PENGANTAR BAHASA MELAYU KOMUNIKASI

GPMK1012

Komunikasi lisan
 KOMUNIKASI LISAN

Komunikasi ialah proses berterusan yang

melibatkan pemindahan maklumat dan ada maklum
balas (Abraham: 1986)

Jenis komunikasi terbahgi dua, iaitu komunikasi

lisan dan komunikasi bertulis
 KOMUNIKASI LISAN

Perkataan komunikasi itu sendiri tentunya sangat

tidak asing lagi untuk semua. Komunikasi sering
kali digunakan dalam suatu interaksi bagi manusia
dalam kehidupan seharian
KOMUNIKASI LISAN

Komunikasi lisan merupakan proses komunikasi

yang menggunakan percakapan untuk
menyampaikan maklumat kepada penerima.
 KOMUNIKASI LISAN

Komunikasi lisan bermaksud suatu yang dicakap.

Ringkasnya, komunikasi lisan merupakan suatu
mesej yang disampaikan dengan kata-kata.
Komunikasi lisan berkenaan dengan apa-apa yang
kita katakan
KOMUNIKASI LISAN

Komunikasi lisan boleh dibahagikan kepada

komunikasi sehala dan dua hala
 KOMUNIKASI LISAN

Komunikasi lisan ini bukan sekadar melakukan

perbualan sahaja. Akan tetapi, komunikasi lisan
juga dikategorikan dalam ucapan, pembentangan,
perbualan dalam telefon, mesyuarat dan yang
melibatkan komunikasi 2 hala
 KOMUNIKASI LISAN

Jenis-jenis komunikasi lisan

- Temuramah
- Perbincangan
- Mesyuarat
- Perbualan telefon
TEMURAMAH
Temu ramah-komunikasi dua hala berbentuk
formal yang merupakan aktiviti terancang, iaitu
proses menyoal dan menjawab.
Tujuannya adalah untuk memperoleh maklumat
tentang sesuatu tajuk atau isu daripada orang
yang diwawancara dan dilangsungkan dalam
suasana mesra dan tidak terlalu rasmi.
Antara ciri-ciri temubual adalah seperti berikut:

1. melibatkan soal jawab

2. berbentuk dialog

3. terbahagi kepada tiga bahagian-pendahuluan,

soalan & penutup

4. Bahasa yang digunakan adalah Bahasa

mudah
TEMURAMAH
Melibatkan sekurang-kurangnya dua orang
individu yang berbalas-balas cakap sesama
mereka.
Temu ramah / wawancara berbentuk perbualan
rasmi
Dialog kurang formal berbanding dengan temu
ramah – perbualan biasa
TEMURAMAH

Anda perlu memulakan temu ramah dengan

memperkenalkan diri dan menyatakan tujuan
Guna panggilan yang bersesuaian dengan pangkat
dan kedudukan orang ditemu ramah
TEMURAMAH

SOALAN: Selaku editor majalah sekolah, anda

telah diminta untuk menemu ramah seorang
tokoh olahragawan yang telah berjaya
mengharumkan nama sekolah hingga ke
peringkat kebangsaan. Tulis temu ramah
tersebut selengkapnya. Panjang temu ramah
hendaklah lebih daripada 180 patah
perkataan.
TEMURAMAH

Petunjuk Soalan
T= Sukan
K= Kejayaan Yang Diraih Oleh Olahragawan
Tersebut
F= Khusus - Wawancara
PERBINCANGAN
 PERBINCANGAN

•Perbincangan dikategorikan kepada secara formal atau

tidak formal. Proses mencari penyelesaian, mesyuarat,
perjumpaan merupakan contoh komunikasi lisan yang
berbentuk perbincangan.
 PERBINCANGAN

•Perbincangan dapat memberi keputusan yang terbaik,

mendapat persetujuan semua pihak yang terlibat,
mencetuskan idea- idea yang bernas serta memberi
ruang kepada pihak yang terlibat mengambil bahagian
dalam membuat keputusan.
-
MESYUARAT
PENGERTIAN MESYUARAT
Perbincangan formal
melibatkan dua pihak
atau lebih untuk
mencapai objektif tertentu
yang akan dikongsi
bersama melalui proses
komunikasi.
 MESYUARAT

Mesyuarat merupakan satu pertemuan antara satu

atau lebih orang untuk membuat perancangan
atau pelan tindakan, berkongsi idea atau
maklumat, membuat keputusan atau mencari jalan
bagi penyelesaian masalah dalam jangka pendik
atau panjang.
JENIS MESYUARAT
1. MENDAPAT MAKLUMAT

2. MEMBUAT KEPUTUSAN

3. MENYELESAIKAN MASALAH
 JENIS MESYUARAT
1. MENDAPAT MAKLUMAT
• Wakil tiada had
• Mereka yang perlu tahu
• Persediaan bilik
• Proses komunikasi satu hala
• Cara kepimpinan autoritatif
• Penekanan isi kandungan
ASAS KEJAYAAN : PERANCANGAN DAN
PENYEDIAAN MAKLUMAT
2. MEMBUAT KEPUTUSAN/ SELESAIKAN
MASALAH
➢ Tiada melebihi 12 orang wakil
➢ Mereka yang bertanggungjawab
➢ Dua hala dan interaktif
➢ Ahli berhadapan
➢ Kepimpinan corak penyertaan
➢ Penekanan kepada penyelesaian masalah
ASAS KEJAYAAN : MEWUJUDKAN IKLIM
PERTUKARAN IDEA
 OBJEKTIF MESYUARAT
Bertukar fikiran, pendapat dan
mencetus idea baru

Memberi/dapatkan maklumat

Penyelesaian masalah

Mendapatkan persetujuan untuk

suatu tindakan
CIRI-CIRI MESYUARAT
BERKUALITI
PENDEK - Tidak melebihi 3 jam

INFORMATIF - Memberi banyak maklumat

MEMBUAT KEPUTUSAN - Tegas dan muktamat

AUTORITATIF - Kuasa pemutus utama

KUATKUASAKAN - Disokong dengan peraturan

MERANCANG
MENENTUKAN KEPERLUAN DIADAKAN
MESYUARAT
• Kos yang terlibat

• Faktor masa/timing
• Saiz keahlian
• Keberkesanan cara jemputan

• Kepakaran wakil yang hadir

PERWAKILAN
PEGAWAI YANG BANYAK IDEA/KEPAKARAN

KETUA PEJABAT DAN PEGAWAI

BERTANGGUNGJAWAB

TIMBALAN KETUA PEJABAT/PEGAWAI

PENGGERAK UTAMA

KETUA PEJABAT
KEPIMPINAN
Mesra

Tidak terlalu formal dan bebas beri pendapat

Penjelasan diminta/diberi

Mendengar pendapat dengan teliti

Penyertaan semua - banyakkan idea

Gunakan teknik ‘brainstorming’

PERINGKAT-PERINGKAT
MESYUARAT
TANGGUNGJAWAB URUSETIA
TIGA PERINGKAT TANGGUNGJAWAB YANG PERLU DILAKSANAKAN:

Tindakan pra mesyuarat

Tindakan semasa mesyuarat
Tindakan selepas mesyuarat
TINDAKAN PRA MESYUARAT
➢Tentukan Agenda, Tarikh, Masa & Tempat
➢Membuat tempahan Bilik Mesyuarat & alat
➢Tentukan Kertas Kerja Kement./Jabatan diterima
15 hari sebelum mesyuarat
➢Surat jemputan 10 hari sebelum mesyuarat
➢Persediaan kemudahan Bilik Mesyuarat
➢Tentukan kehadiran 2 hari sebelum mesyuarat
➢Perbincangan pra mesyuarat dengan pengerusi
➢Makluman etiket mesyuarat kepada ahli.
MAKLUMAT
Disenarai ringkas untuk makluman
pengerusi
Dimaklumkan 10 hari sebelum
mesyuarat
Tegaskan dalam surat jemputan
Urusetia bincang dengan Pengerusi
 TEMPAT MESYUARAT
Mengikut pelan/jenis mesyuarat
Tempat duduk mencukupi
Pembesar suara
Alat-alat tulis
APD
Bersih dan kemas
Tempahan minuman ringan
TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
➢CATATAN MINIT
➢Senarai kehadiran mesyuarat
➢Perkara yang dibincangkan mengikut agenda:
➢ Perutusan Pengerusi
➢ Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu
➢ Perkara berbangkit
➢ Perbincangan ( Agenda )
➢ Pembentangan Kertas Kerja
➢ Hal-hal lain
➢ Penutup
➢Keputusan yang dibuat
➢Tindakan susulan yang perlu diambil.
WAKTU MESYUARAT
➢ Tentukan waktu mula dan akhir

➢ Hadkan waktu bagi perbincangan

idea/masalah yang banyak
 SENARAI AGENDA ANGGARAN WAKTU
1.

2.

3.
4.

5.

6.

7.

8.
 PENGENDALIAN MESYUARAT

• Wujud suasana merangsang perbincangan

• Ahli-ahli diberi peluang sama rata
• Agenda dibincang satu persatu.
• Hadkan masa perbincangan untuk setiap isu
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Penyediaan Minit (draf minit 3 hari selepas
mesyuarat)
Susun nama kehadiran ahli mengikut rank
Catatan perbincangan mesti jelas, ringkas & padat
serta tentukan ‘Tindakan’ untuk agensi berkenaan
Pengesanan dan laporan maklumbalas pelaksanaan
keputusan mesyuarat ` follow up & follow through ‘
Menyusun maklumbalas dan edar kepada ahli-ahli
mesyuarat
PERBUALAN TELEFON
 PERBUALAN TELEFON
•Telefon merupakan alat komunikasi lisan yang
tercanggih masa kini dengan adanya pelbagai
jenis dan bentuk telefon seperti telefon mudah
alih, telefon tanpa wayar, telefon bimbit, telefon
awam.
 PERBUALAN TELEFON
•Lain-lain kemudahan yang mengguanakan talian
telefon ialah telegram, teleks, kabelgram, mel
elektronik, internet dan lain-lain
 PERBUALAN TELEFON

•Membuat panggilan dan Menerima Panggilan

 PERBUALAN TELEFON
Membuat Pangilan
1.Perkenalan Nama
2. Jenis hubungan-formal-tak formal dan
3. Tujuan panggilan.
4. ceria
5.mengakhiri pembicaraan.
 PERBUALAN TELEFON
•Pastikan anda punya cara yang efektif untuk
mengakhiri pembicaraan tanpa
menyinggungnya.
•5. Jika orang yang anda cari tidak ada, tanya
maklumat untuk dihubungi pada waktu yang
sesuai.
 PERBUALAN TELEFON
•Jika anda meninggalkan pesan agar dia
menghubungi anda kembali, sebutkan
waktunya dan pastikan anda menerima
panggilannya.
Menerima Panggilan
1.Perkenalkan diri anda
2. Bersikaplah responsif dan memberi maklumat 3.
Berhati-hati jika menerima telefon untuk orang lain.
4. Jangan memberi maklumat peribadi tanpa
persetujuan.
4
•Menerima Panggilan
5. Catat pesan dengan teliti
6. Jika anda ingin mengalihkan panggilan kepada
orang lain, jelaskan dulu alasannya
SEKIAN, TERIMA KASIH