KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas Berkat dan
Bimbingan-Nya, sehingga Panduan Rapat ini dapat diselesaikan dan diterbitkan.
Panduan Rapat ini dibuat untuk menjadi panduan bagi semua staf dalam
memberikan melaksanakan rapat - rapat di Rumah Sakit Royal Surabaya. Untuk
peningkatan mutu pelayanan diperlukan pengembangan kebijakan, pedoman,
panduan dan prosedur. Untuk itu kami sangat membutuhkan masukan, kritik dan
saran yang membangun dari para pembaca untuk pengembangan pedoman ini.

1
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI
.............................................................................................................................................
2
BAB I DEFINISI
.............................................................................................................................................
3
BAB II RUANG LINGKUP
.............................................................................................................................................
4
A. RAPAT RUTIN
5
B. RAPAT NON RUTIN
9
C. RAPAT EKSTERNAL
10
BAB III TATA LAKSANA
.............................................................................................................................................
11
A. TATA LAKSANA RAPAT RUTIN
11
B. TATA TERTIB RAPAT
12
BAB IV DOKUMENTASI
........................................................................................................................................
14

2
 BAB I
DEFINISI

1. Komunikasi adalah suatu proses ketika seseorang atau kelompok masyarakat

menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungannya. Pada
umumnya, komunikasi terjadi secara lisan atau verbal. Komunikasi dapat
terjadi jika ada persamaan antara penyampaian pesan dengan orang yang
menerima pesan.
2. Komunikasi Efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan
sikap (attitude chance) pada orang lain yang bisa terlihat dalam proses
komunikasi.
3. Kebijakan / ketetapan adalah penetapan Direktur RS pada tataran strategis
atau bersifat garis besar yang mengikat. Karena kebijakan bersifat garis besar
maka untuk penerapan kebijakan tersebut perlu disusun pedoman / panduan
dan prosedur sehingga ada kejelasan langkah – langkah untuk melaksanakan
kebijakan tersebut.
4. Regulasi RS adalah peraturan rumah sakit yang harus dilaksanakan oleh
semua pegawai rumah sakit tidak terkecuali medis maupun non medis.
5. Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau
lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai
media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan
staffnya.

3
6. Notulen adalah sebuatatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat,
seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang
ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan
akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta
acara

BAB II
RUANG LINGKUP

Rapat merupakan salah satu jenis komunikasi efektif yang terjadi antara
Manajemen, staf medis maupun staf non medis yang berada di rumah sakit.
Rapat sendiri dibedakan menjadi beberapa yaitu rapat rutin dan rapat non rutin.
Rapat rutin adalah rapat yang diadakan secara rutin pada waktu yang telah
ditentukan. Sedangkan rapat non rutin diadakan apabila ada hal-hal yang dianggap
perlu untuk diadakan rapat.
Rapat ini sangat perlu dilakukan dalam rangka melakukan koordinasi, sosialisasi
antar unit kerja maupun memberikan instruksi/sosialisasi oleh manajemen.
Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang efektif di dalam suatu
organisasi. Secara garis besar komunikasi dalam organisasi atau dalam hal ini
rumah sakit dibagi menjadi 4 yaitu :
1. Downward Communication
Downward communication adalah suatu proses komunikasi efektif dalam
rumah sakit yang dilakukan orang-orang yang ada di level manajemen kepada
bawahannya. Komunikasi itu sendiri berisi informasi yang menyangkut job
description, penjelasan mengapa tugas itu wajib dilakukan, menyampaikan
peraturan-peraturan yang berlaku dalam organisasi serta dalam melakukan
tugas yang sudah diberikan, dan memberikan motivasi kepada karyawan untuk
bekerja lebih baik agar tujuan organisasi tersebut bisa dicapai. Empat cara
dalam menyampaikan informasi terhadap staff atau karyawan yaitu lewat cara

4
 tulisan, cara lisan, cara tulisan yang dibarengi dengan cara lisan, dan cara lisan
yang diikuti cara tulisan.
2. Upward Communication
Upward komunikasi efektif dalam komunikasi kadang tidak dapat berjalan
maksimal ketika dalam jenis upward communication. Upward communication
sendiri adalah proses komunikasi dari bawahan yang akan mengirim informasi
kepada atasan mereka. Biasanya informasi yang ingin disampaikan dalam
komunikasi jenis ini berupa pekerjaan yang sudah diselesaikan dan ditangani,
pekerjaan yang tidak mampu diselesaikan karena menemui kendala sehingga
bawahan merasa perlu untuk bertanya kepada atasan, serta saran-saran
perbaikan di organisasi dari segi penilaian bawahan. Alasan mengapa upward
communication kadang tidak berjalan dengan efektif karena kecenderungan
memiliki perasaaan bahwa atasan tidak peduli terhadap apa yang dialami oleh
bawahan dan kurangnya apresiasinya kepada pihak atasan.
3. Horizontal Communication
Horizontal communication yaitu proses komunikasi efektif dalam organisasi
yang dilakukan antar karyawan atau staff dengan level jabatan yang sama.
Komunikasi yang bersifat horizontal berfungsi untuk memperbaiki koordinasi
tugas, upaya pemecahan atau solusi atas suatu masalah, saling berbagi dan
bertukar informasi, dan membina hubungan kerja sama yang lebih baik.
4. Interline Communication
Interline Communication adalah proses komunikasi yang dilakukan dengan
melewati batas-batas fungsional yang telah ada. Jenis komunikasi ini dapat
dilakukan apabila sudah mendapat izin dari atasannya langsung dan hasil
komunikasi lintas saluran tersebut harus diinformasikan kepada atasannya.

Dalam pelaksanaannya empat jenis komunikasi diatas salah satu sarana yang
tepat adalah melalui rapat.

5
A. RAPAT RUTIN
Rapat Rutin adalah rapat yang diadakan secara rutin pada waktu yang telah
ditetapkan. Adapun macam-macam rapat rutin yang ada di RS Royal Surabaya
adalah sebagai berikut :

1. Rapat Harian (Morning Report)

Rapat harian dilaksanakan berupa Morning Report (MR) setiap pagi hari
jam 07.00 yang dipimpin oleh Case Manager, dengan dihadiri oleh dokter
jaga IGD, Kepala Ruang Rawat Inap, dan Ketua Tim perawat yang
berdinas malam sebelumnya, serta dapat pula dihadiri oleh dokter
spesialis.
Dalam Morning Report ini dibahas agenda sebagai berikut:
a. Laporan mengenai:
1) Jumlah Pasien IGD
2) Jumlah Pasien Rawat Inap Baru (beserta DPJP dan diagnosisnya)
3) Pasien rawat inap
4) Pasien rawat inap yang rencana pulang
b. Resume Medis pasien rawat inap baru
c. Discharge Planning Pasien Rawat Inap yang akan dipulangkan
d. Rencana pelayanan untuk masing-masing pasien rawat inap
e. Temuan kasus di pelayanan RS yang perlu didiskusikan dan
diintegrasikan

2. Rapat Mingguan
Rapat mingguan merupakan rapat yang diadakan secara rutin setiap satu
minggu sekali. Rapat ini bertujuan untuk koordinasi antar unit/staf
terhadap permasalahan yang timbul pada minggu sebelumnya. Adapun
macam rapat mingguan antara lain:
a. Rapat Case Manager
1) Waktu pelaksanaan : Setiap hari jumat, Jam 07.00
2) Pemimpin Rapat : Case Manager/Kepala Bidang Yanmed /
Kepala Bidang Jangmed / Kepala Bidang Keperawatan

6
 3) Peserta Rapat : Dokter IGD, Kepala Unit Rawat Inap,
Komite Medik, Kepala Bidang / Kepala Bagian terkait
4) Pembahasan : Review masalah yang muncul selama satu
minggu di unit/bidang kerja, pembahasan kasus pelayanan pasien
yang sedang dalam perawatan.
b. Rapat Bidang / Bagian
1) Waktu Pelaksanaan : Setiap minggu sekali (menyesuaikan setiap
Bidang / Bagian )
2) Pemimpin Rapat : Kepala Bidang / Kepala Bagian masing-
masing
3) Peserta Rapat : Kepala Unit terkait
4) Pembahasan : Sosialisasi kebijakan direktur, masalah-
masalah yang dihadapi Bidang / Bagian / Unit

3. Rapat Bulanan
Rapat koordinasi merupakan rapat yang diadakan setiap bulan sekali.
Rapat ini biasanya digunakan untuk mengevaluasi kinerja dan integrasi
regulasi antar unit/departemen.
a. Rapat Koordinasi
1) Waktu Pelaksanaan : setiap Rabu minggu ke-4 jam 10.00-selesai
2) Pemimpin Rapat : Direktur
3) Peserta Rapat : Kepala Unit dan Kepala Bidang / Kepala
Bagian
4) Pembahasan : Laporan Bulanan Bidang / Bagian di
Rumah Sakit
b. Rapat Koordinasi Diperluas
1) Waktu Pelaksanaan : setiap Rabu minggu ke-2 bulan genap jam
13.00
2) Pemimpin Rapat : Direktur
3) Peserta Rapat : Kepala Unit, Kepala Bidang / Kepala
Bagian, Ketua Komite, Ketua Tim,

7
 4) Pembahasan : Laporan Departemen kepada Direktur dan
koordinasi antar Unit Kerja

c. Rapat Komite
1) Waktu Pelaksanaan : setiap bulan (menyesuaikan masing-
masing)
2) Pemimpin Rapat : masing-masing Ketua Komite
3) Peserta Rapat : anggota komite
4) Pembahasan : Menyesuaikan masing - masing komite

d. Rapat Mutu dan Keselamatan Pasien

1) Waktu Pelaksanaan :
2) Pemimpin Rapat : Direksi
3) Peserta Rapat : Kepala Bidang
4) Pembahasan : Penyusun jadwal shift bidang/unit

4. Rapat Tribulan
a. Rapat Mutu dan Keselamatan Pasien
1) Waktu Pelaksanaan : Jumat minggu ke-3 (bulan ke-4, ke-7, ke-
10, dan ke-1)
2) Pemimpin Rapat : Ketua Komite Mutu dan Keselamatan
Pasien
3) Peserta Rapat : Kepala Unit, Kepala Bidang / Kepala
Bagian, Direktur, Komite, Tim
4) Pembahasan :
a) Laporan Pencapaian Indikator Mutu Manajemen
b) Laporan Pencapaian Indikator Mutu Klinis
c) Laporan Pencapaian Indikator Sasaran Keselamatan Pasien
d) Laporan Pencapaian Indikator Mutu Unit Kerja
e) Rencana Peningkatan Mutu

b. Rapat Koordinasi Komite Medis

8
 1) Waktu Pelaksanaan : Setiap tiga bulan sekali ( tanggal di
sesuaikan )
2) Pemimpin Rapat : Ketua Komite Medik
3) Peserta Rapat : Direktur, anggota Komite Medik, Kepala
Bidang / Kepala Bagian
4) Pembahasan : Pencapaian dan evaluasi program kerja
Komite Medis, kendala-kendala yang dihadapi untuk mencari
solusi.

5. Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali, rapat ini
biasanya adalah rapat pertanggungjawaban unit/departemen/komite/tim.
a. Rapat Pertanggungjawaban Direktur
Waktu Pelaksanaan : Setiap satu tahun sekali
Pemimpin Rapat : Direktur
Peserta Rapat : Direksi, Pemilik Rumah Sakit
Pembahasan : Laporan Akuntabilitas Rumah Sakit
b. Rapat Penyusunan Program Kerja
Waktu Pelaksanaan : Setiap tahun sekali ( bulan Nopember)
Pemimpin Rapat : Direksi
Peserta Rapat : Direksi, semua Kepala Unit dan Kepala
Bidang / Kepala Bagian
Pembahasan : Penyusunan Program kerja
c. Rapat Evaluasi Program Kerja Bidang dan Unit
Waktu Pelaksanaan : Setiap tahun sekali( Bulan Januari)
Pemimpin Rapat : Direksi
Peserta Rapat : Direksi, semua Kepala Unit dan Kepala
Bidang / Kepala Bagian
Pembahasan : Evaluasi Pencapaian Program Kerja dari
unit / bidang
d. Rapat Pleno Komite Medis
Waktu Pelaksanaan : Setiap satu tahun sekali

9
 Pemimpin Rapat : Ketua Komite Medik
Peserta Rapat : Direksi, seluruh staf medik
Pembahasan :
- Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh komite medis
- Rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dan agenda lain yang
ditetapkan oleh komite medik

B. RAPAT NON RUTIN

Rapat Non Rutin adalah rapat yang diadakan pada waktu-waktu tertentu jika
dianggap perlu. Pelaksanaannya tidak pasti, adapun rapat non rutin disini
adalah :
1. Rapat Evaluasi BPJS
a. Waktu Pelaksanaan : sewaktu - waktu jika dianggap perlu
b. Pemimpin Rapat : Direksi
c. Peserta Rapat : Direksi, semua Kepala Bidang / Kepala
Bagian / Kepala Unit / staff terkait
d. Pembahasan : Penyelesaian masalah-masalah yang
dihadapi dalam pelaksanaan BPJS di Rumah Sakit Royal Surabaya
2. Rapat khusus Komite Medik :
Waktu Pelaksanaan : dilakukan rapat jika ;
a. Diperintahkan oleh ketua, permintaan yang diajukan secara tertulis
paling sedikit 3 pengurus dalam jangka waktu 48 jam sebelumnya.
b. Permintaan ketua komite medik dalam hal yang memerlukan
penetapan kebijakan komite medik dengan segera.

Pemimpin Rapat : Ketua komite medik

Peserta Rapat : Pengurus Komite Medik
Pembahasan : Penetapan kebijakan medik, pembahasan
masalah

C. RAPAT EKSTERNAL
Rapat ini merupakan rapat yang diselenggarakan oleh pihak luar, sedangkan
Rumah Sakit Royal Surabaya bertindak sebagai undangan. Bentuk rapat ini

10
 ada bermacam-macam, bisa berupa rapat koordinasi, rapat sosialisasi dan lain
sebagainya.

BAB III
TATA LAKSANA

A. TATA LAKSANA RAPAT RUTIN

1. Rapat Rutin
a. Penyelenggaraan Rapat rutin menjadi tanggung jawab Sekretariat
b. Daftar Undangan dan Daftar hadir akan disiapkan oleh Sekretariat.
c. Pegawai yang diundang untuk mengikuti rapat wajib datang tepat
waktu.
d. Apabila pegawai yang bersangkutan terlambat selama lebih dari 20
menit, maka dianggap tidak mengikuti rapat ( pengecualian
diberlakukan kepada pegawai yang pada saat berlangsungnya rapat
masih melakukan pelayanan Rumah sakit)
e. Pegawai yang hadir dalam rapat wajib mensosialisasikan hasil rapat
kepada Unit dibawahnya atau pada pegawai yang tidak mengikuti
rapat.
f. Lama waktu untuk Rapat Rutin Rumah Sakit Royal Surabaya adalah
minimal 1 jam
g. Bukti rapat : daftar hadir dan notulen rapat, yang akan dikelola
Sekretariat untuk pemrosesan nilai SKP

2. Rapat Non Rutin

11
 a. Rapat Non rutin hanya boleh dilaksanakan maksimal 3x sebulan,
kecuali atas seizin Direktur.
b. Penyelenggaraan Rapat Non rutin menjadi tanggung jawab Unit
penyelenggara, dengan berkoordinasi dengan sekretariat
c. Daftar undangan dan daftar hadir akan disiapkan oleh sekretariat
d. Pada saat pelaksanaan rapat, karyawan yang tertera dalam undangan
rapat wajib mengisi daftar hadir. Apabila yang bersangkutan tidak
mengisi daftar hadir, maka dianggap tidak mengikuti rapat.
e. Lama waktu rapat insidentil adalah minimal 45 menit
f. Bukti rapat : daftar hadir dan notulen rapat,yang akan dikelola
sekretariat untuk pemrosesan nilai SKP.

B. TATA TERTIB RAPAT

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, rapat harus dikelola dengan
baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi ktriteria sbb :
1. Tepat waktu dalam memulai rapat. Keterlambatan rapat maksimal 15
menit/ ketidakhadiran rapat akan mendapat sangsi. (eg: pemotongan SKP
rapat dan penilaian remunerasi).
2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat
dapat mengetahui susunan acara rapat.
3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta
lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap
peserta mau mendengar pendapat orang lain.
6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi,
namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang
lainnya.
8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara
singkat, jelas, dan lugas.

12
9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat
walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin
rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan
untuk mengambil kesimpulan .
10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang
disetujui bersama.
11. Sebelum rapat selesai dilarang meninggalkan ruangan rapat, jika
meninggalkan rapat harus ijin kepada pemimpin rapat.
12. Apabila melanggar poin tersebut diatas maka yang bersangkutan akan
dikenakan sanksi berupa pemotongan 1 SKP.
13. Bilamana yang bersangkutan berhalangan hadir pada suatu rapat maka
wajib mengisi form ijin tidak mengikuti rapat. Form akan disediakan
disetiap unit oleh sekretariat.

13
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi dalam pelaksanaan rapat ini antara lain :

1. Undangan Rapat
2. Daftar Hadir
3. Notulen Rapat
4. Proposal pengajuan rapat non rutin
5. Form ijin tidak mengikuti rapat

14
15