2.

7 PENGERTIAN DESKRIPSI PEKERJAAN

Berikut ini adalah beberapa pengertian deskripsi pekerjaan dari beberapa ahli yang menunjukan bahwa
deskripsi pekerjaan merupakan uraian informasi mengenai pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah hasil
analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengolah informasi
mengenai pekerjaan (Veithzal Rivai 2009). Uraian pekerjaan suatu uraian pekerjaan menyebutkan tugas
dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Disebutkan apa yang dikerjakan, mengapa dikerjakan, dan
dimana dikerjakannya, dan secara singkat bagaimana mengerjakannya (Robert L. Mathis John H. Jackson
2001). Definisi yang hampir sama diajukan oleh Gary Dessler (2004) bahwa Sebuah deskripsi pekerjaan
adalah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu
melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya.

Dari definisi para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis
tentang ruang lingkup pekerjaan, yang menginformasikan tentang pekerjaan, bagaimana melakukannya,
bagaimana kondisinya. Definisi yang menyebutkan bahwa deskripsi pekerjaan merupakan tugas,
kewajiban, dan tanggung jawab, dikemukakan oleh Raymond A. Noe (2004) bahwa “ Job description a
list of the tasks, duties, and responsibilities (TRDs) that a particular job entails.” Yang berarti deskripsi
pekerjaan adalah sebuah daftar tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang diperlukan oleh pekerjaan
tertentu, dan satu definisi mengatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah identifikasi tugas, kewajiban,
dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan yang dikemukakan oleh Stephen Robbins (2005). Dari
beberapa definisi para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa deskripsi jabatan atau pekerjaan adalah
merupakan hasil analisis pekerjaan yang sistematis sebagai rangkaian kegitan atau proses menghimpun
dan mengolah informasi mengenai pekerjaan, atau dapat pula dikatakan bahwa deskripsi pekerjaan
adalah suatu uraian tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat
diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaanya
sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok dari uraian tersebut, yaitu tugas, kewajiban
dan tanggung jawab yang diperlukan oleh pekerjaan tertentu.

2.8 PENGERTIAN SPESIFIKASI PEKERJAAN

Spesifikasi pekerjaan (job spescification) adalah sebuah daftar pengetahuan , keahlian, kemampuan, dan
karakteristik lainnya yang harus dimiliki oleh individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan.
Pengetahuan mengacu ke informasi prosedural dan faktual yang diperlukan bagi pelaksanaan sebuah
tugas secara berhasil. Keahlian adalah tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas tertentu.
Kemampuan merujuk ke kapabilitias umum yang dimiliki oleh individu. Karakteristik lainnya dapat dapat
berupa tindak-tanduk kepribadian seperti motivasi pencapaian atau ketekunan.

Perbedaan antara deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah persoalan perspektif saja,
Deskripsi pekerjaan menetapkan apa pekerjaan tersebut, merupakan profil pekerjaan. Spesifikasi
pekerjaan menggambarkan tuntutan pekerjaan atas para karyawan yang melakukannya dan persyaratan
keahlian manusia: merupakan profil manusia yang dibutuhkan oleh orang yang menunaika pekerjaan
tersebut. Persyaratan manusia meliputi pengalaman, pelatihan, pendidikan dan kemampuan memenuhi
tuntutan fisik dan mental. Informasi yang terdapat dalam spesifikasi pekerjaan dapat merupakan salah
satu dari ketiga kategori tersebut.:
Persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan pengertian

Persyaratan penddikan termasuk , termasuk pendidikan menengah , universitas, atau pendidikan

kejuruan

Pengetahuan, keahlian dan kemampuan.

Spesifikasi pekerjaan harus hanya mencakup kualifikasi yang jelas berhubungan dengan kinerja
pekerjaan yang dapat dierima.Spesifikasi pekerjaan melaksanakan fungsi yang terpisah dari komponen
analisis pekerjaan yang lain. Spesifkasi pekerjaan tidak memaparkan lingkungan fisik tugas dan
kewajiban, atau kondisi pekerjaan.Sebaliknya, tujuan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menentukan
karakteristik personalia yang sahih untuk penyaringan, seleksi dan penempatan.

Spesifikasi pekerjaan penting karena beberapa alasan :

Pekerjaan tertentu mempunyai kualifikasi yang diharuskan oleh undang-undang.(pilot, pengacara dll)

Jenis spesifikasi pekerjaan yang lain berdasarkan tradisi profesional.(profesor harus setidaknya S3)

Spesifikasi pekerjaan dapat melibatkan pembuatan standar atau kriteria tertentu yang dianggap perlu
bagi kinerja yang berhasil (juru tik harus dapat mengetik 100 huruf dalam 1 menit)

2.9 MANFAAT DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI PEKERJAAN

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada
informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat
digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

Perekrutan dan penyeleksian

Analisis pekerjaan memberikan informasi mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia
yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini. Informasi ini dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan, yang digunakan untuk membantu manajemen menentukan jenis orang yang akan direkrut
dan dipekerjakan. Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah
mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami
karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jabatan
tertentu tersebut. Selain itu setiap pekerjaan memerlukan tingkat pengetahuan, ketrampilan dan
kemampuan yang berbeda-beda.

2. Kompensasi

Informasi analisis pekerjaan sangat penting untuk memperkirakan nilai dari setiap pekerjaan dan
kompensasi yang tepat. Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka
lakukan dalam organisasi. Kompensasi (seperti gaji dan bonus) biasanya bergantung pada ketrampilan
dan tingkat pendidikan yang dibutuhkan oleh pekerjaan itu, tingkat bahaya dan keamanan pekerjaan,
tingkat tanggung jawab, dan seterusnya. Analisis pekerjaan memberikan informasi untuk menentukan
nilai relatif dari setiap pekerjaan kemudian kelompok SDM yang tepat untuk mengerjakannya.

3. Penilaian prestasi kinerja

Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan prestasi dari setiap karyawan dengan standar
prestasi perusahaan. Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk menentukan aktivitas pekerjaan
itu dan standar prestasinya. Mengembangkan standar kinerja yang jelas dan realistis dapat mengurangi
problem komunikasi dalam umpan balik penilaian kinerja antar pimpinan, pengawas, dan karyawan.

4. Keselamatan dan Kesehatan

Informasi yang diperoleh dari deskripsi pekerjaa juga bermanfaat dalam mengidentifikasi masalah-
masalah keselamatan dan kesehatan. Sebagai contoh, para karyawan perlu memberi pernyataan apakah
suatu pekerjaan mengandung bahaya atau tidak. Diskripsi/spesifikasi pekerjaan harus mencerminkan
kondisi tersebut. Di samping itu membutukan informasi khusus mengenai bahaya-bahaya tersebut agar
mereka dapat menjalankan pekerjaan mereka dengan aman.

5. Hubungan Karyawan dan Perburuhan

Informasi deskripsi juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para
karyawan diperimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan memberikan
standart evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas dari apakah perusahaan memiliki serikat atau tidak,
informasi yang diperoleh melalui analisis pekerjaan seringkali dapat enghasilkan keputusan-keputusan
sumber daya manusia yang objektif.

6. Pelatihan dan Pengembangan

Deskripsi pekerjaan harus memberi gambaran tentang aktivitas, keterampilan dan pelatihan yang
dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut. Dengan mendefinisikan aktivitas apa yang dijalankan pekerjaan,
analisis pekerjaan membantu pengawas menjelaskan pekerjaan kepada karyawan baru.

7. Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan

Deskripsi pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan. Sebagai
contoh, manajer produksi perusahaan mengatakan bahwa beliau bertanggung jawab untuk selusin
kewajiban, seperti penjadwalan produksi dan pembelian bahan mentah. Namun mengatur persediaan
bahan mentah bukanlah tugasnya. Tidak ada satu orang pun dari produksi lainnya yang bertanggung
jawab untuk mengatur persediaan bahan mentah. Dari tinjauan pekerjaan lain bahwa harus ada
seseorang yang mengatur persediaan, engan demikian analisis pekerjaan membantu mengungkapkan
kewajiban yang belum ditugaskan.
2.10 CONTOH DESKRIPSI PEKERJAAN

1. Nama Jabatan : KEPALA SEKSI ANGGARAN

2. Spesifikasi Jabatan :

a. Tugas pokok dan tanggung jawab, yaitu membantu Kepala Biro Keuangan dalam hal
merencanakan, dan mengatur, dan penyusunan RABP Perusahaan.

b. Tugas rutin, yaitu :

* Menyiapkan data dari Biro, Cabang, Unit guna penyusunan RABP

* Mengikuti secara terus menerus pelaksanaan dan realisasi dari anggaran Kantor Pusat, Cabang serta
Unit dan mengadakan evaluasi dan tanggapan ke Cabang/Unit.

* Membuat analisa terhadap laporan keuangan Cabang/Unit dari sudut Anggaran termasuk produksi,
pemasaran, dan administrasi/umum serta realisasinya.

* Mengadakan penyusunan dan perekaman struktur harga jual dan lain – lain baik Cabang/Unit.

* Memberi saran kepada Kepala Biro terhadap Cabang/Unit dalam pelaksanaan yang melebihi
anggaran untuk dimintakan pertanggungjawaban.

* Menyusun laporan periodic seksinya.

* Bertanggung jawab atas keberhasilan pekerjaannya.

c. Tugas kadangkala :

Ø Menyusun RABP secara keseluruhan (Cabang, Unit, Kantor Pusat)

Ø Mengadakan dan gabungan berbagai RABP Pusat, Cabang, Unit, Intern maupun Pemegang Saham.

Ø Melakukan revisi bila perlu.

d. Wewenang :

* Memerintah bawahannya

* Menegur/member peringatan

* Menilai bawahannya

* Hubungan Kerja

* Bertanggung jawab kepada Kepala Biro Keuangan.

3. Prasyarat Jabatan :

a. Pendidikan : Sarjana Ekonomi Perusahaan.

b. Pengalaman :

· Sekurang – kurangnya 3 tahun bagi Sarjana/Staf Direksi

· Supervisor senior Bidang Administrasi Keuangan dapat dipromosikan sebagai Kepala Seksi
Anggaran setelah melalui ujian dinas.

c. Kemampuan :

§ Menguasai seluk – beluk anggaran perusahaan.

§ Memahami tentang bisnis gas – gas industry.

§ Memahami kegiatan bidang – bidang lain (Produksi/Tehnik, pemasaran dan Administrasi/Umum)

§ Memiliki kemampuan analisa dengan baik.

§ Mampu menyusun standard – standard biaya dan hasil operasi.

d. Keterampilan :

ü Menyusun RABP secara keseluruhan

ü Menyusun laporan.