SOP PENERIMAAN PESANAN

PT. TRI SATYA No. Dokumen No. Revisi Halaman

PHARMA

02/SOP/TSP/VII/2021 00 1/2

Ditetapkan
Direktur,
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR 1 JULI 2021
OPERASIONAL \
Andry Pratama

PENGERTIAN Kegiatan menerima pesanan dari pelanggan.

TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan terhadap permintaan tertulis dari
pelanggan .
KEBIJAKAN KebijakanDirektur PT. Tri Satya Pharma Nomor:
20/KD/TSP/VII/2021 tentang Kebijakan Pengelolaan obat
PROSEDUR Skrining Pemesanan
1. Melakukan pemeriksaan kelengkapan dan keabsahan surat pesanan
dari pelanggan, yaitu memuat nama dan alamat pelanggan (RS,
Klinik,Apotek),tanggalpenulisansuratpesanan,obatyangdipesan,
serta tanda tangan Apotekerpemesan.
2. Surat Pesanan Asli harus di periksa kelengkapannya dengan lebih
teliti oleh Apoteker Penanggung Jawab (APJ) untuk OOT (Obat
Obat Tertentu), OKT (Obat Keras Tertentu), dan Obat yang
mengandung Prekursorfarmasi.
3. Surat Pesanan yang telah disetujui APJ (Apoteker Penanggung
Jawab) diserahkan ke bagian fakturis untuk dicetak.
4. Faktur yang telah tercetak kemudian diperiksa kesesuain dengan SP
(Surat Pesanan) yang telah masuk, jika faktur telah sesuai dengan
6. Penanggung jawab Gudang memeriksa jumlah obat, jenis obat,
nomor batch, kedaluwarsa obat yang dipesan sesuai denganfaktur.
7. Adm Gudang memastikan dokumen kirim/dokumen retur telah
ditandatangani oleh Kepala Logistik dan APJ.
8. Penerimaan barang diproses secara system sesuai dengan prosedur
berdasarkan dokumen yang telah ditandatangi oleh Kepala Logistik dan
APJ.
9. Bukti Penerimaan Barang dicetak oleh Adm Gudang untuk dicheck
 apakah sesuai dengan dokumen kirim/dokumen pengembalian barang
oleh Kepala Logistik. Bila ada perbedaan maka kembalikan ke Adm
Gudang untuk diperbaiki.
10. Dokumen penerimaan ditanda tangani oleh penerima barang, Adm.
Gudang dan Kepala Logistik kemudian diarsip berdasarkan tanggal
proses secara sistem dan disimpan sesuai ketentuan pengarsipan.
11. Semua faktur yang keluar dan masuk dari dank e PBF hanya bisa
ditandatangani oleh APJ.
 PENERIMAAN PESANAN

PT. INSTAELDRA No. Dokumen No. Revisi Halaman

MEDICA HUSADA

02/SOP/TSP/VII/2021 00 2/2

Ditetapkan
Direktur,
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR 1 JULI 2021
OPERASIONAL
Andry Pratama

7. Obat dan faktur yang sudah sesuai diserahkan oleh penanggung

jawab Gudang kepadapengirim.
8. Pengirim mengantarkan pesanan keoutlet.

UNIT TERKAIT Kepala Logistik

APJ
Petugas Penerimaan
DISPOSISI Nama Jabatan TTD
Pengusul Yuliani Accounting
Penyusun Angelica Kresnamurti Apoteker
Ditetapkan oleh Andry Pratama Direktur

CECKLIST ADA TIDAK ADA KETERANGAN

Dokumen
pengiriman ( resi
ekspedisi )
Surat Jalan M Membuat : Mengetahui : (Petugas Penerimaan ) (Kepala Logistik )embuat : Mengetahui : (Pe
Jumlah ( sesuai (Kepala
dokumen atau tidak ) Logistik )
Kondisi kemasan
Produk rusak
Nomor Batch
Expire Date

……………………. ………………..
(Petugas Penerimaan) (Kepala Logistik)

………........
( Apoteker )
 SOP PROSES PENGIRIMAN

PT. TRI SATYA No. Dokumen No. Revisi Halaman

PHARMA

3/SOP/TSP/VII/2021 00 1/2

Ditetapkan
Direktur,
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR Andry Pratama
OPERASIONAL 1 JULI 2021

PENGERTIAN Kegiatan pengiriman barang oleh perusahaan sampai pada barang tersebut
dikirim dan diterima oleh penerima.
TUJUAN Untuk menjamin bahwa proses pengiriman obat berjalan dengan aman
dan dapat dipertanggungjawabkan

KEBIJAKAN Peraturan Direktur PT. Instaeldra Medica Husada Nomor :

20/KD/TSP/VII/2021 tentang Kebijakan Pengelolaan Obat
PROSEDUR 1. Proses pengiriman barang dapat dilakukan sendiri atau denganpihak
Ketiga yang sudah terikat konstrak dengan PBF sehingga pihak ketiga
dapat mendistribusikan farmasi sesuai CDOB.
2. Pastikan barang yang akan dikirim sudah dikemas dan dilengkapi
dengan faktur dan suratjalan.
3. Transportasi pengiriman disesuaikan dengan suhu yang tercantum pada
kemasan obat (< 25 oC atau < 30oC).
4. Khusus untuk barang yang harus disimpan pada suhu 2 – 8 oC,
pengemasan harus menggunakan cool bag dan dilengkapi dengan “Form
Serah Terima Barang Bersuhu 2 – 8 oC”. Form tersebut berisi suhu
barang ketika keluar dari gudang dan ketikaditerima.
5. Barang dikirim sesuai dengan nama instansi yang tertera pada faktur dan
suratjalan.
6. Apabila ada ketidaksesuaian barang dengan faktur, maka barang yang
tidak sesuai dibawa kembali ke gudang dengan keterangan tertulis pada
faktur olehcustomer.
7. Sebagai bukti bahwa barang sudah sesuai dan diterima dalam keadaan
baik yaitu pada faktur terdapat tanda tangan apoteker/tenaga teknis
disertai nama, no. SIPA/SKTTK dan stempel.
 SOP PROSES
PENGIRIMAN
PT. TRI SATYA
PHARMA No. Dokumen No. Revisi Halaman

3/SPO/IMH/VII/2020 00 2/2

8. Faktur dan surat jalan diberikan kepada gudang sebagai bukti barang
keluar dan diterimanya barang sesuai suratpesanan.
9. Faktur asli diberikan ke bagian salespenagihan
10. Faktur keluar dari PBF hanya berlaku resmi jika di tandatangi oleh
APJ
UNIT TERKAIT Manajer Operasional

UNIT TERKAIT Pengiriman

Petugas Gudang
APJ
DISPOSISI Nama Jabatan TTD
Pengusul Yuliani Accounting
Penyusun Angelica Kresnamurti Apoteker
Ditetapkan oleh Andry Pratama Direktur