Version : B
Date application : 15/04/2008
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1. Objet
Cette procédure définit comment gérer les enregistrements, notamment le classement et
l’archivage. Pour chacune de ces étapes, il est précisé dans la liste des enregistrements :
Qui le fait, où (le lieu), comment (le mode d’indexage) et combien de temps
(durée de conservation).
Elle s’applique pour tout enregistrement du Système de Management Qualité et donc à toute
personne étant amenée à classer et/ou à archiver des enregistrements.
2. Définitions
Document : Support d’information et l’information qu’il contient. (norme ISO 9000)
Procédure : Manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus. (norme ISO 9000)
Rédaction Approbation
Thérèse CHRAYE
Jean HEUTTE Adjointe au Sous-directeur
Visa
Référence : PM01_PRO_MAE
Version : B
Date application : 15/04/2008
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3. Logigramme
Qui ? Quoi ?
Enregistrement créé
Responsable NON
Enregistrement
défini pour
à conserver ?
l'enregistrement
OUI
Responsable
défini pour Vérifier l'enregistrement
l'enregistrement
NON
Enregistrement
à classer ?
OUI
Responsable
défini pour Classer l'enregistrement
l'enregistrement
OUI
Responsable NON
Document
défini pour
à archiver ?
l'enregistrement
OUI
Responsable
défini pour Archiver l'enregistrement
l'enregistrement
OUI
Responsable
défini pour Eliminer l'enregistrement
l'enregistrement
Enregistrement détruit
Référence : PM01_PRO_MAE
Version : B
Date application : 15/04/2008
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4. Descriptif
Pour chaque enregistrement un responsable est désigné pour le classement et pour
l’archivage. Il peut s’agir de la même personne ou de 2 personnes distinctes.
Toutes les modalités pour le classement et l’archivage sont définies dans le tableau « Liste
des enregistrements du processus ».
L’indexage précise comment il est possible de retrouver le document (exemples : par date,
par numéro chronologique, …). Le mode d’indexage peut être le même pour le classement
et l’archivage, sans toutefois être une obligation.
5. Annexe
Sans objet