JOB DESCRIPTION DAN JOB

SPECIFICATION BELLBOY

OLEH KELOMPOK II :

1. ANGGITA LESTARI 8. DEWI RAHMAWATI

2. LINA IRAWATI 9. DINA TRISNAYANTI

3. PUTRI DEWI 10. REINALDI WIRANATA

4. SUCI CAHYANTI 11. WINDY INDAH SARI

5. AYU DANISWARI 12. MADE MARTINI

6. WIDYA ELVIRAWATI 13. I GEDE ADI PRATAMA

7. PRAMUDYA ATMA JAYANTHI

FAKULSTAS BISNIS UNIVERSITAS TRIATMA

MULYA

TAHUN 2019/2020

1
 DEFINISI JOB DESCRIPTION DAN JOB SPECIFICATION

JOB DESCRIPTION

Job description (jobdesk) atau uraian jabatan/job atau gambaran tugas

adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu

jabatan/tugas, uraian atau gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh

sipemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa

pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi

lainnya diluar lingkup pekerjaannya dan diluar organisasi (eksternal) sehingga

dapat tercapai tujuan unit / bagian kerja dan organisasi / perusahaan secara luas.

JOB SPECIFICATION

Job Spesification (Jobspek) atau spesifikasi jabatan adalah suatu uraian

tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan

kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus

dimiliki sebelum mengisi pemegang jabatan/job tertentu sehingga dapat berfungsi

dengan efektif sehingga Job specification ini biasanya disebut juga dengan Hiring

Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses

rekrutmen, seleksi dan penempatan. Job specification / hiring specification /

spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi

atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang

dibutuhkan.

PERBEDAAN JOB DESKRIPSI DENGAN JOB SPESIFIKASI

Deskripsi pekerjaan merupakan dokumen yang menyediakan informasi

mengenai kewajiban, tugas, dan tanggung jawab dari pekerjaan.spesifikasi

pekerjaan merupakan keahlian, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan

untuk melaksanakan pekerjaan.

2
 Deskripsi pekerjaan lebih berhubungan dengan organisasi, struktur,

tanggung jawab, dan hubungan diantaranya. Deskripsi pekerjaan merupakan peta

organisasional yang menunjukkan tujuan pekerjaan dan apa yang harus dikerjakan

untuk mencapai tujuan organisasi.

Spesifikasi pekerjaan lebih menekankan pada persyaratan fisik,

pengetahuan, pengalaman, pendidikan, kemampuan gerak, dan fisiologis, dan

kecerdasan yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan

pada pekerjaan.

PENGERTIAN BELLBOY

Di dalam sebuah hotel, biasanya terdapat sebuah posisi yang kita

namakan sebagai bellboy atau proter. Hotel berasal dari kata hostel, konon diambil

dari bahasa Prancis Kuno . Bangunan publik ini sudah disebut-sebut sejak akhir

abad ke-17. Maknanya kira-kira, “tempat penampungan buat pendatang” atau bisa

juga “bangunan penyedia pondokan dan makanan untuk umum”. Jadi, pada

mulanya hotel memang diciptakan untuk meladeni masyarakat.

Seiring dengan berkembangnya teknologi dan makin luasnya jangkauan

angkutan darat (terlebih setelah ditemukannya kendaraan bermotor), kawasan

sekitar rel kereta api tak lagi menarik minat para investor.

Di Indonesia, kata hotel selalu dikonotasikan sebagai bangunan

penginapan yang cukup mahal. Umumnya di Indonesia dikenal hotel berbintang,

hotel melati yang tarifnya cukup terjangkau namun hanya menyediakan tempat

menginap dan sarapan pagi, serta guest house baik yang dikelola sebagai usaha

swasta (seperti halnya hotel melati) ataupun mess yang dikelola oleh perusahaan-

perusahaan sebagai tempat menginap bagi para tamu yang ada kaitannya dengan

kegiatan atau urusan perusahaan. Bellboy merupakan bagian yang sangat penting

dalam penanganan barang tamu.

3
PENGERTIAN BELL BOY MENURUT PARA AHLI

1. Berikut ini Darsono (1992:35) mendeskripsikan Bellboy sebagai petugas yang

bertanggung jawab terhadap penanganan barang bawaan tamu serta

menjalankan tugas-tugas dari atasannya.

2. Lain halnya dengan (Sugiarto,1998:34), Bellboy sebagai bagian dari kantor

depan yang bertugas menangani barang bawaan tamu.

3. Menurut (Bagyono 1997:7), Sebagai salah satu karyawan di bagian uniformed

service, Bellboy bertugas menangani barang-barang bawaan tamu dan

memberikan pelayanan pada saat tamu melakukan check-in, check-out atau

room change.

Dengan demikian Bellboy adalah petugas yang memiliki kewajiban dan

tugas dalam menangani serta bertanggung jawab terhadap barang bawaan tamu.

Setiap departemen yang berada di hotel tentunya memiliki tugas dan tanggung

jawab. Begitu juga dengan seksi Pelayanan Barang dalam hal ini salah satunya

adalah Bellboy.

A. Ruang Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab Seksi BellBoy/ Concierge

BellBoy/Porter sering juga disebut Concierge atau Uniformed Service.

Pada hakekatnya fungsi bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab yang

sama hanya berbeda istilahnya. Pada organisasi hotel besar yang memiliki jumlah

kamar lebih dari 300 kamar dan memilki sistem pelayanan yang spesifik, maka

Organisasi Bagian Concierge atau Uniformed Service merupakan suatu Bagian

yang berdiri sendiri sebagai sebuah Departemen. Di hotel sedang atau hotel

menengah organisasi bagian ini merupakan salah satu seksi dari Departemen

Kantor Depan. Sedangkan di hotel kecil organisasi bagian porter atau concierge

4
biasanya merupakan sub seksi dari seksi Penerima Tamu (Reception) Secara garis

besar, ruang lingkup dari bagian porter / bellboyadalah sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan penanganan barang bawaan tamu tiba, pindah kamar

dan tamu-tamu berangkat.

2. Memberikan pelayanan penjemputan dan pengantaran tamu dari dan ke stasiun

atau lapangan udara

3. Memberikan pelayanan penyampaian pesan tamu

4. Memberikan bantuan kepada tamu

5. Mengantar tamu ke meja pendaftaran

6. Mengantar tamu ke kamar

7. Menjaga lobby tetap bersih dan rapi

8. Melaporkan kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi

9. Menggudangkan/ Menangani Penitipan barang bawaan tamu

10. Menjelaskan cara-cara menggunakan beberapa fasilitas yang tersedia di kamar

B. Organisasi Pada Bagian/ Seksi Porter / Bell Boy(Concierge)

1. Struktur Organisasi Porter/ Concierge/ Uniformed Service

Masing-masing organisasi bagian Bell Boy / porter/ concierge/ uniformed service

berbeda-beda berdasakan ukuran hotel dan spesifikasi pelayanan dan pekerjaannya.

2. Seksi/ Sub Seksi pada Organisasi Porter/ Concierge/ Uniformed Service

a. Concierge

1. Menjalankan peraturan di seksi concierge

2. Mengatur jadwal kerja bawahan

3. Melaksanakan latihan bagi bawahan

4. Menetapkan tugas dan tanggung jawab bawahan

5. Menyiapkan dan memberikan pelayanan pada tamu

5
b. The Ball Captain

1. Mengawasi kerja bawahan di seksi concierge

2. Melengkapi informasi (Maps, airlines/shipping/train/bus timetable, special

events, etc.)

Melengkapi :

Errands Control Sheet

Bell Boy Control Sheet

3. Melaksanakan inspeksi terhadap kerja bawahan di seksi concierge.

c. Bellboy

1. Memberikan pelayanan pengangkatan barang tamu tiba , pindah kamar dan

berangkat

2. Memberikan bantuan kepada tamu

3. Mengantar tamu ke meja pendaftaran

4. Mengantar tamu ke kamar

5. Melakukan tugas-tugas suruhan (Running Errands)

6. Menjaga lobby tetap bersih dan rapi

7. Melaporkan kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi

8. Menggudangkan/ Menangani Penitipan barang bawaan tamu

d. Doorman

1. Membuka dan menutup pintu kendaraan/ mobil/ taxi (Helping guests in

and out of taxis/cars)

2. Menjaga Main Entrance tetap bersih dan rapi

3. Mengatur lalu lintas dan parkir kendaraan di hotel

4. Memanggil taxi

5. Menaikkan dan menurunkan bendera

6
e. Elevator Operator

1. Menoperasikan lift atau elevator di hotel

2. Mengantar tamu dengan menggunakan lift

3. Menjaga lift atau elevator tetap bersih

4. Menjaga agar petugas lift tetap ada setiap saat

5. Mencegah dan menghindari orang-orang atau tamu yang tidak dibenarkan

mengoperasikan lift (orang tua, anak-anak, orang cacat, dan wanita hamil)

f. Pageboy

Menyampaikan pesan tamu dengan berbagai media : paging tray, paging

board, paging lamp or loudspeaker). Dibeberapa hotel, pageboy juga melakukan

tugas-tugas message boy bila tidak ada petugas message boy.

g. Message boy

Mengantar pesan, surat, titipan, internal communication, surat kabar

h. Courier atau Porter

1. Menjemput dan mengantar tamu

2. Mengantar dan mengambil surat dari dan ke Kantor Pos

3. Melakukan tugas-tugas keluar (membeli tiket, dsb)

i. Inquiry clerk

1. Menjawab permintaan-permintaan informasi (memberikan informasi)

2. Mendistribusikan surat-surat, fax, telegram dan lain-lain

3. Menjual surat kabar, majalah, tiket teater, tiket hiburan dan sebagainya

j. Cloakroom Attendant

1. Menjaga barang-barang milik tamu ditempat penitipan (e.g. hat, coat,

umbrella, hand bag, etc.)

2. Menangani penitipan barang-barang bawaan milik tamu

3. Menjaga agar tempat penitipan selalu bersih dan rapi

7
C. Jenis-jenis Barang Bawaan Tamu

1. Trunk

Trunk adalah sebuah tas atau koper besar untuk membawa pakaian dan

perlengkapan lain seperti perlengkapan film dan lainnya.

2. Suit Case

Suitcase biasanya digunakan saat perjalanan untuk membawa pakaian.

Tas ini sering dikenal dengan koper pakaian. Bentuknya ada dua. Hard suitcases

terbuat dari metal atau plastic. Dan soft suitcases terbuat dari kulit, kain atau kain

kanvas.

3. Hand Bag (Satchel)

Sebuah jenis tas yang terbuat dari bahan yang lembut (soft material)

seperti kulit, plastik, kain, atau kanvas yang diberi lapisan didalamnya yang mana

biasanya tas ini dibawa dengan cara menenteng. Tas ini biasanya untuk membawa

barang-barang yang sifatnya ringan dan sering diperlukan dalam perjalanan

(majalah, buku, minyak angin, sisir, handuk, peralatan mandi dsb)

4. Brief Case

Bentuknya hampir sama dengan hand bag namun biasanya dipakai oleh

laki-laki. Tas tangan ini biasanya digunakan oleh para Businessman untuk

membawa dokumen, tiket, telephone seluler, surat-surat penting, uang, dsb)

5. Cosmetic Case (Beauty Case, Vanity Case)

Tas untuk menyimpan berbagai perlatan kosmetika. Tas ini biasanya

dibawa oleh wanita selama dalam perjalanan.

6. Hat Box

Tas untuk menyimpan atau membawa topi. Biasanya bentuknya

menyerupai topi yang dibawa.

7. Haversack

8
 Tas kanvas untuk membawa pakaian dan atau makanan. Tas ini biasanya

dikenal dengan tas tentara.

8. Val-Pak (Val Case)

Val case adalah sejenis tas pakaian yang dapat dilipat, biasanya tas ini

dapat digantungkan.

9. Traveling Bag (Shoulder-Bag)

Traveling bag adalah tas kecil atau sering disebut tas pundak, biasanya

digunakan oleh para pendaki gunung atau anak sekolah. Cara membawanya dengan

menggantungkannya dipundak (shoulder).

10. Garment Bag (Valet bag, Suit bag)

Garment bag biasanya terbuat dari kulit, kain atau plastik. Tas ini

biasanya untuk membawa baju jas, jaket, celana dsb dan bisa digantung di hanger.

11. Golf Case

Tas untuk membawa perlengkapan olah raga golf

12. Camera Case

Tas untuk membawa perlengkapan foto seperti camera body, lensa,

flashes dsb.

D. Seksi Porter/ Concierge

Administrasi disini lebih dikhusukan pada dokumen pencatatan segala

kegiatan yang dilakukan oleh porter/ concierge dalam proses pelayanan tamu.

1. Luggage Tag

Kartu Tanda Barang yang biasanya digantungkan pada barang tamu agar

tidak tertukar

2. Bell Boy Errand Card

Kartu yang digunakan oleh Bellboy untuk mencatat kegiatan dalam

penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat

9
3. Bell Boy Control Sheet

Lembar atau Formulir Pengawasan yang digunakan oleh Bell Captain

atau Atasan Langsung Bellboy untuk mencatat kegiatan Bellboy selama

penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Biasanya data yang

dicatat pada lembar ini diambil langsung dari Bell Boy Errand Card

4. Errand Control Sheet

Lembar atau Formulir Pengawasan yang digunakan oleh Bell Captain

atau Atasan Langsung pada Seksi Porter untuk mencatat kegiatan seluruh petugas

porter/ concierge selama melaksanakan tugas-tugas pelayanan tamu.

5. Baggage Claim Check

Baggage Claim Check adalah kartu tanda penitipan barang sementara

milik tamu yang disimpan atau dititipkan di gudang penitipan barang (Luggage

Store). Kartu ini memuat dua bagian. Bagian depan berisikan informasi tentang

data tamu dan barang tamu yang dititip, sedangkan bagian belakang memuat

informasi tentang persyaratan penitipan barang dan informasi pengambilan barang.

6. Luggage Room Book

Luggage Room Book adalah buku pencatatan penitipan barang sementara

milik tamu yang disimpan atau dititipkan di gudang penitipan barang (Luggage

Store). Buku ini digunakan untuk mencatat seluruh barang tamu yang dititipkan

dan yang diambil kembali oleh tamu. Informasi yang terdapat pada buku ini

biasanya sama dengan informasi yang terdapat pada Baggage Claim Check (Kartu

Penitipan Barang).

E. Teknik Umum Penanganan Barang Bawaan Tamu

1. Penanganan Barang

Penanganan barang tamu harus dilakukan dengan hati-hati dan sangat

membutuhkan perhatian khusus, Hal ini sering dikenal dengan istilah “handling

10
with care”. Ada beberapa alasan mengapa barang tamu memerlukan penanganan

khusus.

a. Expense

Yang dimaksud dengan Expense (biaya/ ongkos) dalam hal ini adalah

dikarenakan barang tamu biasanya bernilai mahal maka memerlukan

penanganannya yang hati-hati.

b. Limiting Expenses

Dengan penanganan dan perhatian yang baik selama penanganan barang

tamu maka dapat menekan cost atau pengeluaran. Sebab bila bellboy tidak hati-hati

dalam penanganan barang tamu dan terjadi kerusakan pada barang, maka owner

atau hotel akan bertanggung jawab dan mengganti barang tersebut

2. Metode Penanganan Barang (Handling Methods)

a) Lifting

Yang dimaksud dengan Lifting adalah teknik mengangkat barang tamu.

b. Stacking

Stacking adalah teknik meletakkan atau menumpuk barang dengan cara

yang benar dan tepat untuk menghindari kerusakan atau keretakan pada

barang.

1. Placing the hard bag under the soft one. Menumpuk dan meletakkan

tas/ barang yang paling keras dibagian bawah

2. The thick bag under the thin one. Menumpuk dan meletakkan tas/

barang yang paling tebal dibagian bawah

3. The big bag under the small one. Menumpuk dan meletakkan tas/

barang yang paling besar dibagian bawah.

Teknik meletakkan barang tersebut juga berlaku bagi bellboy bila meletakkan

barang pada kereta barang dan pada bagasi bus atau taxi.

11
F. Penanganan Barang Tamu Individu Tiba

1. MENGELUARKAN BARANG BAWAAN TAMU (UNLOADING LUGGAGE)

a. Doorman

Doorman harus menyambut dan memberikan salam pada tamu. Hal ini dilakukan

untuk memberikan kesan ramah dan agar tamu merasa tersanjung.

1. Menyambut dan memberikan salam pada tamu

2. Membukakan dan Menutupkan Pintu Kendaraan

Saat tamu tiba dengan mobil atau taxi, pastikan agar kendaraan benar-

benar berhenti sebelum pintu kendaraan dibuka. Bantu tamu untuk

keluar dari kendaraan dengan membukakan pintu kendaraan. Beri

bantuan extra bagi tamu orang tua, anak-anak, wanita hamil dan tamu

yang cacat atau tamu yang menggunakan tongkat. Panggil petugas

bellboy bila tamu membawa barang bawaan. Tutup kembali pintu

kendaraan dengan hati-hati dan jangan dibanting.

b. Bellboy

1. Mengeluarkan Barang Bawaan Tamu

Petugas bellboy segera mengeluarkan barang bawaan tamu (bila ada)

keluarkan dengan hati-hati dan hindari benturan agar tidak terjadi kerusakan pada

barang bawaan tamu.

2. Menempatkan Barang

Tempatkan barang pada tempat yang aman di area Main Entrance dan

minta tamu untuk memeriksa barang bawaannya.

Jika barang bawaan tamu sebelumnya telah rusak, beritahu tamu dengan

sopan akan hal tersebut. Hindari agar hotel tidak bertanggung jawab atas kerusakan

tersebut. Pastikan agar tidak ada lagi barang yang tertinggal didalam kendaraan

atau bagasi kendaraan.

12
 Kemudian bawa barang ke lobby. Bila barang bawaan tamu cukup

banyak, maka gunakanlah kereta barang. Bila pintu Main Entrance tidak dapat

terbuka secara otomatis, maka bukakan pintu dan persilahkan tamu masuk terlebih

dahulu.

2. ROOMING GUEST (INSTALLING GUEST)

a. Memasuki Lobby

1. Bellboy Mempersilahkan Tamu Untuk Mendaftar

2. Menempatkan Barang Bawaan Tamu Selama Tamu Mendaftar

Bila hotel menggunakan Kartu Gantung Tanda Barang (Luggage Tag)

maka siapkan Luggage Tag dan isilah informasi tamu pada kartu tersebut

kemudian gantungkan pada setiap barang bawaan tamu.

Tempatkan barang bawaan tamu dekat disamping tamu namun jangan

sampai menimbulkan kecelakaan kecil karena barang bawaan terlalu dekat

dengan kaki tamu atau tamu lain salah mengambil barang.

3. Menunggu Tamu Selama Mendaftar

Selama tamu mendaftar. Bellboy harus menunggu pada tempat yang telah

ditentukan dan biasa dilakukan di hotel. Tempat berdirinya bellboy

biasanya dekat dengan pintu masuk atau di depan elevator.

Berikan perhatian dan bantuan extra pada tamu orang tua, wanita hamil,

orang cacat dan anak-anak selama proses pendaftaran. Bila petugas

penerima tamu sedang melakukan proses pendaftaran bagi sejumlah tamu,

maka bellboy dapat memberikan saran pada tamu yang masih lama

menunggu untuk dipersilahkan duduk di lobby sampai pada gilirannya.

4. Menerima Kartu Tamu

Biasanya petugas penerima tamu akan meminta bellboy untuk mengantar

tamu ke kamar. Bila hotel menggunakan kartu tamu bellboy harus dengan

13
 cepat membaca nomor kamar dan nama tamu yang tertera pada kartu tamu.

Jangan lupa segera tulis nama tamu dan nomor kamar pada kartu gantung

tanda barang (luggage tag)

5. Menerima Kunci Kamar

Saat menerima kunci kamar tamu, jangan lupa periksa kembali nomor yang

tertera pada kunci kamar. Terkadang kunci kamar salah karena salah

menempatkan pada rak kunci.

6. Memberi Cap Untuk Bellboy Errand Card

Sebelum mengantar tamu ke kamar, maka bellboy akan menerima Kartu

Pengantaran Barang (Bellboy Errand Card) yang sudah distempel atau

dicap tanggal dan waktu oleh Bell Captain. Dibeberapa hotel akan

dikenakan biaya utnuk mengeluarkan kartu ini. Kartu tersebut digunakan

untuk mencatat semua informasi tentang barang bawaan tamu.

b. Memasuki Lift/ Elevator

Biasanya hotel dengan beberapa lantai memiliki fasilitas Lift atau

Elevator terutama pada hotel-hotel yang memiliki jumlah lantai lebih dari 3 lantai.

1. Petugas Lift akan memberi salam pada tamu

2. Menanyakan Nomor Kamar

3. Mempersilahkan tamu masuk terlebih dahulu

4. Petugas Lift dan Bellboy memasuki lift

5. Persilahkan tamu untuk keluar terlebih dahulu bila telah sampai pada lantai

dimana kamar tamu berada.

c. Mengarahkan tamu menuju kamar

1. Memberi petunjuk arah ke kamar tamu

2. Mengetuk pintu kamar

14
d. Memasuki Kamar

1. Nyalakan lampu masuk di kamar

2. Persilahkan tamu masuk terlebih dahulu

3. Meletakkan barang di kamar

a. Pada Rak Barang

b. Pada Rak Lipat Barang

c. Di dalam Lemari

4. Jelaskan Fasilitas Kamar

a. Fasilitas kamar

b. Telephone

c. Radio

d. Television

e. Air-conditioning

f. Kamar Mandi

g. Balkon

5. Letakkan Kartu Tamu dan Kunci Kamar di meja tamu

6. Tinggalkan Tamu dan ucapkan selamat beristirahat

3. Keamanan

Sistem Keamanan di hotel sangat penting bagi hotel dan tamu hotel

a. Mengamati

1. Tamu tanpa barang bawaan

2. Jumlah tamu yang tinggal di dalam kamar dan tidak sesuai dengan yang

tertera pada Kartu Pendaftaran.

b. Memberikan Informasi

Laporkan bila ada seseorang yang mencurigakan atau dapat membuat masalah di

hotel

15
4. Pencatatan

a. Bellboy Errand Card

b. Bellboy Control Sheet

c. Errand Control Sheet (Service Calls)

G. Penanganan Barang Tamu Rombongan Tiba

1. Kedatangan Barang Bawaan Tamu Rombongan

a. Persiapan Selama Kedatangan Barang Tamu Rombongan

1. Group Information

Group information adalah informasi tamu rombongan. Informasi yang

diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan segala sesuatunya untuk

kedatangan tamu rombongan, termasuk persiapan penanganan barang

bawan tamu-tamu rombongan

2. Daftar Tamu (Rooming List)

Daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba. Daftar ini diperlukan

oleh hotel untuk menyiapkan pra-registrasi dan menetapkan kamar untuk

tamu-tamu rombongan. Rooming list juga digunakan oleh hotel untuk

mengganti kartu registrasi tamu-tamu rombongan.

b. Menerima Barang Tamu Rombongan

1. Memeriksa Ulang Rooming List

Bell Captain akan memeriksa rooming list dan mencocokkan kembali

dengan rooming list yang ada pada petugas penerima tamu.

2. Mengeluarkan Muatan Barang

Selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang bawaan

tamu

3. Menempatkan Barang

16
 Barang ditempatkan di Main Entrance dan dikelompokkan menurut

jenisnya. Tiap-tiap jenis barang disusun dalam satu baris agar mudah

dihitung.

4. Menghitung Barang Tamu Rombongan

Jumlah dari tiap-tiap jenis barang harus dihitung kemudian kondisi barang

harus diperiksa satu-persatu untuk memastikan jika terdapat kerusakan

pada barang.

5. Menginformasikan Jumlah dan Kondisi Barang

Jumlah untuk tiap-tiap jenis barang termasuk kondisinya harus dilaporkan

pada Pimpinan Rombongan (Tour Leader) secara terinci dan lengkap.

Setelah diperiksa oleh Tour Leader kemudian dicatat pada Rooming List

sesuai dengan nomor kamar masing-masing anggota tamu rombongan.

6. Menggantungkan Luggage Tag pada Barang

Beberapa hotel menggunakan Gantungan Tanda Barang (Luggage Tag) dan

setiap barang harus diberi Luggage Tag yang telah ditulis nomor kamarnya.

Dibeberapa hotel menggunakan kapur atau kapur berwarna untuk menulis

nomor kamar pada masing-masing barang bawaan tamu.

2. Men-Sortir Barang Tamu Rombongan (Sorting)

Mensortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses

pengantaran barang ke masing-masing kamar tamu. Prosedur Pensortiran dilakukan

dengan cara:

a. Berdasarkan Lokasi

Tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya masing-masing, contoh

Gedung A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, Garden Wing, Beach

Wing dsb.

b. Berdasarkan Lantai

17
 Setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir

berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst.

c. Berdasarkan Nomor Kamar

Kemudian kegiatan sortir selanjutnya ialah barang disortir berdasarkan

nomor kamarnya masing-masing, contoh 106,107, 209,210, 307, 308, dst

3. Pengantaran (Delivery)

a. Sistem Pengantaran

1. Berdasarkan Lokasi

2. Berdasarkan Lantai

3. Berdasarkan Nomor Kamar

b. Penggunaan Peralatan

1. Kereta barang (Luggage Cart (Trolley) = Hand luggage cart.)

2. Kereta barang listrik (Electric Luggage Cart)

4. Pencatatan

a. Rooming list

Informasi yang harus dicatat pada Rooming List

1. Jumlah dari tiap-tiap barang untuk masing-masing Nomor Kamar

Contoh. Room 312 has 3 pieces, 314 has 2 pieces, etc.

2. Jumlah seluruh barang anggota tamu rombongan

Contoh. “KOUNI” has 31 pieces.

3. Uraian dari seluruh jenis barang tamu rombongan

Contoh. 31 pieces: 13 suite cases, 4 Val packs, 7 vanity cases, 2 hand

bags, 1 golf bag and 4 brief cashier.

18
b. Bellboy Errand Card

Pencatatan pada Bellboy Errand Card untuk penanganan barang tamu

rombongan dilakukan sama seperti dalam penanganan tamu individu.

1. Jumlah barang untuk tiap-tiap kamar

2. Jumlah seluruh barang bawaan tamu rombongan

H. Penanganan Barang Tamu Pindah Kamar

1. Otoritas/ Kewenangan (Authority)

a. Orang Yang memiliki Kewenangan

Orang atau Staff di hotel yang memiliki kewenangan dalam memberikan ijin bagi

tamu-tamu yang ingin pindah kamar adalah :

1. Front office Manager

2. Assistant Front Office Manager

3. Chief Of Receptionist

b. Penyampaian Informasi Tamu Pindah Kamar

1) Room Change Notice

Bell Captain akan menerima catatan tamu pindah kamar (Room Change

Notice) dari petugas penerima tamu. Kemudian Bell Captain akan menugaskan

Bellboy untuk membantu tamu pindah kamar.

2) Kunci Kamar Baru

Bell Captain atau Bellboy akan menerima kunci kamar baru dari petugas

penerima tamu atau dari Concierge.

3) Menerima Bellboy Errand Card

Bellboy akan menerima Bellboy Errand card dari Bell Captain dan

BBEC sudah dicap Tanggal dan Waktu.

4) Melapor Pada Petugas Pramugraha (Room Attendant)

19
 Setiap petugas di hotel bila ingin memasuki kamar tamu harus melapor

terlebih dahulu kepada petugas pramugraha. Hal ini untuk menjaga keamanan

kamar tamu dan menghindari hal-hal yang tidak dinginkan terjadi di kamar tamu.

5) Memasuki Kamar Tamu

Setiap akan memasuki kamar tamu haruslah mengetuk pintu dengan

prosedur yang benar.

2. Barang Tamu Yang Telah Dikemas/ Dibungkus (Packed Luggage)

Adakalanya tamu telah mengemas dan membukus semua barangnya

untuk segera pindah kamar. Hal ini akan memudahkan petugas bellboy untuk

segera memindahkan barang tamu ke kamar yang baru.

a. Pemindahan Barang

1. Memeriksa penempatan barang

Petugas bellboy harus memeriksa kembali lokasi atau tempat dimana

barang diletakkan sebelum dipindahkan ke kamar yang baru.

Pemeriksaan dalam hal ini juga termasuk keadaan barang.

2. Memeriksa barang milik tamu yang tertinggal atau barang milik hotel

yang rusak

Sebelum memindahkan barang milik tamu ke kamar yang baru, maka

petugas bellboy memeriksa apakah ada barang milik tamu yang

tertinggal. Disamping itu bellboy juga harus memeriksa apakah

terdapat barang milik hotel yang rusak, seperti ; kaca, washbasin,

asbak, pintu lemari dsb.

3. Pemindahan barang

Saat pemindahan barang haruslah selalu menggunakan metode yang

benar dalam penanganan barang tamu untuk menghindari kerusakan.

4. Meletakkan barang tamu di kamar yang baru

20
 Dikamar yang baru, barang haruslah diletakkan ditempat yang sama

seperti pada di kamar yang lama sewaktu belum dipindahkan. Barang

juga dapat diletakkan ditempat-tempat yang semestinya seperti; closet,

dresser desk, luggage rack, folding luggage rack, dsb.

b. Pencatatan

Semua barang yang dipindahkan harus dicatat pada bellboy errand card.

Pada balik bell boy errand card dicatat juga kunci kamar yang lama telah

dikembalikan (Key O.K.). Bellboy akan mengembalikan bellboy errand card pada

bell captain untuk dicatat kembali pada bellboy control sheet.

c. Menandatangani Catatan Pindah Kamar (Room Change Notice)

Bellboy harus mengembalikan kunci kamar tamu yang lama kepada

concierge atau petugas information desk atau kepada reception. Kemudian bellboy

akan menandatangani Room Change Notice dengan maksud bahwa barang tamu

telah dipindahkan.

3. Barang Tamu Yang Belum Dikemas/ Dibungkus (Unpacked Luggage)

a. Kewenangan untuk melakukan pengemasan/ pembungkusan barang

Orang atau petugas yang berhak untuk membungkus atau mengemasi

barang milik tamu yang akan dipindahkan adalah petugas dari uniformed service

seperti; bell captain dan bellboy.

b. Tindak Pencegahan (Precaution)

Saat pemindahan barang haruslah selalu menggunakan metode yang

benar dalam penanganan barang tamu untuk menghindari kerusakan.

Periksa apakah ada barang milik tamu yang tertinggal. Disamping itu

bellboy juga harus memeriksa apakah terdapat barang milik hotel yang rusak.

Letakkan ditempat yang sama seperti pada di kamar yang lama sewaktu belum

dipindahkan.

21
c. Saksi-saksi (Witnesses)

Dalam melaksanakan proses pindah kamar atau memindahkan barang

milik tamu, maka diperlukan saksi-saki. Hal ini penting terutama bila barang-

barang milik tamu belum dikemasi atau dibungkus. Dalam hal ini petugas

uniformed service akan ditemani oleh saksi-saksi sebagai berikut:

1) Security Officer

2) Credit Manager

3) HouseKeeper And/Or Assistant Manager On Duty/Duty Manager

d. Pencatatan

Semua barang yang telah dipindahkan harus dicatat pada bell boy errand

card, dilengkapi pula dengan catatan tentang lokasi atau tempat dimana barang-

barang tamu diletakkan. Para saksi-saki juga akan memberikan paraf pada bell boy

errand card. Pada balik bellboy errand card dicatat juga bila kunci kamar yang

lama telah dikembalikan (Key O.K.).

e. Tugas Akhir Pindah Kamar

1) Menandatangani Room Change Notice

Jika proses pindah kamar telah selesai, maka bellboy akan

menandatangani Lembar Catatan Pindah Kamar (Room Change Notice). Biasanya

Room change Notice ini dibuat beberapa rangkap, hal tersebut sangatlah

tergantung dari S.O.P hotel. Bila Room Change Notice dibuat dalam beberapa

rangkap, maka akan didistribusikan kepada :

a) Front Officer Cashier (White)

b) Telephone Room (Yellow)

c) Housekeeping (Green)

d) Laundry (Pink)

e) Bellboy/Receptionist (Blue)

22
Untuk informasi kepada departemen lain di hotel, biasanya kasus pindah kamar

hanya diberitahukan melalui telepon.

2) Mengembalikan Kunci Kamar Yang Lama

Bellboy harus mengembalikan kunci kamar tamu yang lama kepada

concierge atau petugas information desk atau kepada reception

3) Mengembalikan Bellboy Errand Card kepada Bell Captain

Setelah Bellboy Errand Card dilengkapi, maka akan diserahkan kembali

kepada Bell Captain untuk dicap tanggal dan waktu. Selanjunya informasi yang

terdapat pada Bellboy Errand Card tersebut akan dipindahkan pada Bellboy

Control Sheet.

I. Penanganan Barang Tamu Individu Berangkat

1) Informasi Keberangkatan Tamu

a. Informasi Penjemputan Barang Tamu

Bell Captain akan memperoleh informasi tamu berangkat dari :

1. Daftar Tamu Diharapkan Berangkat (Expected Departure List)

Daftar yang memuat informasi tentang tamu-tamu yang diharapkan

berangkat pada hari itu.

2. Receptionist

Informasi yang kedua biasanya diperoleh dari petugas penerima tamu

(receptionist). Pada catatan Expected Departure biasanya bell captain

tidak dapat memastikan tamu mana yang harus didahulukan untuk

penanganan barang bawaannya. Oleh karena itu bell captain akan

bertanya pada petugas penerima tamu.

23
 3. Front Office Cashier (Cashier)

Front Office Cashier biasanya akan menerima informasi langsung dari

tamu yang akan berangkat. Front Office Cashier akan segera

memberitahukan hal ini pada bell captain.

4. Dari Tamu Langsung

Banyak tamu-tamu yang langsung menghubungi petugas concierge bila

ia memerlukan bantuan untuk penanganan barang bawaannya pada saat

akan berangkat.

b. Informasi yang Diperlukan

Informasi yang diperlukan oleh bell captain untuk memberikan

pelayanan penanganan barang bawaan tamu pada saat berangkat, antara lain:

1) Jumlah Barang (Number of bags)

2) Waktu Penjemputan Ke Kamar (Time of collection)

3) Kendaraan yang diperlukan (Transportation)

2. Pengangkutan Barang (Conveying Luggage)

a. Sebelum Menjemput Barang Ke Kamar Tamu

1. Bell Captain memberikan perintah pada Bell Captain

2. Bellboy menerima “Bellboy Errand Card” yang telah dicap tanggal

dan waktu

3. Bellboy melapor pada petugas pramugraha

4. Mengetuk Pintu Kamar Tamu

5. Memasuki Kamar Tamu

6. Tanyakan Barang Bawaan Tamu yang akan dibawa

b. Membawa Barang Bawaan Tamu dari Kamar

1. Periksa kembali barang-barang tamu yang tertinggal

2. Memeriksa barang-barang hotel yang hilang atau rusak

24
 3. Membawa barang keluar kamar

4. Matikan lampu kamar

3. Pencatatan

a. Bellboy Errand Card

1. Melengkapi catatan pada BBEC

2. Filling out all information

b) Tulis “KEY OK” bila kunci telah dikembalikan

Pastikan kunci kamar telah dikembalikan sebelum tamu meninggalkan

hotel. Untuk itu periksa kunci kamar pada :

1. Kasir Kantor Depan

2. Di Meja Concierge atau Di Rak Kunci dan Surat

3. Di dalam kamar

4. Tanyakan Pada Tamu

5. Di Kotak Kunci Berangkat (Check-out Key Rack)

Bila kunci dipastikan telah dikembalikan maka tulis “KEY OK” pada BBEC.

Bila kunci dinyatakan hilang, maka tulis “KEY LOST” pada BBEC dan laporkan

pada Concierge.

c) Periksa Pembayaran Tamu

Bila BBEC telah dilengkapi, maka periksa pembayaran rekening tamu

pada Kasir Kantor Depan. Pastikan tamu telah memnyelesaikan rekeningnya.

Minta Cap “PAID” or “CHARGE” pada Kasir Kantor Depan

Bila tamu telah lunas menyelesaikan rekeningnya, maka minta cap

“PAID” , namaun bila penyelesaiannya rekening tamu menggunakan metode lain

(City Ledger Transfer), maka minta cap “CHARGE” Front Office Cashier

memberi paraf pada BBEC

d) Kembalikan Kunci Kamar dan Bell Boy Errand Card

25
 a. Membawa Barang Ke Kendaraan

Bellboy harus memeriksa kembali nomor kamar tamu dan nama tamu

pada kartu gantungan barang sebelum barang dibawa ke bagasi

kendaraan.

b. Melengkapi Catatan Bellboy Control Sheet

Bell Captain juga akan melengkapi Bellboy Control Sheet yang

datanya diambil dari Bellboy Errand Card.

4. Memuat Barang Di Bagasi Kendaraan (Loading Luggage)

a. Sebelum Barang Dimasukkan atau Dimuat

Minta pada tamu untuk memeriksa kembali jumlah dan keadaan barang

bawaannya.

b. Gunakan Metode Menyusun Barang Yang Benar (Stacking dan Special Sign)

c. Ucapakn Selamat Jalan (Saying “Good Bye”)

5. Penggudangan Barang Tamu (Storage)

Penggudangan atau penitipan barang bawaan milik tamu terutama bagi

tamu-tamu yang berangkat, biasanya dilakukan hanya untuk sementara waktu saja.

a. Alasan-alasan Tamu Menitipkan Barang

1) Tamu belum meninggalkan hotel tapi sudah dinyatakan berangkat dengan

alasan tertentu, seperti ; menunggu jadwal penerbangan, penjemputan,

dsb.

2) Tamu berangkat untuk sementara waktu namun akan kembali lagi ke hotel

pada hari yang lain.

3) Tamu tiba terlalu awal di hotel (Early Arrival Guest)

b. Metode Penitipan Barang

1) Keluarkan atau buatkan Kartu Penitipan Barang (Baggage Claim Check)

2) Tempatkan barang diruang penitipan

3) Catat pada Buku penitipan barang

26