“Makalah Pengawasan”

Disusun Oleh kelompok 5:

1. Artin Isna Maulida
2. Herynd Angga Rizqi
3. M Firman Ikhsan
4.Lilla Nanda Aprita

5.Feri indra widianto

Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini
berisikan pembahasan mengenai pengawasan salah satu materi dari dasar-dasar manajemen.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penyusun dan para pembaca pada umumnya.
Dan diharapkan makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua tentang
pembahasan bab yang akan kita pelajari ini.
 Bab 1
Pendahuluan
I.1 Latar Belakang
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau
keberhasilan organisasi lainya .Tetapi masalah selalu berulang dalam semua organisasi ,yang
gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai .Agar suatu organisasi tidak
banyak mengalami kegagalan maka suatu organisasi harus mempelajari dulu dasar-dasar
pengawasan dan pada bab ini akan diuraikan berbagai teknik dan metode pengawasan yang dapat
digunakan agar fungsi pengawasan dapat berjalan dengan efektif dan efisien .
Pengawasan sebenarnya mengandung arti menjaga stebilitas atau equilibrium. Untuk
mencapai keseimbangan, bagaimana pun juga seorang manajer harus mengubah apa yang
dikerjakan atau merubah standar yang digunakan sekarang untuk mengukur pelaksanaan .Dan
teknik-teknik serta metode-metode pengawasan hendaknya digunakan secara simultan ,tidak
berdiri sendiri . Pengawasan ialah untuk mempermudah pelaksanaan dalam merealisasi tujuan
agar sesuai dengan urutan pelaksanaan.

I.2 Rumusan Masalah

1. Apa Pengertian Dan Tujuan Masalah ?
2. Apa saja Dasar Dasar Proses Pengawasan ?
3. Apa saja Teknik Teknik dan Metode Pengawsan?
I.3 Tujuan
1. Untuk memahami pengertian dan tujuan pengawasan
2. Memahami dasar dasar proses pengawasan
3. Memahami Teknik Teknik dan metode pengawasan

 
BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian dan Tujuan Pengawasan

 Tak dapat dipungkiri bahwa masing-masing fungsi pimpinan berhubungan erat satu sama
lainya .Hal ini akan lebih jelas , bila kita ingat bagwa sesungguhnya fungsi pimpinan ada 5
yaitu ,merencanakan, pengorganisasian, penyusunan, memberi perintah,dan pengawasan adalah
prosedur atau urutan dalam pelaksanaan dalam meralisasi tujuan badan usaha .
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan sesuai
yang direncanakan . Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara
perencanaan dan pengawasan . Seperti terlihat dalam kenyataan , langkah awal proses
pengawasan adalah sebenarnya langkah perencanaan , penetapan tujuan , standar atau sasaran
pelaksanaan suatu kegiatan . Karena kadang-kadang sulit untuk membedakan antara rencana ,
standar atau apa itu pengawasan , maka perlu dipahami terlebih dahulu pengertian-pengertian
tujuan , sarana, prosedur , dan sebagainya . Fungsi pengawsan manajemen juga berhubungan erat
dengan fungsi-fungsi manejerial lainnya. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan ,
pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah dilaksankan secara efektif . Dan
fungsi pengawsan itu sendiri harus diawasi .Sebagai contoh, apakah laporan-laporan pengawasan
akurat ? Apakah kegiatan di ukur dengan interval frekuensi waktu yang mencukupi ? Semuanya
ini merupakan aspek pengawasan pada fungsi pengawsan .
Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik umtuk menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan , merancang sistem umpan balik
,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya ,menentukan
dan mengukur penyimpangan-penyimpangan , serta mengambil tindakan koreksi yang diperlikan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif
dan efisisien dalam pencapain tujuan-tujuan perusahaan.
Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi
kenyataan . Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tarsebut, maka pengawasan pada
taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sasuai dengan instruksi yang telah
dikeluarkan ,dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang
dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil
tindakan untuk memperbaikinya ,baik pada waktu itu ataupun waktu- waktu yang akan datang.
2.2 Dasar-Dasar Proses Pengawasan
A.Tipe-Tipe Pengawasan
 Ada tiga tipe dasar pengawasan ,yaitu:
(1) pengawasn pendahuluan
(2) pengawasan concurent
(3) pengawasan umpan balik.

(1) Pengawasan Pendahuluan.

Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Pengawasan pendahuluan , atau sering
disebut steering controls , dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah penyimpangan-
penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap
kegiatan tertentu diselesaikan . Jadi , pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif
,mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah
terjadi. Pengawasan ini akan efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat
dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang
perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan .
(2) Pengawasan Concurent
Pengawsan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurent control).
Tipe pengawsaan ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus
disetujui dulu , atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelu kegiatan –kegiatan bisa
dilanjutkan , atau menjadi semacam peralatan “double- check” yang lebih menjamin ketepatan
pelaksanaan suatu kegiatan.

(3) Pengawasan Umpan Balik.

Pengawasan umpan balik (feedback control) . Pengawasan umpan balik , juga dikenal
sebagai past-action control , mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan , dan penemuan-penemuan
diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang .Pengawasan ini bersifat
historis , pengukuran dilakukan setelah kegiatan-kegitan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen. Pengawasan
pendahuluan dan “berhenti-terus” , cukup memadai untuk memungkinkan manajemen membuat
tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan . Tetapi da beberapa faktor yang perli
dipertimbangkan disamping kegunaan dua bentuk pengawasan itu . Petama .biaya keduanya
mahal.Kedua , banyak kegitan tidak memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus
Ketiga, pengawasan yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang. Oleh karena itu,
manajemen harus menggunakan sistem pengawasan yang paling sesuai bagi situasi tertentu

B.Tahap-Tahap Dalam Proses Pengawasan

1 : Menetapankan Alat Pengukur Standar.
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar
mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagi “patokan” untuk
penilaian hasil-hasil. Tujuan , sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai
sebagai standar .Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran,bagian
pasar (market-share) , marjin keuntungan , keselamatan kerja, dan sasaran produksi.
Tiga bentuk stanrd yang umum adalah :
 Standar-standar fisik,adalah standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur
hasil pekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang. meliputi kuantitas
barang atau jasa,kuantitas hasil produksi,kualitas hasil produksi jumlah langganan,dan
waktu produksi.

 Standar-standar bentuk uang adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau
mengukur hasil pekerjaan bawahan dalam bentuk jumlah uang , yang ditunjukkan dalam
rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja , biaya penjualan, laba kotor, pendapatan
penjualan, standar investasi artinya ditentukan keefektifan tertentu dalam penggunaan
modal,misalnya ditentukan keuntungan bersih 10% dan sebagainya.

 Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan
harus diselesaikan.

 Standar intangible adalah standar yang biasa digunakan untuk mengukur atau menilai
kegiatan bawahan yang diukur baik dengan bentuk fisik maupun dalam bentuk uang
.Misalnya, untuk mengukur kegiatan bagian atau kepala bagian hubungan
kemasyarakatan atau mengukur sikap pegawai terhadap perusahaan .

2 : Menilai (Mengevaluasi)
Fase kedua dalam pengawasan adalah menilai atau evaluasi. ,dimaksudkan dengan
membandingkan hasil pekerjaan karyawan (actual result)dengan alat pengukur standar yang
sudah ditentukan .Dengan demikian jelas dapat melaksanakan tugas ini dua hal harus tersedia
, yaitu (1) standar atau alat ukur dan (2) actual result atau hasil pekerjaan karyawan.
Standar apa yang digunakan sebagai alat pengukur ? itu sudah ditentukan atau sudah
ditetapkan pada fase pertama . Yang menjadi masalah adalah memperoleh hasil pekerjaan
karyawan (actual result). Dapat diketahui berbagai cara , yakni (1) dari laporan tertulis yang
disusun bawahan baik laporan rutin maupun laporan istimewa dan (2) langsung mengunjungi
bawahan untuk menanyakan hasil pekerjaanya ,atau bawahan dipanggil untuk memberi
laporan lisan.
Memperoleh hasil pekerjaan bawahan melalui cara pertama , mengandung suatu segi
kelemahan . Dengan laporan tertulis dari bawahan ,pimpinan sulit menentukan apa yang
berupa kenyataan dan apa yang berupa pendapat dari laporan itu . Dengan kata lain , laporan
tertulis dapat disusun bawahan dengan sedemikian rupa sehingga bersifat berlebih-lebihan ,
artinya hasil yang dicapai bawahan dilaporkan melebihi dari hasil yang sesungguhnya
.Selanjutnya,mungkin sekali laporan disusun tidak semestinya ,artinya tidak seluruhnya
unsur-unsur laporan dimuat . Melalui cara kedua pun terdapat suatu segi kelemahan . Tidak
selalu pimpinan mempunyai cukup waktu untuk mengunjungi bawahan atau berwawancara
dengan bawahan,mengingat aktivitas-aktivitasnya yang lain ,mengingat jarak dan sebagainya
.Kelemahan cara pertama dapat diatasi dengan memberikan bimbingan atau pedoman-
pedoman dalam penyusunan laporan. Kelemahan dalam cara keduadapat diatasi dengan
membantu pimpinan yang melakukan kegiatan itu . Jadi, dibentuk suatu badan kontrol
(pengawasan) yang bertugas mendapatkan laporan hasil pekerjaan bawahan dengan jalan
mendatangi bawahan atau meminta bawahan memberikan laporan lisan. Pembentukan badan
kontrol seperti tersebut diatas adalah suatu carauntuk mengeektifkan pimpinan dalam
melaksakan fungsi pengawasan ini .
Bila kedua hal tersebut diatas sudah tersedia, jadi baik standarmaupun actual result sudah
ada, pimpinan dapat mengandakan penilaian. Jadi, pimpinan membandingkan hasil pekerjaan
bawahan yang senyatanya dengan standar sehingga dengan perbandingan itu dapat dipastikan
terjadi tidaknya penyimpangan. Jadi,standar menilai kenyataan.Inilah fase kedua ,yakni
mengadakan penilain atau membandingkan standar dengan hasil sesungguhnya yang dicapai
bawahan.
3 :Mengadakan Tindakan perbaikan (corrective action)
Fase terakhir ini hanya dilaksanakan , bila fase sebelumnya dipastikan telah terjadi
penyimpangan . Dengan tindakan perbaikan diartikan ,tindakan yang diambil untuk
menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau
rencana yang telah ditentukan sebelumnya . Mengambil contoh diatas tadi ,tindakann
perbaikan adalah tindakan yang diambil agar hasil penjualan Rp400.000,- dapat disesuaikan
menjadi jumlah penjualan sebesar setengah juta .
Untuk dapat melaksanakan tindakan perbaikan , maka pertama-tama haruslah dianalisis
apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan itu . Harus diketahui lebih dahulu yang
menyebabkan terjadinya perbedaan. Sama halnya dengan seorang dokter yang menghadapi
pasienya : untuk menyembuhkan penyakit pasien tersebut dokter harus menyelidiki apa yang
menimbulkan atau menyababkan terjadinya penyakit itu. Bila diketahui apa yang
menyebabkan penyakit itu , diberikan obat yang sesuai untuk menyembuhkanya.
Demikianlah, bila pimpinan sudah mengetahui apa yang menyebabkan tarjadinya
penyimpangan ,haruslah diambil tindakan perbaikan.
Mengapa terjadi penyimpangan pada jumlah penjualan di atas.
Penyimpangan itu mungkin terjadi karena satu atau atau beberapa sebab sebagai berikut:
 Kekurangan faktor produksi sehingga pengiriman barang- barang yang dipesan
pelanggan telat .

 Tidak cakapnya pimpinan penjualan untuk mengorganisasi human resources dan

recources lainya dalam lingkunganya.

 Sikap-sikap pegawai di bagian penjualan menjadi apatis dan sebagainya.

Bila pemimpin sudah dapat menetapkan dengan pasti sebab –sebab terjadinya
penyimpangan barulah diambil tindakan perbaikan . Bila penyimpangan terjadi
karena sebab pertama, maka pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan
jalan , misalnya menambah tenaga kerja di bagian pengiriman.Jika penyimpangan
terjadi karena sebab kedua, pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan
jalan memperbaiki cara selaksi pimpinan. Atau dengan jalan mendidik kembali
kepala bagian penjualan tersebut . kalaupenyimpangan terjadi disebabkan oleh karena
sikap pegawai yang apatis, maka tindakan perbikan akan diambil. Misalnya
 memberikan daya perangsang yang lebih baik kepada para pegawai,ataumengubah
kebijakan personalia yang dianut oleh perusahaan dan sebagainya.

C. Pentingnya Pengawasan
Berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin dipelukan oleh setiap organisasi .Faktor-
faktor itu adalah :
 Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus
menerus dan tak dapat dihindari, seprti munculnya inovasi produk dan pesaing baru ,
ditemuknnya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru , dan sebagainya ,
Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh
pada barang dan jasa organisasi , sehingga mampu mengahadapi tantangan atau
memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi..

 Peningkatan kompleksitas organisasi . Semakin besar organisasi semakin memerlukan

pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk
menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga , penjualan eceran pada para
penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat : bermacam-macam pasar organisasi ,
luar dan dalam negeri , perlu selalu dimonitor . di samping itu organisasi sekarang lebih
bercorak desentralisasi , dengan banyak agen-agen atau penjualan dan kantor-kantor
pemasaran , pabrik-pabrik yang terpisah seara feografis , atau fasilitas-fasilitas penelitian
yang tersebar luas . Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan denggan
lebih efisien dan efektif

 Kesalahan-kesalahan , Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan , manajer

dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan . Tetapi kebanyakan anggota
organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan –memesan barang atau komponen yang
salah , membuat penentuan harga yang terlalu rendah , masalah-masalah diagnosa secara
tidak tepat . Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-
kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

 Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang . Bila manajer mendelegasikan

wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang .satu-
satunya manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang
 telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan sistem
pengawasan .Tanpa siste tersebut , manajer tidak dapat memeriksa pelakanaan tugas
bawahan.

D. Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Yang Efektif

Untuk menjadi efektif , sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu .Kriteria-
kriteria utama adalah bahwa sistem seharunya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar , 2)
tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif , 4) tepat akuarat , dan 5) dapat diterima oleh yang
bersangkutan . Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem
pengawasan. Karateristik-karateristik pengawasan yang efektif dapat lebih diperinci sebagai
berikut :
 Akurat . Informasi tentang pelaksana kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari
sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tidakan koreksi yang
keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya.

 Tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan , disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila
kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.

 Obyektif dan menyeluruh . Informasi harus mudah dipahami dan besifat obyektif secara
lengkap.

 Terpusat pada titik –titik pengawasan strategik . Sistem pengawasan harus memusatkan
perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling
sering terjadi atau akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.

 Realistik secara ekonomis . Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah ,
atau paling tidak sama , dengan kegunaan yang diperoleh dari sitem tersebut

 Realistik secara organisasional . Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan
kenyataan-kenyataan organisasi .

 Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi oengawasan harus terkoordinasi

dengan aliran kerja organisasi karena (1)setiap tahap dari proses pekerjaan dapat
 mempengaruhi suskes atau kegagalan keseluruhan operasi , dan (2) informasi
pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.

 Fleksibel .Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau

reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan .

 Besifat sebagai petunjuk dan operasional . Sistem pengawasan efektif harus

menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar , tindakan koreksi apa yang
seharusnya diambil.

 Diterima para anggota organisasi .Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan

pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonom ,
tanggung jawab dan berprestasi

2.3 Teknik Dan Metode Pengawasan

 Teknik –Teknik Pengawasan

Berbagai teknik yang digunakan antara lain :

1. pengamatan langsung atau observasi oleh manajemen untuk mengetahui bagaimana
caranya para petugas operasional menyelenggarakan kegiatan dan menyelesaikan tugasnya .
Teknik ini dapat berakibat sangat positif dalam iplementasi strategi dengan efisien dan efektif
.Dikatakan demikian karena dengan pengamatan langsung berbagai manfaat dapat dipetik seperti
perolehan informasi bukan hanya tentang jalanya pelaksanaan berbagai kegiatan operasional ,
akan tetapi juga dengan demikian manajeman dapat segera meluruskan tindakan parapelaksana
apabila diperlukan dan manajemen lansung dapat memberikan pengarahan tentang cara kerja
yang benar.
2. Melalau laporan baik laporan lisan maupun tertulis dari para tim yang sehari-hari
mengawasi secara langsung kegiatan para bawahanya . Dalam semua organisasi ,penyampaian
laporan dari seorang bawahan kepada atasanya merupakan hal yang bukan hanya bisa terjadi
akan suatu keharusan .Dalam rangka pelaksanaan suatu strategi laporan yang disampaikan oleh
seorang bawahan kepada atasanya harus memenuhi berbagai persyaratan ,seperti : penyampaian
secara berkala ,dalam format yang ditentukan,mengandung informasi yang bersifat kritikal.
 3. melalui penggunaan kuesioner yang respondenya adalah para pelaksana kegiatan
operasional . penggunaan kuesioner sangat bermanfaat apabila maksudnya adalah untuk
menggali informasi yang tentang situasi nyata yang dihadapi dilapangan dari sejumlah besar
tenaga pelaksana kegiatan operasional.
4. Wawancara apabila diperlukan wawancara dengan para penyelenggara berbagai
kegiatan operasional pun dapat dilakukan dalam rangka pengawasan .Telah umum diketahui
bahwa terdapat tiga bentuk wawancara ,yaitu yang tidak terstruktur yang terstruktur dan
kombinasi keduanya .tegasnya dalam wawancara harus menjamin kebebasan pihak yang
diwawancarai untuk menyampaikan informasi ,terutama informasi yang bersangkutan dengan
masalah.
 Metode Pengawasan

Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau
keberhasialn organisasi lainnya . Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua organisasi
yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai . Prinsip-prinsip
pengawasan telah dibicarakan dalam bab sebelummnya . pada bab ini akan di uraikan berbagai
teknik dan metode pengawasan yng dapat digunakan agar fungsi pengawasan dapat berjalan
dengan efektif dn efesien.
Pengawasan sebenarnya mengandung arti penjagaan stabilitas dan equibilirium .Untuk
mencapai keseimbangan , bagaimanapun juga, manajer harus selalu merubah apa yang
dkerjakannya atau merubah standar yang digunakan sekarang utuk mengukur pelaksanaan . Dan
teknik-teknik serta metode-metode pengawasan hendaknya digunakan secara simultan , tidak
berdiri sendiri-sendiri..

Metode pengawasan terdiri atas dua kelompok ,yaitu metode bukan kuntitatif
(non -quantitative) dan metode kuantitatif .

a.Metode Pengawasan Non-Kuantitatif.

Metode pengawasan non-kuantitatif adalah metode-metode pengawasan yang
digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen pada umumnya hal ini
mengawasi keseluruhan (overall) performance organisasi .dan sebagian besar mengawasi sikap
para karyawan .
 Metode yang sering digunakan meliputi:
1 .Pengamatan(control by observation).
2.Inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection).
3.Pelaporan lisan dan tertulis (control by report).
4.Evaluasi pelaksanaan
5.Diskusi antara manajer dan bawahan dalam pengawasan dan pengarahan satuan kerja.

Sistem-sistem dan metode-metode manajemen yang digunakan untuk tujuan pengawasan

mencakup juga management by objectivitas (MBO), managemet by exception (MBE), dan
managemet information system (MIS), yang semuanya telah dijelaskan dalam bab-bab
sebelumnya

b.Metode Pengawasan Kuantitatif

Metode-metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas
keluaran(output). Metode-metode kuantitatif tersebut terdiri dari:
 Anggaran (budget) seperti a) anggaran operasi, anggaran penggunaan modal, anggran
penjualan, angggaran kas , dan lain-lainnya, dan b) anggran khusus, seperti planning –
programmiing-budgeting system (PPBS), zero – base budgeting (ZBB), dan human
resource accounting (HRA) .

 Audit, seperti a) internal audit,b)external audit dan c) management audit.

 Analisa break – even

 Analisa Rasio

 Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan , seperti a)
bagan Gant, b) Program Evalution and Review Technique (PERT), dan c) Critical path
Method (CPM).

 Bidang-Bidang Kunci Pengawasan

 Pengawasan Kuantitas
Maksud dari pengawasan kuantitas adalah untuk terus memperhatikan bagaimana
caranya berbagai hasil produksi dan jasa-jasa tertentu tidak sampai habis. Pengawasan
inventaris merupakan bagian utama dari pengawasan kuantitas. Pada umumnya inventaris
dapat digolongkan dalam salah satu kategori bahan mentah, dalam proses, atau barang jadi.
Inventaris bahan mentah bertindak sebagai bantalan antara pembelian dan produksi. Inventaris
dalam proses digunakan untuk pembantahan perbedaan-perbedaan dalam lajunya arus melalui
berbagai proses produksi.

 Pengawasan Kualitas
Kualitas adalah istilah relatif berarti hal yang berbeda bagi orang yang berbeda pula.
Untuk mengapus pendapat umum salah, kualitas haruslah diartikan bahwa dalam pengawasa
kualitas tujuannya adalah mempertahankan kualitas yang memuaskan untuk tujuan yang
dimaksudkan, bukan kualitas yang setinggi mungkin. Khusustujuan yang dicari adalah apa
yang terbaik dalam istilah-istilah berikut: konsisten dengan harga yang diminta untuk hasil
produksi atau jasa itu dan diberikan hasil-hasil yang memuaskan dan dapat dipercaya.
proses pengawasan kualitas didasarkan atas teori-teori dan kemungkinan statistik, yang
digunakan pada contoh-contoh yang di produksi dengan suatu proses. Selagi proses itu masih
dalam operasi maka diambil ukuran-ukuran dari hasil produksi atau jasa itu dan dibandingkan
dengan standar-standar yang sudah ditetapkan.

 Pengawasan Waktu
Menggunakan waktu dengan efektif adalah suatu tantangan bagi setiap manajer. Psrs
msnsjer bersd dibawah penekanan untuk mengurangi waktu yang dipakai untuk membaca
material, menghindari rapat dan mencapai keputusan-keputusan. Waktu adalah suatu sumber
yang terbatas. Seorang manajer sering mengeluh, bahwa waktu yang terbuang dengan
panggilan-panggilan telepon dan rapat-rapat dapat dihindari, kalau ada tersedia sebelumnya
sekedar cara yang dapat dipercaya untuk menilainya. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan
oleh para manajer untuk menggunakan waktu mereka lebih baik. Beberapa diantarnya adalah
menggunakan seorang pembantu atau seorang sekretaris untuk melindungi manajer itu dari
pemborosan waktu, mengadoptasi suatu kriteria hasil-hasil dari waktu manajer untuk usaha-
usaha pembuatan keputusan, dan mengumpulkan data-data waktu untuk kegiatan-kegiatan
 yang berlangsungdan evaluasi serta perbaikan penggunaan waktu.
banyak pemajak-pembajak waktu yang dapat menghabiskan waktu seorang manajer.
Diantaranya adalah : rapat-rapat dan konferensi-konferensi, telepon-telepon, tamu-tamu, dan
pekerjaan surat menyurat yang berlebihan.

 Pengawasan Biaya
Biaya adalah suatu pertimbangan dalam semua kegiatan. Kebanyakan biaya dapat
dikategorikan dalam lima kategori yaitu : biaya langsung, biaya yang material langsung, biaya
overhead tata usaha pabrik, ongkos penjualan, dan ongkos administrasi.

 Manfaat Hasil Pengawasan

Terlepas dari teknik mana yang dianggap paling penting dan tepat untuk digunakan ,
manfaat terpenting dari pengawasan adalah :
a).tersedianya bahan informasi bagi manajemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi
berbeda
b).dikenalinya faktor-faktor pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan efisien dan
efektif
c).pemahaman tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam penyelengaraan
berbagai kegiatan operasional .
d.) langkah-langkah apa yang segera dapat diambil untuk menghargai kinerja yang memuaskan
e).tindakan preventif apa yang yang segera dapat dilakukan agar deviasi dan standar tidak terus
berlanjut.

2.4 Objek Pengawasan

1.Berdasarkan subyek yang mengawasi

a.Controlling manajerial dan staff

b.Controlling eksternal dan internal
 c.Controlling formal dan informal
d.Controlling langsung dan tidak langsung

2.Berdasarkan objek yang diawasi

Personalia,sebagai berikut:

a.Kejujuran, dengan memberikan suatu kesempatan untuk melakukan wewenang yang

penting, yang bisa memungkinkan terjadinya penyelewengan, namun tetap diawasi.
b. Kesetiakawanan, adalah dengan menilai ucapan atau tindakan yang dilakukan oleh
pegawai setiap harinya.
c. Tingkah laku, menjamin terdapatnya kerja kelompok dan mencegah adanya perselisihan
pada pegawai.
d. Kerajinan, penilaian dapat dilakukan dengan menggunakan daftar presensi dan/atau
absensi serta hasil kerja.
e. Kesetiaan, adalah loyalitas yang diberikan orang-orang yang ada di dalam organisasi
kepada organisasi dan tugas yang harus dilaksanakan.

3.Berdasarkan Waktu

a. Pengawasan preventif, dilaksanakan pada saat sebelum terjadinya penyimpangan,

kesalahan, dan penyelewengan.
b. Pengawasan represif, dilaksanakan pada saat sesudah terjadinya penyimpangan,
kesalahan, dan penyelewengan.

4.Berdasarkan sistem

a. inspektif, adalah melakukan suatu pemeriksaan setempat, hal tersebut bertujuan untuk
mengetahui sendiri keadaan yang sesungguhnya.
b. Komparatif, adalah suatu kegiatan membandingkan antara hasil yang didapatkan
dengan rencana yang sudah dibuat.
 c. Verifikatif, adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan oleh para staf, terutama dalam
bidang keuangan dan/atau material.
d. Investigative, adalah melakukan suatu penyelidikan dengan tujuan untuk mengetahui
atau membongkar terjadinya berbagai penyimpangan dan penyelewengan yang
tersembunyi.

2.5 Standar operasi prosedur pengawasan

1.Apa itu SOP?

SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekejaan sesuai
dengan fungsi dan alat penilaian kinerja bagi instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha
maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai
tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan

2.Dampak positif SOP terhadap perusahaan

jika dalam badan usaha telah memiliki SOP, maka para pekerja diwajibkan bekerja
sesuai dengan peraturan yang telah disusun. SOP dijadikan sebagai minimum standart yang
mempengaruhi hasil produk atau jasa. Semakin besar suatu perusahaan, maka semakin ketat juga
SOP. Tidak hanya untuk melancarkan kegiatan operasional, tetapi juga mempengaruhi
kepercayaan pelanggan untuk menggunakan produk atau jasa.

3.Manfaat SOP bagi perusahaan

1.Meningkatkan & Menjaga Nama Baik Perusahaan

jika SOP dijalankan sesuai dengan yang tertulis, tentu kinerja perusahaan akan dinilai
baik dimata konsumen, sehingga konsumen tidak segan untuk mencoba dan
menggunakan hasil produk atau jasa perusahaan tersebut. Bahkan akan berdampak juga
pada ketertarikan masyarakat untuk bekerja pada perusahaan. Jika usaha Anda
 merupakan PT terbuka, tentunya akan menaikkan harga saham, dan semakin banyak
investor yang akan berinvestasi.
2. SOP Adalah Pedoman Dalam Bekerja dan Meningkatkan Akuntabilitas
Akuntabilitas merupakan pertanggungjawaban, yaitu merupakan komponen yang
menjadi penggerak jalannya perusahaan, sesuai tugas dan wewenangnya. SOP kerja
membantu para pekerja di dalamnya untuk bekerja sesuai dengan tugasnya masing-
masing, sehingga mereka dapat bekerja dengan efektif dan efisien, serta tidak
mengerjakan tugas yang ada diluar tanggung jawab mereka (tumpang tinding tugas).

Dengan adanya SOP kerja, maka pekerja juga memahami apa yang harus dilakukan dan
tidak boleh dilakukan selama masa jam kerja. Tentunya hal ini akan membuat mereka menjadi
lebih disiplin dalam bekerja dan membentuk standarisasi tersendiri dalam proses produksi dan
barang atau jasa yang dihasilkan.

3. SOP adalah sistem yang mempermudah Pengawasan Tim.

Kepala divisi atau manajer akan mudah dalam mengkontrol produk atau jasa yang
dihasilkan. Jika ditemukan ada yang janggal atau kesalahan dalam proses pengerjaan, maka
pihak yang bersangkutan akan mudah mencari tim mana yang seharusnya bertanggung jawab.
Tim juga akan lebih mudah diawasi kinerjanya, karena mereka memiliki SOP kerja masing-
masing. Manajer akan mengetahui mana tim yang kerjanya masih kurang sesuai dengan standart
perusahaan dan secepat mungkin di benarkan. Selain itu manajer akan terbantu saat akan
menelusuri saat ada kesalahan prosedur dalam pelayanan maupun dalam rantai produksi.

4. Memberikan Ciri Khas Pada Perusahaan.

Setiap produk dan jasa yang dihasilkan suatu perusahaan harus memiliki ciri khas khusus yang
akan diingat oleh konsumen. Ciri khas ini juga diatur dalam SOP, supaya siapapun yang bekerja
nantinya, tetap akan menghasilkan produk atau jasa yang sama dengan sebelumnya, mengingat
SDM (Sumber Daya Manusia) tidak akan bekerja terus selamanya di dalam perusahaan.
jika tidak ada SOP yang mengatur, maka dikhawatirkan bila terjadi pergantian pekerja akan
mempengaruhi hasil produksi dan tentu akan mengecewakan konsumen.

5. Memberikan Dasar Hukum Yang Jelas.

Standard Operating Procedure, secara tidak langsung juga merupakan perjanjian tertulis antara
perusahaan dengan pekerja dan antara perusahaan dengan konsumen maupun pihak eksternal
lainnya.
Jika nanti ada pekerja yang bekerja tidak sesuai dengan SOP (dengan catatan, mereka sudah
mengetahui SOP perusahaan dan menyatakan setuju mengikuti SOP) perusahaan berhak untuk
menegur atau memberikan SP (Surat Peringatan), bahkan menuntut secara hukum (tergantung
pelanggaran yang dilakukan).
sedangkan pihak eksternal juga dapat menegur atau mengkritik bila merasa pelayanan atau
produk dan jasa yang digunakan tidak sesuai prosedur perusahaan. Misalkan, beberapa waktu
yang lalu terdapat kasus seorang konsumen menuntut salah satu perusahaan coklat, karena coklat
yang ia dapatkan isinya tidak sesuai yang tertera pada kemasan.

2.6 Kesalahan dan hambatan dalam membuat SOP

1.SOP tidak memiliki reward dan punishment

Reward merupakan penghargaan atau hadiah yang diberikan kepada seseorang,
karena berhasil menjalankan tugasnya atau karena berhasil mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Sedangkan punishment adalah hukuman yang diberikan kepada seseorang, karena
tidak menjalankan perintah yang diberikan atau karena tidak berhasil mencapai tujuan yang
disepakati bersama.
Tanpa adanya reward and punishment, mereka akan jenuh dan malas untuk bekerja
sesuai SOP. Karena adanya pikiran, bahwa bekerja sesuai SOP atau tidak sekalipun sama sekali
tidak memberikan efek apapun pada diri mereka.

2. Adanya Masalah Teknis Pada SOP Yang Menghambat Proses Eksekusi

Dalam pembuatan Standard Operating Procedure, khususnya bagi SOP baru biasanya
memiliki trial and error. Pemikiran saat penyusunan dengan praktek terkadang tidak sama
dengan ekspetasi. Inilah salah satu yang menghambat jalannya pelaksanaan SOP.
Bisa saja saat menjalankannya ternyata banyak kesulitan atau bisa juga ternyata
peraturan tersebut mendatangkan suatu masalah (E.g. jadi tidak efisien, lebih rumit, lebih lama,
Etc.) yang membuat para pekerja trauma dan memutuskan tidak menjalankan SOP tersebut lagi.
 3. Hambatan Adaptasi & Ketidaksepakatan Dalam Organisasi
Ada beberapa organisasi atau pekerja dalam perusahaan yang menolak menjalankan
SOP karena berbagai alasan tertentu. Bukan karena tidak bisa beradaptasi dengan kebijakan baru,
tetapi sebagai bentuk pernyataan tidak setuju dengan kebijakan tersebut.
Cara mengatasinya adalah dengan cara mengajak kelompok yang menolak untuk
berdiskusi bersama. Bertanya apa yang membuat mereka tidak mau menjalankan kebijakan yang
baru disusun dan apa ada dampak yang merugikan. Dengarkan masukan mereka, dan mintalah
saran yang menurut mereka baik. Jika memang ternyata prosedur tersebut merugikan salah satu
pihak, penting untuk segera dikaji dan disusun ulang.

4. Pengawasan Yang Kurang Terhadap Pelaku SOP

Sekalipun sudah ada SOP, namun perlu diingat bahwa yang menjalankan SOP adalah
manusia. Beberapa terkadang sengaja tidak menjalankan SOP karena merasa tidak terlihat oleh
manajemen atau kepala divisi. Hal-hal ini tentu akan merugikan perusahaan.

Bisa saja diawal hanya 1 atau 2 pekerja yang sengaja melanggar SOP, namun karena tidak ada
pengawasan maka pekerja yang lain akan ikut melanggar. Setiap kepala divisi atau manajemen
harus mengawasi pekerja mereka dengan ketat untuk menghindari pelanggaran ini.

5. Penyampaian SOP Yang Tidak Jelas dan Satu Arah

Pekerja biasanya tidak bisa menjalankan SOP karena merasa prosedur tersebut kurang jelas.
Mereka mau menjalankan pun bingung apa yang harus diperbuat. Misalkan SOP perusahaan
hanya bertuliskan bahwa pada hari jumat boleh menggunakan baju bebas. Tapi tidak disebutkan
bagaimana kriteria baju bebas yang dimaksud oleh perusahaan. Tentu ini, akan menghambat
jalannya SOP.

2.7 Kesimpulan apa itu SOP

Rasanya sekarang Anda sudah cukup paham apa itu sop, dan fungsinya di dalam
sebuah perusahaan. Poin yang paling penting, sebelum membuat SOP Anda sebaiknya mengajak
diskusi seluruh anggota organisasi yang akan melaksanakan aktifitas sesuai dengan SOP
tersebut. Karena pada umumnya, merekalah yang memiliki pengetahuan tentang lapangan secara
lebih detil.

Sehingga pengetahuan tersebut bisa digunakan untuk membuat SOP yang lebih tepat, efektif,
praktis, dan efisien secara waktu pembuatan. Apalagi karena para eksekutor turut serta dalam
pembuatan SOP, hambatan dalam melaksanakan kegiatan sesuai SOP akan lebih kecil. Sehingga
SOP tersebut akan lebih efektif dan bermanfaat untuk dijalankan.

2.8 Pengawasan yang efektif

1.Apa itu pengawasan yang efektif

Proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang sudah
mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan.

2.Kapan pengawasan dilakukan

Saat menetapkan standar pelaksanaan dari tujuan perencanaan dan memantau kegiatan
nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumya agar mencapai tujuan yang diinginkan

3.Karakteristik pengawasan yang efektif

a.Bertindak sesuai dengan informasi yang relevan dan terseleksi
b.Adanya pengujian pendahuluan
c.Menyediakan latihan dokumentasi tertulis pagi para operator dan pemakai system
d.Tepat waktu
e.Menekan biaya secara efektif
f.System yang digunakan harus tepat dan akurat

4.Kapan suatu pengawasan dikatakan efektif

Suatu system pengawasan dapat dikatakan efektif apabila system pengawasan tersebut
sudah memenuhi standar yang telah ditetapkan dan biasanya sesuai dengan prinsip fleksibilitas
 BAB III
PENUTUP

2.9 Kesimpulan

Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan

organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan sesuai
yang direncanakan . Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara
perencanaan dan pengawasan . Seperti terlihat dalam kenyataan , langkah awal proses
pengawasan adalah sebenarnya langkah perencanaan , penetapan tujuan , standar atau sasaran
pelaksanaan suatu kegiatan. Ada tiga tipe dasar pengawasan ,yaitu (1) pengawasn pendahuluan ,
(2) pengawasan concurent , dan (3) pengawasan umpan balik.
Tahap – tahap dalam proses pengawasan terdiri dari standart, evaluate dan corrective
action . Untuk menjadi efektif , sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu .Kriteria-
kriteria utama adalah bahwa sistem seharunya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar , 2)
tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif , 4) tepat akuarat , dan 5) dapat diterima oleh yang
bersangkutan . Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem
pengawasan. Teknik pengawasan terdiri dadi empat teknik yang saling berurutan. Dan metode
pengawasan terdiri dari dua metode yakni metode kuantitatof dan metode bukan kuantitatif .
Manfaat terpenting dari pengawasan adalah :a).tersedianya bahan informasi bagi
manajemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi berbeda,b).dikenalinya faktor-faktor
pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan efisien dan efektif, c).pemahaman
tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam penyelengaraan berbagai kegiatan
operasional .

3.0 Saran
Kami menyadari bahwa Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu
kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi
kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang
telah berpartisipasi.

Daftar pustaka

Kade setiawan. (2014, august 20). Prezi. Retrieved from Prezi:

https://prezi.com/bu4coxkbrlgm/pengawasan-yang-efektif/

Daryaatmaka, G. (2019, august 1). PROMISE integreted procurement solution. Retrieved

from promise website: https://prezi.com/bu4coxkbrlgm/pengawasan-yang-efektif/

bisnis, M. (2021, mei 19). Mastah bisnis. Retrieved from Mastah bisnis:
https://mastahbisnis.com/pengawasan/

pengetahuan, s. (n.d.). portal media pengetahuan online seputar pengetahuan. Retrieved

from seputar pengetahuan:
https://www.seputarpengetahuan.co.id/2018/05/pengertian-pengawasan-tujuan-
fungsi-jenis-jenis.html