Pedoman Pengelolaan Kearsipan dalam Mewujudkan Norma,

Standar, Kriteria dan Prosedur Kearsipan

Sebagaimana diamanatkan Pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan menyatakan bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan
adalah menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, perlindungan
kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan
arsip, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan
mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional serta meningkatkan
kualitas pelayanan publik. Untuk mewujudkan amanat pasal 3 dalam Undang-
Undang tersebut maka diperlukan adanya kebijakan pengelolaan dan
pembinaan arsip secara menyeluruh pada jenjang pemerintahan mulai dari
pemerintah pusat hingga pemerintah daerah.

Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus menjamin ketersediaan arsip

yang memberikan kepuasan bagi pengguna serta menjamin keselamatan arsip
itu sendiri. Indikator keberhasilan penyelenggaraan kearsipan adalah sejauh
mana arsip tersebut memberikan kontribusi dalam pencapaian tujuan
organisasi. Semakin besar kontribusi arsip dalam mendukung kelancaran
aktivitas organisasi, menunjukkan pula tingginya keberhasilan pengelolaan
arsip.

Masalah arsip bukan sekedar masalah yang semata-mata terkait dengan

administrasi tetapi memiliki dimensi di luar kearsipan, seperti masalah hukum,
hak paten, dan sebagainya. Selain itu masyarakat modern membutuhkan
keberadaan arsip sebagai alat bukti, sumber data/informasi, maupun rekaman
kerja instansi.

Ada beberapa prinsip yang perlu diketahui dalam penyelenggaran pengelolaan

arsip, yang meliputi:
1. penyediaan arsip yang benar;
2. pelayanan arsip yang cepat;
3. peruntukan pada pengguna yang tepat;
4. penyajian informasi yang dapat disajikan secara tepat dan lengkap;
5. penggunaan biaya yang dapat dipertanggungjawabkan.
Untuk memenuhi prinsip tersebut diperlukan kebijakan yang mengatur
ketepatan dan keseragaman prosedur, SDM, sarana, maupun aspek lain dalam
pengelolaan arsip dalam bentuk pedoman pengelolaan arsip dalam
mewujudkan norma, prosedur, dan kriteria.