Penyusunan
Dokumen
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan keberhasilan
akreditasi Puskesmas Kombikuno adalah bagaimana mengatur sistem
pendokumentasian dokumen. Pengaturan sistem dokumentasi dalam satu proses
implementasi akreditasi Puskesmas Kombikuno dianggap penting karena dokumen
merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan
kegiatan, serta bagian dari salah satu persyaratan Akreditasi Puskesmas
Kombikuno. Dengan adanya sistem dokumentasi yang baik dalam suatu
instusi/organisasi diharapkan fungsi-fungsi setiap personil maupun bagian-bagian
dari organisasi dapat berjalan sesuai dengan perencanaan bersama dalam upaya
mewujudkan kinerja yang optimal.
Dokumen yang dimaksud dalam Akreditasi Puskesmas Kombikuno secara
garis besar dibagi atas dua bagian yaitu dokumen internal dan eksternal. Dokumen
tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu
dan sistem manajemen pelayanan. Regulasi internal tersebut berupa Kebijakan,
Pedoman, Standar operasional prosedur (SOP) dan dokumen lain disusun
berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-pedoman (regulasi) eksternal
yang berlaku.
Agar para pemangku kepentingan Akreditasi Puskesmas Kombikuno memiliki
acuan dan memudahkan dalam melakukan dokumentasi perlu disusun Pedoman
Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas Kombikuno.
1
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
C. Sasaran
a. Pelatihan akreditasi
b. Pendamping dan surveior akreditasi Puskesmas Kombikuno.
c. Kepala Puskesmas Kombikuno, penanggung jawab, pelaksana dan Tim Mutu/
Akreditasi Puskesmas Kombikuno.
d. Pemerhati akreditasi Puskesmas Kombikuno.
D. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik
kedokteran, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 116;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan,
Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2009 Nomor 144;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tetang Pelayanan
Publik, Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112;
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Tenaga
Kesehatan;
5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah;
6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 72Tahun 2012 tentang Sistem
Kesehatan Nasional;
7. Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar OperasionalProsedur Administrasi Pemerintahan;
8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan
Kesehatan pada Jaminan KesehatanNasional;
9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 9 tahun 2014 tentang Klinik;
10. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas;
11. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59 tahun 2015 tentang Komisi Akreditasi
FKTP;
12. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang Tentang Akreditasi
Puskesmas, Klinik Pratama,Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan Tempat Praktik
Mandiri Dokter Gigi;
2
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
13. Peraturan Bupati Nomor 9 tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten Muna Barat
3
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
BAB II
DOKUMENTASI AKREDITASI PUSKESMAS KOMBIKUNO
4. Dokumen Kedaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan
pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KADALUWARSA”. Dokumen
induk diidenfikasi dan dokumen sisanya dimusnahkan.
5
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
BAB III
PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI
A. Tata Naskah
6
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
7
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
24 jam setelah surat diterima), dan biasa (batas waktu maksmum 5 hari kerja
setelah surat diterima).
6. Pengetikan :
a. Bentuk Huruf (fonts)
1) Setiap tulisan naskah dinas menggunakan bentuk huruf Arial ukuran 12
dan spasi 1 atau 1,5 atau sesuai dengan kebutuhan.
2) Untuk tulisan cover judul depan menggunakan bentuk huruf kapital Arial
ukuran 14 bold spasi 1,5 dan logo Puskesmas yang berdiameter 5 cm
atau sesuai dengan kebutuhan.
b. Ruang Tepi (Margin)
Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah
dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara
penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah,
baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat
ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan
ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat
naskah dinas,yaitu:
1) Ruang tepi atas : 3 cm dari tepi atas kertas;
2) Ruang tepi bawah : 2 cm dari tepi bawah kertas;
3) Ruang tepi kiri : 3 cm dari tepi kiri kertas;
4) Ruang tepi kanan : 2 cm dari tepi kanan kertas.
Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas
bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah
dinas.
7. Format kepala naskah
Format kepala naskah diperuntukkan terhadap dokumen surat keputusan
saja, sedangkan format kepala naskah Standar Operasional Prosedur (SOP)
mengikuti aturan pedoman penyusunan dokumen Puskesmas Kombikuno .
Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penggunaan format kepala naskah seperti tersebut
di atas bersifat fleksibel, sesuai keperluan dokumennya.
Untuk contoh format kepala naskah yaitu kop surat keputusan Puskesmas
Kombikuno beserta cara pembuatan isinya, susunannya adalah sebagai
berikut :
8
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
Keterangan pada kop surat : KOP surat menggunakan spasi 1, garis bawah
kop surat keputusan ukuran 3 pt, logo Pemerintah kabupaten dan puskesmas
berdiameter 2 cm, Pemerintah Kabupaten Muna Barat menggunakan tulisan arial
12 dengan bold / ditebalkan dan Dinas Kesehatan menggunakan arial 12 dengan
bold/ditebalkan, Puskesmas Kombikuno arial 14 dengan bold/ditebalkan, alamat
dan kode pos, serta alamat email menggunakan huruf arial 10 dimiringkan.
8. Penggunaan kertas surat : kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah
HVS 70 gram, ukuran kertas untuk semua naskah dinas yang digunakan adalah
Folio F4.
9. Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf naskah dinas berwarna
hitam.
10. Metode Penomoran
Metode penomoran dokumen ditetapkan sebagai berikut:
a) Pedoman menggunakan formasi : PDM/CC/BB/PKM.MGT/XX/YY
Keterangan : PDM : Kode Pedoman
CC : Nomor urut
BB : Jenis pedoman (Standar Admen ditulis ADM,
UKM ditulis UKM, UKP ditulis UKP, MUTU
ditulis MUTU)
PKM.MGT : Puskesmas Kombikuno
XX : Bulan
YY : Tahun
b) Panduan menggunakan formasi : PD/CC/BB/PKM.MGT/XX/YY
Keterangan : PD : Kode Panduan
CC : Nomor urut
BB : Jenis panduan (Standar Admen ditulis ADM,
UKM ditulis UKM, UKP ditulis UKP, MUTU
ditulis MUTU)
PKM.MGT : Puskesmas Kombikuno
XX : Bulan
YY : Tahun
9
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
10
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
B. Kebijakan
11
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
12
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
C. Manual Mutu
13
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
14
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
15
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
16
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
17
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
18
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
mencapai target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya
program kerja pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu,
program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana,
dsb.
h. Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang
direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan
Pelatihan Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya.
i. Volume: diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan
tahunan.
j. Harga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan.
k. Perkiraan Biaya: diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan.
3. Penutup
Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas dalam
menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam
rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana
Pencapaian Kegiatan.
Lampiran:
Lampiran 1. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas
Perencanaan adalah: suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan
untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditentukan dengan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia secara berhasil guna
dan berdaya guna. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) diartikan sebagai
proses penyusunan rencana kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang,
dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah
kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya. Perencanaan Puskesmas mencakup
semua kegiatan upaya Puskesmas yang dilakukan di Puskesmas baik dalam
menjalankan fungsi penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
maupun Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama, UKM baik
esensial, maupun pengembangan sebagai rencana Tahunan Puskesmas yang
dibiayai oleh pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah serta sumber dana
lain.
1. Mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas.
Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas
(PTP) adalah dengan menyusun Rencana Usulan Kegiatan yang meliputi usulan
mencakup seluruh kegiatan Puskesmas.
19
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
20
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
F.Pedoman/Panduan
21
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
22
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
Kata Pengantar
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pedoman
E. Batasan Operasional
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadwal Kegiatan
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
A. Lingkup Kegiatan
B. Metode
C. Langkah Kegiatan
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
c. Format Panduan Pelayanan
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
Sistematika pedoman/panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan
materi/isi pedoman/panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah
pedoman/panduan minimal yang harus ada di Puskesmas Kombikuno yang
dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian.
Bagi Puskesmas Kombikuno yang telah menggunakan e-file tetap harus
mempunyai hardcopy pedoman/panduan yang dikelola oleh tim akreditasi
23
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan
oleh Puskesmas Kombikuno . Program/kegiatan yang dibuat kerangka acuan
adalah sesuai dengan Standar Akreditasi, antara lain: Program Pengembangan
SDM, Program Peningkatan Mutu Puskesmas Dan Keselamatan Pasien, Program
Pencegahan Bencana, Program Pencegahan Kebakaran, kegiatan pelatihan triase
gawat darurat dan sebagainya.
Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang
akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang
merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan
tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan.
Dalam kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan
agar tujuan tercapai,dengan penjadwalan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.
Kerangka acuan dapat menggunakan format yang diterapkan di Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota masing-masing atau contoh Sistematika Kerangka Acuan sebagai
berikut:
A. PENDAHULUAN
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih
terkait dengan upaya/ kegiatan.
B. LATAR BELAKANG
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
C. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah
tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara
rinci
D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang
harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu
antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan
24
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan
membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
F. SASARAN
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk
mencapai tujuan-tujuan upaya/kegiatan. Sasaran Program/kegiatan
menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu.
Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu:
1) Specific: sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan,
bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur
yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan
kegiatan yang spesifik.
2) Measurable: sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk
memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan
ke dalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi untuk mengukur
pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/kegiatan) harus ditetapkan
sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
3) Agressive but Attainable: apabila sasaran harus dijadikan standar
keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh
mengandung target yang tidak layak.
4) Result oriented: sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang
ingin dicapai. Misalnya: mengurangi komplain masyarakat terhadap
pelayanan rawat inap sebesar 50%.
5) Time bound: sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif
pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya
kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat
sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi
dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun
anggaran di Puskesmas.
G. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan
yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gantt.
H. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi
pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut
akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga
25
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
26
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
27
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
8. Format SOP
a. Jika sudah terdapat Format baku SOP berdasarkan Peraturan Daerah
(Perda) masing-masing, maka Format SOP dapat disesuaikan dengan Perda
tersebut.
b. Jika belum terdapat Format Baku SOP berdasarkan Perda, maka SOP dapat
dibuat mengacu Permenpan No. 35/2012 atau pada contoh format SOP
yang ada dalam buku Pedoman Penyusunan Dokumen ini.
c. Prinsipnya adalah “Format” SOP yang digunakan dalam satu institusi harus
“SERAGAM”
d. Contoh yang dapat digunakan di luar format SOP Permenpan terlampir
dalam Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
PUSKESMAS ................... ini.
e. Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi
tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang
memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan di dalam melihat
langkah-langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain-
lain, namun tidak boleh mengurangi item-item yang ada di SOP.
Format SOP sebagai berikut:
1) Kop/heading SOP
a) Puskesmas:
JUDUL
No. Dokumen : 01/ADM/SOP/I/2021
No. Revisi : 00
Tanggal Terbit : 4 Januari 2021
SOP Halaman :½
PUSKESMA
NAMA KAPUS
S Ttd Ka. Puskesmas
NIP……………
...................
b) Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua dan
seterusnya SOP dibuat tidak menyertakan kop/heading.
c)
2) Komponen SOP
JUDUL
SO No. Dokumen :
P SOP/01/ADM.03/PKM.MGT/I/ 2021
No. Revisi : 00
Tanggal Terbit : 4 Januari 2021
28
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
Halaman :½
NAMA KAPUS
PUSKESMAS Ttd Ka. Puskesmas
NIP.
...................
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Alat Dan
Bahan
6. Langkah-
Langkah
7. Bagan Alir
(jika
dibutuhkan)
8. Unit terkait
9. Rekaman No Yang Isi Tanggal Mulai
historis . diubah Perubahan diberlakukan
perubahan
Penjelasan:
1) Penulisan SOP harus tetap di dalam kotak adalah: nama Puskesmas dan
logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan kepala
Puskesmas
2) Logo kabupaten dan lambang Puskesmas baik surat keputusan maupun
SOP berdiameter 2,5 cm.
3) Tulisan judul SOP arial 12 bold, spasi judul 1,5 cm, panjang kotak 7 cm
4) Kotak logo kabupaten lebar 3,5 cm, kotak logo Puskesmas lebar 5 cm
5) Nomer dokumen, nomer revisi, tanggal terbit, halaman spasi 1,5 lebar 6
cm, Arial12 cm atau menyesuaikan ukuran kotak.
6) Tulisan SOP Arial 12 bold, lebar kotak 1 cm.
29
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
30
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
3) Isi SOP
Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut:
a) Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau
definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.
b) Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci:
“Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”.
c) Kebijakan: berisi kebijakan kepala Puskesmas Kombikuno yang
menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut.
d) Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan
SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun
bentuk lain sebagai bahan pustaka.
e) Alat dan Bahan : Berisi Alat-alat dan bahan-bahan yang di gunakan
dalam pelaksanaan kegiatan.
f) Langkah-langkah: bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses
kerja tertentu.
g) Bagan Alir (Flow Chart): di dalam penyusunan prosedur maupun
instruksi kerja sebaiknya dalam langkahlangkah kegiatan dilengkapi
dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam
pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis
besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan
diagram alir mikro.
(1) Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis
besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu
simbol, yaitu simbol balok:
31
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
o Awal kegiatan :
o Akhir kegiatan :
o Simbol Keputusan: ? Ya
Tidak
o Penghubung:
o Dokumen:
o Arsip
32
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
33
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
34
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
35
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
c) Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa
juga untuk seluruh unit kerja lainnya.
d) Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka
distribusi dokumen bisa melalui jejaring area lokal, dan diatur
kewenangan otorisasi di setiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat
mengetahui batas kewenangan dalam membuka dokumen.
e. Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti
serta mengisi format usulan penambahan/penarikan dokumen.
f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan
membubuhkan stempel “Kedaluwarsa” dan kemudian menyimpan
dokumen tersebut selama 2 tahun.
g. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
6. Tata Cara Penyimpanan Dokumen
a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani) disimpan di Bagian Tata Usaha Puskesmas Kombikuno .
Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan
sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.
b. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas
Kombikuno , dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila tidak berlaku
lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan
dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke Bagian Tata Usaha
sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku saja.
Bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy dokumen
yang tidak berlaku tersebut, namun untuk dokumen yang asli tetap
disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan
retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas Kombikuno .
c. Dokumen di unit upaya Puskesmas Kombikuno harus diletakkan di
tempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh
pelaksana.
7. Penataan Dokumen
Untuk memudahkan di dalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas
Kombikuno dikelompokan masing-masing bab/kelompok pelayanan/UKM
dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan
daftar secara berurutan.
8. Revisi atau perubahan dokumen
a. Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan sesuai
pejabat yang berwenang
36
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
37
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
BAB IV
PENUTUP
38
Akreditasi Puskesmas Kombikuno Pedoman
Penyusunan
Dokumen
DAFTAR PUSTAKA
39