Rincian Prosedur Show Cause Meeting Pekerjaan Konstruksi

Sesuai dengan Permen PU No. 07/PRT/M/2011, apabila kontraktor terlambat melaksanakan

pekerjaan sehingga tidak sesuai dengan jadwal, maka Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) harus
memberikan peringatan secara tertulis atau dikenakan ketentuan tentang kontrak kritis. Dikatakan
Hal tersebut bisa dituangkan dalam bentuk Show Cause Meeting atau Rapat Pembuktian. Berikut ini
rincian prosedur dari Show Cause Meeting Pekerjaan Konstruksi.

Rincian Prosedur

1) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mengevaluasi Keterlambatan realisasi fisik sesuai jadual;

2) Mengevaluasi faktor penyebab keterlambatan;

3) Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan keadaan kahar;

4) Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan faktor PPK;

5) Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan oleh faktor penyedia barang/jasa yaitu dengan
membahas :

Waktu mobilisasi dan mulai kerja

Ketersediaan Material

Kelengkapan peralatan

Kelengkapan personil

Hubungan dengan pihak ketiga

Membuat peringatan tertulis kepada penyedia barang/jasa perihal keterlambatan pelaksanaan

pekerjaan;

Menetapkan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting);

Menetapkan waktu pelaksanaan rapat pembuktian (SCM);

Menetapkan agenda rapat

Membuat surat undangan Show Cause Meeting

Menyelenggarakan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting);

Memimpin Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting);

Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai dan jenis pekerjaan yang
harus dilaksanakan penyedia barang/jasa dalam periode tertentu uji coba (test case)

Menetapkan Uji Coba (Test Case);

Mengadakan monitoring dan evaluasi terhadap pencapaian kemajuan fisik pada akhir waktu yang
telah ditentukan;

Membuat surat peringatan apabila realisai kemajuan fisik tidak tercapai

6) Konsultan Pengawas (Direksi Teknis) mempersiapkan materi untuk rapat pembahasan;

7) Mengevaluasi keterlambatan realisasi fisik sesuai jadual;

8) Mengevaluasi faktor penyebab keterlambatan;

9) Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai dan jenis pekerjaan yang
harus dilaksanakan penyedia jasa dalam periode tertentu/uji coba (Test Case);

10) Mengadakan monitoring dan evaluasi terhadap pencapaian kemajuan fisik pada akhir waktu yang
telah ditentukan;

11) Mengadakan monitoring dan evaluasi hal pencapaian kemajuan fisik uji coba

12) Kontraktor mempersiapkan materi untuk rapat pembahasan;

13) Menjelaskan faktor penyebab keterlambatan;

14) Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai dan jenis pekerjaan yang
harus dilaksanakan penyedia jasa dalam periode tertentu/uji coba (Test Case);

15) Menjelaskan rencana kegiatan/metode pelaksanaan pada masa uji coba.

16) Menjelaskan rencana pengadaan peralatan dan material untuk kegiatan ujicoba.

SHOW CAUSE MEETING / RAPAT PEMBUKTIAN

Show Cause Meeting ini memang jarang dibahas orang atau dalam istilah anak jaman sekarang “kagak
trendy”, karena memang hal seperti ini jarang terjadi dalam pelaksanaan Konstruksi. Namun saya coba
tulis disini karena Show Cause Meeting pernah saya lakukan dalam salah satu proyek yang saya
tangani.

Show Cause Meeting selanjutnya akan saya sebut sebagai SCM ini memang sebuah tindakan yang
keras terhadap Penyedia Jasa. Namun tindakan ini memang harus dilakukan karena sudah masuk
dalam kategori Kontrak Kritis. SCM tersebut dilakukan justeru karena kondisi waktu pelaksanaan
kontrak sudah kritis.

Apa yang dimaksud dengan “KONTRAK KRITIS” ?

Mari kita lihat rujukannya dari “STANDAR PROSEDUR PELAKSANAAN (SOP) SHOW CAUSE MEETING
(SCM), DOKUMEN : DJBM/SMM/PP/16, TANGGAL 19 JULI 2012”

5. Ketentuan Umum :

. 5.1 Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan .

a Apabila Penyedia Jasa terlambat melaksanakan pekerjaan sesuai jadwal, maka Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) harus memberikan peringatan secara tertulis atau dikenakan ketentuan tentang
kontrak kritis.

5.2 Kontrak Kritis 
Kontrak dinyatakan kritis apabila:

a. Dalam periode I (rencana fisik pelaksanaan 0% - 70% dari kontrak), realisasi fisik pelaksanaan
terlambat lebih besar 10% dari rencana;

b. Dalam periode II (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari kontrak), realisasi fisik pelaksanaan
terlambat lebih besar 5% dari rencana;

c. Rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari kontrak, realisasi fisik pelaksanaan terlambat kurang dari
5% dari rencana dan akan melampaui tahun anggaran berjalan.

Jadi dalam pelaksanaan konstruksi sejak awal pekerjaan hingga Penyedia Jasa memiliki prestasi
Pekerjaan / Progress 70% maka Penyedia Jasa tidak boleh terjadi under prestasi diatas 10% dari
Prestasi rencana / Progress rencana (Bobot Prestasi < Bobot Rencana yang melebihi 10%). Ilustrasinya
adalah sebagai berikut :

ILUSTRASI PERIODE KE-1 (rencana fisik pelaksanaan 0% - 70% dari kontrak).

A. Bobot Prestasi yang dihasilkan oleh Penyedia Jasa pada minggu ke-18 adalah sebesar 35%

B. Bobot Rencana yang harus dicapai oleh Penyedia Jasa pada minggu ke-18 adalah sebesar 50%

C. Maka Bobot Prestasi yang dihasilkan terjadi minus 15% dari Bobot Rencana yang harus dicapai
(Bobot Prestasi < 15% dari Bobot Rencana). Dan kondisi seperti ini sebagai Kondisi “Kontrak Kritis”.

ILUSTRASI PERIODE KE-2 (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari kontrak).

A. Bobot Prestasi yang dihasilkan oleh Penyedia Jasa pada minggu ke-30 adalah sebesar 80%

B. Bobot Rencana yang harus dicapai oleh Penyedia Jasa pada minggu ke-30 adalah sebesar 90%

C. Maka Bobot Prestasi yang dihasilkan terjadi minus 10% dari Bobot Rencana yang harus dicapai
(Bobot Prestasi < 10% dari Bobot Rencana). Dan kondisi seperti ini sebagai Kondisi “Kontrak Kritis”.

ILUSTRASI PERIODE KE-3 (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari kontrak).

Pada “ILUSTRASI PERIODE KE-3” pada prinsipnya hampir sama dengan “ILUSTRASI PERIODE KE-2”
hanya perbedaannya pada akhir kontrak yang berakhir di akhir tahun anggaran yang sedang berjalan.
Keduanya tetap sebagai Kondisi “Kontrak Kritis

Bagaimana penanganan “Kontrak Kritis” ?

Kita lihat kembali rujukannya dari “STANDAR PROSEDUR PELAKSANAAN (SOP) SHOW CAUSE MEETING
(SCM), DOKUMEN : DJBM/SMM/PP/16, TANGGAL 19 JULI 2012”

5.3 Penanganan Kontrak Kritis

5.3.1 Dalam Hal Keterlambatan (Pada Butir 5.2.a) dan (Butir 5.2.b) Maka Penanganan Kontrak Kritis
adalah sebagai berikut :

a Dalam Hal Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan dan Penanganan Kontrak Kritis Periode I (rencana
fisik pelaksanaan 0% – 70% dari kontrak, dan realisasi fisik mengalami keterlambatan lebih besar 10%
dari rencana).

b serta Penanganan Kontrak Kritis Periode II (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari kontrak, dan
realisasi fisik mengalami keterlambatan lebih besar 5% dari rencana).

c Maka penanganannya dilakukan dengan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting).

Penanganannya adalah dengan melakukan Rapat Pembuktian atau “Show Cause Meeting” dengan
memberikan kesempatan kepada Penyedia Jasa untuk dilakukan Uji Coba Kemampuan (Test Case).

Penanganan Kontrak Kritis.

a. Untuk penanganan Kondisi Kritis maka dilakukan Rapat Pembuktian dengan mengadakan Show
Cause Meeting (SCM) dan surat teguran dari Direksi Teknis / Konsultan MK kepada Penyedia Jasa.

b. Dalam Rapat Pembuktian akan dilakukan SCM tahap I (tahap satu) yaitu dengan memberi
kesempatan pertama kepada Penyedia Jasa untuk mencapai progres yang disepakati bersama dalam
batas waktu tertentu (Uji Coba Tahap Pertama). Sebelum dilaksanakan SCM tahap I (tahap satu) maka
Direksi Teknis / Konsultan MK mengeluarkan terlebih dahulu surat peringatan pertama (Peringatan
Ke- 1).

c. Jika SCM tahap I (tahap satu) gagal dipenuhi oleh pihak Penyedia Jasa maka dilakukan Rapat
Pembuktian dengan SCM tahap II (tahap dua) yaitu dengan memberi kesempatan ke-dua kepada
Penyedia Jasa untuk mencapai progres yang disepakati bersama dalam batas waktu tertentu (Uji Coba
Tahap Ke- 2). Sebelum dilaksanakan SCM tahap II (tahap dua) maka Direksi Teknis / Konsultan MK
mengeluarkan terlebih dahulu surat peringatan kedua (Peringatan Ke- 2).

d. Jika SCM tahap II (tahap dua) gagal juga dipenuhi oleh pihak Penyedia Jasa maka dilakukan Rapat
Pembuktian dengan SCM tahap III (tahap tiga) yaitu dengan memberi kesempatan ke-tiga kepada
Penyedia Jasa untuk mencapai progres yang disepakati bersama dalam batas waktu tertentu (Uji Coba
Tahap Ke- 3). Sebelum dilaksanakan SCM tahap III (tahap tiga) maka Direksi Teknis / Konsultan MK
mengeluarkan terlebih dahulu surat peringatan ketiga (Peringatan Ke- 3)

e. Jika SCM III (tahap tiga) masih gagal juga dipenuhi oleh Penyedia Jasa maka PPK dapat melakukan
pemutusan kontrak.