1

PROPOSAL PRAKTIK KULIAH LAPANGAN

PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI DINAS PERTANIAN
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Proposal ini dibuat sebagai persyaratan untuk Praktek Kuliah Lapangan
Program Studi Diploma Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada

Proposal

Oleh:
I Gede Eka Indrawan
16/401106/SV/11610

PROGRAM STUDI DIPLOMA KEARSIPAN

DEPARTEMEN BAHASA SENI DAN MANAJEMEN BUDAYA
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
TAHUN
2018
 2

PROPOSAL PKL YANG DITUJUKAN KEPADA

PROGRAM STUDI KEARSIPAN
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
TAHUN 2018
1. JUDUL PKL : PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
DI DINAS PERTANIAN DAERAH ISTIMEWA
YOGYAKARTA

2. PENGUSUL
a. Nama : I Gede Eka Indrawan
b. NIM : 16/401109/SV/11610
c. Alamat : Pogung Kidul, No:1, RT: 03, RW:49, Kec. Mlati,
Sinduadi-Sleman
d. Nomor HP : 081 394 048 280
e. E-mail i.gede.eka@mail.ugm.ac.id
3. TEMPAT PKL DINAS PERTANIAN DAERAH ISTIMEWA
YOGYAKARTA
Jl. Gondosuli No.6, Simaki, Umbulharjo, Kota
Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta 55165
4. JANGKA WAKTU : 2 Bulan ( 7 Januari 2019 – 7 Maret 2019 )
PKL

Yogyakarta, November 2018

Pengusul

I Gede Eka Indrawan

16/401106/SV/11610
Disetujui Oleh,
Ketua Program Studi Kearsipan

Waluyo, S.S., M.Hum.

NIP. 19680123199903100
 3

A. Latar Belakang Permasalahan

Berkembangnya ilmu dan teknologi yang sangat pesat pada era

reformasi dan diringi pula pengaruhnya dalam organisasi, baik di sektor

pemerintah dan swasta. Hal ini berpengaruh pada kecenderungan akan

kebutuhan akses informasi yang cepat, tepat, dan kredible guna mencapai

tujuan atapun target yang ditentukan. Semakin cepat akses sumber informasi

didapatkan, maka semakin tinggi tingkat efektivitas yang dicapai. Dari

berbagai sumber informasi yang perlu diakses, salah satunya adalah arsip

yang tercipta dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi 1.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal

1 Ayat 2 menyebutkan arsip adalah:

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara2

Dalam pengertian arsip tersebut, arsip memuat empat unsur yang

harus ada, yaitu media, aktivitas, pelaku, dan konteks. Unsur utama adalah

benda dalam wujud fisik dan benda dalam wujud informasi, benda dalam

wujud fisik yaitu kegiatan atau peristiwa baik dalam media kertas,

film/video, kaset rekaman suara dan media simpan elektronik, sedangkan

1
Sujono, Manajemen Arsip Inaktif, (Tanggerang Selatan: Universitas
Terbuka, 2014), hlm. 1.

2
Republik Indoneisa, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan
 4

benda dalam wujud informasi berupa tataran ide dan hasil olah pikir yang

dituangkan dalam benda fisiknya. Unsur kedua adalah aktivitas yang

membuat dan menerima rekaman sebagai bentuk komunikasi atau hubungan

antara pihak satu dengan lainnya. Disamping itu, termasuk pula aktivitas

mengklasifikasi, menyimpan, memelihara, menyusutkan, dan melestarikan

arsip. Unsur ketiga yaitu pelaku kegiatan, baik itu organisasi maupun

individu. Unsur yang keempat adalah konteks para pelaku yang

melaksanakan aktivitasnya, yaitu hidup bermasyarakat, berbangsa, dan

benegara.

Arsip dalam organisasi mengalami pergeseran baik dalam arti, fungsi,

kedudukan maupun formatnya. Sebelum era informasi, arsip menjadi

produk sampingan kegiatan organisasi. Sekarang dalam era reformasi, arsip

menjadi modal utama dalam organisasi3. Arsip mempunyai perana penting

dalam proses penyajian sumber informasi bagi organiasi dan pimpinan, hal

ini pula untuk membantu dalam membuat perencanaan, penganalisaan,

pengembangan, perumusan kebijakan, pembuatan laporan,

pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian yang setepat-tepatnya4

Without records, governments and businesses today could not operate 5,

3
Musliichah, Bunga rampai kearsipan, (Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press, 2016), hlm. 10.

4
Basir Bartos, Manajemen Kearsipan: untuk lembaga Negara, swasta,
dan perguruan tinggi, (Jakarta: Bumi aksara, 2014), hlm. 2.

5
Michael Roper & Laura Millar, The management of public sector
records: principles and context, (London: International Records
Management Trust, 1999), hlm. 12.
 5

artinya tanpa arsip, organisasi pemerintahan dan swasta tidak dapat

beroperasi.

Arsip selain sebagai sumber informasi bagi pimpinan atau organisasi,

pula dapat digunakan sebagai alat bukti dalam memerangi kasus penipuan

atapun korupsi yang ada pada instansi pemerintah dan swasta, menurut

Okello-Obura records and information provide verifiable evidence of fraud

that can lead investigators to the root cause of fraud. There is no way we

can wipe out corruption without good records management as a point of

reference for evidence of transactions 6, artinya arsip memberikan bukti

penipuan yang dapat diverifikasi, mengarahkan para peneliti ke akar

penyebab penipuan. Tidak ada cara yang dapat menghapus korupsi tanpa

pengelolaan arsip yang baik sebagai titik acuan untuk bukti transaksi. Hal

ini membuktikan bahwa arsip memiliki peran yang strategis, antara arsip

dan organisasi merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan karena arsip

merupakan hasil dari aktivitas ataupun operasional organisasi, serta apabila

di analogikan antara arsip dan organisasi ibarat dua sisi dari satu mata uang.

Berdasarkan ketentuan secara fungsional, menegaskan adanya dua

jenis arsip, yaitui arsip dianmis dan arsip statis. Arsip dinamis atau records

dalam konteks Anglo-Saxon adalah dokumen yang masih digunakan untuk

perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain7.

6
Constant Okello-Obura, Effective records and information
management as a catalyst for fighting corruption. (Uganda: Department of
Information Science, University of South Africa, 2013), hlm. 177.
7
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 2003), hlm. 14.
 6

Sedangkan menurut Schellenberg arsip statis adalah arsip yang diambil atau

digunakan dalam perjalanan transaksi administratif atau eksekutif

(pemerintah atau swasta) yang kemudian disimpan dan dipreservasi untuk

tujuan politik, hukum dan budaya oleh lembaga atau individu 8.

Arsip dinamis menurut frekuensi penggunaanya, dibagi menjadi dua

yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Menurut Michael Roper

dan Laura Millar current records is a records regularly used for the conduct

of the current business of an organisation or individual 9. Arstinya arsip

dinamis aktif adalah arsip yang digunakan secara teratur untuk kegiatan

yang masih berlangsung dari suatu organisasi atau individu. Menurut

Patricia Frank An inactive record is a record no longer needed to conduct

current business but preserved until it meets the end of its retention period
10
, artinya arsip inaktif adalah arsip yang tidak lagi digunakan dan

diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang masih berlangsung, tetapi

masih dipertahankan sampai periode penyimpanan atau retensinya berakhir.

Perbedaan mendasar antara arsip dinamis aktif dan arsip dinamis

inaktif dapat dilihat pada frekuensi penggunaan dan tempat

penyimpanannya. Arsip dinamis aktif frekuensi penggunaannya secara

langsung atau terus menerus dalam proses administrasi, sehingga masih

8
Schellenberg, Modern Archives Principles & Techniques. (Chicago:
The Society of American Archivists, 1956), hlm. 12

9
Michael Roper & Laura Millar, loc.cit., hlm. 18

10
Patricia C.Franks, Records and Information Management. (USA:
American Library Association, 2013), hlm. 249
 7

terdapat pada unit kerja yang disimpan dalam filing cabinet. Sedangkan

frekuensi penggunaan arsip dinamis inaktif sudah menurun, sehingga hanya

digunakan untuk kepentingan refrensi, memenuhi syarat retensi dan bukti

hukum. Penyimpanan arsip dinamis inaktif disebut dengan pusat arsip atau

record center.

Mengacu peran pentingnya arsip bagi suatu organisasi, pemerintah

menaruh perhatian cukup besar dalam bidang kearsipan, yang sudah

dibuktikan dengan dikeluarkannya regulasi, yaitu Undang-Undang Nomor

43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan11. Walaupun regulasi sudah keluar,

namun di organisasi pemerintah ataupun swasta belum ada konsistensi

dalam penerapan regulasi secara menyeluruh. Hal ini berdampak tata

kearsipan yang tidak sesuai dan diiringi pula berkembangnya paradigma

negatif dalam bidang kearsipan, khususnya pada arsip dinamis inaktif.

Meningkatnya volume arsip secara teratur dan belum adanya

kesadaran dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif, sehingga

muncul suatu permasalah yang substansial, seperti masih ditemukannya

tumpukan arsip dan non arsip yang menggunung, terdapat di bawah kolong

meja, ruang kerja, sudut ruangan dan tempat-tempat lainnya. Jika di

analogikakan penyakit yang akan menyebar ke seluruh tubuh manusia.

Penelantaran arsip inaktif akan menyebabkan hilangnya aset atau harta

11
Nugroho, B., Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus pada
Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI,
(Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayattullah, 2017),
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/handle/123456789/35342, diakses dari
pada tanggal 20 Agustus 2018, pukul 18.00 WIB
 8

organisasi berupa sumber informasi yang memiliki nilai guna, baik itu nilai

guna primer dan nilai guna sekuder. Dari permasalahan tersebut, tentunya

harus ada sebuah formulasi atau penanganan yang serius dan tepat, yaitu

dengan melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif.

Pengelolaan arsip inaktif bertujuan untuk memudahkan dalam

penyimpanan, memudahkan temu balik, sehingga arsip inaktif tersebut

benar-benar dapat menjadi bahan refrensi atau rujukan para pengambil

kebijakan dalam rangka pengembangan organisasi atau unit kerja. Selain itu

setiap unit kerja yang ada dalam organisasi dapat menyelamatkan atau

mengamankan arsip yang bernilai kesejarahan, baik fisik maupun

informasinya12. Agar terciptanya pengelolaan arsip inaktif sesuai dengan

kaidah kerasipan, maka dibutuhkan pengolahan arsip inaktif yang ada pada

organisasi pemerintah ataupun swasta. Menurut Perka Anri Nomor 26

Tahun 2011, penataan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan dilakukan dengan

langkah-langkah, sebagai berikut:

pemeriksaan, pendeskripsian penataan arsip dalam boks,

penomoran boks, penataan boks dalam rak arsip, dan penyusunan
daftar arsip inaktif13.
Dukungan oleh pimpinan dan kesadaran akan pentingnya pengolahan

arsip inaktif dalam suatu organisasi pemerintah atau swasta merupakan

12
Machmoed Effendhie dkk, Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip
Inaktif Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. (Yogyakarta: Arsip
Universitas Gadjah Mada, 2011), hlm. 2-3.

13
Sambas Ali Muhidin dan Hendri dan Hendri Winata, Manajemen
Kearsipan Untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan
Kemasyarakatan, (Bandung: CV Pustaka Setia, 2016), hlm. 191.
 9

bukti nyata bahwa, arsip memiliki peran penting dalam proses operasional

organisasi. Sementara itu, pengolah arsip inaktif dilakukan bukan semata-

mata untuk memudahkan temu balik atau terciptanya tata kelola arsip yang

baik, tetapi hal ini dilakukan untuk memberikan pelayanan semaksimal

mungkin kepada pengguna, baik itu dari dalam atau luar organisasi. Dalam

melakukan pengolahan arsip inaktif akan lebih baik dipahami secara

langsung dalam suatu organisasi. Salah satu instnasi yang mengolah arsip

dinamis inaktif adalah Dinas Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta.

Dinas Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta merupakan Organisasi

Perangkat Daerah (OPD) yang berada dibawah Pemerintah Daerha Istimewa

Yogyakrta. Menurut Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta

Nomor 64 Tahun 2015 Tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas Pertanian

Yogyakarta, menyebutkan bahwa, Dinas terkait mempunyai tugas

melaksanakan urusan Pemerintah Daerah di bidang pertanian, kewenangan

dekonsentrasi dan tugas pembantuan yang diberikan oleh Pemerintah 14.

Dalam mengoperasionalkan tugas tersebut, tentu tercipta asrip dalam

berbagai bentuk dan media, seperti arsip korespodensi dan arsip keuangan.

Kondisi arsip inaktif Dinas Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta belum

tertata dengan baik, sedangkan akan dilakukan penggabungan antaran dua

instansi terkait, yaitu Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan (BKPP)

Daerah Istimewa Yogyakarta.

14
Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 64 Tahun
2015 Tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas Pertanian Yogyakarta, hlm.
4.
 10

Berdasarkan kondisi dan permasalahan tersebut, tentu harus ada

sebuah penanganan atau formulasi yang berdaya guna, yaitu dengan

melakukan pengolahan arsip inaktif. Pengolahan bertujuan memudahkan

temu kembali dan pembebasan ruang kerja dari tumpukan arsip yang

menggunung, hal ini dilakukan untuk menciptakan tata kelola arsip inaktif

sesuai dengan kaidah kearsipan dan mewujudkan pemerintah yang good

govermenance melalui kearsipan. Dari latar belakang dan permasalah

tersebut menjadi pertimbangan penulis untuk mengambil tema pengolahan

arsip inaktif dan melaksanakan Praktek Kuliah Lapangan (PKL) di Dinas

Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta.

Berdasarkan latar belakang penulisan Laporan Tugas Akhir ini maka

rumusan masalah yang akan dikemukakan, sebagai berikut:

1. Bagaimana kondisi arsip dinamis inaktif di Dinas Pertanian Daerah

Istimewa Yogyakarta?

2. Apa saja dan bagaimana kondisi sarana yang digunakan dalam proses

pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas Pertanian Daerah Istimewa

Yogyakarta?

3. Bagaimana proses pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas Pertanian

Daerah Istimewa Yogyakarta?

4. Apa kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan arsip dinamis

inaktif di Dinas Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta?

B. Tujuan Peneltian/Praktek Kuliah Lapangan

 11

Tujuan penulisan proposal Praktek Kuliah Lapangan dengan judul

“Pengolahan Arsip Inaktif di Dinas Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta”

adalah:

1. Mengetahui bagaimana kondisi arsip dinamis inaktif di Dinas Pertanian

Daerah Istimewa Yogyakarta.

2. Mengetahui bagaimana proses pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas

Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta.

3. Mengetahui sarana prasarana yang digunakan dan kendala yang

ditemunakan dalam proses pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas

Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta.

Adapun manfaat dari penulisan proposal Tugas Akhir tentang

Pengolahan Dinamis Inaktif di Dinas Pertanian Daerah Istimewa

Yogyakarta adalah:

1. Manfaat bagi penulis:

a. Mampu mengimplementasikan teori mengenai pengolahan arsip

dinamis inaktif pada tingkat Dinas Pertanian Daerah Istimewa

Yogyakarta.

b. Mampu memberikan informasi bagi pengembangan di bidang

kearsipan dan solusai dalam pelaksanaan praktek kuliah lapangan

mengenai pengolahan arsip dinamis inaktif.

 12

c Mampu mengidentifikasi kondisi, proses dan sarana prasarana yang

digunakan dalam praktek kuliah lapangan mengenai pengolahan arsip

dinamis inaktif.

2. Manfaat Bagi Akademis

a. Menjadikan Laporan Tugas Akhir sebagai sarana tambahan referensi

bagi mahasiswa program studi kearsipan dan perpustakaan Universitas

Gadjah Mada.

b. Memperkenalkan Program Studi Diploma Kearsipan Sekolah Vokasi

Universitas Gadjah Mada.

c. Mampu berpartisipasi langsung terhadap kegiatan praktek kuliah

lapangan mengenai pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas

Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta.

C. Keasilian

Penulis mengambil tugas akhir dengan tema arsip dinamis inaktif.

Fokus dari tema ini adalah pengolahan arsip dinamis inaktif. Obye lokasi

yang digunakan dalam penulisan tema tugas akhir ini adalah Dinas

Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta. Dari tema yang diambil, mungkin

banyak tulisan yang telah mengkaji tema arsip dinamis inaktif dengan

meniktiberatkan ke fokus pengolahan. Meski dengan tema dan fokus

penelitian sama dalam penulisan, namun yang membedakan, yaitu

pemilihan obyek lokasi penelitian dan dapat dilihat pula dari segi

pembahasan tugas akhir.

 13

Pertama dilihat dari obyek penelitian, penulis mengambil obyek

penelitian di Dinas Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta. Sebelumnya

dari kurun waktu emapat tahun terakhir, belum ada yang menulis tema tugas

akhir dengan obyek penelitian di instnasi terkait. Penelitian yang pernah

dilakukan dengan fokus tema yang sama yaitu, pada tahun 2015 yang

dilakukan oleh Ina Kumala Dewi dengan judul “Pengolahan Arsip Inaktif

Seksi Karatina Hewan dan Karatina Tumbuhan di Balai Karantina Pertanian

Kelas II Yogyakarta”,15 apabila dilihat dari segi nomenklatur instnasi,

hampir sama dengan obyek penelitian yang digunakan. Namun yang

membedakan adalah dari hubungan struktural organisasi, Balai Karantina

Pertanian Kelas II Yogyakrta tidak termasuk kedalam unit pelaksana teknis

yang ada di bawah Dinas Pertanian Yogyakarta, melainkan unit instansi ini

berada dibawah naungan Kementerian Pertanian Republik Indonesia.

Penelitian yang dilakukan oleh Azizah Nur Annis Arfani dengan judul

tugas akhir “Pengolahan Arsip Dinamis Inktif di Badan Arsip dan

Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah” tahun 2016. Perbedaan yang terdapat

antara penelitian yang dilakukan penulis dengan Azizah Nur Annis Arfani

pada topik pembahasan, pada penelitian Azizah Nur Anni tidak membahas

topik permasalahan mengenai sarana dan prasarana yang digunakan dalam

melakukan pengolahan arsip inaktif di Badan Arsip dan Perpustakaan

Provinsi Jawa Tengah, sedangkan penulis pada penulisan tugas akhir ini

15
Ina Kumala Dewi, “Pengolahan Arsip Inaktif Seksi Karatina Hewan
dan Karatina Tumbuhan di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta”,
Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2015
 14

membahasa sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam melakukan

pengolahan arsip inaktif di Dinas Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta.

Persamaan dari penelitian ini dengan penelitian dilakukan oleh Azizah Nur

Annis adalah peneliti sama sama melakukan praktik mengolah arsip

inaktif.16

Laporan Tugas Akhir Enggar Ayu Pratiwi, 2017. Keseluruhan

membahasa tentang proses yang dilakukan dalam pengolahan arsip inaktif,

mulai dari pemilahan, pengelompokan, pendeskripsian dan penomoran

definitif, maneuver arsip dan kartu deskripsi, penomoran pada fisik arsip,

pembungkusan arsip hingga pembuatam daftar pertelaan arsip dinamis

inaktif. Persamaan Laporan Tugas Akhir penulis dengan Enggar Ayu

Pratiwi terletak pada tema, yaitu sama sama mengambil tema pengolahan

arsip dinamis inaktif. Perbedaannya terletak pada pembahasan tentang

pengorganisasian arsip yang digunakan pada Balai Pelatihan Kesehatan

Yogyakarta, yaitu menggunakan asas sentralisasi, namun pada Dinas

Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta menggunakan asas kombinasi atau

Desentralisasi.17

16
Azizah Nur Annis Arfani, “Pengolahan Arsip Dinamis Inktif di
Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah”, Tugas Akhir pada
Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2016

17
Enggar Ayu Pratiwi, “Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Di Balai
Pelatihan Kesehatan Yogyakarta”, Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan
Sekolah Vokasi UGM, 2017
 15

Laporan Tugas Akhir Adiningdyah Mustikasari Wannaputri, 2018,

dengan judul Tugas Akhir Pengolahan Arsip Dosir Pensiun Sebagai Arsip

Dinamis Inaktif Di PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta. 18

Persamaan tema yang diambli dengan penulis, yaitu sama sama mengkaji

tentang pengolahan arsip dinamis inaktif. Namun perbedaannya terdapat

pada jenis arsip yang diolah, Adiningdyah Mustikasari mengolah arsip dosir

pensiun yang ada di PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta,

sedangkan jenis arsip yang diolah peneliti pada Dinas Pertanian Daerah

Istimewa Yogyakarta, yaitu arsip korespodensi dan arsip keuangan, yang

dimana arsip tersebut dihasilkan dari penggabungan Badan Ketahan Pangan

dan Penyuluhan (BKPP). Badan ini akan menjadi Bidang di Dinas Pertanian

Daerah Istimewa Yogyakarta.

D. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif

Pengolahan arsip adalah tindakan dan prosedur yang dimaksudkan

untuk memfasilitasi penggunaan arsip atau manuskrip. Umumnya

diindentikkan dengan pengaturan arsip, deskripsi arsip dan preservasi

arsip19. Sebenarnya kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif merupakan

kegiatan menata arsip dinamis inaktif baik secara informasi maupun

18
Adiningdyah Mustikasari Wannaputri, “Pengolahan Arsip Dosir
Pensiun Sebagai Arsip Dinamis Inaktif Di PT Taspen (Persero) Kantor
Cabang Yogyakarta”, Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi
UGM, 2018
19
Sauki Hadiwardoyo, Terminologi Kearsipan Nasional (Jakarta:
Arsip Nasional Republik Indonesia, 2012), hlm.92.
 16

bentuk fisik arsip dinamis inaktif tersebut. Pengolahan arsip dinamis

inaktif dilaksanakan melalui tahap-tahap sebagai berikut: pemeriksaan,

pendeskripsian penataan arsip dalam boks, penomoran boks, penataan

boks dalam rak arsip, dan penyusunan daftar arsip inaktif20.

Pengolahan arsip inaktif dilakukan bertujuan untuk menciptakan

sistem yang efektif dan efisien dalam temu kembali arsip inaktif,

pengamanan fisik dan isi informasi yang terkandung dalam arsip inaktif,

dan tentunya menciptakan tata kelola arsip inaktif yang sesuai dengan

kaidah kearsipan dalam mewujudkan pemerintahan yang good

govermenance.

Pengolahan arsip dinamis inaktif merupakan kegiatan menata arsip

dinamis inaktif baik secara informasi maupun bentuk fisik, yang

berdasarkan principle of provenance dan principle of original order.21

Prinsip provenans atau istilahnya prinsip asal-usul adalah prinsip

merujuk ke asal arsip dinamis diciptakan, baik diciptakan oleh

perseorangan, organisasi kemasyarakatan, ataupun sebuah badan

korporasi yang membuat, menerima dan menggunakan arsip dinamis

untuk kepentingan pribadi maupun organisasi.22. Sedangkan principle of

20
Sambas Ali Muhidin dan Hendri dan Hendri Winata, Manajemen
Kearsipan Untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan
Kemasyarakatan, (Bandung: CV Pustaka Setia, 2016), hlm. 191.

21
Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan, (Papua: Penerbit Aseni, 2017),
hlm 135.

22
Sulistyo-Basuki.,Ibid., hlm.140.
 17

original order atau yang disebut pula dengan prinsip aturan asli

merupakan aturan atau susunan asli arsip dinamis yang harus

dipertahankan ketika arsip dinamis diciptakan dan saat digunakan secara

aktifnya.23

2. Pengertian Arsip Dinamis Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip arsip yang frekuensi penggunaannya

telah menurun. Menurut Richard Pearce-Moses, Records that are no

longer used in the day-to-day course of business, but which may be

preserved and occasionally used for legal, historical, or operational

purposes,24 artinya arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak digunakan

lagi dalam kegiatan yang masih berlangsung, namun dapat digunakan

atau berfungsi sebagai tujuan hukum, historis, atau operasional Ukuran

penurunan frekuensi penggunaan arsip pada umumnya merujuk pada

batas tertentu frekuensi penggunaan arsip dalam satu tahun.

Fungsi arsip inaktif berbeda dengan arsip aktif. Arsip inaktif

berfungsi sebagai refrensi atau rujukan saja, sedangkan arsip aktif

berfungsi sebagai rujukan dan dapat digunakan sebagai alat penyelesaian

dalam proses administrasi. Tempat penyimpanan arsip inaktif

ditempatkan di pusat arsip atau records center, yaitu A building or part

of a building designed or adapted for the low-cost storage, maintenance

23
Sulistyo-Basuki.,Ibid.,hlm.141.

24
Richard Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records
Terminology, (Chicago: The Society Of American Archivist, 2005), hlm.
200.
 18

and communication of semi-current records pending their ultimate

disposal.25 Artinya suatu bangunan atau bagian dari bangunan yang

dirancang atau diapatasi dengan biaya yang rendah untuk penyimpanan,

pemeliharaan dan komunikasi dari arsip inaktif sebelum dimusnahkan.

E. Metode Pengumpulan Data

Terdapat dua hal utama yang memperngaruhi kulitas data hasil

penelitian, yaitu kualitas instrument penelitian, dan kualitas pengumpulan

data. Kualitas intrumen penelitian ini berkenaan dengan validitas dan

reliabilitas instrument dan kualitas pengumpulan data berkenaan ketepatan

cara-cara yang digunakan untuk mengumpulkan data. Oleh karena itu

instrument yang telah teruji valitidat dan reliabilatsnya, belum tentu dapat

menghasilkan data yang valid dan reliabel, apabila insturemen tersebut tidak

digunakan secara tepat dalam pengumpulan data.

Pengumpulan data dapat dilakukan dalam berbagai setting, berbagai

sumber, dan berbagai cara. Bila dilihat dari setting-nya, data dapat

dikumpulkan pada setting alamiah (natural setting), pada laboratorium

dengan metode eksperimen, dirumah dengan berbagai responden, pada

suatu seminar, diskusi, di jalan dan lain-lain. Bila dilihat dari sumber

datanya, maka pengumpulan data dapat menggunakan sumber primer, dan

sumber sekunder. Sumber primer adalah data yang langsung memberikan

data kepada pengumpul data, dan data sumber sekunder merupakan sumber

yang tidak langsung memberikan data kepala pengumpul data, misalnya

25
Michael Ropper (ed.), Managing Records In Records Center,
(International Records Management Trust : 1999), hlm. 6.
 19

lewat orang lain atau lewat dokumen. Selanjutnya bila dilihat dari segi cara

atau teknik pengumpulan data, maka teknik pengumpulan data dapat

dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket), observasi

(pengamatan), dan gabungan ketiganya.26

Teknik pengumpulan data yang penulis gunakan dalam penyusunan

Laporan Tugas Akhir, yaitu dilakukan dengan interview (wawancara),

observasi (pengamatan), dan studi pustaka.

1. Interview (wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti

ingin menggunakan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan

yang harus diteleti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari

responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.

Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri

sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan dana tau

27
keyakinan pribadi . Metode pengumpulan data dengan Interview

(wawancara) ada dapat dilakukan dengan wawancara terstruktur dan

wawancara tidak terstruktuk.

Penulis menggunakan metode interview (wawancara) tidak terstruktur

(bebas) kepada pegawai yang ada di Dinas Pertanian Provinsi Daerah

Istimewa Yogyakarta. Wawancara tidak terstruktur merupakan wawancara

yang berbeda dengan yang terstruktu. Cirinya kurang diinterupsi dan arbiter.

26
Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D,
(Bandung: CV Alfabeta, 2014), hlm. 137.
27
Ibid., hlm.137.
 20

Wawancara semacam ini digunakan untuk menemukan informasi yang

bukan baku atau informasi tunggal. Hasil wawancara semacam ini

menekankan kekecualian, penyimpangan, penafsiran yang tidak lazim,

penafsiran kembali, pendekatan baru, pandangan ahli, atau persepektif

tunggal. 28.

2. Observasi Partisipasi (Participant Observation)

Dalam observasi ini, penulis terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang

yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian.

Sambuil melakukan pengamatan, penulis ikut melakukan apa yang

dikerjakan oleh sumber data, dan ikut merasakan suka dukanya. Dengan

observasi partisipasi ini, maka data yang diperoleh akan lebih lengkap,

tajam dan sampai mengetahui pada tingkat makana dari setiap perilaku yang

namoak.

3. Studi Pustaka

Studi pustaka adalah segala bentuk literature untuk menunjang penelitian

yang sesuai dengan topic, tema penelitian. Metode studi pustaka merupakan

salah satu metode yang digunakan dalam mencari, menemukan dan

mengumpulkan data-data melalui sumber pustaka berupa buku serta

beberapa jurnal, dalam penulisan Tugas Akhir. Studi pustaka sebagai dasar

untuk menghubungkan dengan keadaan yang terdapat di lapangan.

28
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: PT.
Remaja Rosda Karya, 1999), hlm. 138-139.
 21

Kegiatan OKT NOV DES JAN FEB MAR

Minggu ke 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Observasi
√ √
Instansi
Pembuata
n Proposal √ √ √ √ √ √
PKL
Pengajuan
Proposal √ √ √ √
PKL
Kegiatan
√ √ √ √ √ √ √ √ √
PKL
Penulisan
Tugas √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Akhir
F. Jadwal Penelitian/Praktek Kuliah Lapangan

DAFTAR PUSTAKA

Azizah Nur Annis Arfani, 2016. Pengolahan Arsip Dinamis Inktif di Badan Arsip
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan
Sekolah Vokasi UGM

Adiningdyah Mustikasari Wannaputri, 2018. Pengolahan Arsip Dosir Pensiun

Sebagai Arsip Dinamis Inaktif Di PT Taspen (Persero) Kantor Cabang
Yogyakarta. Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM

Basir Bartos, 2014. Manajemen Kearsipan: untuk lembaga Negara, swasta, dan
perguruan tinggi. Jakarta: Bumi aksara.
 22

Constant Okello-Obura, 2013. Effective records and information management as

a catalyst for fighting corruption. Uganda: Department of Information
Science, University of South Africa

Enggar Ayu Pratiwi, 2017. Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Di Balai Pelatihan
Kesehatan Yogyakarta. Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi
UGM

Ina Kumala Dewi, 2015. Pengolahan Arsip Inaktif Seksi Karatina Hewan dan
Karatina Tumbuhan di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta.
Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM

Lexy J. Moleong, 1999. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja

Rosda Karya

Machmoed Effendhie dkk, 2011. Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di
Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta: Arsip Universitas
Gadjah Mada

Michael Roper & Laura Millar, 1999. The management of public sector records:
principles and context. London: International Records Management Trust

Michael Ropper (ed.), 1999. Managing Records In Records Center. London:

International Records Management Trust

Musliichah, 2016. Bunga rampai kearsipan. Yogyakarta: Gadjah Mada University

Sujono, 2014. Manajemen Arsip Inaktif. Tanggerang Selatan: Universitas

Terbuka
Nugroho, B., 2017. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus pada Unit
Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI. Jakarta:
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayattullah.
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/handle/123456789/35342. Diakses pada
tanggal 20 Agustus 2018. Pukul 18.00 WIB

Patricia C.Franks, 2013. Records and Information Management. USA: American

Library Association

Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 64 Tahun 2015 Tentang

Rincian Tugas dan Fungsi Dinas Pertanian Yogyakarta
 23

Richard Pearce-Moses, 2005. A Glossary of Archival and Records Terminology.

Chicago: The Society Of American Archivist

Republik Indoneisa, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Sambas Ali Muhidin dan Hendri dan Hendri Winata, 2016. Manajemen Kearsipan
Untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan.
Bandung: CV Pustaka Setia

Sauki Hadiwardoyo, 2012. Terminologi Kearsipan Nasional. Jakarta: Arsip

Nasional Republik Indonesia

Schellenberg, 1956. Modern Archives Principles & Techniques. Chicago: The

Society of American Archivists

Sugiyono, 2014. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:

CV Alfabeta

Sulistyo-Basuki, 2017. Pengantar Kearsipan. Papua: Penerbit Aseni

Sulistyo Basuki, 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama