LANDASAN TEORI
2.1. Arsip
sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik
itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika
diperlukan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya,
yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan
adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
9
10
berikut:
dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi
keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan
informasi yang lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur
tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan mengenai
suatu pokok persoalan atau peristiwa yang masih berguna atau diperlukan
warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar
bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat-warkat atau file-file yang disimpan
secara sistematis di dalam lemari arsip sehingga pada waktu pencarian atau pada
saat dibutuhkan secara cepat dan tepat dapat ditemukan kembali tanpa memakan
waktu yang cukup lama. Arsip juga dapat dijadikan bukti untuk suatu tindakan
dan keputusan.
Fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip
dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-
kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga
evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-
berikut:
data.
kearsipan adalah:
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan
informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai
3. Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi
4. Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan
menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat
kegiatan organisasi.
keputusan dalam perusahaan mengenai hasil-hasil dan prestasi pada masa lalu,
yang akan dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan pada masa yang akan
datang.
kebakaran.
fungsi dan tujuan arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi,
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi,
diartikan juga sebagai manajemen arsip yaitu proses dari sebuah organisasi yang
mengelola arsip baik arsip yang diciptakan maupun diterimanya dalam berbagai
biaya yang cukup memadai, sehingga semua aktifitas pengelolaan dokumen dapat
1. Asas Sentralisasi
sentralisasi arsip:
a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu system penyimpanan
yang seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
2. Asas Desentralisasi
desentralisasi arsip:
masing-masing.
b. Keperluan akan arsip mudah dipenuhi, karena berada pada unit kerja
tersendiri.
dikenal baik.
dijalankan.
16
c. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini
merupakan pemborosan.
3. Asas Gabungan
untuk mengurangi dampak kerugian yang terdapat pada asas sentralisasi dan
desentralisasi.
sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat
Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada pihak
atau Orang atau Sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian atau
penyebaran informasi.
penciptaanya.
kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena
menjadi sumber informasi, sumber data dan sebagai bahan bahan bukti
pertanggungjawaban.
Arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa simpan dan tidak mempunyai
terjadinya arsip suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari
setiap proses tahapnya memiliki maksud dan tujuan agar dapat menciptakan
warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat
sekedar disimpan saja namun perlu diatur cara penyimpanannya agar suatu saat
dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan
1. Sistem Abjad
abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad
ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan nama orang dan nama badan.
b. Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan)
satu map.
bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus
penyimpanan.
c. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c, sedangkan nama
2. Sistem Geografis
kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga
a. Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui.
Kerugiannya:
b. Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan karena
3. Sistem Subjek
kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut
perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek. Dengan kata
lain merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi
penyimpanan.
terkendali.
4. Sistem Nomor
22
mengindeks.
5. Sistem Kronologi
didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal,
diketahui.
6. Sistem Warna
1. Sistem Abjad
secara abjad atau alfabetis (menyusun nama dalam urutan-urutan nama mulai
sebagainya.
Kerugiannya adalah:
a. Dalam system yang luas memerlukan waktu lama untuk menemukan surat.
berlainan.
Sistem penata arsip berdasarkan kode tertentu yang ditetapkan untuk setiap
a. Sistem Dewey.
e. Sistem Duplex-Numeric.
f. Sistem Straight-Numeric.
25
(UDC).
3. Sistem Tanggal
atau surat tersebut. Dalam sistem penyimpanan ini, dibutuhkan buku arsip
yang berfungsi sebagai alat pencatatan dokumen atau surat-surat yang masuk
akan disimpan.
tidak banyak.
4. Sistem Subjek
26
tidak dibatasi
Sistem geografis atau yang disebut juga dengan sistem wilayah adalah
pengelompokkannya yaitu:
27
a. Menurut nama Negara, yang dimaksud dengan nama Negara adalah segala
dokumen yang berasal dari berbagai dimaksukkan kedalam map dan diberi
administrasi bank.
warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat
Berikut akan dijabarkan berbagai jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisik,
Pada arsip menurut Nilai atau kegunaannya, dibagi menjadi beberapa macam,
yaitu:
Contoh: Kurikulum
terdiri 2 (dua) macam, Yaitu arsip dinamis aktif (arsip yang masih
29
inaktif (arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam suatu
untuk disimpan.
b. Arsip Statistik, adalah arsip yang sudah tidak lagi dipergunkan, tetapi
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua dan seterusnya yang dalam proses
d. Arsip petikan, Yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.
Dalam hal ini arsip digolongkan berdasarkan pada tempat atau tingkat
a. Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusat
organisasi.
30
a. Arsip otentik, yaitu arsip yang terdapat tanda tangan asli dengan tinta
b. Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan
9. Arsip Dinamis
Arsip dinamis disebut juga dalam bahasa inggris records. Arsip dinamis
1. Arsip dinamis aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi
kelangsungan kerja
2. Arsip dinamis semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah
mulai menurun
Arsip yang sudah tidak lagi digunakan secara langsung dalam penyelesaian
bahan bukti.
berikut:
1. Arsip dinamis
sehari-hari. Arsip dinamis ini ada dua macam, yaitu arsip aktif dan arsip
inaktif.
b. Arsip inaktif yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara
2. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
jenis-jenis arsip terdiri dari beberapa jenis yang memiliki nilai guna yang
disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor
arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih
penjagaan agar benda arsip yang mengalami kerusakan tidak bertambah parah”.
1. Pemeliharaan arsip adalah upaya dalam penjagaan arsip kondisi arsip tidak
rusak selama masih diperlukan atau masih memiliki nilai guna. Dalam
33
Terdiri dari dua faktor Intrinsik dan faktor ekstrinsik. Faktor intrinsik ialah
penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya
karbon, lem dan bahan, bahan lain yang bermutu baik. Selain itu ruang
indusri dengan luas yang cukup untuk untuk menyimpan arsip yang
4) Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok,
2. Perawatan Arsip
Perawatan Arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah
terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar. Arsip yang
rusak karena sobek dapat diperbaiki dengan cara bagian yang sobek ditempeli
agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar
dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
terus-menerus.
1. Perlengkapan arsip
a. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang
b. Map (Folder)
c. Penunjuk (Guide)
d. Kata Tangkap
model.
2. Peralatan penyimpanan
bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan
bertahun-tahun).
pengurusan arsip. Jenis ini disebut dengan almari arsip (filling cabinet)
di berbagai kantor.
1. File kartu yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir
2. File structural, yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip.
3. File mobil (bergerak), yaitu file yang dapat bergerak ke depan dan ke
belakang.
kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
terus-menerus.
dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara
a. Buku Agenda
yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari
b. Buku Ekspedisi
2. Prosedur Kartu-Kendali
data-data suatu surat seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal
surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode,
dan catatan.
menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu
kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik.
File pending atau file tindak-lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan
Permanent file adalah suatu dokumen yang volumenya banyak dan dikerjakan
oleh beberapa orang, di mana surat yang akan disimpan berjalan dari satu
a. Langkah 1: Pemeriksaan
b. Langkah 1: Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa,
yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok
mengindeks.
d. Langkah 4: Menyortir
e. Langkah 5: Menyimpan