Ada delapan butir-butir penting yang perlu kita perhatikan dalam mempraktekkan komunikasi bisnis

antar budaya dan lintas budaya, yaitu :

 Membuka dan menutup percakapan
Ini penting diperhatikan karena budaya yang berbeda memiliki adat kebiasaan yang berbeda
tentang siapa yang berbicara pada siapa, kapan dan bagaimana serta siapa yang dipandang
berhak atau bahkan kewajiban, untuk memulai pembicaraan dan apa yang tepat untuk
menyimpulkan percakapan.
 Mengubah peran dalam percakapan
Pada beberapa kebudayaan, cara yang paling baik mengubah peran dalam percakapan adalah
dengan cara interaktif. Artinya peran sebagai pembicara dan pendengar berganti-ganti karena
kehendak kedua belah pihak. Pada kebudayaan yang lain, justru dianggap sangat penting lawan
bicara menyelesaikan dulu semua yang hendak disampaikannya, baru kemudian kita berbicara
untuk memberi komentar atau sekedar memberi tanggapan.
 Memotong pembicaraan
Ada kebudayaan yang memandang memotong pembicaraan dianggap sebagai bagian dari gaya
percakapan. Hal seperti ini biasanya terjadi karena budaya yang egaliter. Sedangkan pada
kebudayaan yang lain, memotong pembicaraan dianggap tidak sopan bahkan dipandang
menantang.
 Jeda percakapan
Ada kalanya, saat kita bicara kita berdiam sejenak, barang beberapa detik. Rupanya makna
berdiam sejenak itu berbeda-beda pada setiap kebudayaan. Pada kebudayaan tertentu, berdiam
sejenak dipandang sebagai bentuk memikirkan semua apa yang dikatakan dengan penuh
pertimbangan, namun pada saat yang lain bisa saja ini dipandang sebagai sikap bermusuhan.
 Topik percakapan yang tepat
Ada beberapa topik yang bila dibicarakan dipandang tidak tepat. Berbicara mengenai uang atau
harta kekayaan secara terbuka, pada satu masyarakat dianggap sebagai bentuk kesombongan
namun pada masyarakat lain justru dianggap sebagai tanda keakraban atau kedekatan.
 Humor sering kali dianggap sebagai bumbu percakapan yang berfungsi mengakrabkan atau
membangun kedekatan
Dalam kehidupan sehari-hari, kita biasa berusaha membangun kedekatan dengan humor. Namun
hendaknya ini tidak kita pandang berlaku universal, atau berlaku untuk semua situasi. Pada orang
yang baru kita kenal dan sedang berdua, tidak sepatuhnya kita berhumor.
 Tahu seberapa banyak kita berbicara
 Kita tidak memiliki ukuran atau takaran, seberapa banyak seseorang dianggap patut dalam
berbicara. Bagi satu kelompok budaya, pembukaan yang sekedar basa-basi tidak begitu disukai,
sehingga dipandang lebih baik berbicara langsung pada pokok permasalahan. Pada masyarakat
yang lain, pembukaan yang panjang-lebar bagian dari kesantunan dan menunjukkan diri sebagai
manusia yang beradab.
 Menyusun tahapan untuk unsur-unsur percakapan
Bila kita berbicara isu yang sensitif, permasalahan yang muncul biasanya pada saat mana kita
dianggap tepat untuk memulai berbicara tentang isu sensitif itu. Disinilah kita perlu memiliki
kepekaan kapan saat yang tepat untuk mulai masuk ke dalam pokok bahasan yang sensitif itu,
dengan mempertimbangkan budaya. Karena bisa saja, pertanyaan yang sudah kita anggap pas
yang disampaikan secara tepat pula, bisa dipandang terlalu dini disampaikan atau terlalu
terlambat untuk ajukan, yang bisa dipandang dan dimaknai secara berbeda oleh setiap orang
pada budaya yang berbeda.

Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis.
Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri
atas 3 tahap sederhana yaitu :
a. Perencanaan pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan.
Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
 Penentuan tujuan
 Analisis audiens
 Penentuan ide pokok
 Pemilihan saluran dan media
b. Penyusunan pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan dalam pesan tertulis.
Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat,
paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan. Tahap ini
meliputi 2 kegiatan yaitu :
 Mengorganisasikan pesan
 Memformulasikan pesan
c. Revisi pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan
sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca, dan
tata bahasa.

Sumber : BMP EKMA4159 Modul 3 Hal. 3.26-3.28