MAKALAH

ADMINISTRASI DAN ORGANISASI DALAM LEMBAGA INFORMASI DI

PERPUSTAKAAN

DISUSUN OLEH:

LUKAS NANLOHY 19081110011

UNIVERSITAS SAM RATULANGI MANADO FAKULTAS ILMU

SOSIAL DAN POLITIK

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan berkat
anugerah-nya yang berupa sumber pengetahuan dan juga kemudahan, sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah tentang “ADMINISTRASI DAN ORGANISASI DALAM
LEMBAGA INFORMASI DI PERPUSTAKAAN.” ini dengan baik.

Makalah yang kami susun ini masih jauh dari kata sempurna. Maka dari itu, kami
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca agar kami dapat menyusun
makalah yang lebih baik lagi kedepannya.

Manado 28 November 2020

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………………………………………………………………2

DAFTAR ISI .……………………………………………………………………….3

BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang……………………………………………………………………..4

2. Rumusan Masalah………………………………………………………………….5

3.Tujuan……………………………………………………………………………….6

BAB II PEMBAHASAN

1. Administrasi perpustakaan……………………………………………………….7

2. Struktur Perpustakaan …………………………………………………………….8

3. Organisasi Perpustakaan……………………………………………………………9

BAB III PENUTUP

1. Kesimpulan…………………………………………………………………………10

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I

PENDAHULUAN

Administrasi dapat didefinisikan sebagai kegiatan memberi bantuan dalam mengelola

informasi,mengelola manusia untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Administrasi
dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis
dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperoleh kembali
secara keseluruhan dalam hubunga satu sama,lain. Dan dalam organisasi juga dapat
didefinisikan sebagai suatu system yang terdiri dari dari pola aktivitas kerjam sama yang
dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu
tujuan bersama.

James L Gibson, dkk (198S) "Organisasi adalah kesatuan yang memungkinkan masyarakat
mencapai suatu tujuan yang tidak dapat dicapai individu secara perorangan,"

2. Mulyadi (2007: 181) "Organisasi pada hakikatnya adalah sekelompok orang yang memiliki
saling ketergantungan satu dengan yang lainnya, yang secara bersama-sama memfokuskan
usaha mereka untuk mencapal tujuan tertentu, atau menyelesaikan tugas tertentu."

3. Tre Watha dan Newport dalam Winardi (2004: 53) "Sebuah Organisasi dapat kita nyatakan
sebagai sebuah struktur social yang didesain guna mengoordinasi kegiatan dua orang atau
lebih, melalui suatu pembagian kerja, dan hierarki otoritas, guna melaksanakan pencapaian
tujuan umum tertentu.'

Berbagai pengertian tentang organisasi telah banyak dikemukakan oleh berbagai sumber dari
pendapat ahli atau praktisi akademisi. Namun penulls mencoba mendefinisikan organisasi
adalah kesatuan yang terbentuk oleh beberapa orang yang memiliki sedikit atau semua
kesamaan tentang latar belakang, identitas, harapan, dan berbagal hal lainnya untuk mencapai
tujuan bersama secara bersama-sama.

1.2 Rumusan masalah:

Apa Hubungan administrasi dan organisasi dalam perpustakaan

1.3 Tujuan

Mengetahui hubungan antara administrasi dan organisasi dalam perpustakaan.

 BAB II

PEMBAHASAN

A. Administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam

suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai suatu
tujuan bersama. Sedangkan dalam administrasi dalam perpustakaan adalah
administrasi yang mencakup

1. Administrasi pengolahan buku

adalah rangkaian pekerjaan dalam mempersiapkan buku agar mudah diperoleh dan
diketahui informasi yang ada didalamnya, terdiri atas :

1. Inventarisasi (pembukaan buku induk)

2. Yaitu mencatatkan ke buku induk perpustakaan kekayaan koleksi
perpustakaan.
3. Cap inventarisasi dan cap perpustakaan
4. Klasifikasi
5. Yaitu menentukan subjek yang dimiliki buku dengan angka klasifikasi
6. Katalogisasi
7. Adalah member informasi singkat tentang buku baik fisik dan subjeknya
8. Label buku dan sampel
9. Filling dan Shelving
10. Statistik pengolahan

2. Administrasi Pelayanan yaitu : membantu pengguna pustaka untuk mendapatkan

bahan bacaan dan informasi yang diperlukan, yang meliputi :

1. Menyusun layout ruangan

2. Memelihara susunan buku di rak
3. Menyusun aturan dan tata tertib ruangan
4. Menerima anggota perpustakaan
5. Melaksanakan peminjaman dan pengembalian buku
6. Memberikan pelayanan informasi dan referensi
7. Memberkan bimbingan membaca
8. Menyusun statistic dan laporan pelayana perpustakaan

3. Administrasi Pemeliharaan Buku Menyangkut hal-hal berikut :

a) Buku kotor sanksinya diberi peringatan saja.

 b) Buku rusak dinasehati dan apabila kerusakannya besar diganti.
c) Bukuyang hilang sanksinya diganti

4. AdministrasiKeanggotaanSyarat-sayratkeanggotaan :

1. Pemohon masih aktif di suatu daerah tertentu atau tinggal di sutu daerah
tertentu,
2. Memiliki kartu peminjaman,
3. Bersedia mematuhi peraturan.

5. LaporandanStatistikPerpustakaan yaitu : maju mundurnya pelayanan perpustakaan

tergantung dari data statistic dan laporan perpustakaan itu sendiri. Hendaknya
keadaan suatu perpustakaan berkembang pesat dan maju.statistik yang harus dibuat
adalah :

1. Statistik anggota
2. Statistik pengurus perpustakaan
3. Statistik buku yang dibaca
4. Statistik peminjaman
5. Statistik pelayanan informasi dan referensi
6. Statistik koleksi perpustakaan
7. Statistik buku hilang dan rusak

6. PeminjamanBuku

1. Sistem terbuka Pengguna perpustakaan diperbolehkan mencari dan

mengambil sendiri buku-bukuyangdigunakan
2. Sistem tertutup Apabila ingin mencari buku harus melalui petugas

1. Planning Perencanaan diawali dengan munculnya ide atau alasan untuk

mengadakan sebuah kegiatan. Langkah berikutnya adalah mulai membuat konsep
acara atau draft rencana kegiatan tersebut.

2. Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik setiap
sumber daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan bersama yang
berhubungan dengan organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap aktifitas,
membagi pekerjaan ke dalam setiap tugas yang spesifik, dan menentukan siapa yang
memiliki hak untuk mengerjakan beberapa tugas.
3. Actuating Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak
diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja
cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan
untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.

4. Controlling Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program
kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan,
inspeksi hingga audit

B. Sondang P. Siagian mengatakan, bahwa organisasi adalah setiap bentuk

persekutuan antara dua orang atau. lebih yang bekerja sama. untuk mencapai suatu
tujuan. bersama, dan terikat secara formal dalam suatu ikatan. hirarkis dan selalu
terdapat hubungan antara seseorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan
dan seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan.

Penyusunan Organisasi Perpustakaan adalah organisasi, berupa lembaga, atau unit

kerja yang bertugas menghimpun koleksi pustaka dan menyediakannya bagi
masyarakat untuk dirnanfaatkan. Lembaga merupakan organisasi yang otonomi ,
sedang unit kerja merupakan organisasi di dalam oqganisasi, sehingga memiliki
lembaga induk. Tujuan perpustakaan sebagai organisasi otonom agak berbeda dengan
tujuan perpustakaan sebagai anak suatu organisasi yang telah mempunyai tujuan
tertentu. Tujuan perpustakaan yang terakhir ini mendukung tujuan lembaga induknya.
1. Kepala Perpustakaan

1. Membuat rencana strategis bagi pengembangan perpustakaan

2. Mengusahakan dana bagi pelaksanaan kerja tim
3. Membuat langkah-langkah kebijakan atau policy untuk mewujudkan rencana
pengembangan perpustakaan
4. Mempertanggungjawabkan kebijakan yang telah diambil
5. Membuat laporan kepada rector
6. Mengidentifikasi permasalahan dan membuat langkah-langkah pemecahan masalah
7. Melaksanakan pekerjaan sesuai perintah atasan

2. Kepala Sub Bagian TU

1. Menyiapkan bahan penyusunan konsep rencana dan program kerja perpustakaan

2. Melakukan urusan rumah tangga perpustakaan
3. Melakukan administrasi kepegawaian
4. Melakukan urusan administrasi keuangan
5. Melakukan kearsipan dan persuratan
3. Koordinator Bidang Pelayanan Umum

1. Memastikan bahwa tugas di pelayanan umum berjalan lancer

2. Membuat rencana untuk menerapkan full otomasi perpustakan
3. Membuat job deskripsi para kour. di bidangnya
4. Mengevaluasi kinerja staf di bidangnya
5. Mempertanggungjawabkan pelayanan umum kepada kepala perpustakaan
6. Koordinasi dengan kobid. pelayanan teknis

4. Koordinator Bidang Pelayanan Teknis

1. Memastikan bahwa tugas di pelayanan teknis berjalan lancer

2. Membuat rencana untuk menerapkan full otomasi perpustakan
3. Membuat job deskripsi para kour. di bidangnya
4. Mengevaluasi kinerja staf di bidangnya
5. Mempertanggungjawabkan pelayanan umum kepada kepala perpustakaan
6. Koordinasi dengan kobid. pelayanan umum

5.Koordinator Urusan Pengadaan

1. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pelayanan

pengadaan
2. Membuat job deskripsi bagian pengadaan
3. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan kepada koordinator bidang pelayanan
teknis
4. Mengevaluasi staf pengadaan
5. Membuat laporan bulanan dan tahunan
6. Melaksanakan pekerjaan sesuai perintah atasan dalam rangka dinas di luar kegiatan
sehari-hari.

6.Koordinator Urusan Pengolahan

 1. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pelayanan
pengolahan
2. Membuat job deskripsi bagian pengadaan
3. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan kepada koordinator bidang pelayanan
teknis
4. Mengevaluasi staf pengolahan
5. Membuat laporan bulanan dan tahunan
6. Melaksanakan pekerjaan sesuai perintah atasan dalam rangka dinas di luar kegiatan
sehari-hari.

7. Koordinator Urusan Otomasi

1. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pelayanan otomasi

2. Membuat job deskripsi bagian otomasi
3. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan kepada koordinator bidang pelayanan
teknis
4. Mengevaluasi staf otomosi perpustakaan
5. Membuat laporan bulanan dan tahunan
6. Melaksanakan pekerjaan sesuai perintah atasan dalam rangka dinas.

8. Koordinator Urusan Pemeliharaan

1. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pelayanan

pemeliharaan
2. Membuat job deskripsi bagian pemeliharaan
3. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan kepada koordinator bidang pelayanan
teknis
4. Mengevaluasi staf pemeliharaan
5. Membuat laporan bulanan dan tahunan
6. Melaksanakan pekerjaan sesuai perintah atasan dalam rangka dinas di luar kegiatan
sehari-hari

9. Koordinator Urusan Sirkulasi

 1. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pelayanan sirkulasi
2. Membuat job deskripsi bagian sirkulasi
3. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan kepada koordinator bidang pelayanan
umum
4. Mengevaluasi staf sirkulasi
5. Membuat laporan bulanan dan tahunan
6. Melaksanakan pekerjaan sesuai perintah atasan dalam rangka dinas di luar kegiatan
sehari-hari

10. Koordinator Urusan Referensi

1. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pelayanan referensi

2. Membuat job deskripsi bagian referensi
3. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan kepada koordinator bidang pelayanan
umum
4. Mengevaluasi staf referensi
5. Membuat laporan bulanan dan tahunan
6. Melaksanakan pekerjaan sesuai perintah atasan dalam rangkan dinas di luar kegiatan
sehari-hari

11 . Koordinator Urusan Serial

1. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pelayanan serial

2. Membuat job deskripsi bagian achaten-suisse.com serial
3. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan kepada koordinator bidang pelayanan
umum
4. Mengevaluasi staf serial
5. Membuat laporan bulanan dan tahunan
6. Melaksanakan pekerjaan sesuai perintah atasan dalam rangka dinas di luar kegiatan
sehari-hari

12. Koordinator urusan Promosi

1. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pelayanan promosi

2. Membuat job deskripsi bagian promosi
3. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan kepada koordinator bidang pelayanan
teknis
4. Mengevaluasi staf promosi
5. Membuat laporan bulanan dan tahunan
6. Melaksanakan pekerjaan sesuai perintah atasan dalam rangka dinas di luar kegiatan
sehari-hari.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan:

Pengertian Administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam
suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.
Sedangkan Organisasi berasal dari istilah Latin organum istilah Yunani organon. Arti istilah
tersebut adalah alat, anggota,bagian, atau badan.

Maka hubungan dari Administrasi dan Organisasi adalah karena organisasi juga merupakan
suatu susunan tertentu terdiri dari orang-orang atau kelompok-kelompok tertentu yang
menjalankan dan mengelola (administrasi) berbagai aktivitas manusia baik dengan institusi
atau lembaga maupun tidak dan mempunyai tujuan yang didalamnya terdapat manajemen
yang mengarahkan organisasi untuk dapat bekerja seefisien dan edektif mungkin dalam
mencapai dan mewujudkan tujuan organisasi.