Konsep Perencanaan Kebutuhan SDM

Anggota kelompok :
1. ENGGAR PRADINI (21091377003)
2. AISYAH DIFA SALSABILA (21091377021)
3. HASANA NUR FATIMAH (21091377022)
4. REFFITA ZULFATUZ ZAKIYA (21091377026)
5. ERLIANA EKA SUGIANTI (21091377028)
6. SINTIA NANDA NURUL KHAKIKI (21091377029)
7. AUDI FARADILLA RACHMAN (21091377036)
8. DEDE EKA FATURROHIM (21091377037)
9. DELA AYU WINDANI (21091377039)
10. ARMANDA MAULANA (21091377045)

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

FAKULTAS VOKASI
ADMINISTRASI NEGARA
D4 ADMINISTRASI NEGARA
2021
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb.

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT karena telah memberikan
kelancaran dan kemurahan-Nya terhadap kami, sehingga dapat menyelesaikan tugas mata
kuliah "Manajemen SDM" dalam bentuk makalah. Shalawat serta salam semoga senantiasa
terlimpahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW.
Keberhasilan penulisan makalah ini tidak lepas dari dukungan berbagai pihak, untuk
itu kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak berikut ini :
1. Prof. Dr. Nurhasan., M.Kes. selaku Rektor Universitas Negeri Surabaya.
2. Dr. Martadi, M.Sn.. selaku Dekan Fakultas Vokasi Universitas Negeri Surabaya.
3. Dr. Agus Prastyawan, S.Sos., M.Si.. selaku Kepala Prodi D4 Administrasi Negara Univer-
sitas Negeri Surabaya.
4. Ruri Nurul Aeni Wulandari, S.Pd., M.Pd.selaku Dosen Pengampu mata kuliah Manajemen
SDM Sektor Publik.
5. Teman-teman seperjuangan di kelas D4 Administrasi Negara 2021A.
6. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu, terima kasih atas bantuannya.
Dalam penulisan makalah ini, kami menyadari bahwa sesuai dengan kemampuan dan
pengetahuan yang terbatas, maka makalah yang berjudul " Konsep Perencanaan Kebutuhan
SDM " ini, masih jauh dari kata sempurna. Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat
kami harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini. Kami berharap dari makalah
yang kami susun ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan bagi kami maupun pembaca.
Wassalamualaikum Wr. Wb.

Surabaya, 09 September 2021

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

SAMPUL DEPAN .............................................................................................................. i

KATA PENGANTAR ........................................................................................................ ii

DAFTAR ISI....................................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 4

1.1. Latar Belakang ...................................................................................................... 4

1.2. Rumusan Masalah ................................................................................................. 4

1.3. Tujuan .................................................................................................................. 4

BAB 2 PEMBAHASAN ..................................................................................................... 5

2.1. Pengertian ............................................................................................................. 5

2.2. Konsep Model Perencanaan SDM ........................................................................ 6

2.3. Metode, Informasi dan Peramalan Kebutuhan SDM ............................................ 9

2.4 Perencanaan Fungsi-Fungsi SDM ......................................................................... 11

2.5 Perencanaan. Prosedur, dan Rencana SDM ........................................................... 16

BAB 3 PENUTUP .............................................................................................................. 18

3.1. Kesimpulan ........................................................................................................... 18

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 19

iii
 BAB I
Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Sebuah organisasi dalam mewujudkan eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan
memerlukan perencanaan sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi, menurut
Riva’i (2004:35) “tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baik segi kuantitatif,
kualitatif, strategi dan operasionalnya, maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu
mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan da-
tang”. Oleh karena itu disini diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih
menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai
jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses
manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi
yang diinginkan dimasa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat
proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia
dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia.
Tujuan dari integrasi system adalah untuk menciptakan proses prediksi demand sumber
daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara kuantitatif,
dibandingkan dengan prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program SDM.
Oleh karena itu, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi ter-
tentu agar tujuan utama dalam memflitasi keefektifan organisasi dapat tercapai.

1.2 Rumusan Masalah

Masalah-masalah yang akan dipecahkan dalam makalah ini yaitu sebagai berikut:
1. Apa pengertian dari Perencanaan SDM?
2. Apa yang menjadi tujuan Perencanaan SDM?
3. Bagaimana konsep model Perencanaan SDM?
4. Bagaimana Metode, Informasi dan Peramalan Kebutuhan SDM?
5. Bagaimana Perencanaan Fungsi-Fungsi SDM?
6. Bagamana Perencanaan. Prosedur, dan Rencana SDM ?

1.3 Tujuan
Tujuan dalam pembuatan makalah ini dibagi kedalam dua tujuan yakni dilihat dari tujuan
secara umum dan secara khusus.
1. Tujuan secara umum yaitu untuk memberikan pemahaman mengenai perencanaan
sumber daya manusia.
2. Tujuan secara khusus yaitu tujuan dibuatnya makalah ini yaitu untuk memenuhi
salah satu tugas mata kuliah Manajemen SDM Sektor Publik yang diharapakan
mahasiswa dapat memahaminya secara mendalam.

4
 Bab II
Pembahasan

2.1 Pengertian
Berikut ini adalah uraian yang berkaitan dengan perencanaan SDM.

2.1.1 Pengertian Perencanaan

Untuk memahami perencanaan SDM sebaiknya dijelaskan terlebih dahulu
pengertian perencanaan dan SDM. Perencanaan adalah suatu aktivitas yang sangat
penting. Dalam manajemen fungsi perencanaan diposisikan sebagai fungsi yang
fundamental, yang menandakan bahwa penerapan fungsi ini menjadi sangat men-
dasar dan strategik. Berhasil tidaknya suatu aktivitas sangat didukung oleh berhasil
tidaknya merencanakan aktivitas tersebut dengan baik. Berbagai pakar manajemen
menyepakati bahwa perencanaan merupakan kunci utama dan sangat fundamental
dalam organisasi, yang setiap organisasi akan mengawali aktivitasnya melalui
penentuan apa yang akan dilakukan ke depan.
Secara umum, istilah perencanaan SDM mengacu pada upaya perusahaan un-
tuk menentukan dampak personel pada perubahan organisasi dan masalah kritis
bisnis untuk menyesuaikan personel dengan kebutuhan, permintaan yang disebab-
kan oleh perubahan dan masalah tersebut. Ketika stabilisasi lingkungan terjadi,
perencanaan kepegawaian hanya berfokus pada menyelaraskan kebutuhan kepeg-
awaian dengan pasokan personel. Selain itu, perkiraan kebutuhan sumber daya
manusia dan kebutuhan perencanaan sebagian besar merupakan perhitungan
kuantitatif tanpa mempertimbangkan aspek kualitatif.
Menurut Robbins dan Coutler (1999), perencanaan adalah suatu proses yang
mencakup pendefinisian tujuan atau sasaran kegiatan, mengembangkan strategi
keseluruhan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, dan mengembangkan struktur
perencanaan global untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan proses fun-
damental, menetapkan tujuan yang ingin dicapai dan fokus pada masa depan. Ber-
dasarkan ketiga pengertian dasar tersebut, perencanaan dapat dipahami sebagai
suatu kegiatan yang pada hakekatnya merupakan penetapan tujuan yang diinginkan
yang terfokus pada masa depan. Fungsi perencanaan mengharuskan manajer untuk
membuat keputusan tentang empat elemen dasar dari sebuah rencana: tujuan, tin-
dakan, sumber daya, dan implementasi.

2.1.2 Pengertian SDM Dan MSDM

Yang dimaksud dengan SDM adalah semua orang yang menjadi anggota dan
diangkat oleh pengurus organisasi untuk melaksanakan tugas tertentu, dimana
dampak dari pelaksanaan tugas tersebut adalah menerima balas jasa berupa balas
jasa berupa upah, tunjangan, bonus atau imbalan lainnya.
MSDM adalah pengelolaan sumber daya manusia sebagai sumber daya atau
aset utama, melalui kinerja fungsi manajemen dan fungsi operasional untuk men-
capai tujuan organisasi yang ditetapkan dengan baik

5
 2.1.3 Pengertian Perencanaan SDM
Secara umum, perencanaan sdm sekarang mengacu pada organisasi organisasi,
yang mengidentifikasi dampak SDM dalam perubahan organisasi dan dalam ma-
salah bisnis utama, sehingga dapat menggabungkan dengan kebutuhan dengan
kebutuhan yang dihasilkan oleh perubahan dan masalah yang dihasilkan oleh pe-
rubahan dan masalah. Pada contoh pertama, perencanaan SDM dipusatkan selama
layanan sipil dalam adaptasi persyaratan SDM dengan penawaran SDM. Pada saat
ini, harta karun kebutuhan dan perencanaan SDM, yang diperlukan, sebagian besar
perhitungan angka murni.
Perencanaan sdm adalah fungsi organisasi yang sangat mendasar dari suatu
organisasi. perencanaan SDM merupakan bagian integral dari perencanaan jangka
panjang suatu organisasi. Rencana jangka panjang yang biasa disebut dengan
rencana strategis hanya akan terwujud jika didukung oleh jumlah dan kualitas sum-
ber daya manusia yang memadai yang mampu memenuhi persyaratan rencana yang
bersangkutan. Selain itu, perencanaan personalia merupakan dasar utama untuk
menyusun strategi, kebijakan dan program pengembangan SDM yang tepat.

2.1.4 Tujuan Perencanaan SDM

1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua
jabatan dalam perusahaan.

2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, se-
hingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam

pelaksanaan tugas

4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga

produktivitas kerja meningkat.
5. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.

6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi,

pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan,
dan pemberhentian karyawan.

7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan

pensiun karyawan.
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.

2.2 Konsep Model Perencanaan SDM

Terdapat berbagai model perencanaan SDM yang dapat dilakukan, diantaranya
model Mason Haire, Model USAF, Peramalan Kebutuhan SDM.

6
2.2.1 Model Mason Haire
Untuk menyelesaikan berbagai macam pekerjaan yang telah ditetapkan, tentu
saja harus direncanakan SDM yang akan digunakan baik secara kuantitas maupun
secara kualitas. Hal ini dilakukan untuk mengingat berhasil tidaknya pencapaian
tujuan organisasi yang sangat dipengaruhi oleh peran SDM. Model ini dikem-
bangkan oleh Mason dengan memperkirakan kebutuhan SDM kedepan berdasar-
kan struktur organisasi. Struktur organisasi dapat diperhitungkan mulai dari jenjang
paling atas (Top Manager) hingga pada level paling bawah atau pelakdsana.
Perkiraan dalam metode ini dilakukan dua periode, yakni periode pertama, yang
menggambarkan kondisi pegawai pada saat ddilakukan perencanaan SDM. Ter-
dapat tiga aspek yang akan diperlihatkan, yakni
(a) Jumlah jenjang jabatan yang ada;
(b) Perkiraan pegawai yang meengundurkan diri untuk setiap jenjang;
(c) Gambaran atau jumlah pegawai pada saat itu.
Selanjutnya periode kedua, yakni periode yang akan yang akan mem-
perkirakan atau merencanakan kondisi waktu atau tahun yang akan diperkirakan.
Dalam periode kedua ini terdapat empat aspek yang harus ditentukan, yakni
(a) Perkiraan akhir pegawai pada periode yang diperkirakan;
(b) Jumlah pegawai yang masih ada pada saat perkiraan, seperti apakah keku-
rangan pegawai akan diisi.
(c) Direktur dari dalam artian akan dipromosi dari jenjang di bawahnya;
(d) Akan direkrut tenaga baru dari luar organisaasi.

Perencanaan SDM yang akan dilakukan perlu dianalisis kondisi

peerekonomian pada saat itu. artinya , terdapat tiga kemungkinan asumsi yang
digunakan, yakni
(a) Terdapat pertumbuhan yang akan terjadi karena kondisi perekonomian local,
regional, dan global seperti ccdengan membaiknya kondisi sehingga di-
perkirakan terdapat pertumbuhan.
(b) Kondisi perekonomian diperkirakan sama saja dengan tahun dsaat
perencanaan SDM dilakukan sehingga diasumsikan bahwa jumlah pegawai
yang ada saat ini diperkirakan tetap seperti jumlah pada tahun saat prediksi
dilakukan
(c) Sebaliknya, apabila kondisi yang terjadi adalah penurunan permintaan SDM.

2.2.2 Model USAF

Manajemen USAF mengelompokkan SDM menjadi dua kegiatan utama yaitu
kegiatan manajemen tenaga manusia (man power) berurusan dengan masalah alo-
kasi SDM dan manajemen personel (personel management) yang berurusan dengan
masalah siapa yang dipilih. Lingkup kegiatan pada manajemen tenaga manusia
akan mencakup pengkajian dan penentuan kebutuhan SDM bagi organisasi,
perencanaan pemenuhan kebutuhannya, auditing penggunaan SDM, dan mana-
jemen data SDM. Sementara itu, lingkup kegiatan personnel management meliputi
kegiatan pengadaan, pendidikan dan pelatihan, penggunaan, perawatan, dan pem-
isahan SDM.

7
 Model USAF ini mirip dengan peneraapan teori analisis jabatan ketika terdapat
dua dimensi yang diperhatikan, yaitu deskripsi jabatan (job description) dan spe-
sifikasi jabatan ( job specification). Perbedannya terletak pada analisis jabatan
hanya menjelaskan aktivitas yang harus dilakukan, sedangkan unit yang ber-
tanggung jawab melaksanakannya tidak ditentukan. Berbeda dengan model USAF
penerapan kegiatan kedua SDM sudah ditetapkan unit pelaksananya

Proses penentuan kebutuhan SDM yang dilakukan oleh kegiatan manajmen

menggunakan pendekatan Management Engineering (ME), yaitu pendekatan yang
banyak menggunakan analisis regresi dalam menentukan jumlah SDM yang di bu-
tuhkan organisasi, dengan memperhatikan jenis tugas yang ditentukan dan beban
kerja yang dihadapi. Jumlah SDM yang dibutuhkan dapat diperkirakan dengan
metode ME dalam setiap unit organisasi dengan menganalisis beban kerja masing-
masing. Semakin tinggi beban kerja maka akan semakin besar personel SDM yang
dibutuhkan. Tahap berikutnya adalah menyusun satuan uraian kerja (work centre
description) dari unit organisasi tersebut.uraian satuan kerja merupakan gabungan
dari seluruh uraian satuan kerja yang ada pada organisasi.kegiatan ini sangat diper-
lukan untuk menjelaskan seluruh fungsi yang ada dalam organisasi teruraikan
dengan baik.setelah tahap ini,dilanjutkan dengan tahap pentransformasikan uraian
satuan kerja tersebut dalam tabel operational audit (OA).pada tabel ini,akan diaudit
berapakah kebutuhan masing-masing unit yang idealnya untuk dilakukan.

Tahap berikutnya adalah mengukur dan beban kerja dari unit-unit organisasi
sejenis yang ada dalam perusahaan tersebut dengan menggunakan metode
OA..Pengukuran ini dibutuhkan untuk memastikan kemampuan masing-masing
pegawai yang akan dibandingkan dengan tuntutan pekerjaan yang akan dil-
akukan.Aktifitas ini akan memastikan bahwa SDM yang ada tidak “over” dan tidak
“under” beban kerja yang bisa menyebabkan kondisi unmotifated.selanjut-
nya,tahap pengukuran beban kerja keseluruhan unit organisasi dengan metode OA
menjadi dari seri untuk beberapa tahun yang menjadi tuntutan pelaksanaan ana-
lisasi regrasi dimana kebutuhan tenaga kerja adalah variabel bebas,sedangkan
beban kerja adalah variabel terikat.rumus regrasi diimplementasikan dengan per-
samaan Ŷ=a+bX dimana Ŷ adalah kebutuhan tenaga kerja,dan X adalah beban
kerja digunakan sebagai model kebutuhan SDM organisasi yang bersangku-
tan.sesudah itu,tahap pengimplementasian model pada unit-unit organisasi yang
bersangkutan untuk mengetahui dan memastikan beban kerjanya.penentuan be-
berapa kebutuhan SDM dapat dilakukan dengan pembagian kebutuhan beban kerja
dengan jam kerja efektif per bulan setiap orang.

2.2.3 Peramalan Kebutuhan SDM

Peramalan kebutuhan SDM merupakan aspek penting untuk dipahami dalam
merencanakan SDM. Hal itu disebabkan peramalan SDM akan memperkirakan
jumlah pegawai yang dibutuhkan organisasi,baik dari jumlah,keahlian yang dimil-
iki maupun pengalaman kerja yang di harapkan.Dengan kata lain,kebutuhan yang
diharapkan adalah kebutuhan terkait dengan jumlah,kualitas,pendidikan,dan pen-
galaman.peramalan ini sangat dibutuhkan oleh organisasi untuk merenvcanakan

8
 SDM yang tepat.Meskipun hasil peramalan yang dilakukan tidak tepat seratus per-
sen,tetapi setidaknya sudah dapat diperkiralan jumlah kebutuhan dan dapat mem-
persiapkan kebutuhan anggaran yang di perlukan.
Secara ilmiah dalam peramalan SDM terdapat empat forecasting method,yaitu
Incrementalism ,Collective Opinion, Categorial and Cluster Forecasting, dan mod-
eling.(a) incrementalisme merupakan suatu metode perkiraan yang memproyeksi-
kan perubahan secara garis lurus kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi ang-
garan.(b) Collective Opiniun,meliputi pengumpulan informasi dari berbagai sum-
ber baik di dalam maupun di luar organisasi,setelah itu dicapai kesepakatan kelim-
pok tentang penafsiran data yang dimiliki.(c) Categorial and Cluster Forecasting
adalah memperkirakan kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kategori ke-
lompok.metode kluster ini akan memperkirakan kelompok bersama kategori terse-
but dengan syarat dan tuntukan akan memperkirakan kelompok bersama kategori
tersebut dengan syarat dan tuntukan akan keterampilan umum.metode ini sering
digunakan dalam organisasi yang besar.(d) Modeling adalah metode yang
digunakan matematis dan aplikasi program computer untuk memperkirakan kebu-
tuhan SDM. Berbagai model matematika dirancang oleh para ahli programmer
menjadi suatu aplikasi dalam computer sehingga mempermudah dalam men-
gaplikasikan berbagai rumus matematika tersebut.
Perencana SDM yang baik adalah jika ia dapat meramalkan masa depan
dengan cara memproyeksikan hasil analisis informasi yang diperolehnya. Perama-
lan biasanya untuk masa 5 tahun yang akan datang. Apabila ramalan-ramalannya
mendekati kebenaran, rencana itu baik dan benar, karena la dapat membaca situasi
masa yang akan datang dengan baik.
Tujuan peramalan antara lain, untuk hal-hal berikut.
1. Meramalkan kebutuhan dan persediaan tenaga kerja yang ada.
2. Meramalkan kemajuan perusahaan dan teknologi sehingga harus dil-
aksanakan pelatihan dengan kurikulum yang tepat.
3. Meramalkan kemajuan pendidikan dan peningkatan kemampuan SDM.
4. Meramalkan kebutuhan akan jenis-jenis kecakapan yang berlainan dan
jenis SDM (pria-wanita) pada masa yang akan datang.
5. Meramalkan kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti usia, UMR,
dan jam kerja.

2.3 Metode, Data, dan Informasi Perencanaan SDM

2.3.1 Metode Perencanaan SDM
Metode PSDM, dikenal atas metode non ilmiah dan metode ilmiah. Metode
nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman,
imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaannya saja.
Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan
kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya, tim-
bul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.
Metode Ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas
hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan-peramalan (forecasting) dari
perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relatif kecil karena segala
sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu,

9
2.3.2 Data dan Informasi Perencanaan SDM
Data adalah kejadian-kejadian nyata pada masa lampau, baik data sekunder
maupun data primer.
Informasi adalah hasil proses data sertamemberikan informatif kepada pen-
erimanya. Information is data that has been processed into a form that is meaning-
ful to the recipient and is real or perceived value in current or prospective deci-
sions. (Gordon B. Davis) (Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu
bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat
dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang atau keputusan-keputusan yang
akan datang).
Perencanaan SDM baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika informasi
tentang job analysis, organisasi, dan situasi persediaan tenaga kerja diperoleh.

Job analysis memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar

pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat-
alat yang dipergunakan.
Job description memberikan informasi tentang tugas-tugas dan tanggung ja-
wab seorang pejabat pada suatu jabatan.
Job specification memberikan informasi tentang kualifikasi-kualifikasi SDM
yang akan menjabat suatu jabatan.
Job evaluation memberikan informasi mengenai berat-ringannya pekerjaan,
risiko pekerjaan, dan gaji jabatan.
Job enrichment memberikan informasi untuk memperkaya pekerjaan pada
suatu jabatan tertentu yang sifatnya vertikal.
Job enlargement memberikan informasi untuk memperkaya jenis pekerjaan
yang sifatnya horizontal. Work simplification memberikan informasi untuk
spesialisasi pekerjaan, karena perkembangan perusahaan.

Organisasi memberikan informasi tentang hal-hal berikut.

1. Tujuan yang ingin dicapai, apakah laba atau
memberikan pelayanan.
2. Jenis organisasi, apakah organisasi lini, lini dan staf, fungsional, atau
komite.
3. Dasar pendepartemenan dan struktur organisasi.
4. Rentang kendali setiap departemen/bagian.
5. Kepemimpinan organisasi, individu, atau kolektif.
6. Jumlah karyawan dan perincian manajerial dan operasional.
7. Jenis-jenis authority yang didelegasikan dalam organisasi.
8. Tingkat-tingkat posisi pejabat.

Situasi Persediaan Tenaga Kerja

Situasi persediaan tenaga kerja memberikan informasi
tentang hal-hal berikut.
1. Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM.
2. Jenis jenis, susunan umur, tingkat pendidikan, serta penyebaran atau
pemerataan tenaga kerja.

10
 3. Kebijaksanaan perburuhan dan kompensasi pemerintah.
4. Sistem, kurikulum, dan tingkat-tingkat pendidikan SDM.

Apabila informasi-informasi di atas diperoleh perencana secara lengkap dan

akurat maka perencanaan SDM akan baik dan benar. Jika rencana SDM baik dan
benar, realisasi MSDM akan lancar.

2.4 Perencanaan Fungsi-Fungsi SDM

Manajemen Sumber Daya Manusia dibedakan menjadi beberapa fungsi dengan
tujuan untuk menganalisis pembahasan yang sistematis, teratur dan mudah untuk dipa-
hami. Adapun fungsi yang dimaksud, sebagai berikut :
1. Perencanaan Organisasi
Organisasi adalah suatu wadah untuk orang - orang dalam bekerja sama
secara terintegrasi, terkoordinasi, dan efektif yang perlu direncanakan terlebih
dahulu.
Hal - hal yang perlu direncanakan dalam pengorganisasian yaitu :
• Besar atau kecilnya suatu organisasi, hal ini agar tercapai tujuan yang
efektif dan efisien.
• Tipe organisasi yang tepat, apakah organisasi lini, organisasi lini dan staf,
organisasi fungsional atau organisasi komite.
• Hubungan dan tanggung jawab dalam organisasi
• Struktur (Organization Chart) dan jumlah departemen bagian
• Job Description untuk setiap jabatan, agar tidak terjadi tumpang tindih
pekerjaan yang tidak terhindarkan
• Rentang kendali setiap departemen
Apabila dalam perencanaan pengorganisasian ini dilakukan dengan baik,
maka suatu organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien, untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.

2. Perencanaan Pengarahan
Pengarahan SDM diperlukan agar mereka dapat bekerja secara giat, efektif
dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.
Adapun hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengarahan, diantaranya :
• Peraturan - peraturan dan sanksi bagi seluruh anggota perusahaan
• Delegation of Authority, apakah menerapkan sistem desentralisasi atau
sentralisasi
• Cara berkomunikasi dan sinibolis komunikasi yang diberikan
• Alat motivasi dan cara pemberiannya
• Pengaturan pemberian insentif dan upah

3. Perencanaan Pengendalian
Dalam hal pengendalian, harus diantisipasi sedini mungkin akan terjadinya
kesalahan dan apabila mengalaminya segera lakukan perbaikan. Pengendalian
juga harus dilakukan dengan sebaik-baiknya agar tetap berjalan secara efektif.
Hal - hal yang perlu direncanakan dalam pengendalian yaitu :
• Sistem dan poin yang akan dinilai

11
 • Proses penilaian yang akan dilakukan
• Metode nilai yang digunakan
• Hasil penilaian terhadap SDM

4. Perencanaan Pengadaan
Pengadaan harus direncanakan dengan baik dan jelas supaya kualitas dan
kuantitas terhadap perusahaan dapat sesuai kebutuhan perusahaan.
Berikut hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengadaan :
• Penentuan jumlah dan Kualitas SDM yang diperlukan
• Syarat calon karyawan dan cara penarikannya
• Sistem, metode dan tingkat - tingkat yang akan dilakukan dalam proses
seleksi
• Kualifikasi dan prosedur yang digunakan
• Cara penempatan calon pegawai

5. Perencanaan Pengembangan ( Development)

Pengembangan SDM harus dilakukan dengan tepat supaya dapat meningkat-
kan produktivitas karyawan pada masa sekarang ataupun masa yang akan menda-
tang
Hal - Hal yang perlu direncanakan dalam pengembangan, yaitu :
• Tujuan dan peserta pengembangan
• Metode dan Kurikulum yang akan diberikan
• Tolak ukur metode pengembangan yang akan diterapkan
• Unsur-unsur dan dasar penilaian
• Asas dan promosi karyawan
• Biaya yang dikeluarkan
• Penilai dan ruang lingkup penilaian

6. Perencanaan Kompensasi
Kompensasi SDM perlu direncanakan dengan baik, supaya dapat mendorong
kinerja karyawan. Hal-hal yang harus direncanakan antara lain sebagai berikut :
1. Dasar, sistem, dan metode kompensasi yang akan diberlakukan.
2. Kebijaksanaan kompensasi yang akan diberlakukan.
3. Waktu pembayaran kompensasi yang akan diterapkan.

7. Perencanaan Pengintegrasian
Pengintegrasian perlu direncanakan dengan baik supaya karyawan termotivasi.
Hal-hal yang perlu direncanakan antara lain sebagal berikut :
1. Metode pengintegrasian yang akan dilakukan.
2. Alat dan jenis motivasi yang akan diberikan.
3. Pemimpin dan kesepakatan kerja bersama.
4. Biaya untuk alat motivasi yang dikeluarkan.

12
8. Perencanaan Pemeliharaan
Pemeliharaan perlu direncanakan dengan baik supaya labor turnover (per-
putaran tenaga kerja) relatif rendah. Hal-hal yang harus direncanakan antara lain
sebagai berikut :
1. Jenis-jenis kesejahteraan ekonomis yang akan diberikan.
2. Jenis-jenis kesejahteraan fasilitas yang akan diberikan.
3. Jenis-jenis kesejahteraan pelayanan yang akan disediakan.
4. Biaya-biaya yang akan dikeluarkan.
5. Cara dan waktu pemberian kesejahteraan.

9. Perencanaan Kedisiplinan
Kedisiplinan sebagai cerminan tanggung jawab karyawan harus direncanakan
dengan baik. Hal-hal yang harus direncanakannya antara lain sebagai berikut :
1. Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi hukuman yang akan diberikan.
2. Sistem pengawasan yang akan diterapkan.
3. Penyelesaian persaingan konflik yang akan diberlakukan.

10. Perencanaan Pemberhentian

Pemberhentian SDM harus direncanakan dengan baik agar tidak men-
imbulkan kesulitan bagi perusahaan. Karena cepat atau lambat semua karyawan
akan berhenti dengan alasan yang beraneka ragam. Setiap karyawan yang ber-
henti akan membawa biaya (penarikan, seleksi, pengembangan) yang meru-
gikan perusahaan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemberhentian SDM
antara lain sebagal berikut :
1. Penetapan syarat-syarat status setiap karyawan dalam perusahaan (tetap, kon-
trak, percobaan, dan lain-lain).
2. Merencanakan peraturan-peraturan pemberhentian yang dikaitkan dengan
status SDM dan alasan - alasan pernberhentiannya.
3. Merencanakan persyaratan pensiun dan pembayaran uang pensiun dan atau
pesangonnya.
4. Merencanakan prosedur pemberhentian dengan tidak hormat.

Dari Fungsi - Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia diatas dapat di-
peroleh berbagai manfaat dalam manajemen itu sendiri yaitu:
• Perusahaan bisa menentukan apa yang ingin dicapainya
• Perusahaan dapat melakukan pengorganisasian terhadap SDM yang dimiliki
• Perusahaan dapat mengarahkan karyawan agar menjadi SDM yang unggul,
produktif dan lebih berkualitas dalam bekerja.
Memang begitu pentingnya suatu perusahaan melakukan proses manajemen
terhadap karyawan. Jika ada perusahaan yang tidak berkembang dan tidak maju
maka penting bagi perusahaan tersebut untuk segera melakukan manajemen
SDM.

13
2.4.1 Audit SDM
Audit SDM sangat penting bagi perusahaan maupun bagi karyawan karena
merupakan tindak lanjut dari realisasi perencanaan-perencanaan yang telah dil-
akukan. Audit SDM penting dan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui
apakah para karyawan bekerja dengan baik dan berperilaku sesuai rencana.
Kepentingan Audit bagi Perusahaan :
1. Untuk mengetahui prestasi, kreativitas dan perilaku karyawan

2. Untuk menetapkan besarnya kompensasi karyawan.

3. Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi atau diberhenti-

kan.

4. Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan

karyawan lainnya.

Kepentingan Audit bagi karyawan :

1. Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan
dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya.

2. Ingin mengetahui apakah prestasi kerjanya lebih baik daripada karya-

wan lain.

3. Untuk kepentingan jasa dan promosinya.

4. Mengakrabkan hubungan para karyawan dengan pimpinannya.

Tujuan Audit SDM :

1. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan.

2. Untuk mengetahui apakah semua karyawan dapat meyelesaikan job de-

scription dengan baik dan tepat waktu.

3. Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karya-

wan.

4. Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian atau hukuman kepada se-

tiap karyawan.

5. Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi atau alih tugas bagi kar-
yawan.

6. Untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan

disiplin karyawan.

14
 7. Untuk menghindari terjadinya kesalahan sekecil mungkin agar dapat di-
perbaiki secepatnya.

8. Sebagai dasar pertimbangan ikut sertanya karyawan mengikuti pengem-

bangan (pelatihan pendidikan).

9. Untuk memenuhi ego dan kepuasan dengan memperhatikan nilai

mereka.

10. Sebagai pedoman yang efektif dalam melaksanakan seleksi penerimaan

karyawan di masa datang.

11. Sebagai dasar penilaian kembali rencana SDM apakah sudah baik atau
tidak, atau masih perlu disempurnakan kembali.

Pelaksanaan Audit SDM

Pelaksanaan audit SDM dilakukan oleh atasan langsung dan manajer urusan
SDM, baik secara individual maupun kolektif dan dilakukan secara formal dan
informal, baik langsung maupun tidak langsung (laporan tertulis). Audit formal
dilakukan oleh atasan langsung atau orang yang dapat memberikan sanksi. Audit
informal dilakukan oleh masyarakat sehingga tidak dapat memberikan sanksi,
tetapi penilaiannya sangat objektif jadi perlu diperhatikan penilai formal sebagai
masukan. Audit SDM baru ada artinya jika ada tindak lanjut dari hasilnya. Hal ini
perlu supaya karyawan termotivasi untuk meningkatkan disiplin, semangat kerja,
dan perilakunya.
Tindak Lanjut Audit SDM
1. Apabila nilai auditnya baik, diberikan kenaikan balas jasa (gaji atau
kesejahteraan karyawan), dipromosikan, dan penghargaan seperti bin-
tang jasa, piagam, dan lain-lain.
2. Jika nilai auditnya kurang/jelek dikenakan hukuman seperti gajinya
tidak dinaikkan, perununan jabatan atau diberhentikan.
Ruang Lingkup Audit SDM
Ruang lingkup audit SDM, cara, sistem, metode penilaian, dan penilai harus
diinformasikan secara jelas kepada karyawan
Ruang lingkup audit SDM meliputi :
1. What (apa) yang dinilai, yaitu prestasi kerja, perilaku, kesetiaan, keju-
juran, kerja sama, kepemimpinan, loyalitas saat sekarang, potensi akan
datang, sifat, dan hasil kerjanya.

2. Why (kenapa) dinilai, untuk meningkatkan kepuasan kerja karyawan,

kepentingan, pengembangan, dan lain-lain.

15
 3. Where (di mana) dinilai, di dalam atau di luar pekerjaan.

4. When (kapan) dinilai, yaitu secara periodik (formal) dan secara terus-
menerus (informal).

5. Who (siapa) yang menilai, yaitu atasan langsung, atasan dari atasan lang-
sungnya, dan atau suatu tim yang dibentuk di perusahaan.

6. How (bagaimana) penilaiannya, yaitu dengan metode tradisional atau

metode modern. Metode tradisional seperti ratingscale, employer com-
paration, alternative ranking, paired comparation dan lain-lain. Metode
modern seperti assesment centre dan Management By Objective atau
Manajemen Berdasarkan Sasaran.

2.5 Perencanaan Prosedur dan Rencana SDM

Perencanaan (Planner) adalah orang, baik individu maupun kelompok, yang
memproses perencanaan (Planning) yang hasilnya menjadi rencana (Plan).
Syarat – Syarat Perencanaan SDM :
1. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya,
2. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM,
3. Harus mempunyai pengetahui luas tentang Job Analysis, organisasi dan situasi
persediaan SDM,
4. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang,
5. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan,
6. Mengetahui secara jelas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
Prosedur Perencanaan SDM :
1. Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan,
2. Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM,
3. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya,
4. Menetapkan beberapa alternatif,
5. Memilih yang terbaik dari alternatif yang ada Kembali rencana,
6. Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.
Rencana SDM:
Ciri – Ciri rencana SDM yang baik, yaitu :
1. Menyeluruh, jelas, dan mudah dipahami para karyawan,
2. Job description setiap personel jelas dan tidak terdapat tumpang tindih,
3. Kualitas dan kuantitas serta penempatan karyawan sesuai dengan kebutuhan
karyawan,
4. Rencana harus jelas menetapkan hubungan kerja, saluran pemerintah, dan
tanggung jawab,
5. Rencana harus fleksibel dalam pelaksanaannya,
6. Rencana harus mengatur tentang mutase, peraturan dan sanksi hukuman,
pengembangan, cara penilaian dan yang dinilai, dan lain-lain,
16
 7. Hak dan kewajiban para karyawan harus terdapat secara jelas,
8. Rencana harus menjadi pedoman, kejelasan tugas pendorong semangat kerja
karyawan,
9. Rencana harus dapat digunakan menjadi alat control yang baik.

2.5.1 Jangka Waktu Rencana

1. Rencana jangka panjang, waktunya lebih dari 5 tahun, seperti rencana pensiun
dan lain-lain.
2. Rencana waktu menengah, waktunya 3-5 tahun, seperti rencana promosi, de-
mosi, dan lain-lain.
3. Rencana jangka pendek, waktunya 1-2 tahun, seperti rencana seleksi dan lain
lain

2.5.2 Pentingnya PSDM

PSDM ini sangat diperlukan seperti untuk kepentingan perseorangan, perus-
ahaan, dan nasional.
Kepentingan Perseorangan, dengan PSDM la dapat menetapkan tujuan
yang ingin dicapainya. Untuk mencapai tujuan atau cita-cita ini maka kegiatan-
kegiatannya akan lebih terarah, efektif, dan efisien. Selain itu, la dapat menilai
seberapa jauh tujuan yang telah dicapainya setiap periode. Contohnya, rencana
pendidikan, karier, ekonomi, dan lain-lain.
Kepentingan Perusahaan, dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna
dalani mencapai tujuan perusahaan. Dengan PSDM kualitas, kuantitas, dan
penempatan pegawai tepat sesuai kebutuhan perusahaan. PSDM perusahaan juga
akan dapat menilai apakah perusahaan maju atau tidak, serta apakah kontrol kar-
yawan dapat dilakukan.
Kepentingun Nasional, karena kemajuan suatu negara terletak pada
keunggulan sumber daya manusianya. Semakin tinggi mutu SDMnya, kemajuan
negara akan semakin cepat pula. Tanpa mutu SDM yang baik, sulit bagi negara
untuk mencapai kemajuan yang cepat. Peningkatan mutu SDM hanya dapat dil-
akukan dengan adanya PSDM yang baik dan benar.

17
 BAB III
Penutup

3.1 Kesimpulan
Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan se-
rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis
dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebu-
tuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.

Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan salah satu
fungsi dalam Manajemen Sumber daya manusia yang mengorientasi pada bagaimana me-
nyusun langkah-langkah strategi menyiapkan sumber daya manusia (pegawai/karyawan)
dalam suatu organisasi secara tepat dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan.
Perencanaan SDM sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya
manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan
dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan.

Dalam pelaksanaannya, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan

strategi tertentu. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisikan adanya kesenjangan agar
tujuan dengan kenyataan dan sekaligus menfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai.
Perencanaan sumber daya manusia harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka
pendek dan jangka panjang organisasi.

18
 DAFTAR PUSTAKA

Marnis dan Priyono..Manajemen Sumberdaya Manusia. 2008. Sidoarjo: ZIFATAMA PUB-

LISHER

Prof. Dr. Lijan Poltak Sinambela. Manajemen Sumber Daya Manusia Membangun Kerja
yang Solid untuk Meningkatkan Kinerja. 2016. Jakarta: PT Bumi Aksara

19