MODUL PERKULIAHAN E-LEARNING

KOMUNIKASI
BISNIS
PESAN BISNIS RUTIN
DAN POSITIF

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

06
EKONOMI DAN BISNIS S1 AKUNTANSI 84036 FITRIA NURSANTI SE., MPd.

Abstract
Pengertian dan Definisi Pesan-pesan
Rutin dan Postif , yang berlaku dalam
Komunikasi Bisnis di suatu perusahaan
Kompetensi
Diharapakan para mahasiwa mampu
mendefinisikan , memahami dan
mengimplementasikan teori,
komunikasi bisnis dalam hal pesan-
pesan rutin dan postif yang berlaku di
perusahaan.
A. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN
PESAN POSITIF

Menulis pesan-pesan bisnis baik yang berupa surat-surat laporan, dan proposal
usulan untuk kalangan intern maupun ekstern organisasi perusahaan dan memo
merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis. Penulisan surat-surat bisnis yang
memberikan kesan positif atau citra yang baik bagi para pembaca merupakan
hal yang perlu memperoleh perhatian bagi organisasi perusahaan . Pemesanan
produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan,
pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian penghargaan
bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada
karyawan /pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan- kegiatan rutin
dalam dunia bisnis. untuk membuat surat bisnis yang baik perlu suatu proses yang cukup.
Apabila penulisan draft telah diselesaikan, masih diperlukan penelaahan
(review) dan perbaikan lagi, baik dari sudut isi maupun pengorganisasian, gaya
(style) bahasa yang digunakan, susunan bahasa, serta format penulisannya .
Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada
dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan
langsung atau deduktif sebagaimana tampak dalam tabel di bawah ini

Good News Routine Messages

(Berita/ kabar baik) (Pesan Rutin)
Pembuka : Pernyataan good news Pembuka : Pernyataan atau ide pokok
Pertengahan / Isi: Penjelasan rinci Pertengahan / isi : Penjelasan rinci
Penutup: Mengingatkan kembali goodnews Penutup: Mengingatkan kembali ide pokok
atau mencakup pemikiran penutup yang atau mencakup pemikiran penutup yang
berorientasi ke depan berorientasi ke depan

Jika pesan-pesan tidak memerlukan suatu hal yang khusus ditujukan kepada audiens
dengan perbedaan budaya minimal atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang
ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct approach)
untuk mengorganisasikan pesan-pesan bisnis.
Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news dan goodwill diminati oleh pembaca karena
pesan-pesan tersebut berisi informasi yang di perlukan untuk melakukan kegiatan bisnis
setiap hari.

KOMUNIKASI BISNIS
2015 2 Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern
perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good
news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).
            Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan dan
kelemahan yaitu:
Keunggulan:
 Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
membaca suatu pesan
 Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
 Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa
maksud pesan tersebut dan juga dapat  memutuskan segera pada bagian mana
yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.
Kelemahan:
 Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya
 Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini terkait
dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya

STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN PESAN-

PESAN POSITIF

1) Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih
spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci
tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu
pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat
menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam
penulisan pesan rutin.
       Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan pendekatan
tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk,
harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi,
ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk.
       Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan
keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan. Akan lebih baik
jika dituliskan informasi penting yang dapat di hubungi segera seperti alamat kantor, nomor
telepon atau e-mail, jam kerja dan hari kerja serta kontak informasi penting lainnya.

KOMUNIKASI BISNIS
2015 3 Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
2).  Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif
Jika kita merespon secara positif untuk menyampaikan pesan-pesan good news dan
goodwill, maka kita akan banyak menggunakan pendekatan langsung. Hal ini di sebabkan
karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin kita sampaikan.
Tujuan yang ingin di capai adalah mengkomunikasikan good news, menjawab semua
pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dan memberikan suatu bentuk
penghargaan yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan yang diinginkan,
usahakanlah selalu sopan, ramah dan tidak emosional.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, baik melalui tulisan
dan lisan, maka bentuk-bentuk pesan yang di sampaikan akan mengikuti suatu formula yang
sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Upayakanlah dalam bagian awal
penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu
menarik perhatian pembaca. Pada bagian pertengahan, sampaikan dengan penjelasan
secara rinci, dan pada bagian akkhir pesan-pesan positif umumnya di akhiri dengan
pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan tindakan
khusus yang diingikan oleh pembaca / audiens.
Pada bagian akhir pesan-pesan postif, umumnya di akhiri dengan pemberian kesan yang
baik atau pernyataan yang ramah dan perntayaan harapan tindakan khususyang diinginkan
oleh pembaca / audiens.
Berikut ini penjelasaN tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan
pesan-pesan positif.
a. Ide-ide pokok yang jelas
Hampir semua komunikasi bisnis mempunyai dua tujuan yang mendasar, yaitu:
1) Menyampaikan informasi
2) Mendapatkan tanggapan atau menampakkan sikap yang menyenangkan dari
audiens.
b. Penjelasan yang rinci
Bagian pertengahan dari suatu pesan goodnews dan goodwill merupakan bagian
yang terpanjang dan perlu penjelasan yang cukup rinci. Komunikasi yang kita
lakukan dapat diekspresikan dengan satu atau dua kalimat, tetapi perlu menjelaskan
point-point secara lengkap sehingga audiens atau pembaca tidak merasa bingung
atau ragu-ragu akan isi pesan. Disamping memberikan penjelasan yang rinci pada
bagian pertengahan, kita harus dapat menjaga pokok bahasan yang telah di
tetapkan pada bagian awal.

KOMUNIKASI BISNIS
2015 4 Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
 c. Penutup surat
Pesan yang di sampaikan kemungkinan akan berhasil, jika pembaca/ audiens
memperoleh kesan yang menyenangkan atau paling tidak mereka dapat menerima
pesan-pesan yang disampaikan dengan baik.

B. Pesan-pesan Good News dan Good Will

a. Pesan dengan Good News

Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan
menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai dan
masyarakat pada umumnya dengan mengirimkan berita baik (good news). Umumnya surat
yang menginformasikan kabar baik (good news) menggunakan pendekatan langsung.
1). Good News tentang pekerjaan
Organisasi yang membutuhkan karyawan baru harus benar-benar melakukan proses
selesi dan rekruitmen secara tepat dengan yang di kehendaki dan menggunakan
pendekatan langsung.
Mendapatkan pelamar yang cocok dan meilih orang-orangyang tepat untuk
pengisian lowongankerja merupakan tugas yang tidak ringan. Apalagi jika dilihat di
lapangan, menunjukkan bahwa pelamar kerja sering kali jauh lebih banyak di
bandingkan posisi pekerjaan yang akan di pilih.
Good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, contohnya antara lain:
penerimaan kerja, kenaikan pangkat/jabatan/posisi, memperoleh bonus kerja,
tunjangan hari raya, kenaikan gaji,  dan pengakuan/penghargaan prestasi kerja,
kenaikan pangkat/jabatan/posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya,
kenaikan gaji,  dan pengakuan/penghargaan prestasi kerja

Non Financial Financial

Promosi jabatan Kenaikan gaji
Tanda penghargaan Bonus lembur kerja
Fasilitas kendaraan dan perumahan Insentif
Proposal (usulan) suatu proyek di terima Tunjangan hari raya
Kredit dengan bunga sangat ringan
Asuransi kesehatan dan jiwa

2). Good News tentang produk

KOMUNIKASI BISNIS
2015 5 Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
 Bisa dengan penetapan harga produk yang kompetitif, berkualitas, pemilihan
promosi yang tepat, dan saluran distribusi yang tepat pula. Good news yang
berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, system
promosi produk (buy 2 get 1 free). Pemberian kupon diskon harga produk, membeli
produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender
tahun baru, produk aksesories atau produk pelengkap.
3). Pesan-pesan Goodwill
Suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis

b. Pesan Dengan Niat Baik (Goodwill)

Goodwill adalah suatu perasaan yang positif yang dapat mendorong untuk menjaga
hubungan bisnis. Anda sebagai pelaku bisnis dapat juga mendorong hubungan baik
dengan berbagai pihak seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan
penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang di
harapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.           
Hubungan bisnis biasanya diwarnai oleh pertimbangan biaya dan manfaat, tetapi
perusahaan juga perlu menjaga hubungan personal dan kekeluargaan dengan para
relasi. Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan atau memiliki niat baik (goodwill)
tersebut berpengaruh positif terhadap kegiatan bisnis.
Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan adalah :
1.   Ucapan selamat (Congratulation)
Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu.
Misalnya, memperoleh penghargaan (awards), keberhasilan melakukan kegiatan
tertentu, peresmian gedung baru, pembukaan cabang baru, dan lain-lain.
Pada pesan dengan niat baik, ide pokok diletakkan dibagian awal. Hal itu dilakukan
untuk memberikan penekanan terhadap apa yang akan disampaikan. Setelah itu,
diuraikan alasan pemberian ucapan. Pada bagian penutup diyakinkan bahwa
perusahaan tersebut memang pantas memperoleh keberhasilan dan memiliki
harapan yang lebih baik dimasa mendatang.
Contoh :
Kami mengucapkan selamat atas keberhasilan PT Prima Solution mendapat predikat
“Best Seller” Tahun 2006 dari Intel Indonesia Corporation. Predikat bergengsi
tersebut adalah bukti nyata kepercayaan konsumen terhadap perusahaan Anda.
Semoga predikat tersebut mampu meningkatkan loyalitas konsumen anda.
2.  Penghargaan (Message of Appreciation)
Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan
mencapai prestasi kerja tertentu. Gaji dan bonus merupakan salah satu bentuk

KOMUNIKASI BISNIS
2015 6 Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
 penghargaan yang diberikan perusahaan kepada pekerja. Namun, penghargaan
dalam bentuk uang saja tidaklah cukup. Penghargaan yang diberikan dalam bentuk
surat penghargaan akan memotivasi pekerja untuk mencapai prestasi yang lebih
tinggi lagi. Disamping itu, perusahaan juga perlu membuat surat ucapan terima kasih
dengan alasan yang tepat dan kepada pekerja yang tepat. Ucapan terima kasih yang
kurang tepat justru akan merusak iklim internal organisasi. Selain kepada pihak
internal, perusahaan juga perlu memberikan penghargaan dan atau ucapan terima
kasih kepada individu atau organisasi diluar perusahaan. Misalnya, atas kesediaan
mereka dalam menggunakan produk atau jasa perusahaan.
Contoh :
Kami memberikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas kepercayaan Bapak/
Ibu pada jasa layanan kami.
Agar dapat memberikan layanan yang lebih baik lagi di masa mendatang, kami
mengharapkan kesediaan Bapak / Ibu untuk memberikan kritik atau saran, dan
harapan-harapan Saudara di masa mendatang.
3.  Ucapan Dukacita
Dalam perjalanan waktu, individu atau organisasi mungkin saja mengalami musibah
atau bencana. Ucapan dukacita itu lebih mudah disampaikan secara lisan, baik
melalui telepon ataupun datang secara langsung. Namun karena alasan tertentu,
ucapan dukacita dapat disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka
menunjukkan perhatian dan rasa simpatik perusahaan terhadap individu atau
organisasi yang mengalami musibah. Ucapan duka bisa diawali dengan rasa simpati,
lalu diikuti dengan hikmah yang bisa diperoleh, serta ditutup dengan dorongan untuk
menghadapi musibah dengan tabah. Bantuan duka dapat disisipkan dalam ucapan
duka, tetapi hendaknya tidak hanya basa-basi dan tidak bermaksud menyinggung
perasaan.
Contoh :
Kami mendapatkan informasi dari berita koran bahwa PT. Jaya Abadi mengalami
musibah kebakaran. Kami turut berduka atas musibah tersebut.
Musibah dapat menimpa siapa saja dan kapan saja. Mudah-mudahan hal tersebut
dapat meningkatkan kehati-hatian kita bersama. Semoga PT. Jaya Abadi dapat
segera beroperasi lagi. 

C. MENULIS JAWABAN POSITIF

KOMUNIKASI BISNIS
2015 7 Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
 1. Surat Konfirmasi Pesan
Confirmation letter yang biasa di gunakan untuk menyatakan bahwa pesanan telah
diterima. Diperlukan apabila terdapat pesan produk dengan jumlah dan nilai yang
cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan
nilai pesanannya relatif kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi.
Dengan menggunakan pendekatan langsung, paragraph pertama berisi pernyataan
tentang kabar/ berita baik. Konsumen di tempatkan dalam suatu urutan yang penting
dan sangat mengharapkan untuk dapat menerima barang . Dalam surat tersebut
yang harus di katakana adalah bahwa barang-barang yang di pesan sedang dalam
proses.
Pada bagian pertengahan kita harus menyatakan profesionalisme dari suatu
perusahaan yang mencakup rangkuman semua transaksi secara akurat,
 Kapan pengiriman
 Harga barang, biaya pengiriman,
 Pajak
 Penjelasan kemungkinan munculnya masalah terhadap barang tersebut.
Sedangkan bagian akhir dari surat konfirmasi / pengakuan pesanan adalah
meyakinkan kepada audiens / pembaca apa yang akan di lakukan berikutnya dan
manfaat apa yang di perolehnya dan jangan lupa ucapkan terima kasih atas
pesanannya.
2. Menjawab Permintaan Informasi :
Setiap permintaan adalah penting baik dalam maupun luar organisasi. Untuk
memenuhi setiap permintaan audiens / pembaca tidaklah mudah. Informasi mungkin
tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan untuk mengambil beberapa
tindakan harus di lakukan oleh tingkatan yang lebih tinggi. Selanjutnya, oleh karena
surat menggunakan kop surat , maka harus sering membuat rencana tanggapan
dengan lebih hati hati.
a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial yaitu : Memberikan tanggapan
terhadap semua pertanyaan atau menjawab semua pertanyaan, mendorong
penjualan yang akan datang, dan memberikan kesan yang baik teradap pelanggan
dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.
Saat menjawab permintaan yang mencakup penjualan potensial, kita mempunyai
tujuan :
 Memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua
pertanyaan

KOMUNIKASI BISNIS
2015 8 Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
  Mendorong penjualan akan segera datang
 Memberikan kesan yang menyenangkan terhadap perusahaan kita atau
hubungan kerja
b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan : Menjawab semua pertanyaan dengan jujur
dan lengkap, dan memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap
pelanggan.

D. Menangani Permintaan Kredit Rutin

Kredit merupakan sesuatu yang biasa, maka kebanyakan pemintaan kredit adalah rutin,
seperti:
a. Persetujuan Kredit : Merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain.
Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan
persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.
Dalam pembuka surat di mulai dengan ide-ide pokok, pada bagian pertengahan surat
mencakup beberapa hal antara lain: batas maksimal, jumlah kredit, tanggal rekening di
kirim, potongan harga, beban bunga dan tanggal jatuh tempo
b. Memberikan Referensi Kredit : Apabila kita diminta untuk membuat surat rekomendasi,
maka perlu di perhatikan: yaitu permohonan surat rekomendasi harus resmi atau
disahkan dan nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

E.  Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Surat rekomendasi biasanya rahasia sehngga permohonan tidak diperkenankan melihat isi
surat rekomendasi tersebut. Umumnya surat rekomendasi di kirimkan langsung ke tempat
tujuan yang di kehendaki oleh pemohon.
Surat rekomendasi pada umumnya menjelaskan beberapa hal yang berkaitan dengan
masalah kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positiflainnya yang dapat dipakai
sebagai dukungan untuk melanjutkan karirnya.
Karakteristik nya antara lain :
1.   Nama lengkap pemohon ( untuk keperluan melanjutkan study atau mencari kerja )
2.  Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
3.  Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri

KOMUNIKASI BISNIS
2015 9 Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
 4.  hakikat hubungan antara penulis dengan pemohon
5.  Fakta-fakta yang relevan dengan posisi atau kedudukan yang dicari.

KOMUNIKASI BISNIS
2015 10 Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
1. Bovee. Courtland L; Thill, John V. Business Communication Today. Ed. 6,Edisi Internasional.
Upper Saddle River . New Jersey, Prentice Hall International, 2000.
2. Purwanto, Djoko., (2010), Komunikasi Bisnis, Edisi 4, Jakarta: Erlangga
3. Burhanudin , SE., SE., M.Si., Komunikasi Bisnis.Ed. 1., Jakarta: Pustaka Pelajar
4. Guffey, M.E., Rhodes, K & Rogin, P., (2006), Komunikasi Bisnis: Proses dan Produk, Buku I,
Edisi 4, Terj. Jakarta: Salemba 4
5 Alder, Ronal B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at work: Principles
and Practices for Business and Professions. Fithh Edition. New York: McGraw-Hill.
6 Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi
Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

KOMUNIKASI BISNIS
2015 11 Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id