SAP Fundamental – Logisitik - Procurement

<<First Slide>>

Hai semuanya, kita kembali lagi pada topik logistik.

<<Next Slide>>

Sebagaimana pada video sebelumnya, Topik Logistik akan membahas gambaran umum tentang 3 topik
dalam logistik, yaitu : Procurement (Pengadaan), Sales Order (Penjualan), dan Production (Produksi)
beserta tahapan-tahapan pada setiap topik dan bagaimana implementasinya pada SAP.

<<Next Slide>>

Topik pembahasan sebelumnya tentang Logistics Overview memberikan gambaran singkat terkait
logistik.

Pada video ini akan dibahas terkait Procurement (pengadaan)

<<Next Slide>>

Mari kita mulai tentang Procurement (Pengadaan)

<<Next Slide>>

Procurement di SAP tidak hanya mencakup proses tradisional seperti permintaan, pengelolaan purchase
order, dan verifikasi invoice, namun juga termasuk fitur yang berhubungan dengan maintenance, repair,
and operations.

SAP memungkinkan kita melakukan pembelian yang terencana ataupun tidak, pengelolaan inventory
dan pelaporan untuk semua aktivitas procurement. Disamping itu di SAP juga memungkinkan kita
melakukan seleksi supplier, negosiasi kontrak, hingga evaluasi vendor

SAP juga memungkinkan penanganan procurement yang bervariasi yang memungkinkan pengadaan
material atau service (layanan) dapat diadakan dengan cara yang lebih tepat. Sebagai contoh, proses
subkontrak memungkinkan pengiriman komponen yang dibutuhkan oleh perusahaan outsourcing.

<<Next Slide>>

Pada slide ini kita lihat proses dasar dari Procurement yang meliputi:

1. Demand Determination
2. Source Determination
3. Supplier Selection
4. Purchase Order Processing
5. Order Monitoring
6. Goods Receipt
7. Invoice Verification
8. Payment Processing (Financials)

Kita akan bahas tahapan – tahapan tersebut di slide berikutnya.

<<Next Slide>>

Tahap pertama dalam Procurement adalah Determination of Requirements. Sederhananya,

Determination of Requirements adalah permintaan pengadaan. Permintaan ini dapat dibuat secara
manual ataupun dihasilkan secara otomatis dari material planning ataupun sistem kontrol.

Permintaan pengadaan (disebut juga Purchase Requisition) dapat bersumber dari Material Requirement
Planning (ini dibahas dibagian produksi) ataupun dari Sales Order

Tahap berikutnya adalah Source Determination. Ini tahap penentuan vendor yang akan mensuplai
material ke perusahaan. Requests for Quotation (RFQ) merupakan permintaan penawaran dari supplier,
kita bisa meminta penawaran dari beberapa supplier terhadap kebutuhan material perusahaan. SAP
dapat membantu kita untuk mengidentifikasi sumber yang potensial berdasarkan order-order
sebelumnya.

<<Next Slide>>

Tahap berikutnya adalah Vendor Selection dan Comparison of Quotations. Pada tahap ini, berdasarkan
penawaran yang telah diterima, SAP akan membantu kita untuk membandingkan harga dari masing-
masing supplier

Setelah membandingkan penawaran-penawaran, kita akan masuk ke tahap berikutnya Purchase Order
Creation yaitu penerbitan PO (Purchase Order) ke Supplier. Purchase order dapat dianggap sebagai
kontrak pembelian kepada supplier sesuai dengan jumlah dan harga yang telah disepakati.

Setelah menerbitkan PO ke Supplier/Vendor, kita perlu melakukan pemantauan apakah pesanan kita
sudah dikirim sesuai dengan tanggal dan jumlah yang disepakati, untuk hal ini SAP mampu membantu
kita dalam mengendalikan proses pemantauan ini.

<<Next Slide>>

Tahap selanjutnya dalam Procurement adalah Goods Receiving dan Inventory Management.

Tahap Goods Receiving dilakukan saat kita menerima pesanan kita dari vendor. Good receipt (GR) dapat
dilakukan berdasarkan PO ataupun tanpa PO. Jika dilakukan berdasarkan PO, maka status PO akan
diperbaharui.

Pada GR akan dihasilkan material document untuk memantau pergerakan material.

Tahap berikutnya adalah Invoice verification. Invoice dapat diinput/dipost sebelum atau sesudah GR.
Saat kita melakukan Invoice Verification, SAP menggunakan GoodReceipt/InvoiceReceipt (GR/IR) untuk
pembukuan.

Demikian tahapan-tahapan dalam Procurement, jika kalian lihat, kita tidak membahas Payment
Processing. Tahapan Payment processing akan dibahas dibagian Financial.

<<Next Slide>>
Sekarang kita akan bahas lebih detail terkait Purchase Order.
Tadi saya sebutkan jika PO dapat dianggap sebagai kontrak pembelian kepada vendor.

Hal yang perlu diperhatikan saat membuat PO adalah PO dapat kita buat dengan atau tanpa referensi
ke Purchase Requisition, Request for Quotation, ataupun Purchase order lainnya

Terkait master data, Pada saat membuat PO, system akan merekomendasikan alamat pemesanan,
syarat pembayaran, pengangkutan dari master vendor dan juga Material Short Text, Material Group,
dan satuan dari Material Master.

Untuk pemenuhan kebutuhan dari Procurement Requisition, staf pembelian dapat mengirim PO
langsung ke vendor ataupun menerbitkan PO Transport Order ke plant (pabrik) lain. Untuk kondisi ini,
staf pembelian dapat memasukkan biaya transport ke dalam purchase order.

<<Next Slide>>

Pada saat membuat purchase order, staf pengadaan harus memasukkan company code, purchasing
organization, purchasing group, dan plant.

Apa itu purchasing organization dan purchasing group?

<<Next Slide>>

Purchasing organization adalah unit dalam perusahaan yang melakukan kegiatan strategis yang
berhubungan dengan pembelian untuk satu atau lebih pabrik.

Purchasing group adalah individu atau kelompok yang bertanggung jawab atas aktivitas pembelian
untuk material atau kelompok material.

Sederhananya adalah Purchasing organization dapat kita anggap sebagai departemen pembelian,
sedangkan purchasing group adalah kelompok individu-individu di dalam departemen pembelian.

<<Next Slide>>

Self-service Procurement memungkinkan pegawai membuat dan mengelola permintaan mereka

sehingga dapat membantu bagian pembelian terhadap kegiatan administrasi ini dan membuat proses
procurement lebih cepat dan responsif melalui aplikasi berbasis web.

Self-service Requisition biasanya diperuntukkan untuk material-material yang tidak termasuk dalam
rantai produksi namun berhubungan dengan MRO (Maintenance, Repair and Operations) seperti
perlengkapan kantor, pakaian kerja, dan peralatan IT

<<Next Slide>>

Seperti yang telah disinggung dalam siklus procurement, setelah penerbitan PO, maka Good Receipt
adalah langkah berikutnya.

Staf perlu memeriksa kesesuaian material yang dikirim oleh vendor, kesesuaian jumlah material, hingga
masa berlaku sebuah produk.

Kita dapat memasukkan beberapa item pada sebuah GR sesuai dengan item pada PO. Kita akan melihat
apa manfaat jika kita membuat PO dengan refernsi pada PO
<<Next Slide>>

Adapun manfaat membuat GR (Good Receipt) dengan referensi PO adalah:

1. Memastikan barang yang diterima sesuai dengan data PO

2. Sistem menyarankan data dari PO saat pengguna memasukkan GR baik jenis item dan
jumlahnya sehingga dapat diketahui kelebihan atau kekurangan pengiriman barang
3. History PO diperbaharui otomatis sesuai pengiriman yang dilakukan
4. Saat post GR ke gudang, sistem membuat material document yang berisi informasi barang yang
dikirim beserta jumlahnya. Termasuk merekam storage locationnya
5. Pada transaksi yang berhubungan dengan nilai material, sistem menghasilkan minimal satu
dokumen akuntansi yang mencatat pengaruh pergerakan produk (Goods Movement) pada nilai
stok

Inilah manfaat GR dengan referensi PO

<<Next Slide>>

Tahap terakhir dalam Procurement adalah Invoice Verification. Pada tahap ini, invoice diinput ke dalam
sistem dan kesesuaian data (material dan harga) diperiksa.

Invoice verification akan menciptakan hubungan antara procurement dan accounting.

Ketika user membuat invoice dengan referensi ke PO, sistem akan merekomendasikan data dari PO dan
Good Receipts untuk PO tsb (seperti vendor, material, jumlah yang masih harus ditagihkan, syarat
pembayaran dsb)

Jika ada perbedaan antara PO atau GR dengan Invoice, sistem akan memperingatkan user bahkan pada
konfigurasi tertentu mencegah pembayaran invoice.

<<Next Slide>>

Aktivitas posting invoice merupakan bagian akhir dari proses invoice verification. System akan
memperbaharui PO dan Financial Accounting akan memulai pembayaran utk open invoice items.

<<Next Slide>>

Kita dapat menerbitkan dokumen pembelian sebagai pesan. Jadi setiap penerbitan RFQ, PO, Kontrak,
penjadwalan, sistem dapat membuat pesan dari dokumen yang terpengaruh. Pesan-pesan ini akan
muncul pada antrian pesan.

Terdapat 2 opsi untuk Penerbitan pesan yaitu Issue Immediately dan Issue Later. Pada Issue
Immediately, pesan diterbitkan segera setelah penyimpanan dokumen dilakukan, sedangkan pada issue
later, dapat dilakukan dengan menjadwalkan proses background yang akan memroses antrian pesan
pada rentang waktu yang ditentukan atau memulai penerbitan pesan dari menu purchasing.

Demikianlah pembahasan kita terkait procurement, video berikutnya akan membahas lebih rinci terkait
Sales order management. Sampai jumpa kembali di video selanjutnya