JOBS DESCRIPTION

KEPANITIAAN YOUTH INTEGRITY CAMP 2013

Panitia Jobs Description Deadline
Ketua  Mengcover panitia harian
 Mengontrol acara secara keseluruhan
 Berkoordinasi dengan SC untuk mengontrol kinerja
berdasarkan jobdesc dan timeline
Sekretaris I  Notulen setiap rapat
 Membuat proposal: Kegiatan, Permohonan Bantuan
Donatur, dan Sponsorship
 Persiapan pre-acara: Jobdesk
 Membuat database proposal
 Membuat Presensi setiap rapat dan acara untuk
panitia dan peserta pada hari H
 Menyeleksi administrasi pendaftaran peserta
 Membuat LPJ
Sekretaris II  Membuat surat perizinan
 Membuat surat undangan
 Membuat surat pengantar
 Membuat database surat masuk dan keluar
 Membuat LPJmembantusekretaris I
Bendahara I  Membuat rekening bank
 Membuat databaase pemasukan dan penegeluaran
uang
 Mengontrol pemasukan dan pengeluaran uang
 Mencatat pemasukan dan pengeluaran uang
 Melaporkan pemasukan dan pengeluaran uang
 Pembuatan SPJ
Bendahara II  Membuat rincian anggaran : Sponsorship, Nyata,
Perkiraan pendapatan Div. Sponsorship
 Membuatkaospanitiadanpeserta
 Menetapkan HTM bagi peserta
 MembantuBendahara I membuat SPJ
Divisi Acara  Membuat tema acara
 Membuat konsep acara
 Mengeksekusi acara
 Survey tempat kegiatan bersama tiap koor. kegiatan
 Jobdesk panitia saat hari H
 Mengontrol jalannya breafing dan evaluasi setiap
harinya saat hari H
 Membuat list kebutuhan dan anggaran
 Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti
nota ke Bendahara I
Welcome Party dan Farewell Party
 Menetapkan konsep Welcome Party dan
 Farewell Party
 Menetapkan tanggal dan tempat pelaksanaanya
 Menyelenggarakan Welcome Party dan Farewell
Party
 Membuat list kebutuhan/perlengkapan
 Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang
terkait
 Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan
bukti nota ke Bendahara I
Divisi  Melakukan publikasi kegiatan: SMA se-Joglosemar,
Komunikasi  Mendata publikasi
 Membuat dan mengontrol sarana publikasi melalui:
koran, radio, blog, web, kaskus, fb, twitter
 Membuat list kebutuhan dan anggaran
 Melakukan koordinasi dengan HIMAPSI untuk
menggunakan sekre HIMAPSI sebagai sekre Youth
Integrity Camp 2013
 Membuat perizinantempatdanpihak-pihak yang
terkait
 Mencari pesertaSMA Se-Joglosemar
 Melakukan pendekatan ke SMA terkait untuk
bersedia ikut
 Membantu memenuhi kebutuhan peserta
 Menghubungkan pesertadengan panitia
 Bersifat sebagai “tameng panitia” apabila ada
komplain dari peserta
 Membuat list kebutuhan dan anggaran
 Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait
 Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti
nota ke Bendahara I
Divisi  Melakukan survey penginapan peserta
Transakom  Menetapkan penginapan peserta
 Mengontrol paket akomodasi peserta
 Melakukan survey transportasi untuk peserta:
kendaraan umum/pribadi/sewa
 Menetapkan jenis transportasi peserta
 Menentukan jalur transportasi untuk Menyiapkan
transportasi untuk panitia
 Melakukan survey untuk konsumsi WP dan FP:
prasmanan
 Menetapkan konsumsi WP dan FP: prasmanan
 Menyiapkan konsumsi panitia: snack,makanan,
minum
 Menyiapkan konsumsi pengisi acara: minum dan
snack
 Menyiapkan konsumsi undangan: makan,minum,
dan snack
 Membuat list kebutuhan dan anggaran
  Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti
nota ke Bendahara I
 Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait
Divisi Media  Membuat desain acara: logo, maskot, backdrop ( WP
dan FP)
 Membuat desain proposal: layout hard proposal dan
layout soft proposal
 Membuat desain perlengkapan publikasi: spanduk,
pamflet, leaflet, dll (menyesuaikan)
 Membuat desain bendahara: kaos peserta,kaos
panitia,souvenir (menyesuaikan)
 Melakukan setting tempat acara dan WP/FP
 Melakukan dokumentasi dari persiapaan acara
hingga hari H.
 Membuat list kebutuhan dan anggaran
 Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait
 Mencetak perlengkapan publikasi: pamflet, leaflet,
dll (menyesuaikan)
 Mencetak: co card (panitia dan peserta), sertifikat
(juara,peserta, dan panitia)
 Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti
nota ke Bendahara I
Divisi  Menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan tiap
Logistik Div
 Membuat list kebutuhan dan anggaran
 Membantu publikasi sebelum hari H
 Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait
 Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti
nota ke Bendahara I
Divisi  Membuat list Sponsor
Sponsorship  Membuat kontrapretasi di proposal sponsorship
 Mengajukan proposal: Sponsorship
 Melakukan usaha yang dapat memberikan
pemasukan
 Melakukan follow up dana dan usaha pre acara
 Mengurus pihak sponsor yang datang saat hari H
 Melakukan follow up dana dan usaha pasca acara
 Membuat list kebutuhan dan anggaran
 Membuat list kebutuhan dan anggaran
 Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait
 Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti
nota ke Bendahara I