SOAL-SOAL KEARSIPAN DAN PEMBAHASAN

A. Arsip Dinamis : Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi :

(1) Arsip aktif

Arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip aktif masih ada
ditempat-tempat / unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi.
(2) Arsip semi aktif
Arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif maksudnya
arsip-arsip dalam masa transisi secara aktif dan inaktif.
(3) Arsip inaktif atau semi statis
Arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

B. Arsip statis : Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi sebagai berikut.

1. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan – catatan mengenai masalah keuangan.
Contohnya: kuitansi, giro, dan kartu kredit
2. Inventory record , yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.
Contohnya: Merek, ukuran, dan harga.
3. Pesonal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
Contohnya: surat lamaran kerja, curriculum vitae, dan surat keputusan.
4. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
Contohnya: perjanjian penjualan, daftar pelanggan, dan daftar harga.
5. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
Contohnya: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan
kualitas barang.

Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya. Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi sebagai berikut;

a. Lembaga pemerintahan

1. Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republic Indonesia)

2. Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah)

b. Instansi pemerintah/swasta

1. Arsip primer dan arsip sekunder.

Arsip primer adalah dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer,
dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama Sedangkan,
arsip sekunder adalah dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen
asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
 2. Arsip sentral dan arsip unit.
Arsip sentral adalah arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang
berkaitan dengan lembaga pemerintah.
Arsip unit adalah arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan
lembaga pemerintah.

Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi sebagai berikut.

1. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contohnya;
surat undangan dan surat pemberitahuan.
2. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip
yang diinformasikan berlalu. Contohnya; surat lamaran kerja dan surat tagihan
3. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan
datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contohnya; surat perjanjian dan
surat kontrak.
4. Arsip sangat penting, yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya
(bernilai sejarah/ilmiah). Contohnya; naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian
ilmiah.
5. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isiya hanyaboleh diketahui oelh orang tertentu saja dalam
suatu organisasi. Contohnya; hasil penelitian pegawai dan strategi pemasaran.

Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

Penggolongan ini pada fungsi arsip dalam kegiatan pendukung organisasi. Berdasarkan penyataan
tersebut, arsip dibagi sebgai berikut ;

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi
yang bersangkutan. Arsip dinamis dapat dibedakan sebagai berikut.
1. Arsip aktif , yaitu arsip dinamis yang digunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip dinamis yang frekuensinya sudah menurun.
3. Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah jarang dipergunakan.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan.
Contohnya; surat keluar dan surat masuk yang terdapat pada tiap instansi.
 Arsip memiliki nilai guna sebagai berikut :

1. Nilai Penerangan,yaitu arsip yang mempunyai kegunaan sebagai bahan

informasi,pemberitahuan.Contoh : Surat Pengumuman.
2. Nilai Yuridis,yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat bukti dalam peristiwa
hukum.contoh : akta kelahiran,surat perjanjian,dan kuitansi.
3. Nilai Historis,yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari masa
lampau.Contoh : teks Proklamasi
4. Nilai Ilmiah,yaitu arsip yang dapat digunkan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan
penyelidikan.contoh : hasil karya tulis
5. Nilai guna fiskal,yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan.Contoh :
kuitansi dan bukti pembayaran pajak.