MAKALAH DASAR-DASAR ADMINISTRASI

“Manfaat Pengawasan dalam Sistem Administrasi”

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah dasar-dasar administrasi

Disusun Oleh :

1. Martini (12416241010 )
2. Noviana Wahyu Dwi L (12416244014 )
3. Alikul Majda (12416241030 )
4. Syaiful Bakhri (12416241031)

Kelompok 6

JURUSAN PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2012
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas

limpahan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul “Manfaat Dalam Pengawasan Dalam Sistem
Administrasi”.

Penyusunan makalah ini, mulai dari pelaksanaan dan penulisan tidak akan
terlaksana tanpa dari semua pihak, pada kesempatan ini penulis mengucapkan
terima kasih kepada yang terhormat,

1. Bapak Saliman, M.Pd. selaku dosen mata kuliah Dasar-dasar

Administrasi.
2. Teman-teman dijurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial angkatan
2012, serta semua pihak yang telah membantu dalam pelaksanaandan
penyusunan “Dasar-Dasar Administrasi” ini.

Penulis menyadari bahwa penyusunan makalah ini masih jauh dari

sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat
diharapkan. Semoga Allah SWT membalas kebaikan dari semua pihak yang telah
membantu atas terselesainya makalah Dasar-Dasar Administrasi ini.

Amin.

Yogyakarta, 31 Oktober 2012

Penulis
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kegiatan pengawasan dilakukan untuk mengetahui apakah semua kegiatan

yang dilakukan sesuai dengan perencanaan semula serta untuk mengetahui hasil-
hasil yang dicapai dalam jangka waktu tertentu. Tindakan pengawasan juga dapat
mengetahui kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan sehingga
dapat dicari solusinya. Pengawasan dapat dilakukan secara langsung atupun tidak
langsung. Secara langsung dilakukan melalui kegiatan pengawasan ditempat,
sedangkan pengawasan tidak langsung dapat melalui kebijakan-kebijakan, surat
edaran, pemberian instruksi melalui surat edaran, dll.
Pengawasan dilakukan bukan untuk mencari kesalahan orang lain ataupun
untuk member hukuman pada yang melakukan penyimpangan, melainkan untuk
mengadakan perbaikkan dalam usaha memenyelesaikan semua permasalahan
yang ada demi kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu seorang pemimpin
organisasi atau kepala sekolah sebaiknya menjauhi sikap ingin menang sendiri,
terlalu mengekang dan memakasa kehendak sendiri, akan tetapi seorang
pemimpin harusbjaksana dan mengutamakan keobjektivitasan yang tinggi.
Pada makalah ini kami akan menjelaskan secara rinci apa saja fungsi dari
pengawasan itu.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang di maksud dengan pengawasan?
2. Apa saja macam pengawasan itu?
3. Apa saja fungsi dari pengawasan tersebut?
4. Bagaimana pengawasan yang efektif itu?
 BAB II
PEMBAHASAN

1. Definisi Pengawasan

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan

pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of
measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan
adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan. The process of ensuring that actual
activities conform the planned activities.

Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan

oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan
hasil yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta  “Pengawasan
merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan
hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan
adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan
awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja

standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk
membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk
menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk
mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan
seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari
beberapa pendapat tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan
merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya
pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi
dan berjalan dengan baik.

Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari

adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan
dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan
kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan
secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas
yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana
pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi
sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana
penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.

Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan

merupakan bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai
bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di
bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan
terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung
makna pula sebagai:

“pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa

untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan
rencana dan peraturan.”

atau

“suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana
yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil
timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera
diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya.”
 Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai
sebagai

“proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau

diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau
diperintahkan.”

Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat

kecocokan dan ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang
muncul. Dalam konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang
bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan yang baik), pengawasan
merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi pemerintahan berjalan
sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama pentingnya
dengan penerapan good governance itu sendiri.

Dalam kaitannya dengan akuntabilitas publik, pengawasan merupakan

salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat
terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan
yang efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan
ekstern (external control). Di samping mendorong adanya pengawasan
masyarakat (social control).

Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya

penyimpangan atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat
dilakukan adalah:

1. mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan;

2. menyarankan agar ditekan adanya pemborosan;
3. mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.

 
2. Macam Pengawasan

a. Pengawasan Intern dan Ekstern

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang

atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang
bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan
cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in
control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat
jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap
daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah
pengawasan Kementerian Dalam Negeri.

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit

pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam
hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang
merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh
kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak
mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern
pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu
terwujud harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara.
Proses harmonisasi demikian tidak mengurangi independensi BPK
untuk tidak memihak dan menilai secara obyektif aktivitas pemerintah.

b. Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan

yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu
dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.”
Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud
untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan
negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Di
sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan
anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan
preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh
atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan
dilakukan akan terdeteksi lebih awal.

Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang

dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.”
Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran,
di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan
laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya
untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.

c. Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan

yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini
berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan
melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung
jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan
pengeluaran.” Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan
kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan
terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak
kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak
berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan
pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap
pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu
pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah
mungkin.”
3. Manfaat pengawasan
a. Meningkatkan kebertanggungjawaban (accountability) dan keterbukaan
(transparancy) sector public.
b. Menekankan langkah-langkah pembenahan atau koreksi (corrective
actions) jika dalam suatu kegiatan terjadi kesalahan atau perbedaan dari
tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan.
c. Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan
organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya
inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb.
Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi
tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan
yang terjadi.
d. Peningkatan kompleksitas organisasi. Semakin besar organisasi, makin
memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis
produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap
terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan
lebih efisien dan efektif.
e. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan. Bila para bawahan
tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan
fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat
kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi
kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
f. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang. Bila manajer
mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu
sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan
apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan
mengimplementasikan sistem pengawasan.
g. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. Langkah terakhir
adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah
tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
4. Pengawasan yang efektif
a. Pengawasan hendaknya disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan
organisasi. Dalam pengawasan ini harus memperhatikan pola dan
tata organisasi, misalnya sususnan, peraturan-peraturan, tugas-tugas
dan kewenangan yang terdapat dalam organisasi.
b. Pengawasan hendaknya diarahkan untuk menemukan fakta-fakta.
Dilaksanakannya pengawasan hendaknya mengarah pada penemuan
terhadapa fakta-fakta. Fakta tersebut meliputi bagaimana tugas-tugas
yang dijalankan. Pengawasan tidak dimaksudkan untuk menemukan
siapa yang salah, melainkan untuk menemukan apa yang tidak betul.
c. Pengawasan hendaknya mengacu pada tindakan perbaikkan.
Jadi pengawasan tidak saja mengungkapkan penyimpangan dari
pelaksanaan akan tetapi menyarankan cara yang dapat dilakukan
untuk memperbaiki pelaksanaan yang menyimpang.
d. Pengawasan harus bersifat fleksibel.
Fleksibelitas dalam keseluruhan proses pengawasan itu penting bagi
penyesuaian pada kondisi yang berubah. Rencana atau standar yang
mendasari pengukuran pengawasan mungkin memerlukan
perbaikkan bila keadaan yang mendasarinya berubah.
e. Pengawasan harus bersifat prefentif.
Maksudnya adalah harus dapat mencegah timbulnya penyimpangan
dari rencana semula. Untuk itu, pengawasan harus prediktif artinya
ia harus bisa mengantisipasi dan mengidentifikasi suatu masalah
sebelum itu terjadi.
f. Sistem pengawasan harus dapat difahami.
Orang-orang yang terlibat harus memahami apa yang hendak dicapai
oleh pengawasan itu dan bagaimana mereka selaku individu dapat
menarik manfaat sepenuhnya dari hasilnya.
g. Pengawasan hanyalah alat administrasi.
Pelaksanaan pengawasan harus mempermudah tercapainya tujuan-
tujuan. Oleh karena itu, pengawasan harus bersifat membimbing
supaya para pelaksana meningkatkan kemampuan mereka dalam
melaksanakan tugas-tugas yang telah ditentukan bagi mereka.
 BAB III
PENUTUP
a. Kesimpulan
1. Pengawasan dilakukan bukan untuk mencari kesalahan
orang lain ataupun untuk member hukuman pada yang
melakukan penyimpangan, melainkan untuk mengadakan
perbaikkan dalam usaha memenyelesaikan semua
permasalahan yang ada demi kepentingan dan tujuan
organisasi.
2. Macam pengawasan ada Pengawasan Intern dan Ekstern,
Pengawasan Preventif dan Represif, Pengawasan Aktif dan
Pasif
3. Fungsi pengawasan sebenarnya mempunyai inti mencari
apa yang salah dalam suatu organisasi agar organisasi
tersebut lebih baik.
4. Pengawasan di katakan efektif jika Pengawasan hendaknya
diarahkan untuk menemukan fakta-fakta, Pengawasan
hendaknya mengacu pada tindakan perbaikkan,
Pengawasan harus bersifat fleksibel, Sistem pengawasan
harus dapat difahami, Pengawasan harus bersifat prefentif
 DAFTAR PUSTAKA

Siagian, Sondang. 2003. Filsafat Administrasi. Jakarta : PT. Bumi Aksara.

Tata, Sutrabi. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Andi.
Handayaningrat, Soewarno. 1990. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen. Jakarta : PT. Dharma Karsa Utama.

DAFTAR PUSTAKA