Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 83

Id paper: SM049

Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital (SIPAD) Berbasis Web

Studi Kasus: Bagian Kepegawaian Politeknik TEDC Bandung

Badie Uddin*), Rafika Yuni**)

Teknik Informatika, Politeknik TEDC Bandung
E-mail: *badie.uddin@gmail.com, **rafika393@gmail.com

Abstrak
Saat ini masih banyak institusi mengelola sumber informasi secara manual sehingga
disaat diperlukan akan mengalami kendala; waktu pencarian dan tempat penyimpanan.
Sejalan dengan meningkatnya aktivitas dan bertambahnya volume arsip khususnya di
bagian kepegawaian Politeknik TEDC maka permasalahan yang sering dihadapipun
tidak jauh berbeda. Diperlukan adanya suatu sistem yang dapat menyimpan informasi
kearsipan dan dapat mempermudah dalam pengarsipan dokumen. Perancangan sistem
informasi ini menggunakan diagram UML (Unifed Modelling Language) yaitu: Use
Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram dan Sequence Diagram. Sedangkan
untuk tools yang digunakan adalah CodeIgniter yang merupakan salah satu
framework PHP dan MySQL sebagai database-nya. Sistem informasi yang dihasilkan
dapat membantu bagian kepegawaian Politeknik TEDC untuk menyimpan informasi
kearsipan dalam bentuk digital, disebut dengan SIPAD (Sistem Informasi Pengelolaan
Arsip Digital) sehingga dapat diakses lebih cepat dan dapat mempermudah dalam
pengarsipan dokumen.
Kata kunci: Arsip, Kepegawaian Politeknik TEDC, CodeIgniter, SIPAD

1. PENDAHULUAN Beberapa hal yang dapat dirumuskan

Sistem pengarsipan Politeknik TEDC
Bandung khususnya di bagian kepegawaian saat
ini (Tahun Akademik 2014-2015) dilakukan
dengan menyimpan arsip dalam bentuk fisik
dan disimpan dalam rak (filing cabinet). Proses
pengarsipan konvensional ini memiliki
beberapa kendala, diantaranya jumlah arsip
yang selalu bertambah dan menjadikan ruang
(space) penyimpanan yang memakan tempat.
Sehingga membutuhkan ruang penyimpanan
yang luas serta pencarian kembali dokumen
yang rumit ketika diperlukan.
Pengelolaan arsip secara baik sangat
diperlukan untuk efektifitas pengelolaan hal-hal
yang menyangkut kearsipan. Arsip digital
mempunyai kelebihan dalam proses pencarian
informasi yang lebih cepat serta terdapatnya
salinan arsip dalam bentuk elektronik dan
memudahkan dalam pengaksesan. Dimana arsip
diproses dengan teknologi scanning (scanner)
yang nantinya akan disimpan ke dalam media
penyimpanan elektronik disertai pendataan
menggunakan sistem informasi.
adalah bagaimana membuat sebuah sistem
pengarsipan yang mempermudah pencarian
arsip di bagian kepegawaian Politeknik TEDC
Bandung dan agaimana membuat sistem
informasi pencatatan dokumen arsip berbasis
web dengan menggunakan PHP framework
CodeIgniter. Sedangkan batasan masalahnya
adalah dokumen yang diarsipkan adalah surat
masuk, surat keluar dan data pegawai; dokumen
digital yang disimpan ke dalam sistem
informasi berupa file jpg, jpeg dan pdf ; sistem
hanya menyimpan dokumen (arsip) dari tahun
2010 sampai tahun berjalan dengan masa
retensi arsip habis selama 5 tahun.
2. METODE PENELITIAN
Sistem pengarsipan yang sedang berjalan
dilakukan dengan menyimpan arsip dalam
bentuk fisik dan disimpan dalam rak (filing
cabinet), sehingga butuh ruang penyimpanan
yang luas serta sulit menemukan kembali
dokumen pada saat dibutuhkan.
Sedangkan sistem informasi pengelolaan
arsip digital (SIPAD) yang dibangun pada

ISBN: 979-26-0280-1
84 Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
Id paper: SM049

bagian kepegawaian Politeknik TEDC Bandung Diagram, Sequence Diagram dan Activity
yaitu SIPAD yang dapat mempermudah proses Diagram yang merupakan bagian dari UML.
pencarian arsip dan adanya salinan arsip dalam Use Case Diagram di bawah ini
bentuk digital. Sistem informasi yang akan menjelaskan kegiatan yang dapat dilakukan
dibangun juga memilki hak akses dan dibagi oleh Kasub Bag Kepeg dan Staf yaitu pengguna
menjadi 2 level, yaitu: Kepala Sub Bagian aplikasi. Berikut ini use case diagram gambar 1
Kepegawaian (Kasub Bag Kepeg) adalah untuk menjelaskan proses kerja dari sistem
pengguna yang mempunyai hak akses tertinggi informasi pengelolaan arsip digital di bagian
dalam sistem ini; staf adalah pengguna akses kepegawaian Politeknik TEDC Bandung.
level kedua yang dapat mengelola data pegawai,
jenis surat, surat masuk, surat keluar, arsip
inaktif masuk, arsip inaktif keluar, membuat
laporan surat masuk dan keluar, dan tidak dapat
menambahkan pengguna baru.
Perancangan sistem ini dibuat
menggunakan Use Case Diagram, Class

Gambar 1 Use case diagram SIAPID Kepegawaian Politeknik TEDC Bandung

ISBN: 979-26-0280-1
 Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 85
Id paper: SM049

Menu_data
Menu_utama Proses_cari tpegawai
_pegawai
Kasub Bag Kepeg / Staf

buka_halaman()

buka_halaman()

masukkan keyword()

keyword_dicari()

konek_database()

read_database()

menampilkan
keyword

Gambar 2 Sequence diagram Cari Data Pegawai

Sequence Diagram (gambar 2) digunakan Tabel 4 tsuratmasuk

untuk menggambarkan perilaku actor (Kasub No Field Type Ket
Bag Kepeg dan Staf). 1 id_surat_masuk int (5) PK
SIPAD Bagian Kepegawaian Politeknik 2 no_surat_masuk varchar (30)
TEDC Bandung ini memiliki 7 tabel yang mana, 3 pengirim/asal_surat varchar (50)
setiap tabelnya memiliki primary key. 4 tgl_surat Date
5 tgl_diteruskan Date
Tabel 1 tusers 6 id_jenis_surat int (5)
No Field Type Ket 7 Perihal varchar (50)
1 id_user int (5) PK 8 tgl_disposisi Date
2 Username varchar (20) 9 Tembusan varchar (200)
3 Password varchar (32) 10 File varchar (100)
4 Nama varchar (50) 11 id_signature int (5)
5 Level int (1)
6 last_login Datetime
Tabel 5 tsuratkeluar
Tabel 2 tjenissurat No Field Type Ket
No Field Type Ket
1 id_surat_keluar int (5) PK
1 id_jenis_surat Int (5) PK
2 no_surat_keluar varchar
2 jenis_surat varchar (30) (30)
3 Keterangan varchar (100) 3 penerima/tembusan varchar
(100)
Tabel 3 tsignature 4 tgl_surat date
No Field Type Ket 5 tgl_surat_keluar Date
1 id_signature Int (5) PK 6 id_jenis_surat int (5)
2 Signature varchar (30) 7 Perihal varchar
(50)
8 File varchar
(100)
9 id_signature int (5)

ISBN: 979-26-0280-1
86 Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
Id paper: SM049

Tabel 6 tpegawai
No Field Type Ket
Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital
1 id_pegawai int (5) PK
2 nama_lengkap varchar
(30) Bagian Kepegawaian LOGO
3 Nip varchar
(25) Silahkan Login Untuk Mengakses Aplikasi

4 no_ktp varchar
(20) Username
Login
5 tempat_lahir varchar
(30) Password
6 tanggal_lahir Date
7 Jabatan varchar
(50)
8 jenis_kelamin Enum Gambar 3 Rancang Tampilan Form Login
9 status_kawin varchar Rancangan tampilan dibuat (gambar 4),
(20) untuk menampilkan data pegawai dan pencarian
10 pend_terakhir varchar data pegawai berdasarkan status kepegawaian,
(5) NIP/NIDN/NUPN atau mengetikan keyword
11 gelar_pendidikan varchar yang ingin dicari.
Home Kelola Pegawai Kelola Arsip Laporan Kelola Pengguna
(100)
12 Alamat Text Home Daftar Data Pegawai Data

13 Hp varchar Pencarian

(12) Status Kepegawain Nip/Nidn/Nupn Tampilkan Reset

14 email varchar
(40) Tambah Pegawai Cetak Data Pegawai

15 istri_suami varchar 10 Pencarian

(50) Nip/Nidn/Nupn Nama Lengkap Jabatan Pend Status No.Hp

View Edit Delete

16 status_kepeg Enum View Edit Delete

17 id_signature int(5) Tabel => Hasil Pencarian 1 2

Gambar 4 Rancang Tampilan Kelola Data

Tabel 7 tdokumen_pegawai Pegawai
No Field Type Ket
1 id_dokumen_pegawai int (5) PK 3. IMPLEMENTASI
2 id_pegawai int (5) Metode yang digunakan untuk pengujian
3 tgl_upload Date aplikasi sistem informasi pengelolaan arsip
4 nama_dokumen varchar digital (SIPAD) di bagian kepegawaian
(50) Politeknik TEDC Bandung ini menggunakn
5 File varchar adalah metode pengujian Black Box.
(100) Pengujian Black Box adalah tipe
pengujian yang memperlakukan perangkat
lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya.
Form login (gambar 3) digunakan untuk
Sehingga para tester memandang perangkat
memverifikasi pengguna yang akan
lunak seperti layaknya sebuah “kotak hitam”
menggunakan SIPAD yang terdaftar sebagai
yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup
user.
dikenal proses testing bagian luar [9].
Tampilan halaman login dapat dilihat
pada gambar 7 berikut:

ISBN: 979-26-0280-1
 Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 87
Id paper: SM049

4. KESIMPULAN
Dari hasil implementasi yang telah
dilakukan dapat disimpulkan :
1. SIPAD ini dapat membantu dalam proses
pencarian untuk mendapatkan arsip
dokumen yang sesuai dengan kebutuhan
informasi dengan lebih cepat. Metode ini
dapat membantu bila diterapkan pada
administrasi pengelolaan kearsipan.
2. SIPAD ini juga dapat menghasilkan data
digital arsip, seperti data pegawai, surat
masuk, surat keluar, arsip statis masuk,
Gambar 7 Form Login arsip statis keluar serta laporan surat masuk
Tampilan halaman daftar dan tambah dan laporan surat keluar.
pegawai dapat dilihat pada gambar 8 dan 9
berikut:

Gambar 8 Sequence diagram Cari Data Pegawai

Gambar 9 Form Lihat dan Tambah Dokumen Pegawai

ISBN: 979-26-0280-1
88 Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
Id paper: SM049

5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Daqiqil Id, I. (2011). Framework [8] Riza, I. (2013). Pengenalan HTML, CSS, dan
Codeigniter. PekanBaru. Javascript. Retrieved from
[2] Daryono. (2011). Pengelolaan Arsip http://www.academia.edu/6747251/Pengenal
Berbasis Elektronik. Retrieved from an_HTML_CSS_dan_Javascript
http://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22 [9] Rizky, S. (2011). Konsep Dasar Rekayasa
/pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/ Perangkat Lunak. (S. Amri, Ed.). Jakarta:
[3] Edi Irwansyah, J. V. M. (2014). Pengantar Prestasi Pustaka.
Teknologi Informasi (p. 34). Yogyakarta: [10] Sidik, B. (2012). Framework CodeIgniter.
Deepublish. Bandung: Informatika.
[4] Kristanto, A. (2008). Perancangan Sistem [11] Utdirartatmo, F. (2012). Mengelola
Informasi dan Aplikasinya. Gava Media. Database Server MySQL di Linux dan
[5] Munawar. (2005). Pemodelan Visual. Windows. Yogyakarta.
Yogyakarta: Graha Ilmu. [12] Wiswakarma, K. (2010). 9 Langkah
[6] Purwanto, E. (2012). Perbandingan Strategi Menjadi Master Framework. (L. Hakim,
Replika Pada Sistem Basis Data Ed.). Yogyakarta: Lokomedia.
Terdistribusi, 1–8. Retrieved from [13] Yunus, A. (2009). Rancang Bangun Sistem
http://eprints.binadarma.ac.id/289/1/Jurnal Informasi, PHP Codeigniter, Mysql, 1(2), 1–
Perbandingan Strategi Replikasi Pada 8.
Sistem Basis Data Terdistribusi.pdf
[7] Riadi, M. (2013). Administrasi Kearsipan.
Retrieved from
http://www.kajianpustaka.com/2013/11/adm
inistrasi-kearsipan.html

ISBN: 979-26-0280-1