1.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan kantor, perkantoran, dan pekerjaan

kantor!
Jawaban :
 Kantor adalah sebuah unit atau lembaga atau organisasi yang terdiri
dari tempat, personil serta operasi ketatausahaan demi membantu
pimpinan organisasi.
Secara etimologi kantor memiliki arti sempit dan arti luas. Kantor dalam
arti sempit sebagai tempat melaksanakan kegiatan administratif,
sedangkan dalam arti luas sebagai penyedia layanan informasi dan
komunikasi.
Kantor sangat penting bagi organisasi karena kantor merupakan pusat
dari organisasi. Tanpa adanya kantor yang efisien dan terorganisir
usaha tidak akan berjalan dengan efisien. Kantor juga menyimpan
informasi mengenai kegiatan organisasi baik dari sumber internal
maupun eksternal.
 Perkantoran adalah sebuah ruangan atau bangunan tempat runtuhan
kegiatan tatausaha agar terlaksana untuk memuai, membenahi,
mengembangkan, dan mengawasi kegiatan usaha.
 Pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang meliputi penyampaian
keterangan secara lisan dan membuat warkat-warkat atau surat tertulis
dan juga laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal
dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
pengawasan pimpinan

2. Jelaskan dan berikan contoh tentang asas desentralisasi dalam asas

pekerjaan manajemen perkantoran!
Jawaban :
 Asas desentralisasi adalah penyerahan wewenang dari pusat kepada
daerah untuk mengatur rumah tangganya sendiri, untuk mencapai
suatu pemerintahan yang efisien. Asas desentraslisasi ini merupakan
asas pemencaran ataupun penyebaran dimana masing-masing bagian
pokok bekerja sebagai satu kesatuan yang seolah-olah berdiri sendiri.
 Pada dasarnya kegiatan kantor ada di seluruh unit atau bagian
organisasi itu yang berarti kegiatan kantor terpencar ke seluruh unit
organisasi.
 Contoh asas desentralisasi pada pekerjaan manajemen perkantoran
contohnya pada sekolah, disekolah terdapat beberapa bagian misalnya
ada petugas tatausaha (TU), petugas bimbingan konseling, petugas
keamanan, kepala sekolah dan wakil-wakilnya, serta para tenaga
pendidik. Mereka memiliki pekerjaan yang berbeda dan terpencar
didalam satu unit, namun dengan tujuan atau target yang sama.

3. Sebutkan fungsi-fungsi yang ada dalam manajemen perkantoran!

Jawaban :
Fungsi-fungsi manajemen perkantoran :
 Planning (Merencanakan), fungsi perencanaan yang digunakan untuk
menentukan seluruh bentuk tindakan untuk mencapai target yang
diinginkan.
 Organizing (Mengorganisasikan), fungsi pengorganisasian yang
membantu manajer dalam melakukan kegiatan pengawasan dan
menentuakan tugas masing-masing karyawan.
 Commanding (Mengarahkan), fungsi yang berkaitan erat dengan
memberikan bimbingan, saran, perintah, maupun intruksi pada karyawan
untuk menjalankan tugasnya.
 Controlling (Mengawasi), fungsi pengawasan untuk upaya mengawasi
jalannya manajemen perkantoran agar efektivitas dan tujuan bisa tercapai.

4. Jelaskan fungsi-fungsi yang terdapat dalam manajemen perkantoran dan

jelaskan pula mengapa fungsi itu penting dalam manajemen perkantoran!
Jawaban :
Fungsi-fungsi dalam manajemen perkantoran sebagai berikut:
 Planning, fungsi perencanaan yang digunakan untuk menentukan seluruh
bentuk tindakan untuk mencapai target yang diinginkan. Fungsi ini sangat
penting karena setiap organisasi pasti memiliki tujuan atau target yang
harus dicapai. Dengan melakukan perencanaan yang matang manajer
 wajib memikirkan apa saja pekerjaan dan kegiatan yang akan dikerjakan
dengan berbagai sumber daya yang dimilikinya.
 Organizing, fungsi pengorganisasian yang membantu manajer dalam
melakukan kegiatan pengawasan dan menentukan tugas masing-masing
karyawan. Fungsi ini sangat penting karena mampu membantu
menjalankan struktur organisasi secara jelas dan rinci, serta mampu
mendeskripsikan seluruh tugas dari setiap bagian dari organisasi secara
efektif dan lebih efisien juga lebih terstruktur.
 Commanding, fungsi yang berkaitan erat dengan memberingan
bimbingan, saran, perintah, maupun intruksi pada karyawan untuk
menjalankan tugasnya. Pengarahan ini sangat penting dalam majemen
perkantoran yang tujuannya adalah agar tugas atau intruksi yang
diberikan bisa dilakukan dengan baik dan juga sesuai dengan tujuan
organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.
 Controlling, fungsi pengawasan untuk upaya mengawasi jalannya
manajemen perkantoran agar efektivitas dan tujuan bisa tercapai.
Pengawasan juga sangat penting, supaya kegiatan perkantoran tidak
menyimpang dari perencanaan. Sehingga tujuan utama organisasi dapat
tercapai.

5. Sebutkan sasaran yang ada dalam kegiatan manajemen perkantoran!

Jawaban :
Sasaran dalam adalah suatu cara untuk mendapatkan hasil yang efisien
dalam bidang tenaga dan pikiran, material dan biaya yang diperlukan, serta
waktu yang tepat, cepat, dan hemat.
Menurut Charles Libbery sasaran manajemen perkantoran sebagai berikut:
 Ruang perkantoran
 Komunikasi
 Kepegawaian perkantoran
 Perabotan dan perlengkapan
 Peralatan dan mesin
 Perbekalan dan keperluan tulis
 Metode
  Warkad (Records)
 Kontrol pimpinan pelaksana

6. Jelaskan dan berikan contoh sasaran yang ada dalam kegiatan manajemen
perkantoran menurut pemahaman yang Anda ketahui!
Jawaban :
Sasaran manajemen perkantoran dengan memberikan semua fasilitas yang
memadai guna keberlangsungan suatu organisasi yang sesuai dengan target
yang dicapai. Selain itu adanya komunikasi antara manajer dengan karyawan
juga sangat penting dalam kegiatan perkantoran, manajer memberikan
instruksi dengan tepat dan karyawan melaksanakan tugasnya dengan penuh
rasa tanggung jawab.
Contohnya, memberikan catatan atau laporan yang cukup dengan biaya yang
rendah, saling membantu di dalam organisasi agar tidak terjadi persaingan,
manajer memberikan instruksi pekerjaan dengan tepat dan cermat.

7. Jelaskan konsep manajemen perkantoran modern abad 21!

Jawaban :
Manajemen perkantoran modern di abad 21 juga disebut sebagai administrasi
perkantoran, telah banyak perubahan secara fisik dan non fisik. Secara fisik
berupa peralatan kantor, gedung-gedung perkantoran yang modern, dan juga
teknologinya. Sedangkan secara nonfisik bagaimana sistem yang ada di
dalam manajemen perkantoran menjadi lebih modern dengan penggunaan
surat-surat elektronik untuk pengiriman pesan sehingga tidak membutuhkan
waktu yang lama untuk menunggu.
Efisiensi menjadi prinsip inti manajemen. Istilah inipun muncul dalam
kehidupan modern saat ini, misalnya efisien dan efektif. Lingkungan
organisasinya pun juga mencakup lingkup internasional, dengan
pengembangan penggunaan bahasa dan budaya yang bersifat multikultural,
membuat terjadinya perubahan pada semua unsur perkantoran. Mulai dari
bentuk organisasi itu sendiri, mekanisme kerja, cara berkomunikasi,
perlengkapan dan juga fasilitas kantor, hingga bahkan menggunakan gedung
perkantoran yang modern sehingga bahkan dapat mengubah cara kerja
sebagian besar orang didalamnya. Dengan teknologi, satu pekerjaan yang
biasanya dikerjakan 10 orang, kini pekerjaan tersebut bisa dikerjakan hanya
oleh 1 orang saja dengan adanya teknologi masa kini.
Istilah lainnya juga dapat dikenal sebagai otomatisasi perkantoran, yang
mana sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Tujuannya adalah untuk
meminimalkan biaya, contohnya penggunaan komputer yang dapat menunda
penambahan pegawai yang dibutuhkan untuk menangani beban. Selain itu
otomatisasi kantor juga berguna untuk pemecahan masalah organisasi,
memperbarui proses pelaksanaan perkerjaan dikantor agar bisa memproses
lebih banyak dokumen dengan cepat dan lebih baik, serta untuk menerapkan
teknologi.