TUGAS MPPL

“PROJECT CHARTER DAN PRELIMINARY SCOPE

STATEMENT “

DISUSUN OLEH :

NAMA KELOMPOK

1. JOSUA RORING (18208053)

2. RICARD PONGAYOW (18208184)

3. SUSANTI HIGINIK (18208104)

4. FEREN N. LALA (18208143)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN

KOMUNIKASI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS NEGERI MANADO

2021
 Daftar Isi

Daftar Isi.......................................................................................................................1

Project Charter..............................................................................................................2

Business Case...............................................................................................................4

1
 Project Charter

Judul Proyek : Sistem Informasi Sekolah

Tanggal Mulai Proyek : 25 September 2021

Tanggal Akhir Proyek  : 30 September 2021

Nomor Kontrak : ....

Informasi Anggaran : Perusahaan menganggarkan Rp 1.000.000 untuk proyek ini.

Manajer Proyek : Josua Roring

Tujuan Proyek : Membuat aplikasi berbasis web service untuk membantu

mengelola pelayanan pengelolaan data sekolah dengan metode baru (melalui web)
dalam peningkatan pelayanan anggota sekolah secara lebih cepat dan efisien.
Software ini akan mencakup beberapa fitur yang bisa digunakan oleh user (calon
siswa/siswi) antara lain : presensi dan data kehadiran, data siswa, data guru dan
karyawan, kehadiran siswa, kehadiran guru dan karyawan, kedisiplinan, keuangan
siswa, honor guru, pengumuman, data instansi, dan cadangan data. Beberapa bagian
web bebas diakses publik, sedangkan bagian lainnya hanya dapat diakses oleh
anggota sekolah.

Pendekatan:

 Melakukan pertemuan langsung dengan klien (pihak sekolah) untuk mendapatkan

requirement-requirement yang dibutuhkan.
 Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh
dokumen manajemen proyek.
 Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan
mengelola input dari user.
 Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan
balik dari user.

2
 Peranan dan Tanggung Jawab

Nama Peranan Posisi Informasi Kontak

Josua Roring Project Project Manager 18208053@unima.ac.id

Manager

Ricard Anggota Tim Software Analyst 18208184@unima.ac.id

Pongayow

Feren N. Anggota tim Software Developer 18208143@unima.ac.id

Lala (progammer)

Susanti Anggota Tim Sofware Designer 18208104@unima.ac.id

Higinik

3
 SISTEM INFORMASI SEKOLAH

1. Introduction/Background

Pendidikan merupakan salah satu modal kemajuan dari suatu bangsa, sistem
pendidikan yang baik ditunjang dengan fasilitas yang baik merupakan tantangan
utama dalam usaha peningkatan mutu pendidikan .
Sejalan dengan VISI kami yaitu:
“Meningkatkan Sumber Daya Manusia di bidang Teknologi Informasi.”
Maka kami mengembangkan sebuah sofware (Sistem Informasi Sekolah) untuk
membantu pengelolaan data penting di sekolah dan merupakan salah satu bentuk
pengenalan TEKNOLOGI INFORMASI pada siswa/siswi (generasi penerus bangsa),
sehingga para murid dapat merasakan secara langsung keuntungan dari Teknologi
Informasi itu sendiri.

Fitur-fitur yang terdapat pada SI Sekolah antara lain:

• Data Siswa
• Data Guru/Karyawan
• Kehadiran Siswa
• Kehadiran Guru/Karyawan
• Data Kegiatan
• Kedisiplinan
• Jadwal Mengajar
• Keuangan Siswa
• Honor Guru

2. Business Objective

Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi.

Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi,
tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang
terintegrasi ,sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur dan
fleksibel.

Bahkan dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi mulai mendapat sambutan

positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh

4
kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia
pendidikan. karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam
mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif.

Teknologi informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena
ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya
menciptakan sistem yang efisien dan kompetitif.

3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement

Kebanyakan sekolah tidak memiliki manajemen yang baik. Mereka masih

menggunakan sistem pencatatan manual sehingga sangat tidak efektif. Ada banyak
masalah yang menjadikan banyak kesempatan untuk membuat aplikasi
terkomputerisasi. Sehingga diharapkan sekolah yang menggunakan aplikasi ini bisa
lebih efektif dengan manajemen yang terkomputerisasi.

4. Critical Assumption and Constraints

Sistem Informasi Sekolah harus dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi
pihak sekolah dalam hal kemudahan memperoleh akses tentang informasi sekolah
tersebut. Pengguna dapat mengakses dengan cara online. Oleh karena itu, sistem harus
mudah diakses oleh pengguna. Sistem selalu bekerja dengan baik tanpa adanya
hambatan yang bersifat teknis maupun personal (human error). Project manager harus
selalu sigap atas adanya permasalahan yang mengganggu kinerja sistem khususnya
yang berhubungan dengan layanan terhadap klien. Sistem harus dapat dijalankan pada
hardware dan software yang sudah ada, dan dapat meminimasi kebutuhan dukungan
teknis.

5. Analysis of Options and Recommendation

Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut:

1. Tidak adanya layanan Sistem Informasi Sekolah tidak mempengaruhi dari bisnis
perusahaan terkait,
2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi.
3. Melakukan perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan menggunakan
perangkat keras dan perangkat lunak yang telah ada.

6. Preliminary Project Requirements

Fitur utama dari proyek Sistem Informasi Sekolah mencakup:

1. Proses pengisian data kehadiran pada Sistem Informasi Sekolah dapat dilakukan
secara manual (menggunakan keyboard), barcode scanner, maupun fingerprint
scanner.
2. Penyajian laporan data kehadiran pegawai yang sangat detil dan memudahkan
dalam memeriksa data Guru, Karyawan, dan para murid .

5
3. Data siswa digunakan untuk mengelola informasi penting tentang siswa yang terdaftar di
sekolah. Fitur ini dapat membantu anda dalam mengelola,menambah data siswa,mengedit
kenaikan kelas.
4. Data Guru dan Karyawan digunakan untuk mengelola informasi penting tentang
tenaga pengajar maupun karyawan-karyawan yang terdaftar di sekolah Anda,
seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, shift kerja dan lain-lain.

5. Data yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga kapanpun diperlukan
untuk berbagai keperluan, Anda dapat memprosesnya dalam waktu yang cepat.
6. Memeriksa data kehadiran siswa, proses pencarian data kehadiran dan pembuatan
laporannya sangat mudah dan cepat. Pencarian data kehadiran siswa dapat dilakukan
berdasarkan nama/NIS siswa tertentu pada suatu periode waktu .
7. Terdapat database tentang peraturan sekolah beserta “poin hukuman” yang akan
dikenakan untuk setiap pelanggaran kedisiplinan yang dilakukan siswa, sehingga setiap
Siswa/siswi yang melakukan pelanggaran maka secara otomatis akan mendapatkan poin
hukuman sesuai dengan bentuk pelanggaran yang dilakukan..
8. Fitur ini digunakan untuk membuat data pembayaran biaya pendidikan siswa,
seperti SPP, uang pembangunan, dll. Data pembayaran tersebut dapat ditampilkan
dalam berbagai format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam
melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :
- Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran
- Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran
9. Fitur ini digunakan untuk mengelola data tentang honor guru. Sistem Informasi
Sekolah juga menyediakan fasilitas :
- membuat komponen-komponen honor guru,
- update honor guru
- membuat laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan.
- membuat slip honor guru
- membuat tunjangan berdasarkan jabatan
10. Pengumuman digunakan untuk membuat pengumuman dan informasi singkat
yang akan disosialisasikan kepada seluruh Guru, karyawan dan murid.Instansi
digunakan untuk mengatur informasi dan tampilan program sehingga sesuai
dengan instansi.
11. Cadangan data digunakan untuk membuat back up data. Proses back up data
sangat penting dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan pada
data yang ada seperti data terhapus, harddisk rusak dan sebagainya.
12. Proses back up data pada program ini dapat dilakukan secara manual maupun
otomatis. Setelah data di back up ke harddisk, perlu dilakukan pemindahan data
secara reguler dari harddisk ke CD atau DVD dan disimpan ditempat yang aman.

7. Budget Estimate and Financial Analysis

Estimasi biaya proyek sebesar Rp1.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada waktu
yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan proyek

6
8. Schedule Estimate

User menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu enam bulan, tapi terdapat
beberapa fleksibilitas dalam jadwal.

9. Potential Risks

Terdapat beberapa resiko pada proyek ini. Resiko terbesar adalah kesalahan dalam
memasukan data input oleh pengguna untuk mengumpulkan informasi kedalam
sistem ini dan pengguna terkadang lupa untuk memasukan input tentang informasi
terbaru, misalkan pihak sekolah lupa memasukan kehadiran siswa/i, guru dan
karyawan apabila telat datang ke sekolah. Resiko terdapat pada sistem reservasi
apabila terdapat anggota sekolah yang melakukan tindakan iseng dengan
mengabsensikan anggota sekolah lain yang tidak hadir. Terdapat beberapa risiko
teknis dalam memilih tipe software yang digunakan untuk search pada sistem,
pemeriksaan keamanan, proses pembayaran, dan lain-lain. Resiko bisnis utama adalah
apakah sistem ini merupakan sistem yang tepat guna sehingga pihak sekolah tidak
merasa rugi dalam menginvestasikan waktu dan uang pada proyek dan dapat
memperoleh manfaat yang diinginkan.

7
10. Schedule

Jadwal tabel kerja proyek pada tabel 1.

Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kerja Proyek

No. Kegiatan Kerja Proyek Minggu

I II III IV

1. Persiapan

2. Pengambilan data primer

3. Pembuatan Sistem Informasi

4. Penyusunan laporan