Daftar Isi

BAB 1 Komunikasi Kantor.......................................................................................... 1

A. Definisi dan Fungsi Komunikasi Kantor............................................................................. 3
B. Bentuk dan Jenis Komunikasi Kantor................................................................................. 4
C. Sarana dan Efektivitas Komunikasi Kantor....................................................................... 9
Uji Kompetensi .................................................................................................................................... 10

Komunikasi Kantor

Kompetensi Dasar
3.1 Memahami komunikasi kantor.
4.1 Melakukan klasifikasi komunikasi.

Tujuan Pembelajaran
Di akhir pembelajaran diharapkan siswa dapat:
1. menjelaskan definisi komunikasi kantor,
2. mengemukakan fungsi komunikasi kantor,
3. mengidentifikasi bentuk komunikasi kantor,
4. menguraikan jenis komunikasi kantor,
5. merinci sarana komunikasi kantor,
6. mengemukakan efektivitas komunikasi kantor,
7. memilih bentuk dan sarana komunikasi kantor,
8. merancang bentuk dan sarana komunikasi kantor, serta
9. melakukan praktik dan komunikasi kantor.

Materi Pembelajaran
A. Definisi dan Fungsi Komunikasi Kantor
1. Definisi Komunikasi
Kantor Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor, The Liang Gie mengemukakan
bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi
administrasi. Charles E. Redfield (dalam The Liang Gie, 1992:60) mengemukakan pengertian
komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be regarded as a form
of social or human communication informasi which there are these five elements: A communicator
(a speaker, sender, issuer) who transmits (says, sends, issues) messages (orders, reports,
suggestions) to communicate (addressee, respondent, audience) to influence the behavior of the
communicate, as seen in his response (reply, reaction).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses
penyampaian informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. Penyampaian itu
bisa dari seorang atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik
secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan menggunakan
media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.
2. Fungsi Komunikasi Kantor
 Menurut Scott dan Mitchell (1976), komunikasi mempunyai empat fungsi penting yaitu
sebagai berikut.
a. Fungsi Kontrol
1) Bahwa setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya.
2) Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang
deskripsi pekerjaannya.
3) Kepada siapa melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan
komunikasi dengan atasan mereka.
4) Komunikasi informal juga dapat mengontrol mengontrol perilaku karyawan, misalnya jika
salah satu karyawan bekerja terlalu lambat, teman yang lain akan mengomunikasikan
ketidakpuasan mereka dengan menjauhi ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan
sangat lambat.
b. Fungsi Motivasi
1) Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa
yang telah mereka lakukan.
2) Sebaik apa mereka mengerjakannya.
3) Apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya di masa depan.
c. Fungsi Emosi
1) Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melakukan interaksi sosial.
2) Interaksi sosial melalui komunikasi (formal maupun informal)
3) Masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi negatif, misalnya frustrasi
atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja.
d. Fungsi Informasi
1) Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat
dilakukan oleh pihak (pemimpin) manajemen.
2) Dengan mentransfer data dan alternatif pilihan yang ada, individu atau organisasi akan
dengan mudah mengambil keputusan.

B. Bentuk dan Jenis Komunikasi Kantor

1. Bentuk Komunikasi Kantor
Komunkasi kantor terdapat tiga dimensi yaitu sebagai berikut:
a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal adalah komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan
dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada
bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic
communication). Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan, komunikasi
ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Sebaliknya,
komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah.
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan
kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan
pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya
berhubungan dengan pengarahan tujuan, disiplin perintah, pertanyaan, dan kebijaksanaan
umum.
Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan, memberikan saran dan mengajukan
pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi adalah sebagai berikut:
1) Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap
untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang
disampaikan karyawan.
 2) Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan.
3) Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi
dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-
ide, saran-saran tentang jalannya organisasi.
4) Komunikasi ke atas memperbolehkan, bahkan mendorong desas-desus muncul dan
membiarkan supervisor mengetahuinya.
5) Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan
menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah.

Dari pernyataan di atas dapat disimak bahwa dalam komunikasi vertikal yang menjadi
komunikator bisa pimpinan atau bawahan, juga yang menjadi komunikan bisa pimpinan atau
bawahan tergantung dari kepentingannya masing-masing. Komunikasi dari atas ke bawah yaitu
pimpinan sebagai komunikator dan bawahan sebagai komunikan dengan maksud untuk
memberikan pengertian atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan
yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi. Komunikasi tersebut
biasanya dilakukan dalam bentuk:
1) Pemberian perintah, instruksi dan petunjuk
2) Infomiasi atau pengarahan
3) Ceramah
4) Teguran
5) Penjelasan
Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan, bawahan bertindak sebagai
komunikator. Adapun, pimpinan bertindak sebagai komunikan, dengan maksud untuk
memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan, juga sebagai
saluran bagi penyampaian pikiran-pikiran atau perasaanperasaan para karyawan, maka realisasi
dari bentuk komunikasi Ini antara lain:
1) Laporan
2) Usulan-usulan
3) Saran-saran
4) Keluhan-keluhan
5) Gagasan dan pendapat

b. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. Biasanya komunikasi ini
dilakukan oleh antar anggota staf, sesama karyawan, dan sebagainya. Komunikasi horizontal
pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan
dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah.
Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi.
Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk
mengoordinasikan kegiatan, dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan.
Dengan demikian, suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal. Komunikasi horizontal dapat
dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut:
1) Secara langsung dilakukan, dengan cara: rapat pimpinan dinas, rapat kartu, dan musyawarah
kerja.
2) Secara tidak langsung, dengan cara : lisan misalnya melalui telepon. Tertulis, misalnya
menggunakan memo, nota, dan surat kabar.
Bentuk realisasi dari komunikasi ini berupa antara lain sebagai berikut:
1) Penyampaian informasi.
 2) Surat tembusan.
3) Rapat koordinasi.

c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat
kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai
wewenang langsung terhadap pihak lain. Pada instansi-instansi pemerintah seperti
departemen, perusahaan-perusahaan besar yang disebabkan luasnya ruang lingkup
komunikasi, maka komunikasi ini sering digunakan. Komunikasi ini terdiri dari dua jalur secara
timbal balik, yaitu komunikasi dari organisasi kepada khalayak, dan dari khalayak kepada
organisasi:
1) Komunikasi dari organisasi kepada khalayak
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan
sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan setidak-tidaknya ada hubungan
batin. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dapat melalui seperti : majalah organisasi,
press release, artikel surat kabar dan majalah, pidato radio, film dokumenter, brosur, leaflet,
poster, dan konferensi pers. Dengan demikian, jelaslah bahwa media massa memiliki peranan
penting dalam menyebarkan informasi, melalui media massa, informasi dapat diterima secara
serempak.
2) Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan
komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak
menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial (menyebabkan adanya pro dan kontra di
kalangan khalayak), maka ini disebut opini publik (public opinion). Opini publik ini sering sekali
merugikan organisasi. Oleh sebab itu, harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti
kata tidak menimbulkan permasalahan permasalahan negatif, baik bagi organisasi maupun
khalayak.
2. Jenis Komunikasi Kantor
a. Komunikasi Menurut Ruang Lingkup
1) Komunikasi internal
Komunikasi yang terjadi di dalam dan di antara anggota organisasi yang
bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk yaitu sebagai berikut:
a) Komunikasi vertikal Komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan
komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya.
Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi. Misalnya perintah, teguran, pujian,
petunjuk, dan sebagainya.
b) Komunikasi horizontal Komunikasi dengan tingkat jenjang kurang lebih sederajat yang
tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka
pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.
2) Komunikasi eksternal Komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak
lain di luar kantornya. Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapat pengertian,
kepercayaan, bantuan, dan kerja sama dengan masyarakat. Komunikasi dengan pihak luar
dapat berbentuk sebagai berikut:
a) Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
b) Konperensi pers (press release).
c) Siaran televisi, radio, dan sebagainya
d) Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainya
b. Komunikasi Menurut Cara Penyampaian Informasi
1) Komunikasi lisan
Komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, di mana dua belah
pihak dapat bertatap muka, misalnya dialog dua orang, wawancara, rapat, dan sebagainya.
Komunikasi yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya
komunikasi lewat telepon.
2) Komunikasi tertulis
Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan
dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas, tetapi dipandang
perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu.
Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya dipertimbangkan maksud dan
tujuan komunikasi itu dilaksanakan.
c. Komunikasi Menurut Kelangsungannya
Di dalam proses komunikasi dapat kita ketahui terjadinya interaksi dua belah pihak
tersebut sebagai berikut :
1) Komunikasi langsung Proses komunikasinya dilaksanakan secara langsung tanpa bantuan
perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh jarak.
2) Komunikasi tidak langsung Proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak
ketiga atau bantuan alat-alat atau media komunikasi.

d. Komunikasi Menurut Perilaku

Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang terjadi secara otomatis, sehingga
dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang. Menurut perilaku, komunikasi dapat
dibedakan menjadi:
1) Komunikasi formal Komunikasi yang terjadi di antara anggota organisasi/perusahaan yang
tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja perusahaan,
konferensi, seminar, dan sebagainya.
2) Komunikasi informal Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan
yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang
mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan, misalnya
kabar burung, desas-desus, dan sebagainya.
3) Komunikasi nonformal Komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan
informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan
organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau
perusahaan tersebut, misalnya rapat tentang ulang tahun perusahaan, dan sebagainya.
e. Komunikasi Menurut Aliran Informasi
Informasi merupakan muatan yang menjadi bagian pokok dalam komunikasi. Oleh karena
itu, arah informasi tersebut akan menentukan macam komunikasi yang sedang terjadi.
Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut:
1) Komunikasi satu arah (simplex) Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja (one way
communication). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau
darurat atau yang terjadi karena sistem yang mengaturnya harus demikian, misalnya untuk
menjaga kerahasiaan atau untuk menjaga kewibawaan pimpinan.
2) Komunikasi dua arah (duplex) Komunikasi yang bersifat timbal balik (two ways
communication). Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons
atau feedback kepada komunikatornya.
Dengan demikian, komunikasi ini dapat memberikan kepuasan kedua belah pihak dan
dapat menghindarkan terjadinya kesalahpahaman.
 f. Komunikasi Menurut Jaringan Kerja
Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut sistem
yang ditetapkannya dalam jaringan kerja. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat
dibedakan menjadi:
1) Komunikasi jaringan kerja rantai Komunikasi terjadi menurut saluran hierarki organisasi
dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
2) Komunikasi jaringan kerja lingkaran Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang
berbentuk seperti lingkaran. Saluran komunikasi lebih singkat dan merupakan kebalikan
dari jaringan kerja rantai.
g. Komunikasi Menurut Peranan Individu
1) Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok
maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat memengaruhi
keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain sebagai berikut:
2) Komunikasi antar individu dengan individu yang lain Komunikasi ini terlaksana baik secara
nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai komunikator harus
mampu memengaruhi perilaku individu yang lain.
3) Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas Komunikasi ini terjadi karena
individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan
dengan lingkungan yang lebih luas.
4) Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

Dalam komunikasi ini individu berperanan sebagai perantara antara dua kelompok atau
lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.

C. Sarana dan Efektivitas Komunikasi Kantor

1. Sarana Komunikasi Kantor
Di dalam memilih sarana komunikasi yang digunakan, terdapat tujuh faktor utama yang
harus dipertimbangkan yaitu sebagai berikut:
a. Kecepatan, seberapa penting (urgent) komunikasi bersangkutan?
b. Keakuratan, apakah informasi akan diterima secara akurat?
c. Keamanan, apakah ada risiko kehilangan komunikasi dalam perjalanan?
d. Kerahasiaan, apakah menjadi masalah bila orang yang tidak berhak mengetahui informasi yang
dikomunikasikan?
e. Rekaman, apakah perlu bahwa komunikasi bersangkutan harus dalam bentuk tertulis untuk
tujuan perekaman?
2. Efektivitas Komunikasi Kantor Berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi
menunjukkan bahwa untuk mencapai komunikasi efektif tidaklah mudah. Handoko (1992)
mengatakan bahwa berbagai hambatan komunikasi baik yang organisasional maupun antarpribadi
tidak dapat dibiarkan terjadi begitu saja dan manajer harus memainkan peranan penting dalam
proses komunikasi.
Oleh karena itu, manajer harus memiliki kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang
efektif kemudian membuat langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Beberapa
faktor yang berkaitan dengan efektivitas komunikasi dalam sebuah perusahaan (Robbin, 2001):
a. Direktur harus menyadari pentingnya komunikasi.
b. Para manajer memandankan tindakan dan ucapan.
c. Komitmen pada komunikasi dua arah.
d. Penekanan pada komunikasi tatap muka.
e. Tanggung jawab bersama untuk komunikasi karyawan.
f. Menangani berita buruk.
g. Pesan yang dibentuk audiens yang dimaksudkan.
h. Perlakukan komunikasi sebagai suatu proses yang berkelanjutan.
 Uji Kompetensi

A. Pilihlah jawaban yang tepat!

1. Komunikasi merupakan proses penyampaian ide dan berita ke suatu tujuan, serta menimbulkan reaksi
umpan balik. Contoh komunikasi hubungan antara sesama karyawan atau hubungan antara sesama
pimpinan sederajat adalah termasuk proses komunikasi ....
a. vertikal
b. horizontal
c. satu arah
d. dua arah
e. . komuniasi eksternal

2. Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communication yang mempunyai pengertian ....
a. unsur
b. proses
c. pengoperan
d. berpartisipasi
e. menyampaikan

3. Berikut yang tidak termasuk bentuk proses komunikasi kantor adalah ….

a. komunikasi kotak
b. komunikasi vertikal
c. komunikasi horizontal
d. komunikasi diagonal
e. semua jawaban salah

4. Komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau
fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain adalah
komunikasi .... ( Soal Hots )
a. horizontal
b. tidak langsung
c. diagonal
d. sambungan
e. vertikal

5. Dua faktor dalam memilih sarana komunikasi adalah ....

a. kecepatan dan kondisi
b. pesan dan komunikator
c. keamanan dan kesan
d. biaya dan alat komunikasi
e. bahasa yang digunakan
 6. Informasi merupakan muatan yang menjadi bagian pokok dalam komunikasi, oleh karena itu arah
informasi tersebut akan menentukan macam komunikasi yang sedang terjadi. Berikut yang merupakan
komunikasi menurut aliran informasi ... ( Soal Hots)
a. langsung dan tidak langsung
b. komunikasi antarindividu dan komunikasi antara individu dengan lingkungan
c. formal dan informal
d. simplex dan duplex
e. internal dan eksternal

7. “Harus berusaha meningkatkan pemahaman tentang apa yang ingin dikomunikasikan orang lain”
merupakan salah satu langkah dalam .... ( Soal Hots )
a. meningkatkan efektivitas komunikasi
b. mengatasi hambatan komunikasi
c. meningkatkan kenyamanan dalam berkomunikasi
d. menghindari kesalahpahaman
e. semua jawaban salah

8. Komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya dengan
maksud untuk mendapat pengertian, kepercayaan, bantuan, dan kerja sama dengan masyarakat
merupakan pengertian dari .... ( Soal Hots )
a. confers pers
b. wawancana
c. komunikasi internal
d. komunikasi vertikal
e. komunikasi antara organisasi dengan kalangan tertentu

9. Komunikasi menurut peranan individu salah satunya adalah ....

a. komunikasi antarindividu
b. komunikasi individu dan lingkungan
c. komunikasi individu dan kelompok
d. a dan c salah
e. a, b, dan c benar

10. Komunikasi vertikal dari bawah ke atas merupakan untuk memberikan bahan-bahan yang dibutuhkan
atasan (pimpinan). Bahan-bahan tersebut berupa .... ( Soal Hots )
a. naskah pribadi
b. saran dan kritik
c. laporan
d. ceramah
e. b dan c benar