Anda di halaman 1dari 4

NAMA : SHINTA MEILIANA ZULFA

NIM : 041708581

PROGDI : ILMU PERPUSTAKAAN

TUGAS 1

1. Salah satu urgensi utama dari pengelolaan arsip adalah terjaminnya ketersediaan informasi
mengenai kegiatan-kegiatan sebuah lembaga/organisasi. Menurut saudara apakah arsip yang
dikelola tersebut menjadi literature primer bagi peneliti atau tidak? Berikan beberapa alasan-
alasannya.
Menurut pendapat saya, tentu saja sebuah arsip yang dikelola dengan baik akan menjadi literatur
primer bagi peneliti. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta
penyusutan arsip. Karena tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin
ketersediaan arsip dalam penyelengaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat
bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi syarat seperti andal, sistematis, utuh,
menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar , prosedur, sdan kriteria. Selain itu juga untuk
keauntentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip.

Sumber Referensi : https://arsipkotakupang.wordpress.com/pengelolaan-arsip-dinamis/

2. Dokumen/arsip yang bisa diartikan sebagai bukti hasil kegiatan sebuah badan korporasi pada
awalnya disebut dengan arsip dinamis. Kemukakan pendapat saudara mengapa dinamakan arsip
dinamis?
Dinamakan arsip dinamis karena arsip dinamis mempunyai informasi yang terekam, termasuk
dalam data sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan kooperasi atau perorangan
dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut, yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.

Sumber Referensi : BMP ASIP4101/PENGANTAR ILMU KEARSIPAN

3. Dalam kegiatan pemberkasan arsip, terdapat beberapa metode pemberkasan, seperti


pemberkasan berdasarkan sistem abjad atau berdasarkan subyek. Menurut saudara keuntungan
dan kelebihannya itu seperti apa?
Kelebihan :
a. Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya, karena semua berkas
ditata berdasarkan nama. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama.
b. Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
c. Tunjuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada.
d. Kesalahan berkas mudah dicek di tempat berkas dengan abjad yang sama/serangkai.
e. Peralatan/perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana.
f. Biaya pelaksanaannya lebih murah.
g. Dengan penggunaan warna dalam pengkodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah
diketahui.
h. Hanya memerlukan satu kali penyortiran yaitu sesuai dengan kesamaan abjad.
i. Surat yang berkaitan dengan memberkas menjadi satu dan jarang terpisah, jika
penyimpanannya didasarkan nama.
Kekurangan :

a. Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten.
b. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh bila tidak ada aturan yang dianut
atau semua orang membuat aturan sendiri- sendiri.
c. Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama.
d. Mudah mengubah beberapa alpabet dalam surat, sehingga serangkaian pemberkasan
menjadi tidak sesuai aturan.
e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika penambahan tersebut
memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga tempat untuk menyelipkan guide dan
foldernya tidak ada lagi.
f. Memindahkan atau menghapuskan berkas yang sudah lama sulit atau jarang dilakukan
sehingga arsip tidak berguna tetap tersimpan jadi satu
g. Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
h. Berkas/arsip berdasarkan nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang
bermaksud tidak baik, sehingga dari segi keamanan kurang baik.
i. Pemberian label pada volder memakan banyak tenaga.

Sumber Referensi : https://www.pustakamadani.com/2019/11/keuntungan-dan-kerugian-


penyimpanan.html

Anda mungkin juga menyukai