MAKALAH

ADMINISTRASI UMUM

Di Susun Oleh :

Kelompok 5

 Andini
 Cindi
 Salsabila D
 Ika
 Intan

Kelas : X Akuntansi

SMK ISLAM TERPADU

FITRAH HANNIAH
2021/2022
 Mengevaluasi Kegiatan Administrasi
Kantor

Pengertian Administrasi Kantor

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office
management (manajemen kantor).

Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :

• William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan
seperti transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan.
• George R. Terry
Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan
pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
• Arthur Granger
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi
dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.
• William Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien,
kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana
fasilitas kerja perkantoran.

Kegiatan Kantor

Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang

berhubungan dengan kegiatan sebagai berikut :

Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali
faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

Perencanaan perkantoran meliputi :

1. perencanaan gedung

2. tata ruang kantor

3. penerangan

4. ventilasi

5. perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6. metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7. anggaran (budgeting) perkantoran

8. standar kualitas kerja

9. sistem informasi dan telekomunikasi

10. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang

melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1. pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi

2. pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3. penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis

pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.

4. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara
maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

Pengarahan perkantoran meliputi :

 1. penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap
bawahan

2. penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap

bawahan

3. pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah

4. penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi

5. perancangan cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan

6. penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan
berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Objek pengawasan perkantoran meliputi :

1. penggunaan peralatan dan perabot kantor

2. metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. kualitas pekerjaan kantor
4. waktu
5. biaya perkantoran

Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran, meliputi :

Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, adalah

1. faktor keamanan

2. faktor lingkungan

3. faktor harga

4. Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

gedung memiliki fasilitas yang memadai

harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

Peralatan

Peralatan digolongkan dalam 2 kelompok, yaitu :

1. Perabotan kantor (office furniture)

Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat

administratif, seperti meja, kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun
besi.

2. Perbekalan kantor (office supplies)

Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

Interior

Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja

dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan
kantor.

Mesin-mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-

mesin kantor yang akan digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode
kerja, dan kebutuhan kantor.
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM
ORGANISASI

Pengertian Organisasi

Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa
Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah :

• Kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam

perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu

• Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai

tujuan bersama.

Ciri-ciri organisasi :

• Terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih)

• Ada kerjasama

• Ada tujuan Bersama

Prinsip-prinsip Organisasi :
1.Prinsip Perumusan Tujuan

Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang

harus dilakukan oleh organisasi tersebut.

2. Prinsip Pembagian Kerja

Organisasi harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan

terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit
kerja.

3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk
melaksanakan tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban.
4. Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan

harus dipastikan selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya.

5.Prinsip Rentang Manajemen

Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang

pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga
pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta
dapat melakukan pengawasan yang optimal.

6. Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan,

menerima perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan tugasnya.

7. Prinsip Koordinasi

Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju

pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

Pengertian Pekerjaan Kantor

Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau
paper work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut
denganpekerjaan tata usaha atau administrasi.

Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :

• George R. Terry :

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan

pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta
bagi tindakan pengawasan pimpinan.

• William Leffingwell dan Edwin Robinson :

Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan

warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di
kemudian hari.
 • Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :

Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu

pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat,
mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.

Fungsi Pekerjaan Kantor

Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain :

• Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan

operatif untuk mencapai tujuan organisasi.

• Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk

membuat keputusan.

• Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.