Nama : Layly Rahmawati

NIM / Kelas : 20312241 / D

Prodi : Akuntansi

Resume Chapter 15

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

Siklus sumber daya manusia (MSDM)/penggajian (human resources manajemen (HRM)/payroll cycle)
adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan
dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif.

Aktivitas atau tugas yang dilakukan dalam siklus ini adalah sebagai berikut :

1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru.

2. Pelatihan.
3. Penugasan pekerjaan.
4. Kompensasi (penggajian).
5. Evaluasi kinerja.
6. Mengerluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak.

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5 dijalankan
berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut.Bab ini utamanya membahas
tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya bertanggung jawab atas fungsi ini.

Sistem Informasi Siklus HRM

Keberhasilan organisasi tergantung pada karyawan yang terampil dan termotivasi karena pengetahuan
mereka dan keterampilan mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang diberikan kepada pelanggan.
Memang, dalam organisasi jasa profesional, seperti akuntansi dan firma hukum, pengetahuan dan
keterampilan karyawan adalah komponen utama dari produk perusahaan, dan biaya tenaga kerja
merupakan biaya utama yang dikeluarkan untuk menghasilkan pendapatan. Bahkan di perusahaan
manufaktur, di mana biaya tenaga kerja langsung hanya mewakili sebagian kecil dari total biaya langsung,
karyawan adalah pemicu biaya utama karena kualitas pekerjaan mereka mempengaruhi produktivitas
secara keseluruhan dan tingkat cacat produk. Dengan demikian, tidak mengherankan untuk menemukan
bahwa beberapa analis saham percaya bahwa keterampilan dan pengetahuan karyawan mungkin bernilai
beberapa kali lipat nilai aset berwujud

Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system): perangkat lunak yang menyimpan
dan mengelola keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu sehingga pengetahuan tersebuh dapat
dibagikan dan digunakan oleh yang lain.

Mengakui nilai dari pengetahuan dan kemampuan para pegawai dapat membantu perusahaan
memahami dengan baik biaya sesungguhnya terkait dengan perputaran (turnover) pegawai yang berlebih.
Semangat kerja pegawai juga penting.

Ancaman dan Kontrol

AKTIVITAS ANCAMAN KONTROL

Masalah umum 1. Data master tidak 1.1 Kontrol integritas pemrosesan data.
SDM/siklus akurat atau tidak 1.2 Pembatasan akses ke data master.
penggajian valid. 1.3 Tinjauan semua perubahan pada data
2. Tidak sah master.
pengungkapan 2.1 Kontrol akses.
informsi sensitif. 2.2 Enkripsi.
3. Hilang atau rusaknya 2.3 Tokenisasi.
data. 3.1 Prosedur pencadangan dan pemulihan
4. Mempekerjakan bencana.
karyawan yang tidak 4.1 Prosedur perekrutan yang baik,
memenuhi syarat termasuk verifikasi kredensial,
atau mencuri. keterampilan, referensi, dan riwayat
5. Pelanggaran UU pekerjaan pelamar kerja.
ketenagakerjaan. 4.2 Pemeriksaan investigasi latar belakang
kriminal dari semua pelamar untuk posisi
terkait keuangan.
5.1 Dokumentasi menyeluruh tentang
prosedur perekrutan, evaluasi kinerja, dan
pemberhentian.
5.2 Pendidikan berkelanjutan tentang
perubahan UU ketenagakerjaan.

Perbarui 6. Tidak sah perubahan 6.1 Pemisahan tugas: Departemen HRM

penggajian data gaji dan data memperbarui data induk, tetapi hanya
master master. departemen penggajian yang
7. Pembaruan yang mengeluarkan cek gaji.
tidak akurat dari 6.2 Kontrol akses.
data induk 7.1 Kontrol integritas pemrosesan data.
penggajian. 7.2 Tinjauan berkala atas semua
perubahan pada data penggajian induk.
Validasi waktu 8. Dta waktu dan 8.1 Sumber otomatisasi data untuk
dan data kehadiran yang tidak pengambilan data.
kehadiran akurat. 8.2 Otentikasi biometrik.
8.3 Pemisahan tugas (rekonsiliasi tiket
waktu kerja dengan kartu waktu).
8.4 Tinjauan pengawasan.

Penyiapan 9. Kesalahan dalam 9.1 Pengendalian integritas pemrosesan

penggajian memproses data: total batch, cross-footing register
penggajian. penggajian, penggunaan rekening kliring
penggajian dan cek saldo nol.
9.2 Tinjauan pengawasan atas daftar
penggajian dan laporan lainnya.
9.3 Menerbitkan laporan laba rugi kepada
karyawan.
9.4 Tinjauan pedoman IRS untuk
memastikan klasifikasi pekerja yang tepat
sebagai karyawan atau kontraktor
independen.

Pencairan gaji 10. Pencurian atau 10.1 Pembatasan akses fisik ke cek
penipuan distribusi penggajian kosong dan mesin tanda
gaji. tangan cek.
10.2 Pembatasan akses ke sistem EFT.
10.3 Penomoran awal dan pembukuan
secara berkala untuk semua pemeriksaan
penggajian dan
peninjauan semua transaksi setoran
langsung EFT.
10.4 Memerlukan dokumentasi
pendukung yang tepat untuk semua gaji.
 10.5 Penggunaan rekening giro terpisah
untuk penggajian, dikelola sebagai dana
imprest.
10.6 Pemisahan tugas (kasir versus utang
usaha; distribusi cek dari perekrutan/
pemecatan; rekonsiliasi independen dari
rekening giro penggajian).
10.7 Pembatasan akses ke database induk
penggajian.
10.8 Verifikasi identitas semua karyawan
yang menerima gaji.
10.9 Menyetorkan kembali gaji yang tidak
diklaim dan menyelidiki penyebabnya.

Pencairan gaji 11. Kegagalan untuk 11.1 Konfigurasi sistem untuk melakukan
pajak dan melakukan pembayaran yang di perlukan
bermacam- pembayaran yang menggunakan instruksi terkini dari IRS
macam diperlukan. (Publication Circular E).
pengurangan 12. Pembayaran 12.1 Sama dengan 11.1
sebelum waktunya. 13.1 Memproses kontrol integritas.
13. Pembayaran tidak 13.2 Tinjauan pengawasan atas laporan.
akurat. 13.3 Tinjauan karyawan atas laporan laba
rugi bermacam-macam
Pengurangan.
Aktivitas Siklus Penggajian

1. Memperbarui Databese Induk Penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk penggajian
yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal: perekrutan baru,
pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang
ditetapkan.

Proses

Meskipun penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiliki akses online untuk
memperbarui database induk penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian dimasukkan secara
tepat waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam periode pembayaran berikutnya.

Ancaman dan Kontrol

Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian (ancaman 6 dalam Tabel 15-1) dapat
mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak dibenarkan. Pemisahan
tugas secara tepat (pengendalian 6.1) merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi
ancaman tersebut. Pengendalian akses sistem penggajian (pengendalian 6.2) juga penting. Sistem
tersebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID pengguna dan kata sandi dengan sebuah
matriks penggendalian akses yang (1) menjelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk dijalankan
setiap pegawai dan (2) mengidentifikasi file apa yang diperbolehkan untuk diakses setiap pegawai.
Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk penggajian sehingga
menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena tidak membayarkan jumlah
yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah. Sebaiknya dilakukan pengecekan validitas pada
nomor pelanggan dan uji kelayakan terhadap peruabahan yang sedang dibuat (pengendalian 7.1).
Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen (pengendalian 7.2) atas seluruh
perubahan terhadap pegawai di departemennya memberikan sebuah cara yang tepat waktu untuk
mendeteksi kesalahan.

2. Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai.

Proses

Kartu waktu (time card): sebuah dokumen yang mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan
pegawai untuk setiap giliran (shift) kerja.
Lembar waktu (time sheet): sebuah tampilan layar entri data (atau dokumen kertas) yang digunakan
oleh para profesional yang digaji untuk mencatat lamanya waktu yang dihabiskan dalam melakukan
berbagai tugas untuk klien-klien tertentu.

Ancaman dan Kontrol

Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang tidak akurat.
Otomotisasi data sumber (pengendalian 8.1) dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan
dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Teknologi informasi (TI) juga dapat mengurangi risiko
ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan kehadiran. Selain itu, meminta para supervisor
departemen untuk memeriksa dan menyetujui kartu waktu dan kartu jam kerja memberikan sebuah
pengendalian detektif pada keakuratan data waktu dan kehadiran.
3. Menyiapkan Penggajian

Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian bagi para pegawai.

Proses

Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar penggajian. Setelah
memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan
menandatangani sebuah cek (atau mengajukan sebuah transaksi Electronic Funds Transfer (EFT)).
Setoran langsung adalah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan
penggajian. Setoran langsung menyediakan penghematan kepada para atasan dengan menghapus
biaya pembelian, pemrosesan, dan pendistribusian cek kertas.
Daftar penggajian (payroll register): sebuah daftar data penggajian untuk setiap pegawai pada satu
periode penggajian.

Daftar potongan (deduction register): sebuah laporan yang mencantumkan potongan-potongan

sekarela lainnya dari setiap pegawai.

Laporan pendapatan (earning statement): sebuah laporan yang mencantumkan jumlah gaji kotor,
pemotongan, dan jumlah gaji bersih untuk periode terkini dan total year-to-date untuk setiap
kategori.

Berikut isi dan tujuan dari laporan MSDM/penggajian yang biasanya dihasilkan:

Nama Laporan Isi Tujuan

Daftar Kumulatif gaji kotor Digunakan untuk informasi
penghasilan tahun-ke-tanggal, gaji karyawan dan tahunan
kumulatif bersih, dan potongan untuk laporan penggajian.
setiap karyawan.

Inventaris tenaga Daftar karyawan menurut Digunakan dalam

kerja departemen. menyiapkan laporan terkait
tenaga kerja untuk agensi
pemerintahan.

Laporan kontrol Daftar setiap posisi resmi, Digunakan dalam

polisi kualifikasi pekerjaan perencanaan kebutuhan
Digunakan dalam tenaga kerja masa depan.
perencanaan kebutuhan
tenaga kerja masa depan
gaji, gaji yang
dianggarkan, dan status
posisi (diisi atau kosong).
Laporan inventaris Laporan inventaris Berguna dalam
keterampilan keterampilan. merencanakan kebutuhan
tenaga kerja masa depan dan
program latihan.

Formulir 941 Pengembalian pajak Diajukan setiap tiga bulan

federal triwulanan majikan untuk merekonsiliasi
(tunjukkaning semua upah pembayaran pajak bulanan
yang dikenakan pajak dan dengan total kewajiban pajak
jumlah yang dipotong untuk kuartal tersebut.
untuk pajak penghasilan
dan FICA).

Formulir W-2 Laporan upah dan Dikirim ke setiap karyawan

pemotongan untuk masing untuk digunakan dalam
-masing karyawan. mempersiapkan ini.

Formulir W-3 Ringkasan semua formulir Dikirim ke pemerintah

W-2. federal bersama dengan
salinannya dari semua bentuk
W-2; jatuh tempo pada 28
Februari.

Formulir 1099- Laporan pendapatan yang Dikirim ke penerima

Lain-lain. dibayarkan kepada pendapatan untuk digunakan
independen kontraktor. dalam pengarsipan
pengembalian pajak
penghasilan mereka; jatuh
tempo pada 31 Januari.
 Berbagai laporan Data pada kepatuhan
lain untuk terhadap berbagai
pemerintahan peraturan ketentuan,
laporan pajak negara
bagian dan lokal, dll.
Untuk mendokumentasikan
kepatuhan dengan yang
berlaku peraturan.

Ancaman dan Kontrol

Kerumitan pemrosesan penggajian, terutama berbagai ketentuan hukum pajak, membuat

pemrosesan penggajian rawan akan kesalahan (ancaman 9 dalam Tabel 15-1).

Tiga jenis pengendalian integritas pemrosesan (pengendalian 9.1) yang dapat mengurangi ancaman
kesalahan penggajian:

1) Total batch (batch total). Sistem MSDM/penggajian yang canggih akan terus menggunakan
pemrosesan batch untuk penggajian.
2) Melakukan cross-footing daftar penggajian (cross-footing the payroll register). Total daro
kolom gaji bersih harus sama dengan total gaji kotor dikurangi potongan total. Jika tidak sama
maka sebuah kesalahan terjadi dalam pemrosesan dan perlu segera diselidiki serta dikoreksi.
3) Akun kliring penggajian (payroll clearing account): sebuah akun buku besar umum yang
digunakan untuk mengecek keakuratan dan kelengkapan pencatatan biaya penggajian dan
alokasi selanjutnya terhadap pusat biaya yang sesuai.
4. Mengeluarkan Penggajian

Langkah Selanjutnya yang dilakukan adlah mengeluarkan gaji ke pegawai secara nyata

Proses

Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar penggajian. Setelah
memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan
menandatangani sebuah cek (atau mengajukan sebuah transaksi Electronic Funds Transfer (EFT)).
Setoran langsung adalah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan
penggajian. Setoran langsung menyediakan penghematan kepada para atasan dengan menghapus
biaya pembelian, pemrosesan, dan pendistribusian cek kertas.
Ancaman dan Kontrol

Ancaman besar lainnya dalam proses penggajian adalah pencurian cek gaji, penerbitan cek gaji ke
pegawai fiktif, atau penerbitan cek gaji ke pegawai yang telah diberhentikan. Hal ini dapat
menimbulkan peningkatan biaya dan hilangnya kas.

Menerapkan pengendalian pada penggajian terkait pengeluaran kas lainnya yang dibahas pada bab
13 dapat mengatasi ancaman tersebut. Secara spesifik:

o Akses terhadap cek gaji kosong dan terhadap mesin tanda tangan cek harus dibatasi.
o Seluruh cek penggajian harus secara utut dinomori sebelumnnya dan secara periodik
diperhitungkan.
o Kasir harus menandatangai seluruh cek penggajian hanya ketika didukung dengan
dokumentasi yang layak (daftar penggajian dan voucher pencairan).

5. Menghitung dan Mengeluarkan Pajak Penghasilan yang Dibayar Pegawai serta Potongan
Pegawai Sukarela

Aktivitas penggajian yang terakhir adalah menghitung dan membayar pajak gaji dan penghasilan
pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai.

Proses

Rencana manfaat fleksibel (flexible benefit plan): sebuah rencana di mana tiap pegawai menerima
beberapa perlindungan minuman dalam asuransi medis dan kontribusi pensiun, plus manfaat
tambahan "kredit" yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu berlibur ekstra atau asuransi
kesehatan tambahan. Rencana ini terkadang disebut sebagai rencana manfaat gaya kafetaria karena
rencana ini menawarkan menu pilihan.

Ancaman dan Kontrol

Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah kegagalan untuk memenuhi pembayaran yang diperlukan,
pembayaran yang tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam pembayaran tersebut. Ancaman ini dapat
menimbulkan denda dari petugas pemerintah dan pegawai juga dapat mengeluh apabila kesalahan
tersebut secara negatif memengaruhi manfaat pensiun atau manfaat lainnya.
Opsi Outsourcing: Biro Jasa Penggajian Dan Organisasi Pengusaha Profesional

Biro jasa penggajian (payroll service bureau): sebuah organisasi yang mengelola file induk penggajian
untuk tiap kliennya dan menjalankan aktivitas pemrosesan penggajiannya untuk sebuah bayaran.

Organsiasi pengusaha profesional (professional employer organization - PEO): sebuah organisasi

yang memproses penggajian dan juga menyediakan jasa manajemen sumber daya manusia, seperti
desain manfaat pegawai dan administrasi.

Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasan berikut:

o Mengurangi biaya
o Jangkauan manfaat yang lebih luas
o Pembebasan atas sumber daya komputer
Contoh Dokumen :

1. Time Card
2. Time Sheet

3. Daftar penggajian (payroll register) dan Daftar potongan (deduction register):

4. Slip Gaji Karyawan

5. Bukti Pengeluaran Kas untuk Penggajian