Saudara Mahasiswa, silahkan diskusikan jika Anda adalah seorang manajer yang sedang menyusun agenda rapat, dari perencanaan, proses pelaksanaan hingga evaluasi.
Buatlah cek list yang perlu anda persiapkan untuk kegiatan tersebut
JAWAB:
CEK LIST UNTUK MENYUSUN AGENDA RAPAT
Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum memulai rapat, yaitu sebagai berikut:
Pilih topik utama yang mempengaruhi seluruh tim
Rapat dengan seluruh tim adalah rapat yang sangat penting, maka gunakan kesempatan ini hanya untuk membahas dan membuat keputusan yang nantinya akan berdampak pada seluruh bagian dari tim dan perlunya kontribusi dari seluruh anggota tim untuk membuat kesimpulan. Apabila rapat yang diadakan tidak membahas mengenai sesuatu yang mempengaruhi seluruh tim, maka anggota yang tidak berkepentingan hadir akan membuat suasana menjadi bosan dan tidak menghargai waktu rapat.
Minta pendapat dari anggota tim
Pastikanlah bahwa topik yang akan dibahas dalam rapat sesuai dengan kebutuhan tim. Maka dengan meminta pendapat dari anggota tim dan beserta alasannya mengapa topik ini penting untuk dibahas dalam rapat.
Estimasikan waktu pembahasan pada setiap topik
Hitunglah berapa banyak waktu yang diperlukan untuk membahas sebuah topik, menjawab pertanyaan, mendiskusikan perbedaan pendapat, membuat solusi dan menyetujui keputusan yang diambil.
Tunjuk siapa yang bertanggung jawab untuk memimpin setiap topik
pembahasan
Biasanya orang yang berbeda untuk memimpin suatu topik pembahasan sangat diperlukan. Orang yang benar-benar bersangkutan yang bisa membahas dengan detail setiap topik pembahasan, menjelaskan data, atau menceritakan tanggung jawabnya terhadap tim terkait topik pembahasan. Anda bisa menunjuk orang yang benar-benar siap dengan agenda rapat yang sudah dibuat dan orang tersebut bisa melakukan persiapan sebelum rapat dimulai. Jelaskan persiapan yang perlu dilakukan oleh anggota tim
Bagikanlah agenda rapat yang sudah dibuat sesaat sebelum rapat dimulai. Hal tersebut bertujuan agar semua tim bisa membaca materinya terlebih dahulu dan bisa mempersiapkan pemikiran mereka terlebih dahulu.
Akhiri rapat dengan evaluasi bersama
Jika rapat yang diadakan termasuk rapat regular, lalu tanyalah pada tim anda. Apakah yang sudah kita lakukan semua berjalan dengan baik ? Bahaslah hal tersebut untuk beberapa menit dengan tim agar membuat tim menjadi lebih efektif, meningkatkan relasi hubungan kerja, dan kepuasan anggota tim. Itulah beberapa ceklist untuk membuat agenda meeting agar rapat yang diadakan menjadi lebih efektif. Bila ingin sesekali mencoba rapat di luar kantor, agar membuat rapat semakin lebih efektif karena biasanya mengadakan rapat di luar kantor agar membuat rapat lebih privasi tetapi tetap tidak mengurangi aspek-aspek penting dalam rapat. Berikut saya tambahkan gambaran Siklus kegiatan rapat.
Sumber : BMP EKMA 4159 KOMUNIKASI BISNIS dan MATERI INISIASI SESI 6
