PROGRAM KERJA REKAM MEDIS TAHUN 2017

I. PENDAHULUAN

Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses Pelayanan yang

diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainya kepada pasien, hal ini
merupakan cerminan kerja sama lebih dari dari satu orang tenaga kesehatan
untuk menyembuhkan pasien. Proses pelayanan yang diawali dengan identifikasi
pasien baik jati diri, maupun perjalanan penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan
tindakan medis lainnya.Rekam medis merupakan catatan yang harus dijaga
kebersihannya dan terbatas tenaga kesehatan dan pasien-pasien serta
memberikan kepastian biaya yang harus dikeluarkan.

perencanaan serta pemanfaatan sumber daya .Untuk meningkatkan mutu

pelayanan rekam medis rumah sakit, manajemen rumah sakit perlu menyusun
program kerja masing-masing unit, termasuk unit rekam medis. Program
kerja rekam medis memuat rencana baku tentang rangkaian kegiatan yang
akan dikerjakan selama tahun 2017.

II. LATAR BELAKANG

Rumah Sakit Khusus Ginjal Rasyida merupakan pengembangan dari Klinik

Ginjal dan Hipertensi Rasyida yang dirintis oleh PROF. DR. HARUN RASYID LUBIS
SP.PD, KGH yang beralamat di Jalan D.I Panjaitan No.144 Medan Petisah. Pada
awal menjadi Rumah Sakit Khusus Ginjal Rasyida memiliki fasilitas pelayanan
Rogsent, USG Ginjal, USG Pembuluh darah, lab, kamar perawatan yang terdiri
dari kelas I, II, dan III dengan total kapasitas 16 tempat tidur. Rumah Sakit Khusus
Ginjal Rasyida merupakan pengembangan dari Klinik Ginjal Rasyida yang dirintis
oleh PROF. DR. HARUN RASYID LUBIS SP.PD, KGH sejak tanggal 10 November 1995
yang beralamat di Jalan D.I Panjaitan No.144 Medan Petisah. Rata-rata
kunjungan rawat jalan 5 pasien per hari, dan 80 pasien Hemodialisis, 3 pasien
rawat Inap setiap harinya. Sejak tahun 2016 Rumah Sakit Khusus Ginjal Rasyida
telah bekerjasama dengan PT. Jamsostek, Seiring dengan berjalannya waktu dan
minimnya akan pelayanan kesehatan masyarakat. Melatarbelakangi Klinik Ginjal
dan Hipertensi Rasyida pada tanggal 11 November 2016 berkembang menjadi
Rumah Sakit Khusus Ginjal Rasyida yang memberikan pelayanan kesehatan
khususnya kepada pasien yang bermasalah dengan ginjal. Sehingga diharapkan
keberadaan Rumah Sakit Khusus Ginjal Rasyida ini dapat memenuhi tuntutan
masyarakat akan pelayanan kesehatan dan dapat meningkatkan kualitas
kesehatan masyarakat luas. Rumah Sakit Khusus Ginjal Rasyida berlokasi yang
sangat strategis dan mudah dijangkau oleh kendaraan, baik kendaraan pribadi
maupun kendaraan umum/angkutan kota.

Fungsi utama rekam medis/rekam kesehatan baik dalam bentuk kertas

maupun elektronik adalah untuk menyimpan data dan informasi pelayanan
 pasien. Kegunaan rekam medis meliputi beberapa aspek dengan akronim
mnemonik ALFRED yang mempunyai nilai kepentingan Administratif, Hukum
(legal), Finansial, Riset, Edukasi, dan Dokumentasi (Hatta, 1985).
Begitu pentingnya rekam medis menyangkut pelayanan kepada pasien
maupun berbagai pihak maka diperlukan adanya bentuk pengorganisasian Unit
Rekam Medis yang dapat menunjang tercapainya mutu rekam medis yang baik.
Hal tersebut dapat tercapai dengan adanya organsiasi Unit Rekam Medis yang
memiliki manajemen yang baik dari proses perencanaan hingga proses evaluasi
organisasi.
Untuk menunjang hal tersebut diatas maka diperlukan adanya bentuk
perencanaan sebagai dasar dalam pelaksanaan manajemen untuk mencapai
tujuan Unit Rekam Medis. Perencanaan tersebut disusun dalam bentuk rencana
strategis dengan jangka waktu lima tahunan.

III. TUJUAN
1. Umum
Meningkatkan mutu pelayanan unit rekam medis
2. Khusus
1. Menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan unit rekam medis pada tahun
2017
2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia unit rekam medis
3. Meningkatkan pemanfaatan dan pengembangan SIM-RS dalam
mendukung pelayanan serta pelaporan dalam rekam medis
4. Meningkatkan kemampuan dan keterampilan petugas
5. Meningkatkan komunikasi antar unit kerja RS

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. KEGIATAN POKOK :
– Registrasi pasien.
– Analisa dan Assembling.
– Pengolahan data untuk pelaporan
– Pemberian kode diagnosa penyakit.dan tindakan.
– Melakukan penyimpanan dan pengambilan kembali BRM.

2. RINCIAN KEGIATAN
1. Program mutu rekam medis dalam hal kelengkapan dan ketepatan waktu
dalam pengembalian berkas rekam medis serta meminimalisir penomoran
ganda.
– Monitoring KLPCM (Ketidak Lengkapan Pengisian Catatan Medis) setiap
berkas rekam medis yang kembali setelah mendapatkan perawatan
– Mengevaluasi ketepatan waktu dalam lamanya pengembalian berkas
rekam medis
– Melakukan rekapitulasi bulanan dan tahunan KLPCM oleh petugas
instalasi rekam medis.
 – Memonitoring nomor rekam medis yang sudah terdaftar
2. Peningkatan Pemanfaatan serta pengembangan SIM-RS
– Pengembangan yang berkelanjutan dalam program SIM-RS untuk unit
rekam medis sesuai kebutuhan.
– Meningkatan percepatan koneksi jaringan SIM-RS
3. Program Peningkatan Pelayanan Pendaftaran.
– Melakukan sosialiasasi serta pembinaan petugas pendaftaran
– Mengedepankan sikap senyum, sapa dan salam dalam melaksanakan
kegiatan pelayanan pendaftaran
– Melaksanakan kegiatan pelatihan service exelent
– Mengevaluasi setiap bulannya pembahasan tentang pelayanan yang
telah diberikan kepada pasien dan keluarga baik melalui saran maupun
komplain
4. Program retensi berkas rekam medis inaktif selama 3 tahun terakhir
– Penyortiran berkas rekam medis inaktif
– Perekapan berkas rekam medis inaktif
– Evaluasi retensi setiap bulan
5. Program ketepatan pemberian pelaporan
– Pemberian kode diagnosa penyakit sesuai ICD X dan kode tindakan
sesuai dengan ICD IX CM
– Pengumpulan data.
– Rekapitulasi data menjadi laporan.
– Pengiriman laporan intern RS dan Extern.

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1. Petugas melakukan wawancara terhadap pasien masuk.
2. Input data identitas pasien ke komputer
3. Memeriksa kelengkapan administrasi pasien BPJS
4. Pencetakan SEP untuk pasien BPJS
5. Pencatatan identitas pasien ke berkas rekam medis
6. Meneliti berkas rekam medis pasien yang sudah pulang secara
kuantitatif.
7. Memberlakukan SOP untuk bagian kerja rekam medis
8. Menyiapkan check list KLPCM
9. Menyiapkan general consent untuk informasi kepada pasien dan
keluarga
10. Memberikan pelatihan kepada staff rekam medis
11. Mengkoordinasikan kepada pengembang SIM-RS dalam hal
peningkatan program rekam medis melalui SIM-RS
12. Memilih berkas rekam medis inaktif
13. Mengevalasi setiap unit kerja dalam penyelenggaraan rekam medis di
rumah sakit
14. Menerima berkas rekam medis yang sudah lengkap dari petugas
assembling kemudian diberi kode diagnose sesuai dengan ICD X dan
kode tindakn sesuai dengan ICD IX CM
 15. Menerima sensus dari poliklinik dan ruang rawat inap.
16. Data yang dikumpulkan diolah sesuai kebutuhan pelaporan.
17. Mengolah laporan intern RS yang disesuaikan dengan kebutuhan RS
18. Mengolah laporan eksternal RS yang ditujukan kepada Kementerian
Kesehatan RI, Dinkes Tingkat provinsi, Dinkes Kota Medan dan laporan
dibuat sesuai dengan kebutuhan Kementerian Kesehatan (SIRS).

VI. SASARAN

1. Semua pasien masuk terdaftar 100%

2. Semua data pasien masuk terimput dikomputer 100%
3. Seluruh pasien BPJS tercetak SEP.
4. Jumlah rekam medis yang diisi lengkap 100%
5. Jumlah pasien yang mendapat tindakan medik dengan memperolah
informasi lengkap sebelum memberikan persetujuan tindakan
kedokteran 100%
6. Waktu penyediaan dokumen rekam medis mulai dari pasien mendaftar
sampai rekam medis disediakan oleh petugas lebih kurang 10 menit.
7. Waktu penyediaan dokumen rekam medis mulai dari pasien diputuskan
untuk dirawat inap oleh dokter + 15 menit
8. Program mutu rekam medis dapat terlaksana dengan target 100%
dalam hal kelengkapan rekam medis serta 100% dalam ketepatan
waktu pengembalian rekam medis
9. Peningkatan 100% dalam pemanfaatan SIM-RS untuk kinerja karyawan
rekam medis serta peningkatan SIM-RS yang terus menerus berkembang
10. Program peningkatan pelayanan pendaftaran yang terdiri dari senyum,
sapa dan salam kepada pasien dengan peningkatan mutu pelayanan
100%
11. Program retensi berkas rekam medis inaktif selama 3 tahun terakhir
yang optimal 75%
12. Program pemberian penomoran ganda sebesar 0 %
13. Berkas rekam medis yang sampai ke bagian rekam medis sudah diberi
kode penyakit sesuai dengan kode ICD X dan ICD IX CM
14. Laporan intern dan ekstern dapat terlaksana secara lengkap, relevan
dan up to date.
 VII. SKEDUL (JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN)

JADWAL

BULAN
NO KEGIATAN POKOK RINCIAN KEGIATAN POKOK
1 1 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2

PROGRAM MUTU
V v v v v v v v v v v v
1 REKAM MEDIS 1. Monitoring KLPCM

2. Evaluasi KLPCM V v v v v v v v v v v v

3. Rekapitulasi KLPCM V v v v v v v v v v v v

4. Monitoring no rekam medis V v v v v v v v v v v v

2 Peningkatan
pemanfaatan
1. Pengembangan berkelanjutan SIM-
serta v v v v
RS untuk rekam medis
pengembangan
SIM-RS

2. Meningkatan percepatan koneksi

v v v v
jaringan SIM-RS

3 Program
peningkatan 1. Melakukan sosialiasasi serta
v v v v v v v v v v v
pelayanan pembinaan petugas pendaftaran
pendaftaran

2. Mengedepankan sikap senyum,

sapa dan salam dalam melakukan V v v v v v v v v v v v
pelayanan pendaftaran

3. Mengevaluasi setiap bulannya

pembahasan dalam pelayanan
v v v v v v v v v v v
yang telah diberikan baik melalui
saran maupun kritikan

Program retensi
berkas rekam
1. Penyortiran berkas rekam medis
4 medis inaktif v v v v v v v v v v v
inaktif
selama 3 tahun
terakhir

2. Perekapan berkas rekam medis v v v v v v v v v v v

 inaktif

3. Evaluasi retensi setiap bulan v v v v v v v v v v v

Program
– Pemberian kode diagnosa
ketepatan
penyakit sesuai ICD X dan kode v v v v v v v v v v v v
pemberian
tindakan sesuai dengan ICD IX CM
5 pelaporan

– Pengumpulan data. v v v v v v v v v v v V

– Rekapitulasi data menjadi laporan. V v v v v v v v v v v v

– Pengiriman laporan intern RS dan

v v v v v v v v v v v v
Extern.

VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

1. Melakukan rapat evaluasi pelaksanaan kegiatan setiap bulan oleh unit

rekam medis.
2. Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan rekam medis yang telah
dilakukan pada akhir pelaksanaan.

IX. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

1. Laporan pelaksanaan kegiatan rekam medis yang telah dilakukan dibuat

oleh petugas rekam medis .
2. Panitia rekam medis memberikan laporan pelaksanaan kegiatan rekam
medis kepada panitia rekam medis.
3. Rapat evaluasi tentang kegiatan rekam medis dilakukan tiap akhir tahun
untuk melihat pencapaian sasaran.

Medan, 2017

Dibuat Oleh, Diketahui Oleh,

Kepala Unit Radiologi Wadir Pelayanan

Tiodor Arta Sinaga. Amd.,RMIK dr. Alwi Thamrin Nasution,Sp.PD-KGH