Nama : Dzaqi Naufal

NIM : 7101419319

Resume 5

Filing Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis
dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatanm yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah
administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus. Surat disimpan dan
diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah /
kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar
disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya
menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini :

– Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan
kartu kendali (guide).

– Penyimpanan surat melalui prosedur

a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah
selesai diproses dan boleh disimpan.

b. Membaca surat

c. Memberi kode surat

d. Mencatat surat pada kartu kendali

e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing

f. Menyimpan surat

g. Menyimpan kartu kendali

Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat
berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di pakai
oleh kantor atau instasi yang mempunyai cabang/perwakilan di beberapa darah.

Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :

1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2. Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahanya antara lain :

1. Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan
tentang geografi.

2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang
menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang atau perwakilan.

MENYIAPAKAN PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN

1. Filing kabinet, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan, dari contoh di atas daftar klasifikasi di
atas, laci yang harus di sediakan adalah sebanyak 2 buah. Yaitu laci JW (jawa) dan laci LJ (luar jawa)

2. Guide, banyaknya laci di sesuaikan dngan kebutuhan dari contoh di atas daftar klasifikasi di atas,
guide yang harus di sediakan adalah sebanyak 12 buah,yaitu masing-masing guide 6 buah

3. Folder, banyaknya laci di sesuaikan dngan kebutuhan dari contoh di atas daftar klasifikasi di
atas,foder yang harus di sediakan adalah sebanyak 50 buah, yaitu masing-masing folder 25 buah

4. Rak sortir

5. Kartu indeks

6. Lemari kartu indeks

PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI

1.Prosedur penyimpanan

Prosedur penyimpanan, antara lain sebagai berikut :

1. Pemberitahuan kode surat : stiap surat yang akan di simpan alamatnya, kemudian cantumkan kode
yang sesuai dengan wilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi.

2. Mengisi kartuindeks

2. Prosedur Penemuan Kembali

Seperti telah di sampaikan di muka kearsipan sistem wilayah adalah suatu sistem filing arsip melalui
pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau
alamat surat. oleh karena itu , kode arsip mengacu kepada daftar klasifikasi yang telah di buat.
Penemuan kembali arsip dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:

1. Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks

2. Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks

3. Berdasarkan pada kode kartu indeks, carilah surat pada laci, Guide dan folder dengan kodenya.