MAKALAH
Perencanaan Pesan – Pesan Bisnis
Di susun oleh:
Muhammad Bahtiar Nur Rosid
UNIVERSITAS TERBUKA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS 2018/2019
BAB I
PENDAHULUAN
a. Latar belakang
Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan
bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara
tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis
merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan
salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terencana dengan
baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini perencanaan pesan-
pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulis.
b. Perumusan masalah
1. Apa tujuan penulisan pesan-pesan bisnis?
2. Bagaimana memenuhi kebutuhaan informasi audiens?
3. Apa tahapan dalam proses komposisi?
4. Bagaimana cara menganalisis audiens?
c. Tujuan pembahasan
1. Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.
2. Mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.
3. Memahami tahapan dalam proses komposisi.
4. Mengetahui cara menganalisis audiens.
BAB II
PEMBAHASAN
PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat
dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.
Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan
personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan
dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai
mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya
dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis
meliputi 3 tahap, yaitu :
1. Perencanaan
Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar,
seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main
idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan
menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah,
mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan
yang di kehendaki dapat tercapai.
1
2. Organisasi dan komposisi
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan
ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen
pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi
yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan.
Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-
kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan
kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan
yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang
digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya.
Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-
perbaikan seperlunya.
Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian
pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan
mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.
PENENTUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan
audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain,
ada perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah
tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
2
b. Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di
sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai
dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan
menggapai mereka dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa
yang mereka ingkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.
c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator
seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian
tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-
jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di
sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.
d. Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan,
sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang
dapat berupa lisan maupun tulisan
ANALISIS AUDIENS
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya
adalah memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka, bagaimana
pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka,
bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.
3
c. Reaksi audiens
Perlu diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebu.
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
presentasi sebauknya di sajikan langsung pada bangian kesimpulandan saran-saran.
4
b. Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan
antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir
yang penting dan tidak penting.
c. CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet
Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja
(workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings),
kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.
d. Journalistic approach
Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide
pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where)
dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e. Question and answer chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan
pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa
pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan
tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.
Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal
hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat
(respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan
kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok
yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
Komunikasi lisan
Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah
kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Komunikasi lisan ini
lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi
kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga
komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.
Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih,
pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok)
seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.
5
Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara
mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu
masalah. Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan
mengalir dengan bebas.
Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi
penjualan, rapat para pemegang saham, persentasi untuk pengenalan produk baru, dan
fungsi-fungsi seremonial ungul.
Komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo,
proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications)
adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan
pesan-pesan mereka.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya
pengirim serta harapan audiens.
BAB III
PENUTUP
Demikian yang dapat saya sampaikan mengenai materi yang menjadi bahasan dalam
makalah ini, tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya pengetahuan
kurangnya rujukan/referensi yang saya peroleh, hubungannya dengan makalah ini saya
banyak berharap kepada pembaca memberikan kritik saran yang membangun kepada saya
demi sempurnanya makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan
pembaca.
Kesimpulan :
Berdasarkan pembahasan tersebut saya menyimpulkan bahwa, dalam melakukan
komunikasi bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik dan
benar, saya berharap pembaca mampu memahami tentang perencanaan pesan-pesan
bisnis dan bagian-bagian penting dalam pembahasan tersebut. Dalam pembahasan
tersebut mampu memberikan gambaran tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang
akan berguna untuk mencapai tujuan dalam berkomunikasi.