LEMBARAN PENGESAHAN

NAMA DOKUMEN KOMUNIKASI, PARTISIPASI dan KONSULTASI

NO. DOKUMEN GBP2-SOP-SFT02-Rev.00
NAMA DEPT HEALTH SAFETY & ENVIRONMENT
DAFTAR ISI

1. TUJUAN...................................................................................................................................... 2
2. RUANG LINGKUP...................................................................................................................... 2

3. REFERENSI................................................................................................................................ 2
4. DEFINISI..................................................................................................................................... 2

5. DOKUMENTASI.......................................................................................................................... 2
6. DESKRIPSI PROSEDURE......................................................................................................... 2

7. KETERANGAN / LAMPIRAN..................................................................................................... 3
8. CATATAN PERUBAHAN........................................................................................................... 3

Dipersiapkan Disetujui Disahkan

Junior Andarias Yuris Syiarudin Tai Kok Meng

Safety & Training Coordinator Kepala Teknik Tambang Site Management
 No Dokumen : GBP2-SOP-SFT02
Revisi : 0
Tanggal : 1 januari 2010
Halaman : 2 dari 6
STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP)
KOMUNIKASI, PARTISIPASI dan KONSULTASI

1. TUJUAN
1.1. Memastikan informasi yang terkait dengan pengelolaan aspek dan bahaya K3L penting
disebarluaskan secara efektif di seluruh perusahaan dan sebaliknya, memastikan partisipasi dari
karyawan dalam rangka pengelolaan aspek dan bahaya K3L penting ditindaklanjuti dengan efektif
1.2. Memastikan informasi yang diterima dari dan oleh pihak eksternal terkait K3L, telah ditindaklanjuti
dan dilakukan dengan efektif
2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur ini mencakup proses komunikasi internal maupun eksternal di PT. Gunungbayan Pratamacoal

3. REFERENSI
3.1. ISO 9001 Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal
3.2. ISO 14001 Klausul 4.4.3 Komunikasi
3.3. OHSAS 18001 Klausul 4.4.3 Komunikasi, Partisipasi dan Konsultasi
4. DEFINISI
4.1. Komunikasi Internal
adalah Suatu media hubungan antar personal / departemen dalam lingkungan
PT.Gunungbayan Pratamacoal dalam kaitan pengelolaan kinerja terkait dengan managemen mutu,
dan K3L

4.2. Komunikasi eksternal

adalah Suatu hubungan antara Pihak Perusahaan (PT. Gunungbayan Pratamacoal) dengan pihak
luar/eksternal seperti Kontraktor/Subkontraktor, Instansi Pemerintah, atau Masyarakat sekitar
Perusahaan yang saling memberikan Informasi terkait dengan pengelolaan lingkungan dan K3 di
perusahaan

5. DOKUMENTASI
Prosedur ini terdokumentasi dalam bentuk berkas Hard Copy, Soft Copy dan di simpan di Safety Section &
Admint masing-masing section.

6. DESKRIPSI PROSEDURE
 No Dokumen : GBP2-SOP-SFT02
Revisi : 0
Tanggal : 1 januari 2010
Halaman : 3 dari 6
STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP)
KOMUNIKASI, PARTISIPASI dan KONSULTASI

URAIAN PROSES PIC

6.1. Komunikasi Internal

6.1.1. Management Representative bertanggungjawab membuat rencana komunikasi

internal tahunan dan mengajukannya kepada site manager untuk mendapat
persetujuan. Rencana komunikasi internal dituangkan dalam form GBP2-FRM-
SFT05-Rev.00 Rencana Komunikasi Internal

6.1.2. Setelah disetujui oleh site manager, sosialisasikan rencana komunikasi internal
tersebut ke semua departemen.

6.1.3. Setiap departemen harus melaksanakan komunikasi internal sesuai dengan

rencana komunikasi yang telah disetujui site manager

6.1.4. Kepala Teknik Tambang harus memastikan dilakukannya komunikasi tentang

K3L melalui Induksi K3L GBP2-FRM-SFT04-Rev.00 Lembar Induksi K3L –
Surat Perjanjian K3L oleh HSE Departemen kepada setiap orang yang
memasuki daerah operasi baik karyawan GBP maupun sub kontraktor yang
diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Karyawan baru maupun mutasi

b. Karyawan yang akan melakukan pekerjaan dengan resiko tinggi

6.1.5. Untuk masalah K3L, Kepala Teknik Tambang harus memastikan dilakukannya
pembicaraan K3L pada setiap awal shift di seluruh areal kerja dan pertemuan
K3L mingguan (safety talk) di lingkungan perusahaan. Departemen HSE
bertanggungjawab menyiapkan daftar topik K3L terinci bulanan selama 12 bulan
setiap awal tahun

6.1.6. Topik pembicaraan K3L pada setiap awal shift didasarkan (namun tidak
terbatas) pada :

a. Insiden yang baru terjadi

b. Tugas/pekerjaan beresiko tinggi yang dilakukan

c. Informasi umum keselamatan kerja dan lingkungan hidup yang berhubungan

dengan pekerjaan

Sedangkan Topik-topik bagi semua pembicaraan ‘Safety Talk’ tentang K3L didasarkan
 No Dokumen : GBP2-SOP-SFT02
Revisi : 0
Tanggal : 1 januari 2010
Halaman : 4 dari 6
STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP)
KOMUNIKASI, PARTISIPASI dan KONSULTASI

URAIAN PROSES PIC

(namun tidak terbatas) pada:
a. Topik K3L bulan berjalan

b. Insiden yang baru terjadi,

c. Insiden di tempat lain yang serupa, dan

d. Informasi umum keselamatan kerja dan lingkungan hidup yang berhubungan

dengan pekerjan

Semua materi pembicaraan K3L dan Safety talk diatas, harus dicatat sebagai bukti
implementasi komunikasi dilapangan

6.2. Komunikasi eksternal

6.2.1. Bagian security bertanggungjawab menerima semua informasi dari pihak

eksternal. Catat informasi yang diterima dalam form GBP2-FRM-SFT07-Rev.00
Risalah Komunikasi Eksternal dan laporkan kepada Management
Representatif maksimal 1 x 24 jam sejak laporan diterima

6.2.2. Management Representatif bertanggungjawab menganalisa perlunya tanggapan

atas informasi tersebut. Jika informasi tersebut merupakan ketidaksesuaian, ikuti
prosedur GBP2-SOP-MR04-Rev.00 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan
dan pencegahan

6.2.3. Management Representatif beserta kepala departemen P&A dan kepala

departemen terkait harus segera mempersiapkan tanggapan atas informasi
eksternal tersebut, dan meminta kepada departemen terkait untuk melakukan
tindaklanjut atas informasi eksternal yang diterima

6.2.4. Departemen P&A bertanggung jawab menyampaikan laporan tanggapan tertulis

paling lama 3 x 24 jam sejak laporan diterima

6.2.5. Komunikasi eksternal yang bersifat pelaporan rutin kepada pihak eksternal,
dilakukan oleh departemen yang terkait. Termasuk dalam pelaporan ini (namun
tidak terbatas pada) yaitu :
 No Dokumen : GBP2-SOP-SFT02
Revisi : 0
Tanggal : 1 januari 2010
Halaman : 5 dari 6
STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP)
KOMUNIKASI, PARTISIPASI dan KONSULTASI

URAIAN PROSES PIC

a. Laporan RTKPL
b. Laporan pelaksanaan RKL-RPL
c. Laporan kinerja K3L

6.3. Partisipasi dan Konsultasi

6.3.1. Manajemen harus mengembangkan metode partisipasi dan konsultasi terkait

dengan K3L di PT. GBP.

6.3.2. Manajemen harus menunjuk Wakil K3L yang merupakan perwakilan karyawan
yang akan berpartisipasi dalam setiap aktivitas yang terkait dengan K3L.

6.3.3. Partisipasi dan konsultasi karyawan dapat berupa (namun tidak terbatas) pada :

a. Keterlibatan wakil K3L dalam identifikasi aspek dan bahaya K3L dan
penentuan pengendalian untuk aspek dan bahaya K3L penting

b. Keterlibatan wakil K3L dalam pelaksanaan investigasi kecelakaan

c. Keterlibatan wakil K3L dalam peninjauan kebijakan dan program

manajemen

d. Keterlibatan wakil K3L dalam rapat-rapat yang terkait dengan K3L

6.3.4. Semua karyawan yang memiliki saran atau informasi yang berkaitan dengan
pengelolaan K3L di perusahaan dapat mengajukan sarannya secara tertulis
dengan form GBP2-FRM-SFT06-Rev.00 Safe Card yang telah disediakan.
Setiap anggota manajemen lini harus mendorong karyawannya untuk
mengimplementasikan ‘Sistem safe card’ ini.

6.3.5. Setiap bulan, petugas K3L atau orang yang ditunjuk harus mengumpulkan saran
yang masuk dan mencatatnya dalam ‘Buku Rangkuman Safe Card’

6.3.6. Saran yang masuk harus didiskusikan dalam Rapat Komite K3L yang
diselenggarakan setiap bulan.

Seluruh jajaran manajemen harus memastikan adanya komunikasi timbal balik dalam
pengelolaan K3L di perusahaan, dan memastikan informasi dari karyawan
ditindaklanjuti. Jika dimungkinkan, informasi yang baik, direkomendasikan mendapatkan
penghargaan yang pantas berdasarkan keputusan Komite K3L dan manajemen
perusahaan
 No Dokumen : GBP2-SOP-SFT02
Revisi : 0
Tanggal : 1 januari 2010
Halaman : 6 dari 6
STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP)
KOMUNIKASI, PARTISIPASI dan KONSULTASI

URAIAN PROSES PIC

7. KETERANGAN / LAMPIRAN
7.1. GBP2-FRM-SFT04-Rev.00 Lembar Induksi K3L – Surat Perjanjian K3L
7.2. GBP2-FRM-SFT05 -Rev.00 Rencana Komunikasi Internal
7.3. GBP2-FRM-SFT06-Rev.00 Form Safe Card
7.4. GBP2-FRM-SFT07- Rev.00 Risalah Komunikasi Eksternal
7.5. GBP2-SOP-MR04-Rev.00 Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

8. CATATAN PERUBAHAN
Setiap perubahan yang akan dilakukan dalam SOP ini, harus menggunakan form yang ada dibawah,
dengan melampirkan/menuliskan alasan perubahan dan pengesahan. Perubahan SOP ini harap
dipresentasikan dihadapan manajemen.

No ALASAN PERUBAHAN TANGGAL REVISI TANGGAL EFFEKTIF

- - - -