Anda di halaman 1dari 4

PERENCANAAN RAPAT BISNIS

IMPLEMENTASI PELAYANAN BEBASIS DIGITAL KEPADA PESERTA BPJS


KETENAGAKERJAAN

1. PERENCANAAN DAN LOGISTIK RAPAT

A. Maksud dan Tujuan


Rapat ini diadakan untuk membahas tentang penerapan program layanan BPJS
Ketenagakerjaan yang berbasis digital demi memberikan kemudahan layanan
kepada para peserta baik dalam proses pendaftaran peserta, pembyaran iuran serta
melakukan pengajuan klaim peserta

B. Peserta
Peserta yang diundang sebanyak 12 (tiga belas) orang yang terdiri dari:
 Kepala Kantor Cabang
 Bidang Pelayanan 2 (dua) orang (Kepala Bidang dan Staf)
 Bidang Kepesertaan Program Khusus dua (2) orang (Kepala Bidang dan
Staf)
 Bidang Kepesertaan Korporasi dan Institusi dua (2) orang (Kepala Bidang
dan Staf)
 Bidang Keuangan dua (2) orang (Kepala Bidang dan Staf)
 Bidang Umum dan SDM dua (2) orang (Kepala Bidang dan Staf)
 Sekretaris sebagai notulensi rapat

C. Agenda Rapat
Pembahasan dan persiapan terkait implementasi program layanan berbasis digital
kepada para peserta

1
D. Materi, Tempat, Waktu dan Konsumsi Rapat
 Materi : Penyampaian Ide dan presentasi dari masing-masing
bidang
 Tempat : Ruang Rapat Lantai 1
 Waktu : 14.00 – 17.00 WIB
 Konsumsi : Snack dan Minuman ( Teh dan kopi)

2. MENGKAJI ULANG DAN PERENCANAAN RAPAT

A. Perencanaan Strategis
Melalui program layanan yang berbasis digital merupakan salah satu bentuk inovasi
yang dilakukan BPJS Ketenagakerjaan kepada para peserta dalam rangka
meningkatkan pelayanan serta memebrikan kemudahan bagi para peserta baik
dalam proses pendaftaran peserta, pembyaran iuran serta melakukan pengajuan
klaim peserta

B. Perencanaan Operasional
Dari segi pelayanan, implementasi yang dilakukan diharapkan dapat memberikan
kemudahan bagi peserta saat mengajukan pencairan klaim, mulai dari kemudahan
dalam proses pendaftran dan efisiensi waktu proses pencairan. Sedangkan dari segi
kepesertaan implementasi yang dilakukan diharapkan dapat membantu para peserta
saat melakukan pendaftaran dan kemudahan dalam hal pembayaran iuran serta
pelaporan tenaga kerja

C. Perencanaan Operasional
Rapat pembahasan impelementasi Pelayanan Berbasi Digital ini akan dipimpin oleh
Kepala Kantor Cabang. Materi rapatakan disampaikan oleh masing-masing Kepala
Bidang. Sedangkan undangan dan notulensi hasil rapat akan dibuat dan
disampaikan oleh sekretaris.

2
D. Peninjauan ulang
Peninjauan ulang akan dilaksanakan satu hari sebelum pelaksanan rapat untuk
memeriksa kesiapan pelaksanaan rapat dan diharapkan masing-masing bidang telah
mengirimkan dan mengumpulkan materi yang akan disampaikan dalam rapat
dalam bentuk softcopy kepada sekretaris.

3. PENETAPAN MODEL RAPAT

Rapat yang akan dilaksanakan berbentuk penyampaian ide atau gagasan dari
masing –masing bidang terkait implementasi pelayanan berbasis digital kepada peserta.
Masing-masing bidang akan diberikan kesempatan untuk mempresentasikan konsep
dari gagasannya maksimal 15 menit. Selanjutnya akan diberikan waktu selama 45
menit untuk melakukan sharing atau tanya jawab.

Kepala Kantor Cabang akan memutuskan inovasi dan ide yang akan
diimplementasikan di kantor cabang Bagi bidang yang innovasinya akan
diimplemntasikan di kantor cabang akan bertanggung jawab dan menjadi leading sector
dalam pelaksanaannya. Tindak lanjut dari hasil rapat terkait program yang akan
diimplementasikan akan dibahas kembali pada rapat monitoring dan evaluasi yang
akan dilaksankan pada dua minggu berikutnya.

4. PENGUMPULAN FAKTA DAN INFORMASI

Perlunya layanan yang berbasis digital ini guna memenuhi kebutuhan dan permintaan dari
para peserta yang ingin mendapatkan kemudahan dalam layanan. Selain itu
berkembangnya teknologi dan informasi saat ini juga sebagai salah satu hal yang
mendorong BPJS Ketenagakerjaan untuk melakukan inovasi layanan dalam hal ini melalui
sarana layanan berbasis digital sehingga diharapkan dapat memberikan kemudahaan
khususnya askes layanan yang dibutuhkan kapan saja dan dimana saja

3
Adapun beberapa metode yang dipakai untuk mengumpulkan data dan fakta terkait
permintaan peserta dilakukan melalui hasil survey yang dilakukan secara berkala oleh
bidang pelayanan dan kepesertaan kepada peserta tersebut dan hasil wawancara atau dialog
baik secara langsung maupun telepon kepada peserta guna mendapatkan feedback atas
pengalaman peserta yang mendapatkan pelayanan dari BPJS Ketenagakerjaan dan
berdasarkan analisis kebutuhan / trend yang sedang berkembang saat ini.

5. PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Ada beberapa hal yang menjadi dasar penentuan ide atau inovasi yang akan
diimplementasikan di kantor cabang: yaitu
1. Seberapa besar resource (SDM, teknologi, biaya) yang dibutuhkan untuk
mengimplementasikan program tersebut ?
2. Seberapa besar pengaruh dan dampak bagi kantor cabang dari implementasi
program tersebut ?
3. Tingkat prioritas kebutuhan kantor cabang terkait program tersebut ?
Guna menjawab pertanyaan diatas maka akan dipilih beberapa inovasi yang akan
diimplementasikan di kantor cabang, maka dari hasil presentasi serta melalui sharing dan
tanya jawab yang disediakan pada saat rapat nanti, menjadi dasar kepala kantor cabang
untuk mengambil keputusan inovasi yang akan diterapkan.