Nama : Layly Rahmawati

NIM / kelas : 20312241 / E

Prodi : Akuntansi

SISTEM PENGELUARAN : PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN KAS

Siklus pengeluaran adalah seperangkat berulang kegiatan bisnis dan informasi terkait operasi
pemrosesan yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan dari adanya
siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan
persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.

Didalam siklus pengeluaran ada 4 aktivitas dasar yaitu :

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa

2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa

3. Menyetujui faktor pemasok

4. Pengeluaran kas

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Proses

Setelah permintaan pembelian telah disetujui, sistem akan mencari file induk persediaan untuk
mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk barang tersebut. Sistem tersebut kemudian
menciptakan sebuah pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok melalui EDI. Bagian utang
diberitahukan pesanan tersebut sehingga dapat merencanakan kredit. Departemen yang
menghasilkan permintaan pembelian juga diberitahu bahwa permintaannya telah approve.

Para bendahara menggunakan sistem pemrosesan inquiry untuk meninjau faktur yang jatuh
tempo dan menyetujui pembayarannya. Ketika sebuah pembayaran electronic funds transfer
(EFT) diotorisasi atau sebuah cek dicetak, sistem tersebut memperbarui file utang, faktur
terbuka, dan buku besar umum.Untuk pembayaran yang dibuat dengan EFT, data pengiriman
uang akan menyertai pembayaran EFT sebagai bagian dari paket FEDI. Untuk pembayaran
yang dibuat dengan cek, nota pengiriman uang tercetak akan meyertai cek yang telah
 ditandatangani. Setelah seluruh transaksi pengeluaran telah diproses, sistem tersebut
menghasilkan sebuah entri jurnal ringkasan, mendebit utang dan mengkredit kas, serta
postingan entri tersebut ke buku besar umum. Penjelasan diatas adalah penjelasan dari diagram
level 0 dibawah ini :

Ancaman dan Kontrol

Semua aktivitas dalam siklus pengeluaran bergantung pada database yang terintegrasi yang berisi
informasi tentang pemasok,persediaan,dan aktivitas pembelian. Ancaman umum pertama adalah
data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Salah satu cara untuk menanggulanginya dengan
menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data dan mengkonfigurasi sistem sehingga
hanya pegawai berwenang yang dapat membuat perubahan atas data induk. Ancaman umum kedua
adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif. Cara untuk menanggulangi
risiko ini adalah mengkonfigurasi sistem untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan
informasi sensitif. Ancaman umum ketiga berkaitan dengan kehilangan atau penghancuran data
induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan backup dan
prosedur pemulihan bencana.

Untuk lebih jelasnya,tabel dibawah ini adalah tabel ancaman dan kontrol untuk siklus pengeluaran

TABEL 13-2 Ancaman dan Kontrol dalam Siklus Pengeluaran

AKTIVITAS ANCAMAN KONTROL (NOMOR PERTAMA MERUJUK PADA

Masalah umum 1. Tidak akurat atau tidak
sepanjang valid data master
seluruh
pengeluaran- 2. Tidak sah pengungkapan
siklus informasi sensitif
penguraian 3. Kehilangan atau
kehancuran dari data
4. Performa buruk
Memerintah 5. Kehabisan stok dan
kelebihan persediaan
6. Membeli barang yang tidak
dibutuhkan
7. Pembelian di harga
melambung
ANCAMAN YANG SESUAI)
1.1 Kontrol integritas pemrosesan data
1.2 Pembatasn akses ke data master
1.3 Tinjauan semua perubahan pada data master
2.1 Kontrol akses
2.2 Enkripsi
3.1 Prosedur pencadangan dan pemulihan data
4.1 Laporan manajerial
5.1 Sistem inventaris abadi
5.2 Pengkodean batang atau tag RFID
6.1 Persediaan abadi
6.2 Peninjauan dan persetujuan permintaan
pembelian
6.3 Fungsi pembelian terpusat
7.1 Daftar harga
7.2 Penawaran kompetitif
7.3 Tinjauan pesanan pembelian
7.4 Anggaran
8.1 Membeli hanya dari pemasok yang di setujui
 8. Membeli barang dari 8.2 Review dan persetujuan pembelian dari pemaok
kualitas rendah baru
8.3 Pelacakan dan pemantauan kualitas produk oleh
pemasok
8.4 Memegang manajer pemebelian yang
bertanggung jawab atas pengerjaan ulang dan biaya
skrap
9. Pemasok yang tidak 9.1 Mewajibkan pemasok untuk memilih sertifikasi
diandalkan mutu (misalnya,ISO 9000)
9.2 Mengumpulkan dan memantau data kinerja
pengiriman pemasok
10. Pembelian dari tidak sah 10.1 Memelihara data pemasok yang disetujui dan
pemasok mengkonfigurasi sistem untuk
10.2 Review dan persetujuan pembelian dari
pemasok baru
10.3 Kontrol khusus EDI (akses, tinjauan pesanan,
enkripsi, kebijakan)
11. Kickback 11.1 Melarang penerimaan hadiah dari pemasok
11.2 Rotasi pekerjaan dan cuti wajib
11.3 Mewajibkan agen pembelian untuk
mengungkapkan kepentingan keuangan dan pribadi
di pemasok
11.4 Audit pemasok
Menerima 12. Menerima barang tiak 12.1 Memerlukan adanya pesanan pembelian yang
dipesan disetujui sebelum menerima apapun pengiriman
13. Kesalahan dalam 13.1 Jangan menginformasikan kepada karyawan
menghitung penerima tentang jumlah yang dipesan
13.2 Mewajibkan karyawan penerima untuk
menandatangani laporan penerimaan
13.3 Insentif
13.4 Penggunaan kode batang dan tag RFID
13.5 Konfigurasi system ERP untuk menandai
perbedaan antara yang diterima dan jumlah pesanan
 yang melebihi ambang batas toleransi untuk
penyelidikan
14. Tidak memverifikasi 14.1 Kontrol anggaran
tanda terima layanan 14.2 Audit
15. Pencurian inventaris 15.1 Pembatasan akses fisik ke investasi
15.2 Dokumentasi semua transfer investaris antara
penerimaan dan inventaris karyawan tory
15.3 Perhitungan fisik persediaan secara periodic
dan rekonsilisai untuk dicatat kuantitas
15.4 Pemisahan tugas: penyimpanan inventaris
versus penerimaan
Menyetujui 16. Kesalahan dalam pemasok 16.1 Verivikasi keakuratan faktur
Faktur faktur 16.2 Memerlukan tanda terima terperinci untuk
pemasok pembelian kartu pengadaan
16.3 ERS
16.4 Verivikasi tagihan pengiriman dan penggunaan
saluran pengiriman yang disetujui
17. Kesalahan dalam posting 17.1 Kontrol edit entri data
ke hutang 17.2 Rekonsiliasi catatan rinci utang usaha dengan
jenderal akun control buku besar
Pengeluaran 18. Kegagalan untuk 18.1 Pengajuan faktur pada tangaal jatuh tempo
Tunai mengambil keuntungan dari untuk diskon
diskon untuk oembayaran 18.2 Anggaran arus kas
cepat
19. Membayar barang tidak 19.1 Mewajibkan semua faktur pemasok dicocokkan
diterima dengan dokumen pendukung yang diakui oleh
penerimaan dan pengendalian persediaan
19.2 Anggaran (untuk layanan)
19.3 Memerlukan tanda terima untuk biaya
perjalanan
19.4 Penggunaan kartu kedit perusahaan untuk
biaya perjalanan
20. Pembayaran duplikat 20.1 Membutuhkan paket voucher lengkap untuk
semua pembayaran
20.2 Kebjakan untuk membayar hanya dari Salinan
asli faktur pemsok
20.3 Membatalkan semua dokumen pendukung saat
pembayaran dilakukan
21.Pencurian uang tunai 21.1 Pengamanan fisik cek kosong dan mesin
penandatanagan cek
21.2 Akuntansi berkala dari semua cek yang diberi
nomor urut oleh kasir
21.3 Kontrol akses ke terminal EFT
21.4 Penggunaan computer dan browser khusus
untuk perbankan online
21.5 Blokir ACH pada akun yang tidak digunakan
untuk pembayaran
21.6 Pemisahan fungsi penulisan cek dan hutang
usaha
21.7 Memerlukan tanda tangan ganda pada cek lebih
besar dari jumlah tertentu
21.8 Rekonsiliasi rutin rekening bank dengan
jumlah tercatat oleh seseorang yang indpenden dari
prosedur pengeluaran kas
21.9 Pembatasan akses ke file induk pemasok
21.10 Membatasi jumlah karyawan dengan
kemampuan membuat satu kali pemasok dan untuk
memprses faktur dari pemasok satu kali
21.11 Menjalankan kas kecil sebagai dana imprest
21.12 Audit keutan dana kas kecil
22. Periksa perubahan 22.1 Mesin proteksi cek
22.2 Penggunaan tinta dan kertas khusus
22.3 Pengaturan “Pembayaran Positif “dengan bank
23. Masalah arus kas 23.1 Anggaram arus kas
A. MEMESAN BAHAN BAKU,PERLENGKAPAN,DAN JASA
Catatan inventaris yang tidak akurat dapat menimbulkan masalah yang signifikan untuk
organisasi. Oleh karena itu, akuntan dan profesional sistem perlu memahami dengan baik
praktek untuk mengelola persediaan.

Proses
Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang cukup
sehingga produksi dapat berlangsung jika pemasok terlambat dalam pengiriman, disebut
dengan pendekatan Economic Order Quantity (EOQ). Reorder point menentukan tingkat
yang mana saldo persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi
stok dimulai.
Material requirement planning (MRP) adalah sebuah pendekatan untuk manajemen
persediaan yang berupaya mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan
meningkatkan akurasi teknik
perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan
produksi.
Sistem persediaan just in time (JIT inventory system), sebuah sistem yang meminimalkan
atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan memproduksi barang
hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya yang diperkirakan. Sistem JIT
berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang
jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan
aktual, bukannya yang diperkirakan.
Ancaman dan Kontrol
Kesalahan terjadi jika pegawai berupaya untuk menghemat waktu dengan memindai satu
barang dan kemudian memasukkan kuantitas secara manual. Melekatkan label RFID ke
masing-masing produk dapat mengeliminasi masalah tersebut.
Ancaman lainnya adalah pembelian barang yang saat ini tidak diperlukan. Catatan
persediaan perpetual yang akurat memastikan validitas permintaan pembelian yang
dihasilkan sistem pengendalian persediaan secara otomatis.
B. MEMILIH PEMASOK

Proses

Beberapa faktor harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

● Harga

● Kualitas bahan

● Keandalan dalam melakukan pengiriman

Keandalan pemasok sangat penting terutama bagi perusahaan yang menggunakan sistem
JIT karena pengiriman yang terlambat dapat menghentikan seluruh sistem.

Sebuah pesanan pembelian adalah bentuk dokumen atau elektronik yang secara resmi
permintaan pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu dengan harga yang
ditentukan. Itu juga janji untuk membayar dan menjadi kontrak setelah pemasok
menerimanya. Pesanan pembelian termasuk nama-nama pemasok dan agen pembelian,
pesanan dan tanggal pengiriman yang diminta, lokasi pengiriman dan cara pengiriman,
serta informasi tentang barang yang dipesan. Sering, beberapa pembelian pesanan
dihasilkan untuk memenuhi satu permintaan pembelian, karena vendor yang berbeda
mungkin pemasok pilihan untuk berbagai item yang diminta. Kuantitas yang dipesan
mungkin juga berbeda dari yang meminta agar pembeli dapat memanfaatkan diskon
kuantitas.

Banyak perusahaan mempertahankan pengaturan pembelian khusus dengan pemasok

penting. Sebuah blanket order adalah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu di
harga yang ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu tertentu, seringkali satu
tahun. Blanket pun mengejar pesanan mengurangi ketidakpastian pembeli tentang sumber
bahan baku yang andal dan membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasinya
secara lebih efektif.

Penggunaan EDI adalah salah satu cara untuk meningkatkan proses pembelian. Program
vendor-managed-inventory menyediakan sarana lain dimana para produsen dan distributor
mengelola persediaan pelanggan eceran menggunakan EDI.

Pemasok mengakses sistem point-of-sales pelanggannya untuk mengawasi persediaan dan

secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat yang
telah disepakati. Pelelangan terbalik (reverse auction) menyediakan teknik lain untuk
mengurangi biaya yang terkait pembelian. Para pemasok bersaing satu sama lain untuk
memenuhi permintaan pada harga terendah. Pelelangan ini mungkin cocok untuk membeli
barang komoditas dibandingkan komponen penting yang berkualitas, keandalan vendor,
dan kinerja pengirimannya sangat penting.

Salah satu cara untuk mengurangi biaya yang terkait pembelian lainnya adalah melakukan
audit pre-award. Audit pre-award biasanya mengidentifikasi kesalahan matematis
sederhana dalam formula pemberian harga yang rumit dan diskrepansi lain, ketika
dikoreksi, yang dapat memberikan penghematan yang cukup.

EDI, inventaris yang dikelola vendor, lelang terbalik, dan audit pra-penghargaan adalah
teknik untuk mengurangi biaya terkait pembelian bahan baku dan inventaris barang jadi.
Perkembangan TI baru juga dapat mengubah cara perusahaan memperhitungkan inventaris
mereka. Secara tradisional, sebagian besar perusahaan telah menggunakan pendekatan
LIFO, FIFO, atau rata-rata tertimbang untuk mengalokasikan biaya ke persediaan dan
harga pokok penjualan. Namun, RFID menyediakan kemampuan untuk melacak item
inventaris individual. Dengan demikian, RFID memungkinkan perusahaan untuk lebih
akurat memperhitungkan biaya terkait persediaan aktual dengan beralih ke metode
identifikasi khusus untuk akuntansi persediaan.

Ancaman dan Kontrol

Dalam upaya untuk mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman lainnya adalah
membeli produk berkualitas inferior. Produk di bawah standar dapat menghasilkan
penundaan produksi yang mahal. Salah satu cara untuk mengurangi risiko masalah
ketergantungan pemasok adalah mensyaratkan pemasok tersebut agar memiliki sertifikasi
dengan memenuhi standar kualitas internasional. Akses ke sistem EDI seharusnya
dikendalikan dan dibatasi ke personel yang diotorisasi melalui penggunaan kata sandi, ID
pengguna, matriks kontrol akses, dan pengendalian akses fisik.

Pembelian dari pemasok yang tidak sah dapat mengakibatkan banyak masalah. Barang
mungkin berkualitas rendah atau terlalu mahal. Pembelian tersebut bahkan dapat
menyebabkan masalah hukum. Pembayaran kepada entitas dalam daftar tersebut dapat
mengakibatkan denda yang cukup besar dan terkadang hukuman penjara. Akibatnya,
sistem ERP harus dikonfigurasi untuk mencegah penerbitan pesanan pembelian kepada
pemasok yang tidak ada dalam file induk yang disetujui. Semua pesanan pembelian harus
ditinjau untuk memastikan bahwa hanya pemasok yang disetujui yang digunakan.

C. PENERIMAAN

Bagian penerima adalah yang bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari
pemasok. Biasanya melapor ke petugas gudang, yang pada gilirannya melapor kepada
wakil presiden manufaktur. Informasi tentang penerimaan barang dagangan yang dipesan
harus dikomunikasikan ke inventaris fungsi kontrol untuk memperbarui catatan persediaan.
Proses

Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor pesanan

pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan pesanan pembelian
terbuka untuk memverifikasi bahwa barang dipesan. Petugas penerimaan kemudian
menghitung kuantitas atas barang yang dikirimkan.

Laporan penerimaan mendokumentasikan rincian tentang setiap pengiriman, termasuk

tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian (Gambar 13-8). Untuk
setiap item yang diterima, itu menunjukkan nomor item, deskripsi, satuan ukuran, dan
kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang-orang yang
menerima dan memeriksa barang serta untuk komentar tentang memperhatikan kualitas
barang yang diterima.

Salah satu cara meningkatkan efisiensi dari proses ini adalah mensyaratkan pemasok untuk
menempelkan kode batang atau batang label RFID ke produk-produknya. Dalam efisiensi
logistik, perusahaan pengiriman yang truknya dilengkapi dengan terminal data yang
bertautan dengan satelit, sebuah bisnis dapat melacak lokasi pasti dari seluruh pengirim
yang datang.

Ancaman dan Kontrol

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan merupakan ancaman. Prosedur

pengendalian terbaik adalah menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima
hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.

Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.
Pengendalian: mensyaratkan petugas penerimaan untuk tidak hanya mencatat kuantitas
yang diterima, tetapi juga menandatangani laporan penerimaan atau memasukan nomor ID
pegawai dalam sistem. Sistem ERP harus dikonfigurasikan secara otomatis untuk
menandai ketidaksesuaian antara hitungan penerimaan dan kuantitas pesanan.

Pencurian persediaan, seharusnya persediaan disimpan di lokasi yang aman dengan akses
terbatas. Kedua, seluruh transfer persediaan seharusnya didokumentasikan. Ketiga,
menghitung persediaan di tangan secara periodik.

D. MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

Proses

Departemen hutang usaha menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Kewajiban

hukum untuk membayar pemasok muncul pada saat barang diterima. Namun, untuk alasan
praktis, sebagian besar perusahaan mencatat hutang dagang hanya setelah menerima dan
menyetujui faktur pemasok. Perbedaan waktu ini biasanya tidak penting untuk
pengambilan keputusan sehari-hari, tetapi ini membutuhkan membuat jurnal penyesuaian
yang tepat untuk menyiapkan laporan keuangan yang akurat pada akhir tahun periode
fiskal.

Ketika faktur diterima, departemen bagian utang bertanggung jawab untuk

mencocokannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang
berkaitan.fakturnya disebut paket voucher (voucher package). Setelah pemberi persetujuan
memverifikasi bahwa perusahaan telah menerima apa yang telah ia pesan, faktur tersebut
disetujui untuk pembayaran.

Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, disebut sebagai nonvoucher atau voucher
sistem. Dalam sistem nonvoucher , setiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumen
pendukung mentation) diposting ke catatan pemasok individu dalam file hutang usaha dan
kemudian and disimpan dalam file faktur terbuka. Ketika cek ditulis untuk membayar
faktur, paket voucher usia dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai dibayar, dan
kemudian voucher paket disimpan dalam file faktur berbayar. Dalam sistem voucher ,
dokumen tambahan yang disebut voucher pengeluaran juga dibuat ketika faktur pemasok
disetujui untuk pembayaran.

Proses utang, yang mencocokan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan laporan
penerimaan, adalah dengan pencocokan tiga cara tradisional atau pendekatan Evaluated
Receipt Settlement (ERP).
Perbandingan 3 Cara Tradisiona

Ancaman dan Kontrol

Masalah yang muncul adalah ketidaksesuaian antara harga yang dicamtumkan dan harga
actual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. Pengendalian
dengan menverifikasi ketepatan matematis dari faktur pemasok dan harga serta kuantitas
yang tercamtumkan disana dibandingkan dengan yang indikasikan pada pesanan
pembelian dan laporan penerimaan.
Dan kesalahan dalam mencatat dan posting pembayaran ke pemasok dapat dikendaliakan
dengan pengendalian entri data dan pemprosesan untuk memastikan integrasi pemrosesan
diperlukan untuk mecegah masalah tersebut.

E. PENGELUARAN KAS

Proses

Kasir melapor ke bendahara dan bertanggungjawab untuk membayar pemasok.hal ini

memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan
pencacatan, yang dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan hutang.
Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket voucher.meskipun
banyak pembayaran terus dibuat dengan cek,penggunaan EFT dan FEDI semakin
meningkat.

Ancaman dan Kontrol

Ancaman pertama yaitu kegagalan memanfaatkan diskon bagi pembayaran tepat waktu.
Cara mengatasi ancaman ini adalah dengan mengisi faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo
untuk diskon dan melakukan anggaran arus kas.

Ancaman yang kedua adalah membayar barang yang tidak diterima. Cara mengatsi
masalah ini adalah dengan mensyaratkan bahwa seluruh faktur pemasok dicocokkan
dengan dokumen pendukang yang diakui baik oleh penerima dan pengendalian persediaan,
melakukan pencatatan anggaran (bagi jasa), mensyaratkan tanda terima bagi biaya
perjalanan, dan penggunaan kartu kredit perusahaan untuk biaya perjalanan.

Ancaman yang ketiga adalah terjadinya pembayaran duplikat atau double.

Pengendaliannya adalah dengan mensyaratkan paket voucher yang lengkap untuk semua
pembayaran, melakukan kebijakan membayar hanya dari salianan asli atas faktur pemasok,
dan membatalkan seluruh dokumen pendukung saat pembayaran dibuat.

Ancaman yang keempat adalah adanya pencurian kas. Cara mengatasi masalah ini adalah
dengan melakukan keamanan fisik atas cek kosong dan mesin penandatangan cek dan
melakukan pengendalian akses terhadap terminal EFT.
Ancaman yang kelima adalah kesalahn dalam mengecek perubahan. Cara mengurangi
masalah ini adalah dengan mengawasi mesin perlindungan cek, penggunaan tinta dan
kertas khusus, dan pengaturan “pembayaran positif” dengan bank.

Masalah arus kas yang harus dibenahi pada anggaran arus kasnya juga masuk dalam
ancaman dalam pengeluaran kas.
Contoh Dokumen Siklus Pengeluaran

a. Surat Permintaan Pembelian

b. Surat Pesanan Pembelian
c. Laporan Penerimaan Barang

d. Faktur Pembelian
e. Bukti Pengeluaran