Anda di halaman 1dari 2

NAMA : DWIKA YUNISA

NIM     : 042481149

DISKUSI SESI-6  KOMUNIKASI BISNIS

Saudara Mahasiswa, silahkan diskusikan jika Anda adalah seorang manajer yang sedang
menyusun agenda rapat,  dari perencanaan, proses pelaksanaan hingga evaluasi. 

Buatlah cek list yang perlu anda persiapkan untuk kegiatan tersebut

JAWAB:

CEK LIST UNTUK MENYUSUN AGENDA RAPAT

Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum memulai rapat, yaitu sebagai berikut:

 Pilih topik utama yang mempengaruhi seluruh tim

Rapat dengan seluruh tim adalah rapat yang sangat penting, maka gunakan kesempatan ini
hanya untuk membahas dan membuat keputusan yang nantinya akan berdampak pada seluruh
bagian dari tim dan perlunya kontribusi dari seluruh anggota tim untuk membuat kesimpulan.
Apabila rapat yang diadakan tidak membahas mengenai sesuatu yang mempengaruhi seluruh
tim, maka anggota yang tidak berkepentingan hadir akan membuat suasana menjadi bosan
dan tidak menghargai waktu rapat.

 Minta pendapat dari anggota tim

Pastikanlah bahwa topik yang akan dibahas dalam rapat sesuai dengan kebutuhan tim. Maka
dengan meminta pendapat dari anggota tim dan beserta alasannya mengapa topik ini penting
untuk dibahas dalam rapat.

 Estimasikan waktu pembahasan pada setiap topik 

Hitunglah berapa banyak waktu yang diperlukan untuk membahas sebuah topik, menjawab
pertanyaan, mendiskusikan perbedaan pendapat, membuat solusi dan menyetujui keputusan
yang diambil.

 Tunjuk siapa yang bertanggung jawab untuk memimpin setiap topik


pembahasan

Biasanya orang yang berbeda untuk memimpin suatu topik pembahasan sangat diperlukan.
Orang yang benar-benar bersangkutan yang bisa membahas dengan detail setiap topik
pembahasan, menjelaskan data, atau menceritakan tanggung jawabnya terhadap tim terkait
topik pembahasan. Anda bisa menunjuk orang yang benar-benar siap dengan agenda rapat
yang sudah dibuat dan orang tersebut bisa melakukan persiapan sebelum rapat dimulai.
 Jelaskan persiapan yang perlu dilakukan oleh anggota tim

Bagikanlah agenda rapat yang sudah dibuat sesaat sebelum rapat dimulai. Hal tersebut
bertujuan agar semua tim bisa membaca materinya terlebih dahulu dan bisa mempersiapkan
pemikiran mereka terlebih dahulu.

 Akhiri rapat dengan evaluasi bersama

Jika rapat yang diadakan termasuk rapat regular, lalu tanyalah pada tim anda. Apakah yang
sudah kita lakukan semua berjalan dengan baik ? Bahaslah hal tersebut untuk beberapa menit
dengan tim agar membuat tim menjadi lebih efektif, meningkatkan relasi hubungan kerja, dan
kepuasan anggota tim.
Itulah beberapa ceklist untuk membuat agenda meeting agar rapat yang diadakan menjadi
lebih efektif. Bila ingin sesekali mencoba rapat di luar kantor, agar membuat rapat semakin
lebih efektif karena biasanya mengadakan rapat di luar kantor agar membuat rapat lebih
privasi tetapi tetap tidak mengurangi aspek-aspek penting dalam rapat.
Berikut saya tambahkan gambaran Siklus kegiatan rapat.

Sumber : BMP EKMA 4159 KOMUNIKASI BISNIS dan MATERI INISIASI SESI 6

Anda mungkin juga menyukai