STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

BAGIAN ADMINISTRASI UMUM DAN

KEUANGAN
 STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Penyusunan rencana program kerja keuangan Kode:

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana

Kepala Departemen Keuangan, Staf

SDM,Departemen Waktu
dan Administrasi
KeuanganPelaksanaan
Umum
No
Tahapan Kegiatan

si dengan Staf Departemen

1 Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum, tentang rencana kegiatan

rdinasi dengan Staf

□
2 Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum, tentang rencana kegiatan

mbuat rencana kegiatan

3
□
pada bagian keuangan sesuai arahan Staf Departemen Keuangan

an rencana kegiatan
□
4 yang harus dilakukan oleh pelaksana sub bagian yang ada di bagian Keuangan

□
 Pelaksana

Kepala Staf
Departemen Departemen Waktu
No Tahapan Kegiatan Keuangan
Keuangan, Pelaksanaan
SDM, dan
Administrasi
Umum
1

□
Menyiapkan dokumen yang diperlukan
dalam proses penyusunan anggaran

2 Koordinasi dengan Kepala Bagian

Administrasi dalam proses penyusunan
anggaran
□
□
3 Koordinasi dengan Kepala Departemen
Keuangan, SDM, dan Administrasi
Umum dalam proses
penyusunan anggaran
4

□
Mengusulkan rencana anggaran kepada
Kepala Bagian Administrasi untuk
ditindaklanjuti oleh pimpinan lembaga
 Pelaksana

Kepala Staf Wakil ketua

Departemen Departemen Waktu
No Tahapan Kegiatan
Keuangan, Keuangan Pelaksanaan
SDM, dan
Administrasi
Umum
1

□
Membuat konsep pengajuan usulan
anggaran dan kebutuhan barang
inventaris

□
2 Mengkoordinasikan konsep dengan Kepala
Bagian Administrasi

□
3 Mengkoordinasikan konsep bersama Kepala
Departemen Keuangan, SDM, dan
Administrasi Umum

□
4 Konsep yang sudah disetujui Kepala
Bagian Administrasi dikirim ke Wakil
ketua

□
5 Menerima konsep dari Kepala
Departemen Keuangan, SDM, dan
Administrasi Umum

□
6 Mengawasi Pelaksana ketika melaksanakan
kegiatan tentang pengelolaan urusan
keuangan

□
7 Membantu Pelaksana dalam melaksanakan
kegiatan pengelolaan urusan keuangan,
terjadi kesulitan
 Pelaksana

Kepala Staf Wakil ketua

Departemen Departemen Waktu
No Tahapan Kegiatan Keuangan
Keuangan, Pelaksanaan
SDM, dan
Administrasi
Umum
8

□
Melakukan evaluasi atas kegiatan
tentang pengelolaan urusan keuangan
 STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pembuatan daftar penerimaan honorarium, uang saku, Kode:
transport kegiatan berdasarkan DIPA
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana

Staf Pegawai - Waktu

No Tahapan Kegiatan
Departeme Pelaksanaan
n
Keuangan
1

□
Melihat hasil Scan Finger dan pembuat
daftar gaji

2 Menghitung kehadiran masing-masing

pegawai □
3

□
Menentukan besar honor pegawai
sesuai ketentuan yang berlaku

4 Menentukan besar honor pegawai

sesuai ketentuan yang berlaku □
□
5 Mendistribusikan honor, uang saku dan
uang transport kepada pegawai

□
Menerima pendistribusian honor, uang
saku dan uang tranpor dari Staf
Departemen Keuangan
 Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
Staf Pegawai - Bendahara
No Tahapan Kegiatan
Departemen
Keuangan

□
Meminta kepada pegawai bukti-bukti kegiatan,
seperti tiket perjalanan dinas, kwitansi,
dan bukti-bukti lainnya yang sah

□
2 Memberikan bukti-bukti kegiatan, seperti
tiket perjalanan dinas, kwitansi, dan bukti-
bukti lainnya yang sah kepada Staf
Departemen
Keuangan

□
3 Membuatkan bukti perjalanan dinas dan
menghitung nominalnya

□
4 Mengusulkan pencairan dana ke bendahara

□
5 Memproses pengajuan pencairan dana

□
6 Mencairkan dana dan menyerahkannya
kepada pegawai yang bersangkutan

□
7 Menerima pencairan dana
 Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
Staf Pegawai - Bendahara
No Tahapan Kegiatan
Departemen
Keuangan

□
Membantu Kepala Departemen Kauangan
dalam mengambil SP2D

□
Membantu Kepala Departemen Kauangan
dalam memberikan honor kepada pegawai
 STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pembuatan laporan kegiatan keuangan Kode:

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
No Tahapan Kegiatan Staf Kasubag Bendahara
Departemen Keuangan dan
Keuangan Kepegawaian

□
1 Mengidentifikasi laporan kegiatan
keuangan

□
Koordinasi dengan Bendahara
dan Kepala Sub Bagian
Kepegawaian dan keuangan dalam
pembuatan laporan
kegiatan keuangan
3 Koordinasi dengan Staf Departemen
Keuangan
□ □
□
4 Menyusun laporan kegiatan keuangan

□
5 Menyerahkan laporan kegiatan
keuangan kepada Bendahara untuk
ditindaklanjuti

6 Menerima laporan kegiatan keuangan

dari Staf Departemen Keuangan
□
 STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pelaksanaan tugas pada sub akademik dan Kode:
kemahasiswaan
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana
Waktu Pelaksanaa n
No Tahapan Kegiatan Staf Akademik
Kepala Departemen Keuangan
Pelaksana

1Mengarahkan pelaksanaan

Pelaksana Kemahasiswaan
Sub Bagian
□
da Pelaksana Sub Bagian Registrasi, Pelaksana Sub Bagian Administrasi Pendidikan,

rima arahan Staf Akademik dalam Mengarahkan pelaksanaan kegiatan

□
kegiatan kepada Pelaksana Sub Bagian Registrasi, Pelaksana Sub Bagian Administrasi Pendidikan,

Pelaksana Kemahasiswaan
Sub Bagian
□
rahan Staf Akademik dalamMengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan kepada

□
an kegiatan kepada Pelaksana Sub Bagian Registrasi, Pelaksana Sub Bagian Administrasi

□
an

Pendidikan,
Sub Bagian

erima arahan Staf Akademik dalam mengawasi pelaksanaan kegiatan

□
 Waktu
Pelaksana
Pelaksanaa
n
No Tahapan Kegiatan
Staf Akademik Kepala
Departemen
Keuangan

□
1 Koordinasi dengan Kepala
Departemen Keuangan tentang
rencana kegiatan

2 Menerima koordinasi Staf Akademik

tentang rencana kegiatan □
3

□
Membuat rencana kegiatan pada
bagian akademik dan
kemahasiswaan sesuai arahan
Kepala Departemen Keuangan
4 Menjadwalkan rencana kegiatan yang
harus dilakukan oleh pelaksana sub
bagian yang ada di bagian
akademik dan kemahasiswaan
□
 Pelaksana
Waktu
No Tahapan Kegiatan Staf Akademik Kepala Pelaksana Pelaksanaa
Departemen n
Keuangan

□
1 Mendistribusikan tugas tanggung
jawab dan kegiatan kepada
Pelaksana sub akademik dan

□
kemahasiswaan
2 Menerima pendistribusian tugas
dari Staf Akademik

□
Mengarahkan pelaksanaan
tugas tanggung jawab dan
kegiatan kepada Pelaksana sub
akademik
dan kemahasiswaan
4 Menerima arahan Staf Akademik
dalam Mengarahkan pelaksanaan
tugas □
 Waktu
Pelaksana
Pelaksanaa
No Tahapan Kegiatan
n
Staf Akademik Pelaksana

□
1 Memeriksa pelaksanaan tugas para
pegawai pada sub bagian akademik
dan kepegawaian

2 Menerima pelaksanaan tugas dari

Staf Akademik □
□
3 Memantau pelaksanan tugas
para pegawai pada sub bagian
akademik dan kepegawaian

4 Memberi arahan secara langsung

5
kepada para pegawai pada sub
bagian akademik dan kepegawaian
tentang pelaksanaan tugas
□
□
Menerima arahan dari Staf
Akademik tentang pelaksanaan
tugas
 STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pengadaan rapat koordinasi dengan para pegawai Kode:
Staf
Akademik
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Waktu
Pelaksana
Pelaksanaa
No Tahapan Kegiatan
n
Staf Akademik Pelaksana

□
1 Mengumpulkan para pegawai Staf
Akademik

□
2 Mengadakan rapat koordinasi dengan
para pegawai Staf Akademik

3 Rapat koordinasi
Akademik
dengan Staf
□
4 Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas

5
kepada para pegawai Staf Akademik
agar mendapatkan kesepakatan dalam
pelaksanaan tugas
Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas
□
kepada Staf Akademik agar
mendapatkan kesepakatan dalam
pelaksanaan tugas
□
 STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pelaporan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Kode:
Departemen Keuangan
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Waktu
Pelaksana
Pelaksanaa
n
No Tahapan Kegiatan
Staf Akademik Kepala
Departemen
Keuangan
1 Menginventarisasi laporan

□
□
2 mengidentifikasi laporan

□
3 menyerahkan laporan seluruh
pelaksanaan tugas kepada Kepala
Departemen Keuangan

4 Menerima laporan dari Staf

Akademik tentang pelaksanaan
tugas □
 Pelaksana
Waktu
No Tahapan Kegiatan Staf Pelaksana
Pelaksanaan
Personalia Bagian
Personalia

□
1 Koordinasi dengan Pelaksana Bagian
Personalia tentang rencana kegiatan

2 Menerima koordinasi dengan Pelaksana

Bagian Personalia tentang rencana
kegiatan
□
3

□
Membuat rencana kegiatan pada
bagian personalia sesuai arahan
Pelaksana Bagian Personalia

□
Menjadwalkan rencana kegiatan yang harus
dilakukan oleh pelaksana sub bagian yang
ada di bagian Staf Personalia
 Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
Staf Pelaksana
Personalia Bagian
No Tahapan Kegiatan Personalia

1 a. Memberi tugas kepada Pelaksana bagian

kepgawaian untuk melaksanakan
kegiatan pemrosesan mutasi pegawai,
dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Memberitahukan kepada pegawai yang
□
akan naik pangkat
2. Menerima berkas persyaratan untuk
kenaikan pangkat
3. Membuat surat pengantar pengiriman
berkas
4. Mengirimkan berkas ke bagian
kepegawaian PAU
5. Mengecek proses SK kenaikan pangkat

2 Menerima tugas dan arahan dari

Staf Personalia □
3

□
Mengawasi staf ketika melaksanakan
kegiatan pemrosesan mutasi pegawai

□
Membantu staf dalam melaksanakan
kegiatan pemrosesan mutasi pegawai,
terjadi kesulitan
 STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR)
Pelaksanaan administrasi kepegawaian Kode:

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi:
Disetujui Oleh:
Pelaksana:

Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
Staf Pelaksana Kepala
Personalia Bagian Departemen
No Tahapan Kegiatan
Personalia Keuangan,
SDM, dan
Administrasi
Umum
1 Mengarahkan Pelaksana untuk
melaksanakan Administrasi
Kepegawaian sejak seseorang diangkat
sebagai Calon Pegawai Negeri sipil
sampai pada akhirnya ia diberhentikan
□
karena mencapai batas usia
pensiun atau karena sebab-

□
sebab lainnya
2 Menerima arahan dari Staf
Personalia
dalam melaksanakan Administrasi
Kepegawaian sejak seseorang diangkat
sebagai Calon Pegawai Negeri sipil
sampai pada akhirnya ia diberhentikan
karena mencapai batas usia pensiun
atau karena sebab-sebab lainnya

□
3 Melaksanakan tugas
berdasarkan tugas pokok dan
pungsi sebagai pedoman kerja

□
4 Mendistribusikan tugas kepada
bawahan sesuai bidang tugas
agar pekerjaan terbagi habis

5 Memberikan petunjuk pelaksana tugas

kepada bawahan untuk kelancaran
pelaksanaan tugas □
 Pelaksana Waktu
Pelaksanaan
Staf Pelaksana Kepala
Personalia Bagian Departemen
No Tahapan Kegiatan
Personalia Keuangan,
SDM, dan
Administrasi
Umum
6 Memeriksa hasil kegiatan pelaksanaan
tugas bawahan sesuai prosedur yang
berlaku agar terhindar dari kesalahan
Mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan
bawahan agar diperoleh kerja yang
□
benar dan akurat
7

□
Mengarahkan dan
mengendalikan Pelaksana untuk
membuat laporan
pelaksanaan kegiatan sebagai
pertanggungjawaban

□
8 Melaporkan pelaksanaan administrasi
kepegawaian kepada Kepala Bagian
Administrasi

□
9 Menerima laporan pelaksanaan
administrasi kepegawaian dari
Staf Personalia