Anda di halaman 1dari 2

1. Jelaskan pengertian arsip dan kearsipan!

 *
Arsip adalah suatu catatan yang tertulis yang disimpan dalam bentuk huruf, angka dan
gambar yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi
yang terekam pada berbagai media. Sedangkan kearsipan adalah pengelolaan catatan
suatukegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan
terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali saat
diperlukan.
2. Apakah menurut Anda keberadaan arsip sangat penting bagi kehidupan kita?
Jelaskan pendapat Anda! *
Iya sangat penting sekali, karena dengan adanya arsip dalam kehidupan kita akan membantu
kita untuk lebih cepat menemukan kembali arsip tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan serta
arsip tersebut dapat terpelihara dengan baik.

3. Terdapat jenis-jenis kearsipan menurut subjek atau isinya. Sebutkan dan jelaskan! *
1. Arsip Kepegawaian adalah kumpulan data keputusan dibidang kepegawaian yang
dikeluarkan oleh pejabat berwenang, yang disimpan dalam susunan yang teratur dan tertib.
Contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman
presensi, dll.
2. Arsip Keuangan adalah suatu arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan yang
meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban.
Contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dll.
3. Arsip Pemasaran adalah arsip yang berisi catatan-catatan informasi mengenai penjualan.
Contoh : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar
harga, dll.
4. Arsip pendidikan adalah suatu arsip yang berisi catatan-catatan informasi didalam bidang
pendidikan. Contoh : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip
mahasiswa, dll.

4. Terdapat jenis-jenis kearsipan menurut sifat dan kepentingan. Sebutkan dan jelaskan
secara singkat! *
1. Arsip nonesensial adalah arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai
hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu
lama. Contoh : pengumuman hari libur, pengumuman apel bendera, surat atau kartu undangan,
memo atau nota terkait hal-hal yang tidak penting.
2. Arsip yang diperlukan adalah arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan namun bersifat
sementara dan terkadang masih dibutuhkan atau digunakan, arsip ini perlu disimpan antara 2-3
tahun. Contoh : presensi pegawai, daftar isian pegawai (surat lamaran), surat permohonan cuti,
surat perintah jalan, surat keterangan pegawai, surat pengantar pengiriman, surat telegram, surat
pesanan barang, surat pemeliharaan gedung, surat permintaan kebutuhan barang, surat
pemeliharaan alat-alat inventaris.
3. Arsip penting (important archives) adalah arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah dan lain-lain. Arsip penting masih diperlukan dalam proses
kelancaran pekerjaan. Apabila arsip hilang, arsip sulit dicari penggantinya, dan arsip penting
disimpan dalam waktu yang cukup lama sesuai dengan nilai yang terkandung di dalamnya. Contoh :
Surat Keputusan terkait pegawai (pengangkatan, pemindahan, pemberhentian), daftar mutasi
keluarga, daftar riwayat hidup/pekerjaan pegawai, laporan keuangan, neraca percobaan, buku kas
tabelaris, berita acara pemeriksaan keuangan, buku kas harian, buku kas umum, buku kas
penolong, daftar isian kegiatan, daftar perincian gaji, surat perintah membayar uang, dan
sebagainya.
4. Arsip vital (vital archives) adalah arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk
selama-lamanya. Contoh : akte pendirian perusahaan, buku induk siswa/mahasiswa, daftar hasil
ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, buku induk pegawai, dokumen pemilikan
tanahm gedung, dan lain-lain.

5. Sebutkan contoh-contoh arsip yang ada di sekeliling Anda, masing-masing 3-5


contoh, menurut: a.) Menurut Bentuk dan wujud fisiknya; b.) Menurut nilai gunanya;
c.) Menurut fungsinya; dan d.) Menurut kekuatan hukumnya *

a.) Menurut bentuk dan wujud fisiknya :


1. Surat
2. Pita rekaman
3. Mikrofilm
4. Disket
5. Compact Disc (CD)
6. Flasdisk
b.) Menurut nilai gunanya :
1. Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan, undangan
2. Arsip bernilai Administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan organisasi, surat
keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai.
3. Arsip bernilai hukum, contoh; akte kelahiran, kartu keluarga, surat perjanjian
4. Arsip bernilai ilmiah, contoh; surat hasil penelitian
5. Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan
6. Arsip bernilai pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan
pelajaran, program pengajaran
7. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto
dan peristiwa
c.) Menurut fungsinya :
1. Arsip Dinamis, arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
sehari-hari. Contoh : Jadwal pelajaran, jadwa kerja, data kehadiran
2. Arsip Statis, arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
sehari-hari. Contoh: Surat lamaran pekerjaan, surat keputusan
d.) Menurut kekuatan hukumnya :
1. Arsip Otentik, arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Contoh
: Ijazah, sertifikat penghargaan, SKHUN, surat pernyataan.
2. Arsip Tidak Otentik, arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan
tinta. Contoh : fotokopi, film, mikrofilm, hasil print computer.