Nama : Siti Nurkholisah

NIM : 2017051240
Kelas/Prodi : 3H/S1 Akuntansi
Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi

Resume Bab 9
Sistem Akuntansi Utang
Dosen Pengampu : Ni Wayan Yulianita Dewi,S.E., M.SA,Ak.

A. SISTEM RETUR PEMBELIAN

Deskripsi Kegiatan
Barang yang sudah diterima dari pemasok terkadang tidak sesuai dengan barang
yang dipesan menurut order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan
karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat
order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang diterima
melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok. Sistem retur pembelian
digunakan perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada
pemasoknya.

Fungsi yang Terkait

- Fungsi gudang
- Fungsi pembelian
- Fungsi pengiriman
- Fungsi akuntansi

Dokumen yang Digunakan

- Memo debit
- Laporan pengiriman barang
Catatan Akuntansi yang Digunakan
- Jurnal retur pembelian atau jurnal umum
- Kartu persediaan
- Kartu utang

Jaringan yang Membentuk Sistem Retur Pembelian

- Prosedur perintah retur pembelian
- Prosedur pengiriman barang ke pemasok
- Prosedur pencatatan utang

Unsur Pengendalian Internal

1) Organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
b. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu
unit organisasi.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
b. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pengiriman.
c. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada
memo debit yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
d. Pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3) Praktik yang sehat
a. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
b. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman.
c. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara pribadi
direkonsiliasi dengan akun kontrol utang dalam buku besar.
B. PROSEDUR PENCATATAN UTANG

1. Account Payable Procedures

Dalam account payable procedure catatan utang adalah berupa kartu
utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan
mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah
pembayaran, dan saldo utang.

Dokumen yang Digunakan

- Faktur dari pemasok.
- Kuitansi tanda terima yang ditanda tangani oleh pemasok atau tembusan surat
pemberitahuan yang dikirimkan ke pemasok yang berisi keterangan untuk apa
pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

- Kartu utang
- Jurnal pembelian
- Jurnal pengeluaran kas

Prosedur Pencatatan
1) Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
a. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
b. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian diposting kedalam kartu
utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
2) Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
a. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
b. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang terkait dengan pembayaran
utang diposting kedalam kartu utang.
2. Voucher Payable Procedures
Dalam voucher payable procedure tidak diselenggarakan kartu utang,
namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip
menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini
berfungsi sebagai catatan utang.

Dokumen yang Digunakan

- Bukti kas keluar (kombinasi bukti kas keluar dan cek voucher / voucher check).
Yang berfungsi sebagai surat perintah kepada bagian kasa untuk melakukan
pengeluaran kas sejumlah yang tercantum didalamnya; sebagai pemberitahuan
kepada kreditur mengenai tujuan pembayarannya; dan sebagai media untuk
dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

- Register bukti kas keluar
- Register cek

Prosedur Pencatatan
1) One time voucher procedures. Untuk setiap faktur dari pemasok dibuatkan
satu set voucher (terdiri dari 3 lembar). One time voucher procedures dibagi
menjadi 2 :
a. One time voucher procedure dengan dasar tunai (basis kas). Dalam
prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok
disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh tempo. Pada saat
jatuh tempo, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar kemudian
mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam prosedur ini tidak
diselenggarakan catatan formal mengenai faktur yang belum dibayar.
b. One time voucher procedure dengan dasar waktu (basis akrual). Dalam
prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok,
langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang kemudian
dilakukan catatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar.
Pada saat bukti kas keluar jatuh tempo, dokumen ini dikirimkan ke
 bagian kasa sebagasi dasar untuk membuat cek untuk dibayarkan kepada
pemasok. Cek ini dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.

2) Built up voucher procedures. Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat
digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur. Faktur yang diterima
dicatat dalam bukti kas keluar dan disimpan sementara dalam arsip menurut
abjad. Jika ada faktur lagi dari pemasok yang sama,, bukti kas keluar tsb
diambil dari arsip untuk diisi dengan informasi yang ada di faktur baru. Pada
akhir bulan / jatuh tempo pembayaran, bukti kas keluar diambil dari arsip
dan dicatat dalam register bukti kas keluar dan diserahkan kepada fungsi
keuangan untuk dibuatkan cek. Dalam prosedur ini, bukti kas keluar yang
belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar
waktu (Accrual basis).

C. DISTRIBUSI PEMBELIAN
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media
(misalnya faktur dari pemasok) dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk
keperluan pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam pembelian, distribusi ini terkait
dengan peringkasan pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan
pembayarannya untuk penyusunan laporan dan pencatatan dalam jurnal.

D. METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN

1. Metode jurnal berkolom

Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan
menggunakan jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian atau register bukti kas
keluar. Jika jurnal pengeluaran kas dipakai sebagai alat distribusi, maka dalam
jurnal tsb harus disediakan kolom-kolom untuk menampung klasifikasi pokok
yang diinginkan. Dengan demikian distribusi pendebitan dilakukan dengan dasar
tunai.
Jika pendebitan menyangkut biaya, distribusi dapat dilakukan dengan
dsar waktu dengan cara ; pada akhir bulan, dibuat rekapitulasi biaya dari arsip
 faktur yang belum dibayar, kemudian dibuat jurnal umum dengan debit biaya
dan kredit utang dagang, jurnal tsb kemudian dibalik pada awal bulan
berikutnya.

2. Metode akun berkolom

Distribusi pendebitan dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan
menggunakan akun berkolom. Sumber informasi untuk posting ke dalam akun
berkolom adalah register bukti kas keluar.
3. Metode akun tunggal
Prosedur nya yaitu.
1. Faktur yang telah disetujui untuk dibayar diurutkan menurut klasifikasi yang
dikehendaki. Misalnya menurut departemen.
2. Dari faktur yang disertai tsb dibuat pre-list tape.
3. Kemudian faktur tsb diposting ke dalam akun yang bersangkutan. Rupiah
yang diposting ke dalam akun dijumlah dan diposting ke dalam akun kontrol
yang bersangkutan dalam buku besar dan dicocokkan dengan pre-list tape.
4. Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam akun.
4. Metode tiket tunggal
Berdasar bukti kas keluar yang biasanya berupa media campuran dibuat
tiket tunggal untuk setiap unsur klasifikasi yang tercantum didalamnya yang
kemudian direkap sebagai dasar posting kedalam akun kontrol yang
bersangkutan dalam buku besar. Tiket tunggal ini kemudian diarsipkan menurut
nomor akun dalam klasifikasi, dan pada akhir bulan, dibuat rekap dan hasilnya
dicatat dalam summary strip yang berfungsi sebagai laporan.
5. Metode distribusi dengan komputer
Metode distribusi dengan komputer dilakukan dengan memberi kode
transaksi yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi
sudah diberikan kode dengan benar, proses pengurutan akan dilakukan oleh
komputer melalui program. Setiap faktur pembelian atau bukti kas keluar akan
diberi kode debit menurut kerangka pemberian kode tsb.