ISAD (E) - Class-1-Group-2-project Presentation II

INDUSTRIAL ENGINEERING
INFORMATION SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN (ISAD)
INFORMATION SYSTEM OF INVENTORY SPARE PART
AT PT ZIEGLER INDONESIA USING MICROSOFT ACCES
10 SEMESTER
FINAL EXAM
GROUP 2
TEAM LEADER :
MRR. DWI LINDAWATI (004201705013)
TEAM MEMBER :
DIAH AYU WULANDARI (004201705014)
HASNA NAFISA (004201805082)
HIFDOTUL HELMI (004201705020)
MIFTAKH NUR WIJAYATIN (004201705007)
M. HELMI AZHAR (004201705023)
RAMDANI (004201705004)
December 14, 2020

1
List of Member Contributions/ Responsibility :
1. MRR. Dwi Lindawati

 Make group chat and discussion via google meet.
 Make a report.
 Membuat dan aplikasi Microsoft acces
 Membuat report dan PPT
2. Diah Ayu Wulandari
 Revisi report project 1 dan screen shoot input data
3. Hasna Nafisa
 Revisi bisnis proses
4. Hifdotul Helmi
 Screen shoot output data
5. Mifta Nur Wijayatin
 Revisi metodology
6. M. Helmi Azhar
 Revisi penulisan data dictionary
7. Ramdani
 Membuat dan cek aplikasi
Team Leader Data:
Name : MRR. Dwi Lindawati
Mobile Phone : 082125719516
Email : lindawati.dwi@gmail.com
2
TABLE OF CONTAINT
TABLE OF CONTAINT ................................................................................................................................................ 3

EXECUTIVE SUMMARY............................................................................................................................................. 4
CHAPTER I .................................................................................................................................................................... 5
INTRODUCTION........................................................................................................................................................... 5
1.1 Problem Background ...................................................................................................................................... 5
1.2 Problem Statement .......................................................................................................................................... 5
1.3 Objective .......................................................................................................................................................... 5
1.4 Scope................................................................................................................................................................. 5
1.5 Assumptions..................................................................................................................................................... 5
CHAPTER II ................................................................................................................................................................... 6
METHODOLOGY ......................................................................................................................................................... 6
2.1 Methodology ...................................................................................................................................................... 6
CHAPTER III ................................................................................................................................................................. 8
INFORMATION GATHERING AND ANALYSIS .................................................................................................... 8
3.1 Information Gathering: Document Flow, Business Process, Report ............................................................ 8
3.2 User Requiremnets Review (Improvement Needed) .................................................................................... 10
3.3 List of Business Activities ............................................................................................................................... 10
3.4 Context Level Diagram ................................................................................................................................... 12
3.5 DFD Diagram 0 ............................................................................................................................................... 12
3.6 Data Dictionary: (Data Flow. Data Store) .................................................................................................... 13
3.7 Process Specification ....................................................................................................................................... 49
CHAPTER IV DESIGN ............................................................................................................................................... 50
4.1 Input Design..................................................................................................................................................... 50
4.2 Output Design.................................................................................................................................................. 51
4.3 DMD or ERD ................................................................................................................................................... 52
4.4 Database relation or table .............................................................................................................................. 53
CHAPTER V IMPLEMENTASION AND TESTING .............................................................................................. 54
5.1 Implementation ............................................................................................................................................... 54
5.2 Testing .............................................................................................................................................................. 59
CHAPTER VI SUMMARY ......................................................................................................................................... 60
6.1 Summary .......................................................................................................................................................... 60
3
EXECUTIVE SUMMARY
Dengan terbentuknya sistem yang efektif serta efisien dalam memenuhi kebutuhan pekerjaan maka dapat
mengurangi kesalahan memproses data. Untuk mendukung proses penjualan spare parts maka diperlukan
sistem yang mampu memproses setiap inquiry yang didapat dari customer, maka dengan terbentuknya sistem
tersebut maka akan mempercepat proses pengadaan barang sehingga akan berdampak baik untuk perusahaan
dimana dapat mengirimkan barang yang diperlukan oleh customer tepat waktu.
MASALAH SOLUSI
Adanya perbedaan qty antara PO dan PR dari PPIC Dibuatnya sistem dengan bantuan aplikasi MS.
karena masih ada proses pengecekan manual Access untuk mengurangi proses manual
Adanya kesalahan input data PO ataupun Dengan dibuatkan sistem pencatatan PO dan PR
permintaan barang yang dengan adanya peng secara sistematis akan menghasilkan laporan
inputan secara manual pencatatan PO dan PR lebih rinci dan
meminimalkan keslahan spec
Kondisi kesuliatan adanya pengecekan QTY dari Dipermudahahnya ketika pengecekan pada system
barang yang di beli ataupun pengecekan PO dan PR untuk melihat spec atau pun QTY
yang secara manual
Kondisi kesuliatan adanya pengecekan QTY dari Sistem aplikasi dapat membantu bagian
barang yang di beli ataupun pengecekan PO dan PR pembelian, bagian gudang maupun bagian
yang secara manual keuangan dalam kegiatan administrasi
perusahaan
Kondisi kesuliatan adanya pengecekan QTY dari Sistem aplikasi membantu transaksi permintaan
barang yang di beli ataupun pengecekan PO dan PR baang dapat di-monitoring dengan mudah
yang secara manual
Kondisi kesuliatan adanya pengecekan QTY dari Sistem aplikasi memudahkan pencarian informasi
barang yang di beli ataupun pengecekan PO dan PR mengenai barang, pemasok, pesanan barang
yang secara manual
4
CHAPTER I
INTRODUCTION
1.1 Problem Background

PT Ziegler Indonesia yang bergerak dalam bidang pembuatan mobil pemadam kebakaran mempunyai data
pembelian item barang hingga sampai saat ini ada berkisar hingga 700 an item dan data inventory stok
spare part yang ada beberapa masih dilakukan manual dan sisem informasi antar departement yang masih
dilakukan secara manual seperti email, telepon dan lain-lain. Dengan adanya rancangan sistem informasi
inventory spare part diharapkan dapat membantu organisasi dalam PT Ziegler dapat berjalan lancar dan
up todate.
1.2 Problem Statement
 Beberapa aktivitas masih dilakukan manual untuk menginformasikan data ke bagian lain.
1.3 Objective
 Membuat sistem informasi data yang dapat di askes oleh beberapa department.
1.4 Scope
 Project dilakukan di PT Ziegler Indonesia.
 Project hanya pada spare part.
1.5 Assumptions
 Semua customer order adalah spare part.
 Tidak ada buffer stok.
5
CHAPTER II
METHODOLOGY
2.1 Methodology
1. Pembentukan Tim
Hal pertama yang harus dilakukan adalah pembentukan tim. Dalam project Mid-Exam ini terdapat
beberapa anggota yang dibentuk menjadi satu tim untuk bekerjasama dalam menyelesaikannya project
ini. Dan dipilih salah satu PT diantara anggota tim yang bekerja, yaitu PT Ziegler Indonesia yang
bergerak dalam bidang pembuatan mobil pemadam kebakaran.
2. Identifikasi Masalah
Dengan adanya pembentukan tim dan review mengenai problem yang dihadapi oleh PT Ziegler
Indonesia, maka dapat ditetapkan latar belakang masalah, ditentukan rumusan masalah tersebut dapat
diketahui tujuan penelitian yang akan menjawab semua masalah yang telah dirumuskan. Setelah itu
ditentukan batasan-batasan masalah agar project ini tidak keluar dari lingkup yang telah ditetapkan
dan beberapa asumsi guna membantu dalam penyelesaian masalah-masalah yang telah dirumuskan.
3. Information Gathering dan Analis
Analisa kebutuhan pada sistem serta membuat batasan pada sistem, seperti business process, business
activities, context level diagram, DFD dan data dictionary.
4. Desain
6
Operasi-operasi pada sistem dijelaskan secara detail dengan ERD (Entity Relationship Diagram), input
data beserta output data.
5. Implementasi dan Testing
Mengimplementasikan rancangan dari tahap-tahap sebelumnya yaitu dengan pembuatan aplikasi
berdasarkan desain sistem. Dan melakukan uji coba atau testing untuk mengetahui kevalid-an dari data
yang di input di data base.
6. Evaluasi Hasil
Setelah dilakukan uji coba terhadap sistem inventory stock ini, kemudian mengevaluasi hasil yang
dilakukan sebelum dan sesudah project ini. Hal ini bertujuan untuk mengetahui seberapa besar effect
yang dihasilkan jika sistem informasi inventory stock yang dilakukan di PT Ziegler Indonesia.
7
CHAPTER III
INFORMATION GATHERING AND ANALYSIS
3.1 Information Gathering: Document Flow, Business Process, Report

Step 1.2: Observation & Note Taking
# Actor Activity
Step 1 Customer Kirim PO kebagian ASS
Step 2 ASS Menginformasikan via email ke PPIC
Step 3 PPIC Membuat PR untuk diberikan ke bagian purchasing
Step 3a PPIC Menginformasikan ke bagian purchasing melalui email
Step 4 Purchasing Membuat PO untuk diberikan ke supplier
Step 5 Gudang Barang dari supplier diterima dan di cek sesuai PO lalu di
informasikan ke purchasing
Step 5a Gudang Barang tidak sesuai PO, ditolak dan di informasikan ke
purchasing
Step 5b Gudang Barang sesuai PO, diterima dan di input oleh petugas
gudang
8
Step 2.2 Map The Business Process Flow
Customer
Mulai
Kirim PO
kebagian ASS
ASS
Menginformasikan
via email ke PPIC
PPIC `
Membuat PR untuk Menginformasikan
diberikan ke bagian ke bagian
purchasing purchasing melalui
email
Purchasing
Membuat PO
untuk diberikan
ke supplier
Gudang
Barang dari Barang tidak Barang sesuai
supplier diterima sesuai PO, PO, diterima
dan di cek sesuai ditolak dan di dan di input Selesai
PO lalu di informasikan oleh petugas
informasikan ke ke purchasing gudang
purchasing
9
3.2 User Requiremnets Review (Improvement Needed)
1. PPIC:
- Staff PPIC dapat membuat Purchase Request (PR).
- Staff PPIC dapat memantau planning inventory.
- Staff PPIC dapat membuat rekapan Purchase Request (PR).
- Staff PPIC dapat melihat order dari customer.
2. Purchasing:
- Staff Purchasing dapat membuat Purchase Order (PO).
- Staff Purchasing dapat melakukan negosiasi harga.
- Staff Purchasing dapat melakukan controlling supplier.
- Staff Purchasing dapat membuat rekapan Purchase Order (PO).
- Staff Purchasing dapat melihat data pembelian dan data customer.
3. Gudang:
- Staff Gudang dapat melakukan controlling inventory
- Staff Gudang dapat mengupdate inventory.
- Staff Gudang dapat melakukan proses penerimaan barang.
- Staff Gudang dapat melihat Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO).
- Staff Gudang dapat merubah data inventory.
4. Customer:
- Customer dapat mengirimkan informasi order kepada PPIC.
- Customer dapat melihat-lihat katalog sparepart.
- Customer akan diinformasikan status barang yang dipesan.
3.3 List of Business Activities
1. Customer mengirimkan PO by email ke bagian ASS, kemudian ASS membuat BOM (Bill of Material)
untuk ditujukan kepada PPIC
2. Kemudian PPIC membuat purchase request di sistem
3. Record purchase request (PR) yang telah dibuat oleh PPIC diberikan kepada bagian purchasing untuk
dilakukan pembuatan purchase order (PO) di sistem sekaligus melakukan penyimpanan data customer
dan data pembelian.
4. Kemudian purchase order (PO) yang dibuat oleh purchasing dikirimkan ke suplier untuk dilakukan
pembelian barang.
10
5. Barang dari suplier tersebut kemudian diterima oleh bagian gudang untuk dilakukan pengecekan
kesesuaian dengan purchase order (PO), apabila barang tidak sesuai dengan PO maka proses akan
dikembalikan ke bagian purchasing untuk dikomunikasikan lagi ke suplier, tetapi apabila barang sudah
sesuai dengan PO maka bagian gudang akan input stok barang ke dalam sistem data inventory.
11
3.4 Context Level Diagram
BILL OF MATERIAL
CUSTOMER INFORMATION ORDER 0 PPIC
PURCHASE REQUEST
INFORMATI ON INFORMATION REQUEST

SYSTEM
OF INVENTORY
SPARE PARTS
PURCHASE ORDER
GUDANG GOODS RECEIVED PURCHASING
3.5 DFD Diagram 0
CUSTOMER INFORMATION ORDER 1
BILL OF MATERIAL
PPIC
PURCHASE PURCHASE REQUEST
REQUEST
RECORD PR
DATA CUSTOMER 2
D1 DATA CUSTOMER
REQUEST INFORMATION
PURCHASING
PURCHASE PURCHASE ORDER
DATA PEMBELIAN ORDER
D2 DATA PEMBELIAN
RECORD PO
GOODS RECEIVED
GUDANG
RECEIPT BARANG
DATA INVENTORY
D3 DATA INVENTORY
12
3.6 Data Dictionary: (Data Flow. Data Store)
DATA FLOW
1 INFORMATION ORDER
2 BILL OF MATERIAL = TGL +
NAMA CUSTOMER +
ID CUSTOMER +
NO PROJECT+
ITEM NO +
ITEM DESCRIPTION +
QTY +
UOM
3 PURCHASE REQUEST = NO PR +
TGL +
NAMA CUSTOMER +
ID CUSTOMER +
NO PROJECT +
ITEM NO +
ITEM DESCRIPTION +
QTY +
UOM
4 RECORD PR = NO PR +
TGL +
NAMA CUSTOMER +
ID CUSTOMER +
NO PROJECT +
ITEM NO +
ITEM DESCRIPTION +
QTY +
UOM
5 INFORMATION REQUEST = NO PR +
TGL +
NAMA CUSTOMER +
ID CUSTOMER +
13
NO PROJECT +
ITEM NO +
ITEM DESCRIPTION +
QTY +
UOM
6 PURCHASE ORDER = NO PO +
NO PR +
TGL +
NAMA CUSTOMER +
WAKTU PEMBAYARAN (PAYMENT TERM) +
NAMA SUPPLIER +
ITEM NO +
ITEM DESCTRIPTION +
QTY +
HARGA PER ITEM +
TOTAL HARGA +
PAJAK +
DISKON +
DELIVERY TIME +
JENIS PENGIRIMAN
7 RECORD PO = NO PO +
NO PR +
TGL +
NAMA CUSTOMER +
NAMA SUPPLIER +
NO ITEM +
ITEM DESCTRIPTION +
QTY +
HARGA PER ITEM +
TOTAL HARGA +
PAJAK +
DISKON +
14
DELIVERY TIME +
JENIS PENGIRIMAN
8 GOOD RECEIVED
DATA STORE
1 DATA CUSTOMER = CUSTOMER NAME +
ADDRES +
TELEPHONE +
ALAMAT EMAIL
2 DATA PEMBELIAN = TANGGAL +
NO PR +
NO PO +
NAMA SUPPLIER +
JUMLAH BARANG +
HARGA +
JUMLAH HARGA +
PAJAK +
TOTAL HARGA
3 DATA INVENTORY = NO ITEM +

ITEM DESCRIPTION +
JUMLAH BARANG +
HARGA PEMBELIAN TERAKHIR
15
DATA FLOW DESCRIPTION
Name: CUSTOMER ORDER
Description:
JIKA TERDAPAT DATA FLOW "INFORMATION ORDER" PADA ENTITY
"CUSTOMER" MAKA ENTITY "PPIC" AKAN MEMPROSES DATA FLOW
"INFORMATION ORDER" MENJADI DATA FLOW "PURCHASE REQUEST" PADA
PROSES 1
Source: Destination:
ENTITY "CUSTOMER" PROSES 1 " PURCHASE REQUEST "
Type of data flow

Report
Data Flow Composition (elements): Volume/Time

INFORMATION ORDER 3/JAM
Comments
INFORMATION ORDER AKAN TERIMA BERUPA EMAIL,FAX ATAU TELEPON.
16
Name: BILL OF MATERIAL
Description:
JIKA TERDAPAT DATA FLOW “BILL OF MATERIAL” KE ENTITY “PPIC” MAKA

ENTITY “PPIC” AKAN MEMPROSES DATA FLOW “BILL OF MATERIAL”
MENJADI DATA FLOW “PURCHASE REQUEST” MENUJU PROSES 1 “PURCHASE
REQUEST”
PURCHASE REQUEST (PROSES 1) PPIC (ENTITY)
Type of data flow
Screen Report Form
DETAIL BARANG YANG DIGUNAKAN 3/JAM
Comments
BILL OF MATERIAL DIBUAT SESUAI DENGAN PERMINTAAN DARI CUSTOMER
DATA STRUKTUR
DATA FLOW : BILL OF MATERIAL
TANGGAL +
NAMA CUSTOMER +
ID CUSTOMER +
NO PROJECT +
NO ITEM +
ITEM DESCRIPTION +
QTY +
UOM
17
ELEMENT DESCRIPTION FORM
Name: TANGGAL
Alias: -
Alias: -
Description: MENGIDENTIFIKASI NAMA LENGKAP PELAMAR
Element Characteristics
Length: 09
Decimal Places:
Input Format: X(09)
Output Format:X(09) General number
Default Value:
Derived
Validation Criteria
Continuous Discrete
Upper Limit - Value Meaning
Lower Limit -
Comments:
NAMA LENGKAP HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 1

KARAKTER. TANGGAL TERMASUK DERIVED KARENA DATA FLOW BERASAL
PROSES KE ENTITY.
18
Name: NAMA COSTUMER
Alias: -
Alias: -
Description: MENGIDENTIFIKASI NAMA PERUSAHAAN YANG AKAN
ORDER/PESAN.
Element Characteristics Alphabetic

Length: 37
Decimal Places:
Input Format: X(37)
Output Format: X(37)
Default Value:
Base or Derived
Validation Criteria
Continuous Discrete
Upper Limit < X (37) Value Meaning
Lower Limit > X(05)
Comments:
NAMA LENGKAP HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 5

KARAKTER. NAMA LENGKAP TERMASUK DERIVED KARENA DATA FLOW
BERASAL PROSES KE ENTITY
19
Name: ID COSTUMER
Alias: -
Alias: -
Description: MENGIDENTIFIKASI ID COSTUMER LENGKAP
Length: 06
Decimal Places:
Input Format: X(06)
Output Format: X(06) General number
Default Value:
Derived
Validation Criteria
Continuous Discrete
Upper Limit Value Meaning
Lower Limit
Comments:
ID COSTUMER HARUS DI ISI LENGKAP KARENA MELEWATI PROSES

PENGECEKAN YANG HARUS LENGKAP.ID COSTUMER LENGKAP TERMASUK
DERIVED KARENA DATA FLOW BERASAL PROSES KE ENTITY.
20
Name: NO PROJECT
Alias: -
Alias: -
Description: MENGIDENTIFIKASI NO PROJECT LENGKAP
Length: 06
Decimal Places:
Input Format: X(06)
Default Value:
Derived
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit
Comments:
NO PROJECT HARUS DI ISI LENGKAP KARENA MELEWATI PROSES PENGECEKAN

YANG HARUS LENGKAP.
NO PROJECT LENGKAP TERMASUK DERIVED KARENA DATA FLOW BERASAL
PROSES KE ENTITY.
21
Name: NO ITEM
Alias: -
Alias: -
Description:
MENGIDENTIFIKASI ITEM YANG DIBUTUHKAN
Length: 15 Character/string
Decimal Places:
Input Format: X(15)

General number
Default Value:
Base
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit
Comments:
NO ITEM HARUS MELEWATI PROSES PENGENCEKAN DENGAN MINIMUM 1

KARAKTER. NO ITEM TERMASUK BASE KARENA DATA FLOW BERASAL DARI
PROSES KE ENTITY.
22
Name: ITEM DESCRIPTION
Alias: -
Alias: -
Description:
MENGIDENTIFIKASI ITEM APA SAJA YANG DIBUTUHKAN
Length: 50
Decimal Places:
Input Format: X(50)
Default Value: Point
Base
Validation Criteria
Continuous Discrete
Upper Limit X < 30 Value Meaning
Lower Limit X > 30
23
Comments:
ITEM DESCRIPTION HARUS MELEWATI PROSES PENGENCEKAN DENGAN

MINIMUM 1 KARAKTER. ITEM DESCRIPTION TERMASUK BASE KARENA DATA
FLOW BERASAL DARI PROSES KE ENTITY.
Name: QUANTITY
Alias: -
Alias: -
Description:
MENGIDENTIFIKASI JUMLAH MATERIAL YANG DIBUTUHKAN
Length: 5
Decimal Places:
Input Format: X(5)

General number
Output Format: X(5)
Default Value:
Base
Validation Criteria
24
Continuous Discrete
Lower Limit
Comments:
QUANTITY HARUS MELEWATI PROSES PENGENCEKAN DENGAN MINIMUM 1

KARAKTER. QUANTITY TERMASUK BASE KARENA DATA FLOW BERASAL DARI
PROSES KE ENTITY.
Name: UOM (UNIT OF MATERIAL)
Alias: -
Alias: -
Description:
MENGIDENTIFIKASI UNIT DARI MATERIAL YANG DIBUTUHKAN
Length: 6
Decimal Places:
Input Format: X(6)
Output Format: X(6)
Default Value: Point
Base
25
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit
Comments:
UOM (UNIT OF MATERIAL) HARUS MELEWATI PROSES PENGENCEKAN DENGAN

MINIMUM 1 KARAKTER. UOM (UNIT OF MATERIAL) TERMASUK BASE KARENA
DATA FLOW BERASAL DARI PROSES KE ENTITY.
Name: PURCHASE REQUEST
Description:
JIKA TERDAPAT DATA FLOW "INFORMATION REQUEST" PADA ENTITY
"PURCHASING" MAKA ENTITY "PURCHASING" AKAN MEMPROSES DATA FLOW
"INFORMATION REQUEST" MENJADI DATA FLOW "PURCHASE REQUEST"
PADA PROSES 1 "PURCHASE REQUEST"
DATA FLOW "INFORMATION PROSES 1 "PURCHASE REQUEST"
REQUEST"
Type of data flow

Report

PERMINTAAN PEMBELIAN 3/JAM
Comments
PEMBELIAN BARANG AKAN MENGIKUTI PERMINTAAN PEMBELIAN YANG

TELAH DISETUJUI
DATA STRUCTURE
26
DATA FLOW : PURCHASE REQUEST
NO PR +
{TANGGAL} +
{NAMA CUSTOMER} +
{ID CUTOMER} +
{NO PROJECT} +
{NO ITEM} +
{ITEM DESCRIPTION} +
{QTY} +
{UOM}

Name: NO PR
Alias: NO PERMINTAAN
Alias: NO URUT PESANAN PEMBELIAN
Description:
MEMBERITAHUKAN URATAN PEMESANAN BARANG

Length: 8
Decimal Places:
Input Format: X(8)
Output Format: X(8)
Default Value:
Base
Validation Criteria
27
Continuous Discrete
Lower Limit > X (8)
Comments:
NOMOR PR DIHARUSKAN 8 DIGIT
Name: PURCHASE ORDER
Description:
JIKA TERDAPAT DATA FLOW "INFORMATION REQUEST" PADA ENTITY
"PURCHASING" MAKA ENTITY "PURCHASING" AKAN MEMPROSES DATA FLOW
"INFORMATION REQUEST" MENJADI DATA FLOW "PURCHASE ORDER" PADA
PROSES 2 "PURCHASE ORDER"
DATA FLOW "INFORMATION PROSES 2 "PURCHASE ORDER"
REQUEST"
Type of data flow

Report

PERMINTAAN PEMBELIAN 3/JAM
Comments
PEMBELIAN BARANG AKAN MENGIKUTI PERMINTAAN PEMBELIAN YANG

TELAH DISETUJUI.
28
DATA STRUCTURE
DATA FLOW : PURCHASE ORDER
NO PO +
{NO PR}
{TANGGAL} +
{NAMA PERUSAHAAN} +
NAMA SUPPLIER
29
Name: NO PO
Alias: NO PEMBELIAN
Alias: NO URUT PESANAN PEMBELIAN
Description:
MEMBERITAHUKAN URATAN PEMESANAN BARANG

Length: 8
Decimal Places:
Input Format: X(8)
Output Format: X(8)
Default Value:
Base
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > X (8)
Comments:
NOMOR PO DIHARUSKAN 8 DIGIT
30
Name: WAKTU PEMBAYARAN
Alias: PAYMENT TERMS
Alias: PERSYARATAN PEMBAYARAN
Description:
MEMBERITAHUKAN PERSYARATAN PEMBAYARAN DALAM PEMBELIAN

Length: 21
Decimal Places:
Input Format: X(21)
Default Value:
Base
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > X (10)
Comments:
UNTUK PAYMENT TERMS: ADVANCE PAYMENT, 30 DAYS AFTER INVOICE
31
Name: NAMA SUPPLIER
Alias: NAMA PEMASOK
Alias: NAMA PEMASOK
Description:
MEMBERITAHUKAN DETAIL SUPPLIER DARI BARANG YANG AKAN DIBELI

Length: 21
Decimal Places:
Input Format: X(21)
Default Value:
Base
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > X (10)
Comments:
DALAM MENCARI SUPPLIER MIN.3 DENGAN JENIS DAN TIPE PRODUK YANG
SAMA
32
Name: HARGA PER ITEM
Alias: PRICE PER UNIT
Alias: PRICE PER UNIT
Description: MEMBERITAHUKAN HARGA TIAP-TIAP ITEM

Length: 12
Decimal Places:
Input Format: 9(12)
General number
Output Format: 9(12)
Default Value:
Currency
Base
Validation Criteria
Continuous Discrete
Upper Limit < 9 (12) Value Meaning
Lower Limit > 9 (3)
Comments:
HARGA PER ITEM HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM
3 KARAKTER. HARGA PER ITEM MERUPAKAN HARGA YANG SESUAI DENGAN
HARGA DARI SUPPLIER
33
Name: TOTAL HARGA
Alias: TOTAL PRICE
Alias: TOTAL PRICE
Description: MEMBERITAHUKAN TOTAL HARGA DARI PURCHASE ORDER

Length: 12
Decimal Places:
Input Format: 9(12)
General number
Default Value:
Currency
Base
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > 9 (3)
Comments:
TOTAL HARGA HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 3
KARAKTER. HASIL DARI HARGA PER ITEM DAN QUANTITY.
34
Name: PAJAK
Alias: TAX
Alias: TAX
Description: MENGIDENTIFIKASIKAN PAJAK DARI TOTAL PEMBELIAN

Length: 12
Decimal Places:
Input Format: 9(12)
General number
Default Value:
Currency
Base
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > 9 (3)
Comments:
PAJAK HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 3
KARAKTER. PAJAK 10% DARI TOTAL PEMBELIAN.
35
Name: DISKON
Alias: POTONGAN HARGA
Alias: POTONGAN HARGA

Description: MENGIDENFITIKASI DISKON ATAU POTONGAN HARGA DARI
PEMBELIAN

Length: 12
Decimal Places:
Input Format 9(12)
Default Value:
Currency
Base
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > 9 (3)
Comments:
DISKON HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 3

KARAKTER. DISKON HARUS SESUAI DENGAN KESEPAKATAN DENGAN
SUPPLIER
36
Name: DELIVERY TIME
Alias: WAKTU PENGIRIMAN
Alias: WAKTU PENGIRIMAN

Description: MENGIDENFITIKASI WAKTU PENGIRIMAN DARI PURCHASE ORDER

Length: 8
Decimal Places:
Input Format 9(8)
Output Format: 9(8) General number
Default Value:
Currency
Base
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > 9 (8)
Comments:
DELIVERY TIME HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 8

KARAKTER. WAKTU PENGIRIMAN MAKSIMAL 120 DAYS
37
Name: JENIS PENGIRIMAN
Alias: METODE PENGIRIMAN
Alias: METODE PENGIRIMAN

Description: MENGIDENFITIKASI JENIS PENGIRIMAN BARANG DARI PURCHASE
ORDER

Length: 10
Decimal Places:
Input Format X(10)
Default Value:
Currency
Base
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > X (5)
Comments:
JENIS PENGIRIMAN HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN

MINIMUM 5 KARAKTER. JENIS PENGIRIMAN TERDAPAT 3 JENIS: DARAT, KAPAL
LAUT, UDARA.
38
DATA STORE DESCRIPTION FORM
ID: D1
Name: DATA CUSTOMER
Alias: CUSTOMER RECORD
Description:
BERISI DATA SETIAP CUSTOMER
Data Store Characteristics

File Type Computer
File Format Database
Estimate:
Average Number Of Records: 7.500 (1 CUSTOMER =15 ADA 500 CUSTOMER = 7.500)
Maximum Number Of Records: 18.500 : (1 CUSTOMER =37 ADA 500 CUSTOMER =
18.500)
Percent Growth per year: 5%
Data Structure (elements):
Include [pk] in front of primary key, [akn] in front of alternate keys (n is a unique number),
[fk] in front of foreign keys.
DATA STRUCTURE : DATA CUSTOMER
1. DATA CUSTOMER = CUSTOMER NAME + ADDRES + TELEPHONE +
ALAMAT EMAIL
PRIMARY KEY : CUSTOMER NAME
SECONDARY KEY : ADDRESS
ALTERNATIF KEY : ALAMAT EMAIL
TELEPHONE
Comments
SEMUA CATATAN DATA CUSTOMER DI SALIN KE DATABASE SELAMA WAKTU
KURANG LEBIH 5 TAHUN.
39
Name: ADDRESS
Alias: ALAMAT
Alias: ALAMAT
Description:
INFORMASI MENGENAI ALAMAT CUSTOMER
Length: 40
Decimal Places:
Input Format: X(40)
Default Value:
Derived
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > X (5)
Comments:
ADDRESS HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 5

KARAKTER.
40
Name: TELEPHONE
Alias: TELEPON
Alias: NO. TELP
Description:
INFORMASI MENGENAI NOMOR TELEPON CUSTOMER
Length: 16
Decimal Places:
Input Format: X(16)

General number
Default Value:
Derived
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > X (5)
Comments:
TELEPHONE HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 5

KARAKTER.
41
Name: ALAMAT EMAIL
Alias: NAMA EMAIL
Alias: EMAIL
Description:
INFORMASI MENGENAI ALAMAT EMAIL CUSTOMER
Length: 20
Decimal Places:
Input Format: X(20)
Default Value:
Derived
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > X (5)
Comments:
ALAMAT EMAIL HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 5

KARAKTER.
42
ID: D2
Name: DATA PEMBELIAN
Alias: TRANSACTION RECORD
Description:
BERISI DATA SEMUA PEMBELIAN SPARRE PART

File Type Computer
Estimate:
Average Number Of Records: 42.000
Maximum Number Of Records: 45.000
DATA STRUCTURE : DATA PEMBELIAN = TANGGAL + NO PR + NO PO + NAMA

SUPPIER + JUMLAH BARANG + HARGA + JUMLAH HARGA + PAJAK + TOTAL
HARGA
PRIMARY KEY : NO PR
SECONDARY KEY : NO PO
ALTERNATIF KEY : NAMA SUPPLIER
Comments
SEMUA CATATAN DATA PEMBELIAN DI SALIN KE DATABASE SELAMA WAKTU
43
Name: JUMLAH BARANG
Alias: QUANTITY
Alias: QUANTITY
Description:
INFORMASI MENGENAI JUMLAH BARANG DALAM PEMBELIAN
Length: 3
Decimal Places:
Input Format: X(3)
Output Format: X(3)
Default Value:
Derived
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > X (1)
Comments:
JUMLAH BARANG HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM

1 KARAKTER.
JUMLAH BARANG TERMASUK DERIVED KARENA ELEMENT BARU YANG

KELUAR DARI PROSES YAITU JUMLAH BARANG PEMBELIAN PER TANGGAL
BUKAN PER ITEM LAGI.
44
Name: HARGA
Alias: PRICE
Alias: PRICE
Description:
INFORMASI MENGENASI HARGA PER BARANG
Length: 12
Decimal Places:
Input Format: 9(12)

General number
Output Format: 9(3)
Default Value:
Currency
Derived
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > X (3)
Comments:
HARGA HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 3 ANGKA.
HARGA TERMASUK DERIVED KARENA ELEMENT BARU YANG KELUAR DARI

PROSES YAITU HARGA PER ITEM BARANG.
45
Name: JUMLAH HARGA
Alias: TOTAL PRICE
Alias: TOTA PRICE
Description:
INFORMASI MENGENAI TOTAL HARGA
Length: 12
Decimal Places:
Input Format: 9(12)

General number
Output Format: 9(3)
Default Value:
Currency
Derived
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > X (3)
Comments:
JUMLAH HARGA HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 3

ANGKA.

PROSES YAITU HARGA DARI TOTAL JUMLAH BARANG.
46
ID: D3
Name: DATA INVENTORY
Alias: INVENTORY DATA
Description:
BERISI DATA INVENTORY STOK SPARRE PART

File Type Computer
Estimate:
Average Number Of Records: 42.000
Maximum Number Of Records: 45.000
DATA STRUCTURE : DATA INVENTORY = NO TEM +ITEM

DESCRIPTION+JUMLAH BARANG+HARGA PEMBELIAN TERAKHIR
PRIMARY KEY : NO ITEM
SECONDARY KEY : ITEM DESCRIPTION
ALTERNATIF KEY : JUMLAH BARANG
Comments
SEMUA CATATAN DATA INVENTORY DI SALIN KE DATABASE SELAMA WAKTU
47
Name: HARGA PEMBELIAN TERAKHIR
Alias: PRICE TRANSACTION UPDATE
Alias: PRICE TRANSACTION UPDATE
Description:
INFORMASI MENGENASI HARGA PEMBELIAN TERAKHIR
Length: 12
Decimal Places:
Input Format: 9(12)

General number
Output Format: 9(3)
Default Value:
Currency
Derived
Validation Criteria
Continuous Discrete
Lower Limit > X (3)
Comments:
HARGA PEMBELIAN TERAKHIR HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN

DENGAN MINIMUM 3 ANGKA.

PROSES YAITU HARGA PER ITEM BARANG.
48
3.7 Process Specification
PROCESS SPECIFICATION FORM

Number: 3
Name: RECEIPT BARANG
Description: RECEIPT BARANG DILAKUKAN SETELAH BARANG DATANG DARI
SUPPLIER
Input data flow:
BERASAL DARI INPUT DATA FLOW RECORD PO
Output Data flow:

OUTPUT DATA FLOW DARI PROSES 3 ADALAH GOOD RECEIVED DAN DATA
INVENTORY
Type of process
online Manual
Process Logic:
IF GOODS RECEIVED
THEN INPUT DATA STOCK
IF NOT GOODS RECEIVED
THEN BACK TO PURCHASING
END IF
Refer to Name
structured english decision tree
Comments
RECORD PO DARI BAGIAN PURCHASING DIJADIKAN ACUAN UNTUK RECEIPT
BARANG APABILA JUMLAH BARANG SESUAI KEMUDIAN MASUK KE DATA
INVENTORY DAN DISIMPAN DI GUDANG DAN APABILA TIDAK SESUAI MAKA
DIKEMBALIKAN KE BAGIAN PURCHASING UNTUK FOLLOW UP KE SUPPLIER.
49
CHAPTER IV DESIGN
4.1 Input Design
Berikut ini adalah tampilan awal pada aplikasi information system of inventory spare part.
Setelah dipilih INPUT DATA maka akan muncul 5 input data sperti pada gambar berikut;
50
4.2 Output Design
Output design yang akan ditampilkan adalah sebuag laporan atau report dari masing-masing input data yang
dapat dilihat apada gambar berikut ini;
51
4.3 DMD or ERD
Berikut ini adalah ERD dari yang menggambarkan hubungan dari semua entitas yang ada di dalam aplikasi information system of inventory spare part;
PPIC
CUSTOMER
PK PPIC_NO PR
PK CUSTOMER_ID INFORMATION ORDER

Has Has PPIC_NO PROJECT
Belongs PK NO PO CUSTOMER Belongs
CUSTOMER_Name
to to PPIC_ITEM NO
CUSTOMER_Addres
PPIC_ITEM
DESCRIPTION
Has
Is assigned to
GUDANG PURCHASING
PURCHASING_NO
PK GUDANG_ITEM PK
PO
Has
GUDANG_ITEM Belongs PURCHASING_NAM
DESCRIPTION to A SUPPLIER
GUDANG_JUMLAH
PURCHASING_NO
BARANG
PR
ERD diatas artinya dari customer yang banyak memiliki 1 information order yang kemudain dari beberapa information order dijadikan acuan seorang PPIC
untuk membuat purchase request untuk diinformasikan ke bagian purchasing, 1 po dari bagian purchasing kemudian akan dibuatkan 1 PO yang nantinya
dijadikan acuan seorang gudang saat menerima barang.
52
4.4 Database relation or table
Berikut ini adalah gambar hubungan antar tabel dalam sebuah aplikasi dapat dilihat pada gambar berikut;
Pada tabel diatas menggambarkan hubungan antar tabel yaitu informasi item no yang nantinya secara
otomatis akan muncul di beberapa tabel tanpa harus mengedit ulang secara manual.
53
CHAPTER V IMPLEMENTASION AND TESTING
5.1 Implementation
Berikut ini adalah contoh saat mengimplemtasikan aplikasi ;
a. INPUT DATA PART
b. INPUT DATA BOM
54
c. INPUT DATA PR
d. INPUT DATA PO
e. INPUT DATA PO
55
f. INPUT DATA RECEIPT
56
g. REPORT POM
h. REPORT PO
57
i. REPORT RECEIPT
j. REPORT STOK
58
5.2 Testing
a. Test Valid
Contoh tes valid pada input data part
Element Test Valid Hasil

-Item No 15 karakter OK
-Item Description < 50 karakter OK
-UOM <=5 KARAKTER OK
-NamaCustomer <= 37 karakter OK
b. Tes Invalid
Element Tes Invalid Hasil

-Item No 16 karakter Terdengar suara dari komputer
menandakan ada kesalahan input
dan karakter tidak bisa dientry
lagi.
-Item Description >50 karakter Akan muncul notifikasi The text
is to long to be edited
-UOM >5 karakter Terdengar suara dari komputer
menandakan ada kesalahan input
dan karakter tidak bisa dientry
lagi.
-NamaCustomer > 37 karakter Akan muncul notifikasi The text
is to long to be edited
59
CHAPTER VI SUMMARY
6.1 Summary
Berdasarkan dari hasil analisa dari bisnis proses dan sistem informasi data dapat memberikan keuntungan
antara lain;
 Dari flow proses bisnis proses dapat dilihat sebelum dan sesudah dirancang sistem informasi data yang
sebelumnya di lakukan di masing-masing department bisa dilakukan di satu aplikasi yang bisa diakses
beberapa bagian.
 Dengan menggunakan sistem informasi dapat mengurangi waktu dalam menginformasikan data ke
bagian department yang lain tanpa harus manual melalui email, fax , telepon dan lain-lain. Selain itu
masing-masing department dapat mengakses sistem secara mandiri dan up to date.
60

ISAD (E) - Class-1-Group-2-project Presentation II

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

ISAD (E) - Class-1-Group-2-project Presentation II

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

INDUSTRIAL ENGINEERING

INFORMATION SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN (ISAD)

INFORMATION SYSTEM OF INVENTORY SPARE PART

AT PT ZIEGLER INDONESIA USING MICROSOFT ACCES

MRR. DWI LINDAWATI (004201705013)

DIAH AYU WULANDARI (004201705014)

HASNA NAFISA (004201805082)

HIFDOTUL HELMI (004201705020)

MIFTAKH NUR WIJAYATIN (004201705007)

M. HELMI AZHAR (004201705023)

December 14, 2020

1. MRR. Dwi Lindawati

Team Leader Data:

Name : MRR. Dwi Lindawati

Mobile Phone : 082125719516

TABLE OF CONTAINT ................................................................................................................................................ 3

1.1 Problem Background

3.1 Information Gathering: Document Flow, Business Process, Report

INFORMATI ON INFORMATION REQUEST

3.5 DFD Diagram 0

CUSTOMER INFORMATION ORDER 1

3 DATA INVENTORY = NO ITEM +

Name: CUSTOMER ORDER

Type of data flow

Data Flow Composition (elements): Volume/Time

INFORMATION ORDER AKAN TERIMA BERUPA EMAIL,FAX ATAU TELEPON.

Name: BILL OF MATERIAL

JIKA TERDAPAT DATA FLOW “BILL OF MATERIAL” KE ENTITY “PPIC” MAKA

PURCHASE REQUEST (PROSES 1) PPIC (ENTITY)

Type of data flow

Screen Report Form

Data Flow Composition (elements): Volume/Time

DETAIL BARANG YANG DIGUNAKAN 3/JAM

BILL OF MATERIAL DIBUAT SESUAI DENGAN PERMINTAAN DARI CUSTOMER

NAMA LENGKAP HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 1

Element Characteristics Alphabetic

Lower Limit > X(05)

NAMA LENGKAP HARUS MELEWATI PROSES PENGECEKAN DENGAN MINIMUM 5

ID COSTUMER HARUS DI ISI LENGKAP KARENA MELEWATI PROSES

NO PROJECT HARUS DI ISI LENGKAP KARENA MELEWATI PROSES PENGECEKAN

MENGIDENTIFIKASI ITEM YANG DIBUTUHKAN

Input Format: X(15)

Upper Limit Value Meaning

NO ITEM HARUS MELEWATI PROSES PENGENCEKAN DENGAN MINIMUM 1

Name: ITEM DESCRIPTION

MENGIDENTIFIKASI ITEM APA SAJA YANG DIBUTUHKAN

Element Characteristics Alphabetic

Input Format: X(50)

Output Format: X(50)

Default Value: Point

Upper Limit X < 30 Value Meaning

Lower Limit X > 30

ITEM DESCRIPTION HARUS MELEWATI PROSES PENGENCEKAN DENGAN

ELEMENT DESCRIPTION FORM

MENGIDENTIFIKASI JUMLAH MATERIAL YANG DIBUTUHKAN

Input Format: X(5)

Upper Limit Value Meaning

QUANTITY HARUS MELEWATI PROSES PENGENCEKAN DENGAN MINIMUM 1

ELEMENT DESCRIPTION FORM

Name: UOM (UNIT OF MATERIAL)

MENGIDENTIFIKASI UNIT DARI MATERIAL YANG DIBUTUHKAN

Element Characteristics Alphabetic

Input Format: X(6)