Nama : Adelia Cristi S

NPM : 2106756235
Kelas : B

UTS Organisasi Kearsipan

1. Apakah yang dimaksud organisasi kearsipan dan jelaskan 5 jenis struktur organisasi
berikut contohnya
Jawaban : Suatu kumpulan organisasi yang terdiri dari unit kearsipan pada pencipta arsip
dan Lembaga kearsipan yang memiliki tujuan sama yaitu mengelola arsip bersifat mandiri
dan memiliki otoritas dalam pengelolaan arsip.
Jenis struktur organisasi :
• Organisasi Lini/Garis
Bentuk organisasi yang menggunakan system pelimpahan weweang langsung secara
vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya. Contoh nya
Organisasi Militer seperti TNI dan POLRI.
• Organisasi Fungsional
Bentuk organisasi yang menggunakan system pembagian kerja berdasarkan unit/bagian
masing-masing. Contohnya Perusahaan Industri yang membagikan tugas dan
pekerjaannya sesusai bagian seperti Manajemen Keuangan, Manajemen Pemasaran,
Manajemen Produksi, dan lain lain.
• Organisasi Lini dan Staff
Bentuk organisasi yang menggunakan system pembagian secara vertikal dari seorang
atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu memberikan
pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan
sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan.
Contohnya Perusahaan Skala Menengah, karena struktur kerja nya belum terlalu
kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi antar tiap pimpinana bawahan/staff.
• Organisasi Fungsi dan Lini
Bentuk organisasi yang menggunakan system pembagian menjadi beberapa unit
dibawah pimpinan umum. Dan tiap unit/bagian ini memiliki hak keputusan dan
menjalankan tugas unit nya masing-masing ataupun yang masih berkaitan fungsi
dengan diri nya. Contohnya : Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) dalam membagi
tugasnya atau melakukan program kerja mereka biasanya beberapa unit/subbagian
saling melakukan tugas yang berhubungan fungsi dengan bagian mereka.
• Organisasi Komite
Bentuk organisasi yang menggunakan system pembagian sama dan pimpinannya
kolektif. Bentuk ini sangat mengutamakan pimpinan artinya dalam organisasi ini
terdapat pimpinan kolektif presidium dan bersifat manajerial dengan tugas-tugas dan
wewenang dibagikan secara khusus. Contohnya Kepanitiaan dalam sebuah acara.
2. Apa hubungan organisasi dan kearsipan
Jawaban : Struktur organisasi merupakan hal yang tak terpisahkan dari sebuah organisasi
sebab keangggotaan organisasi tersebut akan menjalankan tugas dan bagiannya sesuai
posisi nya dalam struktur organisasi tersebut, sehingga organisasi dapat berjalan dengan
baik dan optimal. Dan proses berjalannya organisasi tersebut juga berhubungan dengan
arsip, sebab sebuah organisasi pasti menghasilkan dan membutuhkan arsip. Arsip yang
dihasilkan oleh sebuah organisasi merupakan hasil dari kegiatan yang berlangsung dalam
organisasi. Sedangkan, arsip digunakan dalam sebuah organisasi sebagai penyedia
informasi, alat merumuskan kebijakan dan mengambil keputusan.

3. Apa fungsi Undang-Undang dan peraturan lainnya bagi instansi, dan pengelola kearsipan
Jawaban : Sebagai dasar dalam mengambil keputusan dan melaksanakan tugasnya. Setiap
instansi dan pengelola kearsipan memiliki dasar peraturan dan perundang-undangan dalam
menciptakan dan mengelola arsip. Dalam menciptakan arsip terdapat tata naskah dinas bagi
tiap instansi atau Lembaga. Sedangkan dalam mengelola kearsipan terdapat undangg-
undang yang mengatur sistem kelola dan alur pengelolaan arsip.

4. Sebutkan jenis-jenis organisasi kearsipan beserta tugas pokoknya

• Unit kearsipan pada pencipta arsip
Tugas : - Mengolah semua arsip inaktif di lingkungan Lembaga pencipta nya.
- Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi
- Menyerahkan arsip statis kepada Lembaga kearsipan
- Pembinaan dan evaluasi dalam penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya.

• Lembaga kearsipan
Tugas : - Mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
tahun yang berasal dari unit kearsipan
- Pembinaan kearsipan di lingkungan Lembaga.

5. Pengorganisasian kearsipan dapat dilakukan melalui tiga model, sebutkan dan jelaskan
model manakah yang terbaik menurut Anda
Jawaban : Menurut saya, azas pengelolaan arsip yang lebih baik digunakan adalah azas
gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Karena dengan menggunakan azas ini
dapat mengurangi dampak kerugian yang terdapat pada azas sentralisasi dan desentralisasi.
Selain itu, sistem pengelolaan nya yang mengelola arsip aktif di unit kerja masing-masing
dan menyerahkan arsip inaktif dikelola di sentral arsip membuat setiap unsur organisasi
bisa ikut mengelola bagian arsip nya masing-masing dan lebih terorganisir.