Anda di halaman 1dari 23

PROPOSAL TINJAUAN ALUR PROSEDUR PEMUSNAHAN REKAM MEDIS IN AKTIF

DI RUMAH SAKIT X TAHUN 2010

Dosen Mata Kuliah

Faizah Wardhina,S.SiT,.M.Kes

Di Susun Oleh

Tahta Altarani (19D30644)

D3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

Stikes Husada Borneo Banjarbaru

2021
Daftar Isi
Daftar Isi ........................................................................................................................................................ 2

Daftar Gambar .............................................................................................................................................. 3

Daftar Tabel .................................................................................................................................................. 5

1.1 LATAR BELAKANG ......................................................................................................................... 6

1.2 Rumusan masalah .............................................................................................................................. 8

1.3Tujuan Penelitian ................................................................................................................................ 8

Tujuan Umum ...................................................................................................................................... 8

Tujuan Khusus ...................................................................................................................................... 8

1.4 Manfaat penelitian ....................................................................................................................... 8

Manfaat Teoritis ................................................................................................................................... 8

Manfaat Praktis .................................................................................................................................... 8

.1.5 Keaslian Data ..................................................................................................................................... 9

BAB II........................................................................................................................................................... 10

TINJUAN PUSTAKA ..................................................................................................................................... 10

2.1TINJAUAN TEORI ................................................................................................................................... 10

A. Pengertian Rekam Medis ............................................................................................................ 10

B. Tujuan dan Manfaat Rekam Medis ............................................................................................ 10

C. Unit Penyimpanan (Filing)........................................................................................................... 12

D. Penilaian Nilai Guna Dokumen Rekam Medis............................................................................ 19

E. Cara Pelaporan Berita Acara Pemusnahan ................................................................................ 20

F. Pemusnahan................................................................................................................................ 21

2.2 Kerangka Konsep .............................................................................................................................. 22

BAB III ......................................................................................................................................................... 23


METODOLOGI PENELITIAN ......................................................................................................................... 23

3.1 Rancangan Penelitian ....................................................................................................................... 23

3.2 Lokasi dan Waktu penelitian ........................................................................................................... 23

3.3 Populasi /Subjek Objek .................................................................................................................... 23

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................................................... 23
Daftar Gambar
Figure 1.1 .................................................................................................................................................... 22
Daftar Tabel
Table 1.1 keaslian data................................................................................................................................. 9
Table 2.1 Retensi arsip berdasarkan kelompok penyakit ........................................................................... 16
Table 3.1Format daftar arsip rekam medis yang ingin di musnashkan ...................................................... 18
BAB I

1.1 LATAR BELAKANG

Sesuai dengan Permenkes No.749a/1989 tentang Rekam Medis, bahwa semua tempat pelayanan
kesehatan baik itu rumah sakit, puskesmas, maupun klinik wajib mengadakan pelayanan rekam medis
guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan sarana yang sangat penting
dalam sebuah pelayanan kesehatan karena rekam medis berfungsi sebagai sumber informasi dan acuan
baik mengenai data sosial, data medis, hingga segala tindakan pengobatan yang diberikan kepada
pasien.Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal rekam
medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit harus
membuat rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan maupun rekam medis rawat inap. Rekam medis
juga berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan terhadap seseorang pasien, juga
mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan
tenaga kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut
rekam medis itu sendiri.Rekam medis adalah sebuah berkas mengenai data sosial, data medis, maupun
data yang berisi informasi mengenai segala tindakan dan segala keadaan pasien di masa lalu maupun di
masa sekarang. Karena sebuah rekam medis berisi berkas keadaan pasien maka berkas tersebut harus
dikelola dengan baik agar dapat terasakan manfaatnya. Jadi, pengertian rekam medis bukan hanya sebuah
kegiatan pencatatan namun juga berbagai kegiatan mulai dari penerimaan pasien hingga pengambilan
kembali maupun pemusnahan.Rekam medis harus disimpan sesuai dengan peraturan yang ada. Untuk
sarana pelayanan kesehatan dirumah sakit, rekam medis pasien rawat inap harus disimpan sekurang-
kurangnya lima tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat di rumah sakit. Setelah lima
tahun, rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.Berkas
rekam medis pada rak penyimpanan tidak selamanya akan disimpan. Hal ini dikarenakan jumlah rekam
medis di rumah sakit terus bertambah sehingga ruang penyimpanan akan penuh dan tidak mencukupi lagi
untuk rekam medis yang baru. Pemusnahan rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan
oleh pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis di ruang
penyimpanan. Pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir
fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna (Barthos, 2007).Berkas rekam medis dikatakan aktif ketika
tanggal pulang atau tanggal kunjungan terakhir masih dalam jangka waktu tiga sampai lima tahun dari
tanggal sekarang. Berkas rekam medis dikatakan inaktif ketika rekam medis tersebut jarang diambil dan
disimpan kembali. Oleh karena itu, file-file rekam medis inaktif disimpan di tempat yang jarang diakses
daripada rekam medis yang masih aktif (Skurka, 2003).Rekam medis yang dinyatakan inaktif tetap
disimpan karena informasi yang terdapat didalamnya masih diperlukan untuk pendidikan, penelitian dan
berobat kembali pasien. Apabila rekam medis inaktif sudah disimpan dalam jangka waktu tertentu sesuai
dengan ketentuan yang ada tidak digunakan lagi maka rekam medis tersebut dapat dimusnahkan.Salah
satu bagian rumah sakit yang menunjang pelayanan adalah ruang penyimpanan (filing) yang bertanggung
jawab dalam proses pengelolaan dokumen rekam medis. Dengan salah satu kegiatannya adalah
melakukan pemusnahan dokumen rekam medis yang tidak memiliki nilai guna rekam medis dengan
kategori tertentu dan nantinya dilakukan pemusnahan khususnya dokumen rekam medis yang tidak
disimpan secara abadi.Pemusnahan adalah suatu kegiatan penghancuran secara fisik dokumen yang
sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak/ tidak terbaca dan tidak dapat dikenali
baik isi maupun bentuknya.Dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan dengan kategori adanya
kerusakan dokumen rekam medis selain itu dokumen rekam medis yang memiliki masa simpan lebih dari
5 tahun atau 2 tahun sesuai standar Jadwal Retensi Arsip (JRA) pada masing-masing rumah sakit dan
berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Jadwal
Retensi Arsip, sehingga dokumen tersebut perlu dimusnahkan. Dengan jadwal pelaksanaan pemusnahan
pada setiap rumah sakit yang berbeda-beda sesuai dengan ketentuan kebijakan rumah sakit.
1.2 Rumusan masalah
1. Apa saja yang diperlukan untuk melakukan pemusnahan Rekam Medis
2. Kapan pelaksanaan pemusnahan Rekam medis

1.3Tujuan Penelitian

Tujuan Umum
Mengetahui alur prosedur pemusnahan dokumen Rekam Medis in Aktif di Rumah Sakit X

Tujuan Khusus
a. Mengetahui prosedur tetap rumah sakit tentang pemusnahan dokumen rekam medis.
b. Mengetahui dokumen rekam medis yang dimusnahkan.
c. Mengetahui alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dilaksanakan.

1.4 Manfaat penelitian


Manfaat Teoritis
Hasil penelitian teoritis ini secara teoritis diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dalam
memperkaya wawasan terhadap alur prosedur pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit

Manfaat Praktis
Bagi Rumah Sakit
Sebagai bahan masukan dalam penyelenggaraan rekam medis, khususnya dalam alur prosedur pemusnahan
dokumen rekam medis in aktif di Rumah Sakit X

Bagi Institusi Pendidikan


Sebagai bahan referensi kepustakaan tentang evaluasi pelaksanaan prosedur pemusnah dokumen
Rekam medis

Bagi Mahasiswa
Mena mbah wawasan dan sebagai sarana dalam menerapkan ilmu rekam medis khususnya
prosedur pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis
.1.5 Keaslian Data
Peneliti Judul Persamaan Perbedaan

NIDA FADHILAH, M. Syairaji, SKM., PENGETAHUAN Jenis penelitian nya Subjek Tambahan untuk
M.P.H.(2019) PETUGAS REKAM MEDIS adalah Diskriptif penelitian nya yaitu
TERHADAP Kualitatif responden
PELAKSANAAN Subjek penelitian yaitu Perbedaan lokasi Rumah
PEMUSNAHAN BERKAS kepala unit Rm,dan Sakit yang di tuju untuk
REKAM MEDIS DI RSUD petugas RM penelitian
ARJAWINANGUN
KABUPATEN CIREBON

Marta Simanjuntak PENGETAHUAN Persamaaan Lokasi tempat penelitian yang


(2016) PETUGAS REKAM Jenis Penelitian nya berbeda,pada propal lama tidak di bahas
MEDIS TERHADAP adalah Deskriptif teknik dan analisa data nya sedangkan di
PROSEDUR Kualitatif,Subjek baru ada di bahas yaitu teknik collecting
PENYUSUTAN DAN penelitian nya adalah dan penyajian data
PEMUSNAHAN BERKAS Petugas Rekam
REKAM MEDIS DI RSU medis,Kepala Rekam
IMELDA MEDAN Medis Variable nya
TAHUN 2016 adalah Berkas Rekam
medis itu
sendiri,Rekam Medis In
Aktif,metode dan
penlitian

Table 1.1 keaslian data


BAB II

TINJUAN PUSTAKA

2.1 TINJAUAN TEORI

A. Pengertian Rekam Medis


Menurut Huffman EK(1992), rekam medis yaitu rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa,
bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat
pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup
untuk menemukenali (mengidentifikasi pasien), membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam
hasilnya.
(Huffman, EK. 1992)
Rekam Medis menurut PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III tahun 2008 rekam medis adalah berkas
yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (PerMenKes, RI. 2008)

Sedangkan definisi rekam medis menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik dalam keputusannya
nomor 78 tahun 1991 tentang penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit menyebutkan bahwa rekam
medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan,
diagnosis pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat
di rumah sakit yang dilakukan di Unit Rawat Jalan termasuk Unit Gawat Darurat dan Unit Rawat Inap
(Dirjen Yanmed, RI. 1991)

B. Tujuan dan Manfaat Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan. Sedangkan manfaat rekam medis menurut Departemen
Kesehatan Republik Indonesia Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (1997) adalah menyatakan
kegunaan rekam medis dengan istilah ALFRED :
1. Administration, Suatu berkas rekam medis memiliki nilai administrasi, karena isinya menyangkut
tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam
mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2. Legal, Suatu berkas rekam medis memiliki nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah
adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta
penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
3. Financial, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data atau
informasi yang dapat dipergunakan dalam aspek keuangan.
4. Research, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data
dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu
pengetahuan dibidang kesehatan.
5. Education, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut
data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan yang diberikan kepada
pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan referensi pengajaran dibidang
kesehatan
6. Documentation, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan
pertanggungjawaban serta pelaporan rumah sakit (DepKes, RI. 1997)
Dalam PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 BAB V, Pasal 13 disebutkan bahwa rekam medis
dapat dipakai sebagai:
1. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien.
2. Alat bukti dalam proses penegakkan hukum, disiplin kedokteran dan kedokteran gigi selain itu
penegakkan etika kedokteran serta etika kedokteran gigi.
3. Keperluan pendidikan dan penelitian.
4. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan.
5. Data statistik kesehatan (PerMenKes, RI. 2008)
C. Unit Penyimpanan (Filing)

Unit Filing adalah sebagai salah satu bagian dalam dalam Unit Rekam Medis yang bertugas dalam
penyimpanan dokumen rekam medis dan menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis.
1. Tugas Pokok di Unit Filing
2. Bagian filing dalam melaksanakan pengelolaan rekam medis mempunyai tugas pokok sebagai
berikut:
a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai kebijakan penyimpanan
dokumen rekam medis.
b. Mengambil kembali(retrieval) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c. Meretensi dokumen rekam medis yang sudah tidak aktif sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
sarana pelayanan kesehatan.
d. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in aktif dari dokumen rekam medis aktif.
e. Membantu dalam penilaian nilai guna.
f. Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan.
g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
2. Fungsi Unit Filing
a. Penyimpanan dokumen rekam medis.
b. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c. Pelindung dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.
3. Dokumen Aktif dan Dokumen In Aktif
a. Dokumen rekam medis aktif adalah suatu dokumen rekam medis yang masih diperlukan untuk
pelayanan pasien karena frekuensi kunjungan pasien masih berlangsung secara berkelanjutan
sehingga dokumen rekam medis harus selalu tersedia dalam rak penyimpanan maksimal 5 (lima)
tahun terhitung sejak tanggal terakhir pasien berobat.
b. Dokumen rekam medis in aktif adalah dokumen rekam medis yang telah disimpan dalam jangka
waktu 2 (dua) tahun di Unit Rekam Medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada
sarana pelayanan kesehatan atau 5 (lima) tahun sesudah meninggal.
4. Formulir dan Buku Catatan Yang Digunakan di Unit Filing
Formulir dan buku catatan yang digunakan di unit filing adalah:
a. Tracer yang dapat dipergunakan untuk:
1. Petunjuk keberadaan dokumen rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan.
2. Penghitungan tingkat penggunaan dokumen rekam medis.
b. Buku catatan penggunaan dokumen rekam medis yang memuat penggunaan dokumen rekam
medis untuk berbagai keperluan dengan tujuan memudahkan identifikasi dalam peminjaman
dokumen rekam medis bagian filing dan sebagai alat kontrol dalam penggunaan tracer.
5. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan
kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan. Dengan demikian maka
diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang
digunakan, tersedianya tenaga ahli serta kondisi organisasi.
Ditinjau dari pemusatan/penyatuan dokumen rekam medis maka cara penyimpanan dokumen rekam
medis dibagi menjadi 3 cara yaitu:
a. Sistem Penyimpanan Secara Sentralisasi
b. Sistem penyimpanan secara sentralisasi adalah suatu sistem penyimpanan dokumen rekam
medis rawat jalan/rawat inap/gawat darurat secara sentral (terpusat) dengan cara menyatukan
formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien ke dalam satu kesatuan map (folder).
Kelebihan Sistem Penyimpanan Secara Sentralisasi Yaitu:
1) Data dan informasi dari hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena terdapat dalam
satu folder sehingga riwayat penyakit pasien dapat berkesinambungan.
2) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan dokumen rekam medis.
3) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
4) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah dilakukan standarisasi.
5) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis
milik seorang pasien berada dalam satu folder.
6) Mudah menerapkan sistem unit record.
Kekurangan Sistem Penyimpanan Secara Sentralisasi Yaitu:
1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.
2) Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga 24 jam, karena sewaktu-waktu
diperlukan untuk pelayanan di UGD yang buka 24 jam.
3) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam, karena KIUP akan digunakan sewaktu-
waktu bila pasien datang tidak membawa KIB, padahal KIUP tersimpan di TPPRJ.
b. Sistem Penyimpanan Secara Desentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara Desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan
dengan cara memisahkan dokumen rekam medis milik seorang pasien antara dokumen rekam medis
rawat jalan, dokumen rekam medis rawat inap, dokumen rekam medis gawat darurat
dalam folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri. Biasanya dokumen rekam medis rawat
jalan disimpan di suatu tempat penyimpanan atau di Poliklinik masing-masing, sedangkan dokumen
rekam medis gawat darurat dan rawat inap disimpan di bagian Filing Unit Rekam Medis.
Adapun kelebihan dan kekurangan dari sistem penyimpanan secara Desentralisasi antara lain:
1) Kelebihan Sistem Penyimpanan Secara Desentralisasi Yaitu:
a) Efisiensi waktu sehingga pasien mendapatkan pelayanan lebih cepat.
b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

2) Kekurangan Sistem Penyimpanan Secara Desentralisasi Yaitu:


a) Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis, yaitu informasi pelayanan pada satu pasien
dapat tersimpan lebih dari satu folder.
b) Biaya yang diperlukan untuk pengadaan peralatan dan ruangan lebih banyak.
c. Sistem Penyimpanan Secara Satelit
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara satelit yaitu suatu sistem penyimpanan dimana
dokumen dokumen rekam medis rawat jalan/rawat inap/gawat darurat disimpan pada unit tertentu
guna mendapatkan pelayanan yang bersifat terus-menerus.
Kelebihan Dari Sistem Penyimpanan Secara Satelit Yaitu:
1) Mudah dalam pengambilan dokumen rekam medis pasien saat dirawat inap.
2) Efisiensi waktu sehingga pasien mendapatkan pelayanan lebih cepat.
6. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis
Dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan dilaksanakan dengan cara
mensejajarkan dokumen rekam medis. Sistem penjajaran dokumen rekam medis pasien terbagi
menjadi tiga cara yaitu:
a. Sistem Penjajaran Straight Numerical Filing (SNF)
Sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan nomor secara langsung atau sering
disebut Straight Numerical Filing (SNF) yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis
berdasarkan urutan nomor rekam medis secara langsung pada rak penyimpanan.
1) Kelebihan Sistem Penjajaran Straight Numerical Filing Yaitu:
a) Mudah dalam pengambilan dokumen rekam medis dalam jumlah banyak secara berurutan.
b) Mudah dalam melatih petugas-petugas yang harus melakukan pekerjaan penyimpanantersebut.
2) Kekurangan Sistem Penjajaran Straight Numerical Filing Yaitu:
a) Mudah terjadi kekeliruan penyimpanan karena petugas harus memperhatikan seluruh angka
dari nomor rekam medis.
b) Terjadi konsentrasi dokumen rekam medis di rak penyimpanan tertentu.
c) Pengawasan kerapian penyimpanan sulit dilakukan.
d) Apabila mengambil dokumen rekam medis secara bersamaan pada rak yang sama maka petugas
akan saling berhimpitan.
b. Sistem Penjajaran Middle Digit Filing (MDF)
Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah Middle Digit Filing (MDF) yaitu suatu sistem
penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan nomor rekam medis 2 (dua) angka kelompok tengah.
1) Keuntungan Sistem Penjajaran Middle Digit Filing Yaitu:
a) Dokumen rekam medis dapat tersimpan secara merata pada rak penyimpanan.
b) Petugas dapat diserahi tanggungjawab untuk sejumlah section tertentu.
c) Jumlah rak/section terkontrol dan dapat menghindari timbulnya rak-rak kosong.
d) Mudah dilakukan standarisasi.
e) Menghindari terjadinya salah letak/misfile dalam penyimpanan.
2) Kekurangan Sistem Penjajaran Middle Digit Filing Yaitu:
a) Memerlukan biaya dan ruangan lebih banyak.
b) Memerlukan latihan dan bimbingan lebih lama bagi petugas penyimpanan.
c. Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF)
Sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) yaitu suatu sistem penyimpanandokumen rekam medis
dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 (dua)
angka kelompok akhir.
1) Kelebihan Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) Yaitu:
a) Penyimpanan dokumen rekam medis tersebar secara merata pada rak penyimpanan.
b) Petugas dapat diserahi tanggungjawab untuk sejumlah section tertentu.
c) Membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan.
d) Mudah dilakukan standarisasi penyimpanan.
e) Menghindari timbulnya kekeliruan (misfile).
2) Kekurangan Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) Yaitu:
a) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas penyimpanan.
b) Memerlukan pengadaan ruang dan peralatan terlebih dahulu sehingga membutuhkan dana yang
lebih banyak.
7. Sistem Retensi Dokumen Rekam Medis
Sistem retensi yaitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara dokumen rekam
medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan in aktif di ruang
penyimpanan (filing). Sebelum melakukan retensi perlu disusun Jadwal Retensi Arsip berdasarkan
Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis Nomor HK.00.1.5.01160 tahun 1995. Dokumen rekam medis
yang telah diretensi akan disimpan di ruang penyimpanan in aktif berdasarkan tanggal terakhir pasien
berobat dan berdasarkan diagnosis penyakit pasien.

Dibawah ini merupakan Jadwal Retensi Arsip berdasarkan kelompok penyakit:


Tabel 2.1
Jadwal Retensi Arsip Berdasarkan Kelompok penyakit
No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995

No KELOMPOK AKTIF IN AKTIF


RJ RI RJ RI
1. Umum 5 5 2 2
2. Mata 5 10 2 2
3. Jiwa 10 5 2 2
4. Orthopedi 10 10 2 2
5. Kusta 15 15 2 2
6. Ketergantungan obat 15 15 2 2
7. Jantung 10 10 2 2
8. Paru-paru 5 10 2 2
Sumber: (DepKes, RI. 2006)

Table 2.1 Retensi arsip berdasarkan kelompok penyakit


Adapun Peraturan PerMenKes No. 269/MenKes/PER/III/2008, berdasarkan BAB IV, pasal 8 ayat a tentang
penyimpanan dokumen rekam medis bahwa:
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka
waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal pasien berobat atau dipulangkan (PerMenKes, RI. 2008).
8. Sistem Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
Pemusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik dokumen rekam medis yang sudah
berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak, tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi
maupun bentuknya. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara membakar
habis, mencacah atau mendaur ulang sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya.
a. Tujuan dari pemusnahan
Mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis.
2) Mengabadikan formulir-formulir rekam medis yang memiliki nilai guna.
b. Syarat dari pemusnahan
1) Rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan dilaporkan kepada direktur rumah sakit.
2) Direktur rumah sakit membuat surat keputusan tentang pemusnahan rekam medis dan menunjuk Tim
Pemusnah Rekam Medis.
3) Tim Pemusnah rekam medis melaksanakan pemusnahan dan membuat Berita Acara Pemusnahan yang
disahkan Direktur Rumah Sakit.
4) Berita acara dikirim kepada Pemilik Rumah Sakit dengan tembusan Direktur Jenderal Pelayanan Medik.
c. Tata Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Tata cara/prosedur pemusnahan dokumen rekam medis adalah suatu proses atau aturan urutan
kegiatan berdasarkan metode tertentu yang ditetapkan oleh rumah sakit dalam melaksanakan
pemusnahan dokumen rekam medis yang telah berakhir fungsinya dan tidak memiliki nilai guna dengan
kegiatan yang terdiri dari pembuatan tim pemusnah, pembuatan daftar pertelaan, cara pemusnahan,
pelaporan hasil pemusnahan.
Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain:
1) Pembuatan Tim Pemusnah yang terdiri dari komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai
sekretaris, dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat
Keputusan Direktur Rumah Sakit.
2) Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan. Daftar
pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan,
diagnosis terakhir.
3) Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:
a) Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
b) Dicacah, dibuat bubur.
c) Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.
4) Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan berlangsung yang
ditandatangani oleh Ketua tim Pemusnah, Sekretaris tim pemusnah dan diketahui oleh Direktur rumah
sakit.
5) Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan
dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang ditandatangani oleh direktur
yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga
dapat dimusnahkan. Adapun isi dari daftar pertelaan sebagai berikut:
Tabel 2.2
Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan
No Nomor Rekam Medis Tahun Jangka Waktu Diagnosis
Penyimpanan Akhir
1 2 3 4 5

Sumber: (DepKes, RI. 2006)


Table 3.1Format daftar arsip rekam medis yang ingin di musnashkan
D. Penilaian Nilai Guna Dokumen Rekam Medis

Penilaian nilai guna rekam medis adalah suatu kegiatan penilaian atau pemisahan terhadap formulir-formulir
rekam medis yang mempunyai nilai guna atau perlu diabadikan dan yang sudah boleh dimusnahkan. Tata
cara penilaian formulir rekam medis adalah dokumen rekam medis yang dinilai yaitu dokumen rekam
medis yang telah 2 tahun in aktif.
1. Indikator yang digunakan untuk menilai dokmumen rekam medis in aktif
Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.
Mempunyai nilai guna:
1) Nilai guna primer yaitu:
a) Administrasi
b) Hukum
c) Keuangan
d) Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)
2) Nilai guna sekunder yaitu:
a) Pembuktian
b) Sejarah
2. Prosedur penilaian nilai guna berkas rekam medis, antara lain:
Memisahkan formulir rekam medis yang harus diabadikan
1) Ringkasan masuk dan keluar
2) Resume penyakit
3) Lembar operasi (termasuk laporan persalinan)
4) Identifikasi bayi lahir
5) Lembar persetujuan tindakan medis (informed consent)
6) Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanya sudah menyatu pada formulir ringkasan masuk
keluar)
7) Dokumen rekam medis tertentu, sesuai dengan kepentingan pelayanan meliputi:
a) Kartu Indeks.
b) Buku Register.
c) Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit. (Shofari, B. 2002)
Adapun peraturan PerMenKes No 269/MenKes/Per/III/2008. Berdasarkan BAB IV, pasal 8 ayat b tentang
pemusnahan dokumen rekam medis bahwa:
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun. Sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui rekam medis
dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik (PerMenKes, RI. 2008).
3. Pengabadian dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara merekam dokumen yang diabadikan
kedalam microfilm.
Microfilm adalah: suatu proses fotografi dimana dokumen atau arsip direkam pada film dalam ukuran yang
terkecil untuk memudahkan penyimpanan, transportasi, dan penggunaannya.
Keuntungan dari penggunaan microfilm adalah:
1) Penghematan ruang penyimpanan
2) Perlindungan terhadap dokumen atau arsip
3) Memudahkan pengiriman dan dengan biaya rendah
4) Penemuan dokumen atau arsip lebih efisien
Kerugian pnggunaan microfilm adalah:
1) Membutuhkan biaya yang tinggi
2) Kesulitan mata untuk melihat dalam waktu lama
3) Kesulitan dalam memperbarui (updating) dokumen atau arsip
(Amsyah, Z. 2003)

E. Cara Pelaporan Berita Acara Pemusnahan

Berita acara pemusnahan adalah rangkaian acara pemusnahan yang dibuat untuk dilaprkan sebagai
bukti pertanggungjawaban kepada pemilik Rumah Sakit dan Dirjen Yanmed. Berita acara pemusnahan
dibuat pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh Ketua tim pemusnah, Sekretaris tim
pemusnah dan diketahui Direktur rumah sakit.
1. Jumlah berita acara pemusnahan rekam medis dibuat rangkap tiga yaitu:
a. Lembar berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan oleh Rumah sakit sebagai arsip.
b. Lembar berita acara pemusnahan kedua dikirim kepada pemilik Rumah sakit
c. Lembar ketiga dikirim vertikal kepada Dirjen Pelayanan Medis Departemen Kesehatan RI.
F. Pemusnahan

Persyaratan pemusnahan bila dilakukan oleh pihak ketiga yaitu:

1. Membuat berita acara penyerahan dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan kepada pihak ketiga
dengan isi:
a. Pihak yang menyerahkan dokumen.
b. Penerima dokumen.
c. Jumlah dokumen yang diserahkan.
2. Membuat daftar pertelaan
3. Membuat berita acara pemusnahan oleh pihak ketiga dan saksi dari tim pemusnah rumah sakit pada saat
pemusnahan berlangsung.
4. Melaksanakan pemusnahan dokumen dengan cara:
a. Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
b. Dicacah atau dibuat bubur, didaur ulang.
Bila pemusnahan dilakukan oleh pihak ketiga harus disaksikan oleh tim pemusnah pihak rumah sakit
dengan membuat Berita Acara Pemusnahan tersendiri dengan bukti sebagai berikut:
1. Lembar berita acara pemusnahan yang pertama disimpan oleh pihak Rumah sakit sebagai arsip rumah
sakit.
2. Lembar berita acara pemusnahan yang kedua disimpan oleh pihak ketiga pihak pelaksana pemusnahan.
3. Lembar berita acara yang ketiga dikirim ke Direktorat Jenderal Pelayanan Medik atau Dinas Kesehatan
Kota setempat sesuai dengan status kepemilikan rumah sakit (Shofari, B. 2002)
2.2 Kerangka Konsep

Figure 1.1
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Rancangan Penelitian


Jenis penelitian yang digunakan secara Deskriptif Kualitatif yaitu penelitian yang dilakukan dengan
menjelaskan atau menggambarkan variabel-variabel penelitian, dengan metode penelitian adalah
observasi.

Penelitian ini menggunakan pendekatan secara Retrospektif yaitu teknik pengumpulan data dengan
menghimpun dan menganalisis dokumen, dimana dokumen dipilih dan dihimpun berdasarkan tujuan dan
fokus penelitian (Al-Gharuty F, 2009)

3.2 Lokasi dan Waktu penelitian


Penelitian nya dilaksanakan di Rumah Sait X pada tahunn 2010

3.3 Populasi /Subjek Objek


Obyek penelitian ini adalah alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif di Rumah Sakit X

Subyek penelitian adalah tim pemusnah, kepala unit rekam medis dan petugas filing.

DAFTAR PUSTAKA
http://karyatulisilmiahrekammedis.blogspot.com/2018/04/tinjauan-alur-prosedur-pemusnahan.html
file:///C:/Users/ACER/Downloads/23196-47359-1-PB%20(3).pdf
http://etd.repository.ugm.ac.id/penelitian/detail/174437
https://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/35

Anda mungkin juga menyukai