kepada Allah SWT kami panjatkan rasa syukur serta
kepada dosen Ibu Dr. NASRIZAL, SE, M. Si, Ak, CA serta rekan mahasiswa Magister
Akuntansi Angkatan 30 kami ucapkan terima kasih.
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

40
DAFTAR PUSTAKA

Romney, Marshall B. dan Paul J.Steinbart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 13.
Jakarta: Salemba Empat.

41